協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用問題及合理應(yīng)對建議研究論述

文/王靜 王磊，國網(wǎng)隨州供電公司

協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用問題及合理應(yīng)對建議研究論述

文/王靜 王磊，國網(wǎng)隨州供電公司

隨著社會不斷進步，科技持續(xù)發(fā)展，以互聯(lián)網(wǎng)為基點的協(xié)同辦公系統(tǒng)逐漸被廣泛應(yīng)用到企業(yè)運營管理中，發(fā)揮著不可替代的作用。由于受到各種主客觀因素的影響，系統(tǒng)辦公系統(tǒng)應(yīng)用問題不斷顯現(xiàn)。因此，本文作者客觀闡述了協(xié)同搬動系統(tǒng)應(yīng)用問題，多角度提出了一些合理化的應(yīng)對建議。

協(xié)同辦公系統(tǒng)；應(yīng)用；問題；應(yīng)對建議

在科技日益發(fā)展浪潮中，很多地區(qū)電力公司協(xié)同辦公系統(tǒng)已正式上線運行，前期運行中經(jīng)過了多次數(shù)據(jù)遷移測試，上線準(zhǔn)備工作充分。在應(yīng)用過程中，企業(yè)可以根據(jù)協(xié)同辦公系統(tǒng)的特點、性質(zhì)，結(jié)合自身運營情況，設(shè)置多樣化的應(yīng)用模塊，比如，文秘辦公、輔助辦公、接待管理，優(yōu)化利用協(xié)同工具，比如，電子郵件、移動辦公，提高系統(tǒng)綜合管理水平，挖掘辦公各業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)，簡化工作流程，提高員工工作效率與質(zhì)量。在應(yīng)用協(xié)同辦公系統(tǒng)中，企業(yè)必須多層次客觀分析其存在的問題，通過不同途徑采取有效的措施加以解決，確保協(xié)同辦公系統(tǒng)處于穩(wěn)定運行中，更好地發(fā)揮多樣化作用，促使一系列經(jīng)濟活動順利開展。

1 協(xié)同辦公系統(tǒng)關(guān)于用戶身份問題與應(yīng)對建議

1.1 用戶有雙重身份問題與應(yīng)對建議

在協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用中，發(fā)揮著多樣化的作用，有利于各項工作的順利開展，大幅度提高企業(yè)運營效益。由于相關(guān)因素影響，極易出現(xiàn)用戶雙重身份問題，比如，用戶同時具備分管局領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)身份，但在運營管理中，企業(yè)明確規(guī)定用戶只能申請一個登錄賬號。如果將該賬號設(shè)置在內(nèi)部某部門機構(gòu)中，其他部門員工將無法第一時間把需要審批的文件送到該用戶手中，嚴(yán)重影響相關(guān)工作的順利開展。在相關(guān)人員對該問題進一步分析之后，發(fā)現(xiàn)是因為一般用戶都只設(shè)置了所在的核心部門，并沒有設(shè)置相關(guān)的隸屬部門。針對這一問題，在登錄協(xié)同辦公系統(tǒng)客戶端之后，依次點擊“系統(tǒng)管理、用戶管理”[1]，再根據(jù)各方面要求，選擇需要進行設(shè)置的用戶賬號，點擊修改用戶，重新設(shè)置所在部門，使其成為該用戶的重要職能部門，根據(jù)提示，合理選擇隸屬部門，將其作為次要職能部門，這樣兩個部門的用戶都可以在對應(yīng)部門成員中準(zhǔn)確找到該用戶，用戶雙重身份問題得以有效解決。

1.2 更改信息整理員權(quán)限問題與應(yīng)對建議

在協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用中，由于崗位工作變動，需要及時優(yōu)化調(diào)整信息整理員對應(yīng)的管理用戶。在政務(wù)管理-信息管理中卻找不到相關(guān)的信息，無法獲取相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。經(jīng)過分析，發(fā)現(xiàn)協(xié)同辦公系統(tǒng)特殊特色的變更不止體現(xiàn)在某方面，如果只是單方面更改，極易導(dǎo)致功能模塊無法正常發(fā)揮應(yīng)有的作用。在處理更改信息整理員權(quán)限問題中，在合理變更信息整理人員角色管理用戶之后，相關(guān)人員要借助系統(tǒng)管理員身份，進入?yún)f(xié)同辦公系統(tǒng)客戶端，點擊“系統(tǒng)管理-公共常用聯(lián)系人”后[2]，迅速找到信息上報行政人員，根據(jù)各方面具體情況，優(yōu)化調(diào)整對應(yīng)人員信息，增加變更后信息整理員的同時，要將原來的人員刪除，保存退出后，新配置的收文登記人員才可以進行收發(fā)文的處理。這樣在登錄該客戶端后，便可以隨時受到相關(guān)的信息，確保企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者隨時掌握各方面情況，科學(xué)決策，確保一系列經(jīng)濟活動順利開展。

2 協(xié)同辦公系統(tǒng)公文起草問題與應(yīng)對建議

在協(xié)同辦公系統(tǒng)運行中，用戶在點擊發(fā)文擬稿按鈕后，填寫好基本信息后，點擊起草正文，復(fù)制之前擬好的Word文檔文字，粘貼到彈出的內(nèi)容礦中，或者選擇發(fā)文擬稿按鈕，填寫好基本信息后，點擊起草正文，在彈出的內(nèi)容框中按下F2鍵或引入文字按鈕，直接引入不同格式的文檔，導(dǎo)致需要審核的公文在傳到上級后，無法顯示正文內(nèi)容或者文檔格式出現(xiàn)問題。主要是因為某些企業(yè)采用的協(xié)同辦公系統(tǒng)版本存在問題，無法和微軟Office軟件版本兼容[3]，特別是文檔格式方面，需要在文檔編輯過程中，才能將不正確的格式去除。對于這一問題來說，用戶可以在點擊起草正文后，在彈出的內(nèi)容框中合理編輯正文內(nèi)容。還可以在打開新建后，復(fù)制之前擬好的Word文檔文字，粘貼到TXT格式的文本文檔中，再選擇發(fā)文擬稿按鈕，填寫好基本信息，點擊起草正文，彈出的內(nèi)容框按下F2鍵，也可以找到關(guān)于引入文章的按鈕，在所選擇的新建文本文檔中順利導(dǎo)入文檔，有效解決公文起草方面的問題，確保上傳的文檔格式正確，可以正常顯示正文內(nèi)容。

3 協(xié)同辦公系統(tǒng)公文起草附件無法添加的問題與應(yīng)對建議

用戶在起草好文件，添加附件過程中，經(jīng)常出現(xiàn)添加不成功的問題，檢查之后，并沒有文檔本地打開方面存在問題，拷貝到其它電腦后，也可以正常打開對應(yīng)的文檔，但在計算機終端中添加公文起草附件，仍然無法添加成功。經(jīng)過分析，發(fā)現(xiàn)無法成功添加的公文起草附件文件名都比較長。以此為基點，系統(tǒng)管理人員進行了相關(guān)的測試，重新構(gòu)建一個Word文檔，設(shè)置較長的文件名，逐一減少字節(jié)，反復(fù)測試，在測試過程中，發(fā)現(xiàn)在達到相關(guān)字節(jié)后，便能順利添加公文起草附件，一旦超過該字節(jié)，公文起草附件將無法成功添加。針對這一問題，在添加公文起草附件中，用戶必須合理修改對應(yīng)的文件名，確保文檔字?jǐn)?shù)不超過相關(guān)字節(jié)，便能成功添加公文起草附件。

4 結(jié)語

總而言之，在協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用過程中，系統(tǒng)管理人員必須全面、深入分析該系統(tǒng)“架構(gòu)、流程、運維”等，在應(yīng)用業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，有效解決，確保各系統(tǒng)模塊處于安全、穩(wěn)定運行中，逐漸提高自身的業(yè)務(wù)處理能力。同時，系統(tǒng)管理人員要多和系統(tǒng)辦公運維項目組溝通、交流，有效解決各方面存在的問題，比如，協(xié)同辦公系統(tǒng)公文起草附件無法添加、用戶雙重身份、人員調(diào)動之后的權(quán)限變更等問題。以此，提高協(xié)同辦公系統(tǒng)運營效益，更好地發(fā)揮多樣化作用，降低企業(yè)運營成本，提高其各方面資源利用率，獲取更多的經(jīng)濟利潤，不斷增強自身核心競爭力，更好地應(yīng)對來自各方面的挑戰(zhàn)，走上長遠(yuǎn)的發(fā)展道路。

[1]鄧鴻杰.協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用問題解析[J].湖南農(nóng)機,2012,07：32-33.

[2]時國棟,汪海濤,陳宇星.協(xié)同辦公系統(tǒng)的整體研究與開發(fā)[J].河北工業(yè)科技,2012,05：286-290.

[3]張冬雪.協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用問題解析[J].電力信息與通信技術(shù),2015,09：98-101.

[4]姚春暉,謝海濤,朱繼鳴,肖景川.移動辦公系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)及其安全問題探討[J].網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)與應(yīng)用,2010,05：22-24.