芻議高速公路檔案管理策略

王萍

摘要：隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，交通運(yùn)輸行業(yè)也隨之蒸蒸日上，取得了一定的成就和突破，也正是如此，交通行業(yè)的蓬勃發(fā)展也促進(jìn)了我國國民經(jīng)濟(jì)的增長，受到人們的廣泛關(guān)注。在這種狀況下，我國一直致力于改善國內(nèi)的交通狀況，加強(qiáng)對交通運(yùn)輸?shù)墓芾恚员Ｕ辖煌ㄟ\(yùn)輸工作的可持續(xù)發(fā)展。高速公路是交通運(yùn)輸行業(yè)中的重要組成部分，是一種常見的運(yùn)輸方式，必須予以高度重視，不容忽視。在高速公路的發(fā)展過程中，需要從各個(gè)方面來實(shí)施有效的管理，無論是高速公路里程的增加還是高速公路路面等級的升級，都需要將其資料和信息整理成檔案，并進(jìn)行歸檔和管理工作，以為高速公路的發(fā)展提供重要的保障。高速公路檔案歸檔及管理工作是基礎(chǔ)性工作，需要確保其工作效率和效果。

關(guān)鍵詞：高速公路工程；檔案管理

檔案工作創(chuàng)新是一種精神，能體現(xiàn)人類的一種精神面貌，同時(shí)也是一種學(xué)問，而且是檔案管理者日常工作中不可缺少的一部分，它體現(xiàn)了檔案工作者一種與時(shí)俱進(jìn)、勇于創(chuàng)新的精神，它能推動(dòng)檔案工作發(fā)生質(zhì)的飛躍。隨著公路事業(yè)的不斷發(fā)展，公路檔案管理將起到日益重要的作用。做好公路檔案管理工作，除了要加速檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)外，還應(yīng)不斷強(qiáng)化檔案管理人員的素質(zhì)，同時(shí)還應(yīng)做好檔案管理的保密工作。

為了做好工程建設(shè)檔案資料的管理工作，確保監(jiān)理資料的連續(xù)性和完整性，充分發(fā)揮檔案資料在工程建設(shè)及建成后維護(hù)中的作用，這就要求項(xiàng)目總監(jiān)辦在每一項(xiàng)工程開工之際，首先應(yīng)對資料管理制定行之有效的管理制度，設(shè)立檔案室和專業(yè)資料管理員，具體負(fù)責(zé)管理監(jiān)理資料，及時(shí)的將監(jiān)理文件進(jìn)行整理歸檔。

一、日常監(jiān)理資料管理的要求

1.日常監(jiān)理資料管理的重要性

⑴日常監(jiān)理資料室項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理過程中直接形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔的各種形式載體的原始記錄，是工程建設(shè)過程真實(shí)、全面的反映。文件與資料管理是監(jiān)理工作重要的工作內(nèi)容，它是進(jìn)行目標(biāo)控制與合同管理的基礎(chǔ)工作，同時(shí)也是評定監(jiān)理工作，界定監(jiān)理責(zé)任的重要依據(jù)。在施工過程中，監(jiān)理資料的管理要做到及時(shí)整理，真實(shí)完整、分類有序。

⑵由于一般工程建設(shè)項(xiàng)目周期長，又涉及多種專業(yè)，導(dǎo)致監(jiān)理資料也會(huì)隨之漫長的過程而繁雜起來，如不及時(shí)的對監(jiān)理資料進(jìn)行科學(xué)分類，歸類管理，勢必對日后的竣工資料的整理工作帶來困難，影響工程的竣工驗(yàn)收。在工程開工前總監(jiān)辦應(yīng)根據(jù)工程監(jiān)理文書簽批程序與建設(shè)單位、承包單位對資料的分類、格式、份數(shù)達(dá)成一致意見，并建立文件的日常管理臺(tái)賬。

2.監(jiān)理資料的分類

《公路工程施工監(jiān)理規(guī)范》（jigg10-2006）中提到監(jiān)理檔案按類別通?？煞譃樾姓n案、財(cái)務(wù)（支付）檔案和技術(shù)檔案，資料歸檔保存中應(yīng)嚴(yán)格按照保存原件為主和按照一定順序歸檔的原則。根據(jù)現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（gb/t50328-2001）監(jiān)理文件有10大類，包括：監(jiān)理管理文件、監(jiān)理月報(bào)中有關(guān)質(zhì)量問題、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中得有關(guān)質(zhì)量問題、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、造價(jià)控制、分包資質(zhì)、監(jiān)理通知、合同與其他事項(xiàng)管理、監(jiān)理工作總結(jié)。

二、高速公路工程監(jiān)理檔案管理優(yōu)化措施

1.高速公路監(jiān)理檔案管理特點(diǎn)

公路工程檔案是指在公路建設(shè)、管理、養(yǎng)護(hù)等工作中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。包含從提出項(xiàng)目建議、可行性研究、規(guī)劃設(shè)計(jì)、地點(diǎn)選擇、材料準(zhǔn)備、工程施工、工程竣工等各階段形成的文件，記錄著工程項(xiàng)目的全過程。由于工程項(xiàng)目具有投資大、周期長、參建單位多、材料的形成涉及到政府審批、科研設(shè)計(jì)、施工單位建設(shè)、監(jiān)理、質(zhì)檢部門評定以及原材料供應(yīng)，決定檔案材料的收集面廣、量大、種類多，造成公路工程檔案資料收集難。

2.檔案管理優(yōu)化措施

2.1設(shè)置專案資料監(jiān)理員

按照《建設(shè)工程檔案工作常用文件》的規(guī)定，總監(jiān)理工程師應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本項(xiàng)目監(jiān)理部全部檔案資料的管理，其具體工作是：1）是負(fù)責(zé)收集工程準(zhǔn)備階段建設(shè)單位形成的應(yīng)向監(jiān)理單位提供的相關(guān)文件、資料，如工程建設(shè)審批文件、建設(shè)工程施工合同等；2）收集、整理本項(xiàng)目監(jiān)理部形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)以及監(jiān)理工作會(huì)議形成的會(huì)議紀(jì)要、文件和指令等；按月匯總、整理各專業(yè)監(jiān)理工程師在工程的進(jìn)度、質(zhì)量、造價(jià)控制中形成的各種簽證見證記錄、報(bào)驗(yàn)審批資料等；3）對各專業(yè)監(jiān)理文件、資料的形成、積累、組卷和歸檔進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；負(fù)責(zé)本項(xiàng)目監(jiān)理部檔案資料的保管、借閱工作；4）督促施工單位做好工程檔案的形成、收集、積累、整理和移交工作，按照國家有關(guān)規(guī)定和要求編制工程檔案；5）在項(xiàng)目總監(jiān)指導(dǎo)下，按照按照《檔案法》、《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料暫行管理規(guī)定》、《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》、《 公路工程竣（交）工驗(yàn)收辦法》、GB/T11822-2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)定，編制監(jiān)理檔案，并負(fù)責(zé)向建設(shè)單位和本單位檔案部門移交。

一套完整、準(zhǔn)確的工程檔案，光靠工程技術(shù)人員的自覺性和責(zé)任感是不夠的，還要求檔案人員必須深入實(shí)際并服務(wù)全程。一是遵循基本建設(shè)程序，擬定檔案歸檔計(jì)劃并付諸實(shí)施。二是跟蹤服務(wù)，增強(qiáng)參與意識，檔案人員應(yīng)該深入工地現(xiàn)場，隨時(shí)進(jìn)行服務(wù)，增強(qiáng)參與力度，掌握第一手材料。

三、多媒體信息項(xiàng)目檔案管理

在信息技術(shù)應(yīng)用日益普遍的今天，利用全新的信息技術(shù)去研究和探索項(xiàng)目管理新理念、新方法正逐步被人們重視。近些年來，越來越多的項(xiàng)目引進(jìn)項(xiàng)目管理系統(tǒng)軟件，并將成為一種發(fā)展趨勢。

文檔的電子化實(shí)現(xiàn)文檔管理自動(dòng)化，更不用拿著各種文件跑來跑去等候?qū)徟⒑炞?、蓋章，這種利用快速的網(wǎng)絡(luò)傳遞手段，發(fā)揮信息共享來協(xié)調(diào)個(gè)單位內(nèi)各部門的工作，縮短審批時(shí)間，及時(shí)有效監(jiān)控各單位工作進(jìn)度情況，實(shí)時(shí)、全面掌握工作辦理狀態(tài)。這種現(xiàn)代辦公系統(tǒng)使用方便快捷，避免出現(xiàn)了原始書面資料的易丟失損毀等缺點(diǎn)，省去了項(xiàng)目后期收集整理竣工資料的繁瑣重復(fù)勞動(dòng)，大大加快監(jiān)理信息的處理速度，節(jié)省了大量的人財(cái)力，從而提高監(jiān)理工作效率，使得監(jiān)理工作更加系統(tǒng)和規(guī)范化。以下圖一、圖二是在建項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)圖。

綜上所述，隨著項(xiàng)目管理建設(shè)的日益發(fā)展，要做好監(jiān)理資料的管理工作，要求資料管理工作人員平時(shí)勤于收集、整理，并運(yùn)用現(xiàn)代信息化管理方法使得公路工程項(xiàng)目的信息管理更加規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)：

[1]《公路工程施工監(jiān)理規(guī)范》（jigg10-2006）北京：人民交通出版社，

[2]《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（gb/t50328-2001）

[3]監(jiān)理概論（公路工程監(jiān)理培訓(xùn)教材）北京：人民交通出版社endprint