高校會(huì)計(jì)無(wú)紙化管理存在的風(fēng)險(xiǎn)及對(duì)策

孫立華，劉 城，王浩然

（哈爾濱師范大學(xué)，哈爾濱150028）

高校會(huì)計(jì)無(wú)紙化管理存在的風(fēng)險(xiǎn)及對(duì)策

孫立華，劉 城，王浩然

（哈爾濱師范大學(xué)，哈爾濱150028）

高等院校會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化是高校會(huì)計(jì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化不僅可以使會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)傳輸?shù)男屎唾|(zhì)量有質(zhì)的提升，也能夠打破時(shí)間限制、空間限制和地域限制。不僅有利于節(jié)約高校的財(cái)務(wù)資源，也極大地方便了財(cái)務(wù)人員和廣大師生。立足于探討會(huì)計(jì)無(wú)紙化對(duì)財(cái)務(wù)管理提出的挑戰(zhàn)，分析高校在會(huì)計(jì)無(wú)紙化管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題，并提出學(xué)校支持、鼓勵(lì)創(chuàng)新；運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”解決技術(shù)難題等對(duì)策。

高校會(huì)計(jì)；無(wú)紙化；管理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)終端的普及，特別是移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的興起，人類生活的方方面面都進(jìn)入了電子（數(shù)據(jù)）時(shí)代。財(cái)務(wù)管理方式也與時(shí)俱進(jìn)，高校會(huì)計(jì)無(wú)紙化成為會(huì)計(jì)制度發(fā)展的必然趨勢(shì)。只不過(guò)在電子商務(wù)制度催生下，企業(yè)的會(huì)計(jì)無(wú)紙化的發(fā)展相對(duì)較早，而高校會(huì)計(jì)無(wú)紙化制度起步稍晚，但高校會(huì)計(jì)無(wú)紙化制度的建設(shè)應(yīng)發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢(shì)，提前對(duì)高校會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化帶來(lái)的問(wèn)題進(jìn)行分析，并加以預(yù)防和解決，以使得無(wú)紙化的改革更加順暢。

一、高校會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化的風(fēng)險(xiǎn)與挑戰(zhàn)

（一）思想的阻力

在中國(guó)的傳統(tǒng)文化中，“立字為據(jù)”思想根深蒂固。在經(jīng)濟(jì)往來(lái)中都希望能留下相關(guān)憑證作為證據(jù)，“白紙黑字”握在手里更真實(shí)、更可靠、更安全，自己可以掌控。而無(wú)紙化后，電子數(shù)據(jù)的無(wú)形化、虛擬化、高科技化，使得相關(guān)人員在從業(yè)過(guò)程中，不易掌握、不易控制、不易感知，需要一定的時(shí)間適應(yīng)。

在需要簽字確認(rèn)的往來(lái)事項(xiàng)中，簽字不僅是對(duì)相關(guān)事項(xiàng)的確認(rèn)，更是通過(guò)握筆簽字的形式來(lái)落實(shí)簽字人的責(zé)任。無(wú)紙化后，不再需要握筆簽字，簽字的儀式感被弱化，同時(shí)帶來(lái)的也是責(zé)任感的弱化。

傳統(tǒng)紙質(zhì)載具記賬方式已經(jīng)使用數(shù)百年，相關(guān)制度、經(jīng)驗(yàn)、操作已經(jīng)相當(dāng)成熟，無(wú)紙化作為一種新興的會(huì)計(jì)工作方式，相關(guān)人員接受需要一個(gè)過(guò)程，年齡越大，接受的過(guò)程越長(zhǎng)。

（二）技術(shù)的挑戰(zhàn)

1.計(jì)算機(jī)軟件的編制、更新和維護(hù)存在的問(wèn)題

會(huì)計(jì)無(wú)紙化要求相關(guān)會(huì)計(jì)行為都要通過(guò)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行。相關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的生成、確認(rèn)、審核、操作、處理、傳遞、存儲(chǔ)等都在計(jì)算機(jī)上完成。這就需要一系列會(huì)計(jì)軟件的支持。如：賬務(wù)管理系統(tǒng)、預(yù)決算管理系統(tǒng)、項(xiàng)目庫(kù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、網(wǎng)上自助報(bào)帳系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)決策支持系統(tǒng)、政府采購(gòu)申報(bào)系統(tǒng)等。這些軟件系統(tǒng)需要計(jì)算機(jī)專業(yè)背景的軟件工程進(jìn)行編程制作。而現(xiàn)實(shí)是，軟件工程師多數(shù)并不懂會(huì)計(jì)相關(guān)知識(shí)，而會(huì)計(jì)專業(yè)人員又不掌握編程技術(shù)。

實(shí)踐中，軟件公司都是在會(huì)計(jì)師的指導(dǎo)下，由軟件工程師完成，而會(huì)計(jì)師工程師的交流和配合程度，工程師對(duì)會(huì)計(jì)師的要求的理解程度，直接影響到軟件開(kāi)發(fā)后的實(shí)踐效果。筆者所在單位是黑龍江省內(nèi)高校首個(gè)也是唯一一個(gè)采用預(yù)算管理系統(tǒng)、項(xiàng)目庫(kù)管理系統(tǒng)和領(lǐng)導(dǎo)決策支持系統(tǒng)的高等院校，筆者也是該系統(tǒng)的使用人。作為第一個(gè)吃螃蟹的人，真真切切的感受到，對(duì)新的軟件系統(tǒng)的不適應(yīng)。使用中發(fā)現(xiàn)軟件的設(shè)計(jì)與實(shí)際需求差異巨大，軟件漏洞較多需要不斷更新、修改和完善，為此軟件公司不得不派專人常駐本校以便隨時(shí)提供技術(shù)支持。即便如此，預(yù)算管理系統(tǒng)已上線三年，依然不夠成熟，仍然達(dá)不到普遍推廣的程度。由此可見(jiàn)，軟件技術(shù)的滯后直接影響無(wú)紙化的推廣。

2.計(jì)算機(jī)硬件購(gòu)買(mǎi)、更新和維護(hù)的成本問(wèn)題

會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化對(duì)計(jì)算機(jī)硬件的需求主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面，一是會(huì)計(jì)人員所使用的計(jì)算機(jī)的硬件指標(biāo)能夠支持并運(yùn)行龐大、復(fù)雜的會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)，若能研制具有更高專業(yè)性的會(huì)計(jì)專用計(jì)算機(jī)則更為理想。二是財(cái)務(wù)部門(mén)需要建立自己的網(wǎng)絡(luò)終端服務(wù)器系統(tǒng)。三是為保障信息不丟失而需要準(zhǔn)備備份系統(tǒng)。四是其他輔助設(shè)施，如：斷電保護(hù)、綜合布線、專業(yè)機(jī)房等。

上述硬件設(shè)施是一個(gè)完整的體系，任何一個(gè)部分都要保證能夠無(wú)障礙運(yùn)行，日常的更新和維護(hù)不可避免，相關(guān)維護(hù)人員也不可或缺。

3.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的要求較高

會(huì)計(jì)無(wú)紙化離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持。高校財(cái)務(wù)內(nèi)部要建立基于局域網(wǎng)技術(shù)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)載體，并定期進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)。并且要提供外網(wǎng)入口，以便網(wǎng)上報(bào)賬、支付結(jié)算、電子簽名等。同時(shí)，為保障網(wǎng)絡(luò)的順暢，信息的安全，對(duì)網(wǎng)絡(luò)布線、光纖聯(lián)接、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、主干系統(tǒng)、子網(wǎng)連接、備用信道等都提出了更高的技術(shù)要求。因此，若高校不能獨(dú)立建立和維護(hù)相對(duì)完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，無(wú)紙化將無(wú)法實(shí)現(xiàn)。

（三）人才的匱乏

1.高水平管理團(tuán)隊(duì)人員的稀缺

會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化需要頂層設(shè)計(jì)，需要管理人員積極部署和推進(jìn)。這就要求高校必須建立一支高水平的財(cái)務(wù)管理團(tuán)隊(duì)。管理者自身必須具備計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)相關(guān)知識(shí)，具有現(xiàn)代化的會(huì)計(jì)管理頭腦，能夠認(rèn)識(shí)到無(wú)紙化是會(huì)計(jì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，能夠順勢(shì)而為、勇于創(chuàng)新、敢于擔(dān)當(dāng)。能夠滿足上述條件的管理者相對(duì)稀缺。

2.會(huì)計(jì)、計(jì)算機(jī)跨專業(yè)人才的匱乏

一方面，會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化并不是簡(jiǎn)單的將相關(guān)資料輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，不再只是運(yùn)用Word、Excel等辦公軟件進(jìn)行簡(jiǎn)單的操作，而是需要會(huì)計(jì)人員精通相關(guān)財(cái)務(wù)軟件，運(yùn)用軟件對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行更深層次的分析與判斷，這就要求會(huì)計(jì)人員不僅要熟悉現(xiàn)代化的會(huì)計(jì)知識(shí)，還要掌握基本的軟件修改、維護(hù)、升級(jí)技能以及相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全管理知識(shí)。另一方面，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)的相關(guān)管理人員，不僅要熟練掌握計(jì)算機(jī)、軟件、網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)技能，還應(yīng)了解基礎(chǔ)會(huì)計(jì)知識(shí)。而現(xiàn)實(shí)是，這樣的跨專業(yè)人才少之又少。

（四）安全的隱憂

會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化后帶來(lái)的安全問(wèn)題體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.竄改無(wú)痕跡

會(huì)計(jì)資料是以電子數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)在磁盤(pán)等介質(zhì)中，這種無(wú)形性，不借用計(jì)算機(jī)和專業(yè)會(huì)計(jì)軟件，看不見(jiàn)摸不著，它不再像傳統(tǒng)紙質(zhì)資料那樣，任何修改都能輕易的識(shí)別。對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、刪除等操作，幾乎不會(huì)留下痕跡。這可以說(shuō)是會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化發(fā)展的最大障礙。

2.存儲(chǔ)不長(zhǎng)久

傳統(tǒng)紙質(zhì)資料儲(chǔ)存條件要求較低，一般只對(duì)環(huán)境濕度有要求，環(huán)境適宜的，可以永久存放不毀損。但電子數(shù)據(jù)資料對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)的種類、質(zhì)量，存放的溫度、濕度，周圍的光線、電磁輻射，存放包裝密封程度等都有要求，稍有不慎就會(huì)導(dǎo)致相關(guān)數(shù)據(jù)丟失無(wú)法讀取和恢復(fù)。雖然理論上，光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)的保存期限都較長(zhǎng)，但實(shí)際上做到理想的保存環(huán)境幾乎不可能。一般的光盤(pán)保存時(shí)間通常只有3-5年，硬盤(pán)的保存時(shí)間稍長(zhǎng)，大約可存10年。但都遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求的30年甚至永久。

3.網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定

一方面，軟件BUG、設(shè)備故障、突然斷電、網(wǎng)絡(luò)擁堵等都可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)傳輸失敗，甚至造成數(shù)據(jù)丟失。另一方面，計(jì)算機(jī)病毒、黑客入侵等都給會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全帶來(lái)一定威脅。

二、高校會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化管理的相關(guān)對(duì)策

（一）學(xué)校支持、鼓勵(lì)創(chuàng)新

會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化是一種會(huì)計(jì)工作方式的創(chuàng)新，任何創(chuàng)新都是有風(fēng)險(xiǎn)的。對(duì)于財(cái)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)者而言，在“堅(jiān)持傳統(tǒng)、不出差錯(cuò)”與“冒險(xiǎn)創(chuàng)新、承擔(dān)責(zé)任”之間做出選擇，多數(shù)可能會(huì)選擇前者。這并不是領(lǐng)導(dǎo)者的過(guò)錯(cuò)，而是機(jī)制和體制的僵化。會(huì)計(jì)無(wú)紙化是一項(xiàng)能夠顯著節(jié)約成本、提高效率的改革措施，應(yīng)當(dāng)由學(xué)校統(tǒng)籌安排，制定相關(guān)激勵(lì)政策，為相關(guān)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、設(shè)備的升級(jí)改造提供資金支持。會(huì)計(jì)無(wú)紙化改革應(yīng)當(dāng)上升為學(xué)校的財(cái)務(wù)制度發(fā)展基本方略。

（二）運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”解決技術(shù)難題

2015年3月5日十二屆全國(guó)人大三次會(huì)議上，李克強(qiáng)總理在政府工作報(bào)告中首次提出“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃。大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)、云計(jì)算是“互聯(lián)網(wǎng)+”的代表性技術(shù)。高校會(huì)計(jì)無(wú)紙化也應(yīng)搭上“互聯(lián)網(wǎng)+”的高速列車，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算，收集、分析本學(xué)校相關(guān)數(shù)據(jù)，為學(xué)校賬務(wù)決策提供科學(xué)依據(jù)。運(yùn)用云存儲(chǔ)技術(shù)，方便會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的存取、傳遞、查詢，降低高校的運(yùn)行成本，提高財(cái)務(wù)管理效率。

（三）提升會(huì)計(jì)人員的綜合能力

首先，在思想上讓會(huì)計(jì)人員認(rèn)識(shí)到，時(shí)代的發(fā)展對(duì)會(huì)計(jì)人員的能力要求在變化，會(huì)計(jì)人員要對(duì)自己提出更高的要求。其次，在會(huì)計(jì)人員的選拔和錄用方面，增加計(jì)算機(jī)操作的相關(guān)考核內(nèi)容，把住會(huì)計(jì)人員入口關(guān)，從根本上解決會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)能力差的問(wèn)題。再次，高校應(yīng)當(dāng)提供財(cái)政支持，定期對(duì)現(xiàn)有會(huì)計(jì)人員進(jìn)行再培訓(xùn)，確定相關(guān)的培訓(xùn)考核標(biāo)準(zhǔn)，做到切實(shí)提高會(huì)計(jì)人員綜合能力的要求。最后，在崗位任命方面，做到人盡其才。對(duì)有相關(guān)軟件操作要求的崗位，任命具有相關(guān)操作技能的人員。通過(guò)崗位的變動(dòng)和調(diào)整，間接激勵(lì)相關(guān)會(huì)計(jì)人員提高自身綜合素質(zhì)。

（四）健全會(huì)計(jì)電子檔案保管制度

首先，對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案的保管制定統(tǒng)一規(guī)范，明確電子檔案的種類、儲(chǔ)存形式、分類標(biāo)準(zhǔn)、保管要求、儲(chǔ)存部門(mén)、保存條件、人員配備等相關(guān)事項(xiàng)。規(guī)則的制定應(yīng)充分調(diào)研，聽(tīng)取實(shí)務(wù)人員、研究人員、會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)相關(guān)專業(yè)人員的意見(jiàn)，力求科學(xué)、合理，嚴(yán)謹(jǐn)、務(wù)實(shí)。其次，制定突發(fā)事件應(yīng)急方案。根據(jù)電子檔案的特征，分析在保管過(guò)程中可能出現(xiàn)的各種突發(fā)情況，如：失竊、人為惡意損壞、水災(zāi)火災(zāi)等災(zāi)害，有針對(duì)性地啟動(dòng)應(yīng)急響應(yīng)方案，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行救助和恢復(fù)。再次，完善電子數(shù)據(jù)備份制度。定期對(duì)不同類型、不同存儲(chǔ)介質(zhì)的電子檔案根據(jù)備份進(jìn)行重新存儲(chǔ)。制定相應(yīng)的定期檢查、查驗(yàn)制度，對(duì)因不同介質(zhì)質(zhì)量原因?qū)е碌臄?shù)據(jù)丟失或損毀，及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)。對(duì)重要的檔案，必要時(shí)可進(jìn)行雙備份或多備份。對(duì)備份數(shù)據(jù)與原始檔案數(shù)據(jù)實(shí)行分別保管原則，不可在同一保管室。最后，建立電子檔案保管責(zé)任人制度。數(shù)據(jù)的制作、儲(chǔ)存、保管、備份、檢查、恢復(fù)、應(yīng)急處置等工作，落實(shí)到具體工作人員，建立相應(yīng)工作制度，配備帶班領(lǐng)導(dǎo)，做到分工明確、責(zé)任清晰。

（五）提高防火墻技術(shù)

與第三人反病毒機(jī)構(gòu)合作，開(kāi)發(fā)針對(duì)財(cái)務(wù)部門(mén)的殺毒軟件和防火墻技術(shù)，通過(guò)軟件對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)加密處理，防范數(shù)據(jù)傳遞進(jìn)程中的泄密風(fēng)險(xiǎn)，提高網(wǎng)絡(luò)的安全性。必要時(shí)，可聘請(qǐng)專門(mén)人員司職網(wǎng)絡(luò)安全，建立、健全網(wǎng)絡(luò)安全管理制度。

綜上所述，會(huì)計(jì)無(wú)紙化是科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步在會(huì)計(jì)工作領(lǐng)域的重要體現(xiàn)。其發(fā)展勢(shì)頭不可阻擋。同時(shí)，會(huì)計(jì)無(wú)紙化又是一把雙刃劍，沒(méi)有與會(huì)計(jì)無(wú)紙化相適應(yīng)的管理體制和管理能力，會(huì)計(jì)無(wú)紙化對(duì)高校來(lái)說(shuō)必將是一場(chǎng)災(zāi)難。因此，高等學(xué)校應(yīng)提高憂患意識(shí)，為迎接會(huì)計(jì)無(wú)紙化做好全方面的準(zhǔn)備。

[1]張國(guó)偉.會(huì)計(jì)信息化發(fā)展新趨勢(shì)探討[J].企業(yè)管理，2013(5).

[2]劉曉峰.會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化在會(huì)計(jì)信息化發(fā)展過(guò)程中的重要性研究[J].會(huì)計(jì)之友，2013(9).

[3]孔麗花，會(huì)計(jì)無(wú)紙化面臨的問(wèn)題與對(duì)策[J].山東財(cái)政學(xué)院學(xué)報(bào)，2004(4).

F23

A

1005-913X（2017）11-0074-02

2017-08-09

孫立華(1980-)，女，黑龍江大慶人，會(huì)計(jì)師，研究方向：財(cái)務(wù)預(yù)算管理；劉 城(1973-)，男，黑龍江青岡人，高級(jí)會(huì)計(jì)師，研究方向：財(cái)務(wù)管理。

王 旸］