如何做好醫(yī)院遷建項(xiàng)目檔案工作

馬春榮

【摘要】醫(yī)院整體遷建項(xiàng)目是重大民生工程，也是醫(yī)院遷建投資最大的民生工程，如何管理好遷建項(xiàng)目檔案非常重要，而遷建項(xiàng)目最終順利竣工驗(yàn)收和日后如何有效利用檔案是重中之重。本文從檔案管理工作者的角度，談一談如何做好醫(yī)院遷建項(xiàng)目的檔案工作。

【關(guān)鍵詞】遷建項(xiàng)目；檔案

一、充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性

工程建設(shè)是百年大計(jì)，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案更是百年大計(jì)，如工程項(xiàng)目檔案沒(méi)收齊管好，那將是對(duì)今后的利用后患無(wú)窮。通過(guò)經(jīng)歷2008年5月12日的特大地震后查找檔案的過(guò)程，筆者對(duì)修建房屋建筑單位所交的檔案圖紙不全深有體會(huì)，所以，根據(jù)國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)改辦法》對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行驗(yàn)收。并明確規(guī)定建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部份，未經(jīng)檔案驗(yàn)收或項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的建設(shè)項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)整個(gè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。醫(yī)院可以對(duì)項(xiàng)目檔案及對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收具有一票否決權(quán)，要充分體現(xiàn)項(xiàng)目檔案在建設(shè)項(xiàng)目中的重要性，并對(duì)醫(yī)院在今后對(duì)全院房屋進(jìn)行整體維修、管理、使用、改擴(kuò)建、技改等有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。如果現(xiàn)在對(duì)收集檔案工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)，就會(huì)對(duì)整個(gè)醫(yī)院造成不可估量的損失，并直接影響醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展。由此，確定了專業(yè)門類眾多的收集情況：如基建類檔案的收集，就要求施工單位必須把包括打基礎(chǔ)、土建隱蔽資料及所用的鋼筋規(guī)格、水泥標(biāo)號(hào)等全部一份不少地收集到檔案中，交給醫(yī)院存檔，以備查驗(yàn)；對(duì)特殊的建設(shè)工程如：CT室、放射室、心電圖、化驗(yàn)室、供氧中心、鍋爐房、財(cái)務(wù)科、信息中心、藥品庫(kù)房，特別是毒麻藥品的存放庫(kù)房有特殊的要求，其中有需要防腐蝕、隔熱、隔音并保溫、保濕等建材，要嚴(yán)格按照我們的要求進(jìn)行；對(duì)于現(xiàn)代化信息中心的設(shè)置、信息端口的預(yù)留配置、接入接出、局域網(wǎng)等等，都必須保質(zhì)保量收集到醫(yī)院檔案室管理。

二、健全制度加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

為了保證檔案能夠順利歸檔，要向院領(lǐng)導(dǎo)建議，凡是參與新醫(yī)院建設(shè)的各參建單位都要高度重視遷建項(xiàng)目檔案工作，并且要成立醫(yī)院整體遷建項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對(duì)該項(xiàng)遷建項(xiàng)目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，制定明確崗位責(zé)任制度，遷建項(xiàng)目檔案工作的規(guī)章制度，實(shí)施方案和工作流程。并建議制定會(huì)議制度，如能定期召開(kāi)檔案工作會(huì)議，由各參建單位領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)取檔案工作匯報(bào)，督促監(jiān)督檔案工作按檔案流程管理進(jìn)行。

三、貫穿始終做好檔案收集工作

以本人來(lái)看，遷建項(xiàng)目工程十分浩大，在工程建設(shè)過(guò)程中要涉及到很多單位，各種工作環(huán)節(jié)錯(cuò)綜復(fù)雜。所以要從工程立項(xiàng)開(kāi)始，就成立專業(yè)檔案人員、專門的檔案管理室來(lái)負(fù)責(zé)整個(gè)工程的立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、計(jì)算數(shù)據(jù)、現(xiàn)場(chǎng)攝像記錄等資料的收集開(kāi)始。并在定期召開(kāi)的遷建項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度工作會(huì)議上，同設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位進(jìn)行有效溝通，方便檔案人員定期收集各種檔案資料，能確保遷建項(xiàng)目檔案資料的收集與工程建設(shè)同步進(jìn)行。即：遷建項(xiàng)目計(jì)劃的下達(dá)與審批的文件資料和開(kāi)工儀式上錄像錄音資料和歸檔同步，工程建設(shè)進(jìn)行中的文件、資料的收集同步，當(dāng)遷建項(xiàng)目完成后的所有的文件、圖紙、錄像、照片等資料的完全歸檔，這樣才能做好整個(gè)遷建項(xiàng)目檔案的收集工作。

四、檢查指導(dǎo)保障檔案工作

醫(yī)院遷建項(xiàng)目規(guī)模大、工期長(zhǎng)、形成材料多，所以要在遷建項(xiàng)目檔案管理工作中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠檔案工作人員和工程建設(shè)管理部門少數(shù)幾個(gè)人的力量是根本辦不到的。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要定期召集遷建項(xiàng)目檔案收集人員召開(kāi)遷建項(xiàng)目檔案工作會(huì)議，對(duì)遷建項(xiàng)目檔案工作的進(jìn)度，對(duì)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行檔案資料歸檔的檢查指導(dǎo)，安排布置每一階段工作，都是做好遷建項(xiàng)目檔案管理工作的根本保障。

五、業(yè)務(wù)培訓(xùn)確保檔案鑒定

在遷建工程項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，為了確保檔案的真?zhèn)危ㄗh對(duì)于項(xiàng)目建設(shè)、管理過(guò)程中形成的、具有保存價(jià)值的各種形式的歷史檔案、記錄全部交給醫(yī)院檔案保管，必須是原件，復(fù)印件最好不收，因?yàn)橛械墓芾砣藛T不是專業(yè)的建筑方面的人才，對(duì)于其中的真?zhèn)尾荒苡行Х直妫貏e是關(guān)于建筑中的鋼筋的材質(zhì)等問(wèn)題必須是蓋鮮章的，因?yàn)楝F(xiàn)在有一部分不法商人，以次充好，以假亂真，所以必須把好這個(gè)關(guān)。還有如污水池的建設(shè)，其中的隱蔽部分，檔案必須是原件，特別是到質(zhì)檢站的壓塊資料必須蓋鮮章。對(duì)于不懂的，要有項(xiàng)目建設(shè)單位派專業(yè)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。

六、分門別類做好整理工作

因醫(yī)院遷建工程量大，不可能綜合收集檔案，所以應(yīng)該分門別類進(jìn)行收集，按照工程進(jìn)度、專業(yè)進(jìn)行收集。如：基礎(chǔ)部分、隱蔽部分、建筑、土木、水電氣、光纖等，收集檔案分為幾個(gè)小組，各負(fù)其責(zé)，大家有分有合，按照目錄進(jìn)行收集，一一對(duì)照，雖然這樣工作量大，但是這樣做，檔案不會(huì)缺，也不會(huì)混亂，為以后統(tǒng)一歸檔提供方便。

七、做好檔案永久的保管工作

醫(yī)院的檔案管理基本是一個(gè)綜合檔案管理，全院檔案除了病歷以外，全部存放在檔案室。項(xiàng)目遷建檔案不可能一開(kāi)始就放進(jìn)醫(yī)院的檔案室，所以應(yīng)該重新開(kāi)啟一個(gè)新的、寬敞的單獨(dú)遷建項(xiàng)目檔案室，收集遷建工程中的所有檔案，整個(gè)工程完畢后，對(duì)全部檔案進(jìn)行規(guī)范化的清理、裝訂，在裝訂前還要查看歸案資料是否完整，對(duì)于有破損的、字跡模糊不清褪色的應(yīng)立即進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制后再行裝訂。通過(guò)比較詳細(xì)的分工，在各項(xiàng)有關(guān)遷建項(xiàng)目工程的檔案收集中，在新修建的醫(yī)院開(kāi)始運(yùn)行時(shí)，醫(yī)院的遷建項(xiàng)目工程檔案應(yīng)進(jìn)行檔案管理。在新的檔案室里，各種資料進(jìn)行歸位管理，包括項(xiàng)目遷建的所有檔案和原有的檔案集中進(jìn)行統(tǒng)一的排列順序、編號(hào)，并將保管期限定為永久。

【參考文獻(xiàn)】

[1]問(wèn)憲莉.如何做好遷建項(xiàng)目檔案工作[J].陜西檔案，2012（1）.endprint