高校檔案利用在線審批模式與實踐探索

李月娥　賈志勇　牟虹

摘要：隨著高校辦公自動化程度的不斷提高，科學(xué)高效地實現(xiàn)檔案利用的在線審批成為高校檔案利用信息化體系建設(shè)的一個瓶頸問題。文章以Y大學(xué)檔案館為例，詳細(xì)介紹了檔案利用在線審批功能的軟件環(huán)境及審批流程設(shè)計，以及該模式實踐的效果評價，為高校檔案利用在線審批工作的推進(jìn)提供參考實例。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；辦公自動化；檔案管理系統(tǒng)；檔案利用；在線審批

中圖分類號：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2017）31-0238-02

檔案資源作為一個國家最為真實、最為完整的歷史記錄，其對一個國家的發(fā)展而言有著極其重要的意義[1]。高等學(xué)校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄[2]。檔案工作是反映和維護(hù)學(xué)校真實歷史面貌的一項重要工作，也是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展促使互聯(lián)網(wǎng)和各類辦公網(wǎng)絡(luò)漸漸深入到高校工作的各個角落，傳統(tǒng)的檔案利用審批模式已不能滿足高校各部門無紙化和互聯(lián)網(wǎng)高效辦公的需求。

目前，隨著高校檔案信息化建設(shè)的不斷開展，紙質(zhì)檔案數(shù)字化和原生電子檔案已逐漸成為檔案管理的重要組成部分，高校檔案部門已建設(shè)了各式各樣的檔案信息管理系統(tǒng)，對檔案的利用重點也在向在線利用逐步轉(zhuǎn)變，檔案利用在線審批模式的更改已具備了良好的資源與技術(shù)基礎(chǔ)。本文以Y大學(xué)檔案利用在線審批模式探索實踐為例，重點探討高校檔案利用在線審批流程的設(shè)計與效果評價。

1 原有檔案利用審批模式分析

按照Y大學(xué)檔案利用制度規(guī)定：“校內(nèi)工作人員持工作證或校園卡等有效證件，可利用本單位非保密和非劃控檔案；跨單位利用，需經(jīng)歸檔部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。校外單位因工作需要查閱檔案，需出具所在單位介紹信，并填寫檔案利用審批表，由文件歸檔部門負(fù)責(zé)人和檔案館館長批準(zhǔn)。”

Y大學(xué)原有檔案利用審批制度的執(zhí)行主要是通過如圖1所示的紙質(zhì)審批單。由利用者填寫利用審批單，寫明利用者信息、利用內(nèi)容、利用目的和利用方式等，由本部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章，如果利用內(nèi)容涉及其他單位，則需要歸檔單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽署審批意見，同意后方可利用。

此工作模式存在以下缺點：（1）紙質(zhì)利用審批單需要人工下載表格打印后手工填寫相關(guān)信息，費時費力；（2）利用者本部門領(lǐng)導(dǎo)和其他歸檔單位分管領(lǐng)導(dǎo)只能在辦公時間、辦公區(qū)域內(nèi)對紙質(zhì)利用審批單進(jìn)行審批，如因分管領(lǐng)導(dǎo)出差或者其他情況，審批單無法及時得到審批，耽誤利用者正常利用檔案；（3）紙質(zhì)審批單利用內(nèi)容等信息多為利用者模糊描述詞語，分管領(lǐng)導(dǎo)無法對實際需利用的檔案內(nèi)容進(jìn)行核查，因而不利于對該項工作進(jìn)行有效監(jiān)督；（4）紙質(zhì)審批單在領(lǐng)導(dǎo)簽字后，利用內(nèi)容等信息可能存在涂畫篡改等風(fēng)險，不利于檔案利用審批制度的有效執(zhí)行。因而，隨著檔案信息化工作的不斷推進(jìn)，對原有審批模式進(jìn)行改進(jìn)勢在必行。

2 檔案利用在線審批流程在檔案管理系統(tǒng)中的建立

2.1 檔案利用在線審批流程建立的軟件環(huán)境

文章探討的高校檔案利用在線審批模式是指利用者通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)向檔案管理部門進(jìn)行線上提交檔案利用審批請求，由檔案管理部門對該請求作出響應(yīng)。該模式的實現(xiàn)離不開基本的軟件環(huán)境，尤其是功能完備的網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)。根據(jù)學(xué)校的檔案管理流程和實際的工作需求，Y大學(xué)檔案館與專業(yè)的軟件公司合作，定制開發(fā)了個性化的網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)。為了實現(xiàn)檔案利用在線審批流程，該系統(tǒng)除了具備一般的信息管理、整理編目、查詢檢索、借閱利用等功能外，系統(tǒng)注重強(qiáng)化了以下幾項功能：

1） 用戶多次選擇不同檔案加入借閱車，統(tǒng)一提交利用申請

2） 檔案管理人員在線審批待利用檔案

3） 檔案管理系統(tǒng)用戶、角色和權(quán)限設(shè)置

4） 與短信平臺子系統(tǒng)的無縫對接，實現(xiàn)工作流審批過程中通過短信通知進(jìn)行協(xié)同辦公，比如利用審批流轉(zhuǎn)到某個節(jié)點需要領(lǐng)導(dǎo)審批，如果該領(lǐng)導(dǎo)沒有在線，則可以通過短信向他/她發(fā)送短信息，從而保證領(lǐng)導(dǎo)可以即時處理審批請求。

2.2 檔案利用在線審批流程設(shè)計

工作流程是單位制度的具體執(zhí)行體現(xiàn)，檔案利用的在線審批流程設(shè)計正是檔案利用制度的有效呈現(xiàn)。根據(jù)工作實際需要，通過預(yù)先定制設(shè)計，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員按照預(yù)定的審批步驟執(zhí)行，辦理完畢后流程結(jié)束。Y大學(xué)檔案館結(jié)合檔案利用的實際情況，按圖2所示設(shè)計了檔案管理系統(tǒng)中用戶利用檔案的在線審批流程。

從在線審批流程可以看出，檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部分別設(shè)置了檔案利用用戶、檔案館利用指導(dǎo)人員和部門領(lǐng)導(dǎo)（主要包括檔案館領(lǐng)導(dǎo)和其他業(yè)務(wù)歸檔部門負(fù)責(zé)人等）三類不同操作人員的不同操作權(quán)限，從而通過工作流協(xié)作完成在線審批全流程。

1） 檔案利用用戶在線確定待利用內(nèi)容

檔案利用用戶登錄檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)實際利用需求和業(yè)務(wù)操作指南，自助查找待利用檔案目錄，點擊“加入借閱車”按鈕將待利用檔案目錄加入借閱車，便于統(tǒng)一借閱操作。

2） 檔案利用用戶在線登記借閱信息

用戶點擊“借閱”按鈕統(tǒng)一借閱所有待利用檔案，選擇利用方式，填寫用戶個人信息、利用目的等相關(guān)借閱信息，提交借閱申請后，如需要借閱檔案實體出館，則檔案管理系統(tǒng)自動判斷該份檔案是否可借。

3） 檔案館利用指導(dǎo)人員在線審核借閱信息

用戶提交借閱申請后，檔案館利用指導(dǎo)人員則收到在線審批的消息通知，點擊消息則可以完整查看待利用檔案信息清單和借閱人信息，據(jù)此初步審核判斷是否為跨單位利用，如果不是跨單位利用，則直接點擊“通過”按鈕，完成借閱操作，系統(tǒng)自動發(fā)送消息通知用戶借閱成功；如果是跨單位利用，則點擊“轉(zhuǎn)審核”按鈕，將該利用請求流轉(zhuǎn)至部門領(lǐng)導(dǎo)（主要包括檔案館領(lǐng)導(dǎo)和其他業(yè)務(wù)歸檔部門負(fù)責(zé)人等）進(jìn)行審核。

4） 部門領(lǐng)導(dǎo)在線審批利用請求

當(dāng)利用請求需部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批時，檔案管理系統(tǒng)自動發(fā)送系統(tǒng)內(nèi)消息通知和利用短信平臺子系統(tǒng)給相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送短信息提醒，從而有效保證部門領(lǐng)導(dǎo)即時處理利用請求。部門領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)借閱人信息和待利用檔案信息，科學(xué)合理地進(jìn)行檔案利用審批，審批意見返回給檔案館利用指導(dǎo)人員。如果部門領(lǐng)導(dǎo)審批通過，則檔案館利用指導(dǎo)人員直接完成借閱操作；如果部門領(lǐng)導(dǎo)審批不通過，則檔案館利用指導(dǎo)人員判斷是否需要再次轉(zhuǎn)審核，若不需要則拒絕借閱，系統(tǒng)發(fā)送信息通知用戶，若需要轉(zhuǎn)審核，系統(tǒng)可以支持多次轉(zhuǎn)審核操作，并記錄多次審批意見。

3 在線審批流程在檔案管理系統(tǒng)中建立后的效果評價

用戶自助借閱習(xí)慣的培養(yǎng)與在線審批流程的有機(jī)結(jié)合，有效提高了檔案利用的服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，具體體現(xiàn)如下：

1） 檔案利用登記信息更加完善

傳統(tǒng)檔案利用模式中，用戶攜帶紙質(zhì)利用審批單至檔案館借閱檔案，借閱行為完成后，根據(jù)檔案館利用指導(dǎo)人員的要求相應(yīng)地填寫借閱人信息和檔案信息，缺乏約束力，特別是在業(yè)務(wù)繁忙的時候，容易出現(xiàn)遺漏利用登記或者登記信息不全等情況，對檔案安全管理和利用統(tǒng)計造成不利影響。通過在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)計在線審批流程，用戶需要在檔案管理系統(tǒng)中自助查找待利用檔案，系統(tǒng)可完整記錄待利用檔案信息，并在用戶完整填寫借閱人信息后，方可提交借閱申請，從而有效保證了利用登記信息的規(guī)范性和完整性，使得檔案利用統(tǒng)計分析更加科學(xué)合理，為檔案收集、歸檔、存儲等管理工作提供有效參考和依據(jù)。

2） 檔案利用審批方式更加方便快捷

在檔案管理系統(tǒng)中建立在線審批流程后，檔案利用審批實現(xiàn)了無紙化辦公。只要有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和上網(wǎng)設(shè)備，系統(tǒng)內(nèi)消息通知和短信平臺子系統(tǒng)發(fā)送短信息兩種方式相結(jié)合，有效保證了相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)可在任何時間、任何地點及時處理檔案利用請求，極大地縮短了檔案利用的審批周期。同時，審批中所附帶的借閱人信息、檔案信息和審批記錄等信息可相互展現(xiàn)，保證了審批流程中有效信息的完整流轉(zhuǎn)。

3） 檔案利用審批流程更加規(guī)范

檔案管理系統(tǒng)中檔案利用申請流程清楚明確，借閱信息填寫規(guī)范，且可進(jìn)行查證管理，即在線審批流程對所有參與者都有明確的流程指向，并可隨時查看；發(fā)起申請的操作開始后，所有參與者都會及時收到相應(yīng)的通知以便及時處理。另外，在該系統(tǒng)中，每一流程運行階段都有審批時間、審批人、審批意見等記錄，不僅規(guī)范了檔案利用管理體系及促進(jìn)相關(guān)人員及時執(zhí)行流程操作，杜絕了隨意涂改、 篡改、漏填或不按時填寫記錄等不良工作習(xí)慣，還確保檔案利用工作分工與責(zé)任明確，極大地提高了檔案利用服務(wù)工作的效率和質(zhì)量。

4 結(jié)束語

檔案管理系統(tǒng)中建立在線審批流程的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)檔案利用審批的辦公模式，實現(xiàn)了工作流、信息流和知識流的聯(lián)合管理，規(guī)范了辦公流程，避免出現(xiàn)“找人辦、等人辦”的現(xiàn)象，減少了多部門審批的等待時間，同時也實現(xiàn)了相關(guān)崗位負(fù)責(zé)人處理工作的靈活性，整體提高了辦事效率和對信息的可控性，使需要多部門、多級別辦理的檔案利用審批事務(wù)都可通過檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)正常運轉(zhuǎn)，有效提高了檔案利用綜合服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)：

[1] 謝波，齊麗華.江蘇省數(shù)字檔案館建設(shè)理論與實踐[M].南京：河海大學(xué)出版社，2014（11）：33.

[2] 高等學(xué)校檔案管理辦法[EB/OL]. https：//baike.baidu.com/item/%E9%AB%98%E7%AD%89%E5%AD%A6%E6%A0%A1%E6%A1%A3%E6%A1%88%E7%AE%A1%E7%90%86%E5%8A%9E%E6%B3%95/5083227？fr=aladdin.