事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略淺述

袁麗

摘 要：事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)并不是一蹴而就的，是一項需要在長期發(fā)展過程中不斷的利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對其進(jìn)行完善的一個過程。隨著社會發(fā)展力水平的不斷提高，各個不同領(lǐng)域的企業(yè)及機構(gòu)在其常規(guī)管理工作中的管理形式不盡相同，但是對于檔案管理信息化建設(shè)的需求卻大同小異。而事業(yè)單位作為部分國家機構(gòu)的分支，其檔案管理工作較企業(yè)單位來講任務(wù)更加繁瑣，并且在整個事業(yè)單位中扮演者不可或缺的作用，傳統(tǒng)的檔案管理形式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的需求，且在一定程度上降低了事業(yè)單位檔案管理的效率，所以在事業(yè)單位的檔案管理工作中融入信息化，不僅順應(yīng)時代的發(fā)展達(dá)到與時俱進(jìn)的目標(biāo)，同時還能提高檔案管理的工作效益。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化架設(shè)；策略

1 前言

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，很多行業(yè)都開始了信息化的改革與轉(zhuǎn)型，信息化逐漸滲透到人們生產(chǎn)與生活的方方面面，因此，事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)也是社會發(fā)展的必然趨勢。我國事業(yè)單位為了保障檔案管理工作的規(guī)范化與科學(xué)化，逐漸開始實行無紙化辦公，對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)。但是建設(shè)過程中存在的很多問題嚴(yán)重影響了檔案管理的時效性與管理效率，對事業(yè)單位檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展也產(chǎn)生了一定的負(fù)面影響。為了加快推進(jìn)我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的步伐，我們必須要找出事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題，并加以解決

2 我國事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)所面臨的問題

2.1缺乏必要的資金投入

由于我國很多事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)都是處于起步階段，很多事業(yè)單位都向加快建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，但是又缺乏必要的資金投入，所以資金也成為很多事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的瓶頸。這種情況嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的步伐，因此，只有有了穩(wěn)定的資金來源，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)才能夠獲得有力的支持，實現(xiàn)信息化的穩(wěn)定建設(shè)與發(fā)展。各事業(yè)單位要強化檔案管理信息化建設(shè)的資金保障，這樣才能夠促進(jìn)檔案管理信息化系統(tǒng)的開發(fā)。

2.2我國事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才

制約我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的另一個重要問題就是缺乏專業(yè)的信息化人才，我國事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理人才一般年齡都比較大，在業(yè)務(wù)能力與技術(shù)方面的水平不夠高，這對于檔案管理的信息化建設(shè)十分不利。我國事業(yè)單位的檔案管理人才也缺乏必要的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)途徑，沒有辦法及時更新自己的信息化專業(yè)知識，這對于檔案管理的信息化建設(shè)也是一種很大的限制，阻礙了我國事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)。在我國目前的事業(yè)單位檔案管理人員考核方式中，仍然使用傳統(tǒng)的考核辦法，這既顯示不出檔案管理人員的信息化水平，也沒有辦法促進(jìn)檔案管理人員主動學(xué)習(xí)信息化管理知識，對于檔案管理人員的信息化發(fā)展來說非常不利。

2.3我國事業(yè)單位的信息化檔案管理缺少穩(wěn)定的平臺

目前，我國很多事業(yè)單位的信息化檔案管理平臺都是處于開發(fā)建設(shè)的初級階段，不能夠充分發(fā)揮信息化平臺的特色服務(wù)和效率，我國的檔案管理缺乏廣泛兼容性的信息化管理平臺，很多平臺都只能夠為單位內(nèi)部人員提供服務(wù)，沒有辦法與上下級部門形成有效的數(shù)據(jù)連接。我國很多事業(yè)單位之間所建設(shè)的檔案信息化管理平臺標(biāo)準(zhǔn)也不夠統(tǒng)一，不僅滿足不了當(dāng)前的檔案管理工作，而且對未來的檔案信息化管理也形成了非常大的阻礙。

3 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法和策略

3.1加大對事業(yè)單位檔案管理的資金投入

不論是工程項目還是企業(yè)管理，之所以能夠順利進(jìn)行下去是由于各個單位對其投入了大量的人力、物力以及資金等。在事業(yè)單位的檔案管理工作也一樣，為了能夠及時的更新老舊設(shè)備，有足夠的資金引入高新技術(shù)，必須要加大對檔案管理的資金投入。首先，事業(yè)單位可以在相關(guān)部門的大力支持之下，積極的引進(jìn)現(xiàn)代化的管理設(shè)備，將原有的計算機、掃描儀以及打印機等檔案管理的必備物資進(jìn)行更換。但是，需要注意的是在更換設(shè)備之后，工作人員要對原有的數(shù)據(jù)保存下來，并轉(zhuǎn)移到新型的設(shè)備進(jìn)行有效的分類整合。此外，為了能夠保障所收集檔案的安全保密性，事業(yè)單位應(yīng)該建立一整套的安全防衛(wèi)系統(tǒng)，保障檔案信息不被丟失，從而保障信息的安全性、完整性以及有效性等。

3.2加強對于館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理形式主要是通過對所登記檔案信息進(jìn)行備案記錄，整理為紙質(zhì)檔案并進(jìn)行收藏管理。而如今，隨著現(xiàn)代化技術(shù)在各個領(lǐng)域的應(yīng)用，為人們的生活帶來了極大的便利。事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)由紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息化的一種數(shù)據(jù)，而數(shù)字化處理不僅能夠便于檔案的整理及保存，同時還是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的主要因素。首先事業(yè)單位的檔案管理人員要進(jìn)一步對現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案，根據(jù)不同種類及不同部門的資料信息進(jìn)行分類，并對分類還的檔案信息進(jìn)行整理，其次將一些需要座永久性保留的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，避免日后由于時間及空間上的變化導(dǎo)致檔案信息的丟失，從而不能保障檔案信息的完整性。

3.3加強對于事業(yè)單位檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作并不是一蹴而就的一項工程，其所設(shè)計的范圍較廣，對事業(yè)單位的各項工作都具有一定的影響，是一項較為系統(tǒng)性的工作。但是，為了能夠完全適應(yīng)現(xiàn)代信息化建設(shè)的潮流，也為了能夠保障檔案管理信息化建設(shè)工作能夠順利的進(jìn)行，就需要各個事業(yè)單位在加大資金投入以及轉(zhuǎn)變管理形式的同時，不能忽視對管理人員相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)等工作。相關(guān)部門要在單位內(nèi)部定期進(jìn)行先進(jìn)技術(shù)及先進(jìn)知識的培訓(xùn)教育工作，充分調(diào)動單位工作人員對于學(xué)習(xí)新技術(shù)與新知識的積極性。制定相關(guān)的考核機制，對參加培訓(xùn)的相關(guān)人員實行考核，檢驗工作人員的學(xué)習(xí)成果，以便盡快的將所學(xué)知識應(yīng)用到實際的管理工作中。

4 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)既是社會發(fā)展對事業(yè)單位的必然要求，也是事業(yè)單位轉(zhuǎn)變舊有管理理念，與時俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案管理模式的重要手段。信息化時代，做好檔案管理信息化建設(shè)對提高事業(yè)單位的檔案管理水平、實現(xiàn)政務(wù)公開、促進(jìn)事業(yè)單位良性發(fā)展均具有積極的意義。新時期，事業(yè)單位要充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，從檔案管理的管理制度、硬件設(shè)施、管理人員等方面入手，切實做好檔案管理信息化建設(shè)。

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