淺談如何創(chuàng)新人事檔案工作

蓋淑蘭

【摘要】隨著社會的不斷發(fā)展，檔案事業(yè)也有了新的需求。為了滿足社會主義市場的需求，促進企業(yè)的整體進步，人事檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)不斷地進行改革和創(chuàng)新。本文將針對企業(yè)人事檔案工作的創(chuàng)新進行簡單的討論。

【關(guān)鍵詞】人事；檔案工作；創(chuàng)新

人事檔案的管理工作在整體企業(yè)的工作中扮演著重要的角色，對于推動企業(yè)的發(fā)展有著重要的意義。在企業(yè)管理工作中有著非凡的價值。因此為了滿足企業(yè)自身的發(fā)展以及社會時代的發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)當(dāng)針對人事檔案工作不斷地進行調(diào)整和創(chuàng)新，跟緊時代步伐。

一、檔案工作的創(chuàng)新方面

無論是怎樣創(chuàng)新，總會有具體的著手點。對于人事檔案工作的創(chuàng)新，筆者認為可以從以下三個方面進行著手：

（一）服務(wù)方式。對服務(wù)方式進行創(chuàng)新，是人事檔案工作創(chuàng)新的第一步驟。因為從本質(zhì)上來講，人事檔案這方面的工作就屬于服務(wù)性質(zhì)的工作。在傳統(tǒng)的企業(yè)管理工作模式下，檔案工作的服務(wù)內(nèi)容相對來說比較閉塞，跟不上時代發(fā)展的潮流。傳統(tǒng)的管理模式無法及時應(yīng)對人員離職、職位變動、各方面因素變動等情況，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)的規(guī)模也在不斷地擴大，因為員工的數(shù)量只會越來越多，傳統(tǒng)的管理模式逐漸無法滿足現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展，這就說明我們必須從服務(wù)方式上進行革新，讓這項工作真正為員工服務(wù)。

（二）管理方式。我們所身處的社會是一個不斷發(fā)展不斷前進的巨大容器，在這個社會環(huán)境中生存，就必須要跟上社會發(fā)展的腳步。時代在不斷發(fā)展，在帶給企業(yè)越來越大的利益的同時，也對其工作管理方式帶來嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，我們必須對管理方式進行創(chuàng)新，滿足時代發(fā)展的需求，保證企業(yè)單位的正常運行，由原來的手動、人工管理方式，創(chuàng)新為現(xiàn)在的智能化、多功能管理方式。例如說，企業(yè)單位可以建立人事檔案管理的中心網(wǎng)站，并通過這個網(wǎng)站對員工的檔案進行增刪改查和自動更新。除此之外，為了方便管理人員之間的交流和溝通，除騰迅通外，可以設(shè)置相應(yīng)的微信群、QQ群；創(chuàng)設(shè)一些固定平臺的公眾號，對于人事變動的消息進行發(fā)布；樹立正規(guī)的人事管理制度，提高管理工作的效率等等。

（三）管理人員素質(zhì)。無論是怎樣的工作，都需要有相關(guān)人員的參與。這些工作人員的整體素質(zhì)對這項工作的效率有著決定性的影響。對管理人員的工作素養(yǎng)進行培訓(xùn)和審核，成為了檔案工作創(chuàng)新的重要環(huán)節(jié)。具體來說，企業(yè)單位可以加大對檔案工作人員的培訓(xùn)力度，設(shè)計出適合的培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)目標(biāo)，通過集中培訓(xùn)來達到理想的效果，進一步提升工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，將工作人員對檔案工作效率的主觀影響減少到最少。除此之外，適時的考核也是檢查工作人員是否具備工作資格的重要方式，通過有計劃有目的的考核，既能夠篩查出不合格的工作人員，還能夠突出優(yōu)秀工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，對優(yōu)秀工作人員一定程度上嘉獎。

二、檔案工作的創(chuàng)新方向

既然提到了人事檔案的工作需要不斷地創(chuàng)新，那么企業(yè)單位就必須要針對檔案工作的創(chuàng)新制定出合理的方向。具體來說，檔案工作的創(chuàng)新方向可以分為兩部分：一是實現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，二是實現(xiàn)企業(yè)員工人事信息管理系統(tǒng)的同步更新。具體如下：

（一）人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。目前這個時代是科技的時代，是發(fā)展的時代。處理人事檔案管理工作，也需要用到一些先進的電子設(shè)備。就目前的企業(yè)發(fā)展而言，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)致力于建設(shè)人事檔案電子管理系統(tǒng)，再對檔案人員進行專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓工作人員能夠順利地操作計算機、掃描儀的電子設(shè)備，并將員工的檔案資料完整地錄入檔案管理系統(tǒng)中，以便隨時查閱。

大數(shù)據(jù)的時代要求企業(yè)單位的人事檔案也應(yīng)當(dāng)建設(shè)全面的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以保證檔案工作的順利運行。人事檔案數(shù)據(jù)庫中，應(yīng)當(dāng)包括每一個員工的工資、職位、學(xué)歷、年齡、人事變動以及獎勵懲罰等信息，這些信息需要通過專門的設(shè)備或軟件進行錄入，然后經(jīng)過智能化的程序加工對這些信息進行分類和存儲。除此之外，還需要不斷地進行更新，以保證每一個員工信息的真實性和準(zhǔn)確性。

（二）建立連接端口，實現(xiàn)實時更新。人事檔案工作的管理，對整個企業(yè)有著重要的影響。一個企業(yè)中有很多的員工，為了保證管理工作的順利實施，人事部門應(yīng)當(dāng)能夠準(zhǔn)確把握每一個員工的最新信息。所以說人事信息的更新，就成為了人事檔案工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在開展人事檔案管理工作的時候，還需要對工作軟件進行進一步的開發(fā)和推廣，讓每一個檔案管理工作人員都能夠正確操作，讓每一個企業(yè)員工的檔案完整性都能夠得到保障。

除了要加大開發(fā)與推廣軟件的工作力度之外，還需要加強人事檔案管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的對接。這就需要企業(yè)建立連接端口，將人事檔案管理平臺與企業(yè)的其他工作系統(tǒng)平臺進行對接，讓檔案管理平臺承擔(dān)一部分其他平臺系統(tǒng)的責(zé)任，這樣一來相輔相成，促進整體企業(yè)工作系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)。

人事檔案管理工作在整個企業(yè)的發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用，因此這項工作應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新。它對整個企業(yè)運行的信息資源優(yōu)化，實現(xiàn)自動化發(fā)展、智能化管理，為提高企業(yè)的工作效率提供了有效的保障。

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