關(guān)于規(guī)范衛(wèi)生院檔案管理的若干思考

崔喜慶

摘 要：檔案管理作為衛(wèi)生院開展醫(yī)療、預(yù)防保健、衛(wèi)生行政管理、藥品管理、科研、教學(xué)以及其他活動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值文獻(xiàn)、聲像、圖像等載體，可以在一定程度上反應(yīng)某個(gè)時(shí)期衛(wèi)生院醫(yī)療水平和學(xué)術(shù)水平，是所有醫(yī)務(wù)人員勤勞和智慧的結(jié)晶，在推動(dòng)衛(wèi)生院發(fā)展中發(fā)揮重要作用。本文筆者就如何規(guī)范衛(wèi)生院檔案管理發(fā)表幾點(diǎn)自己的看法。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生院；檔案；管理路徑

檔案管理作為各級衛(wèi)生院管理工作中重要的構(gòu)成部分，在衛(wèi)生院發(fā)展過程中發(fā)揮重要作用。從2010年開始，本人主要在衛(wèi)生院從事檔案管理工作，管理了17500份居民健康檔案、1379份一人一策健康扶貧檔案以及黨委職工檔案。本人通過總結(jié)自己7年來檔案管理實(shí)踐，結(jié)合我衛(wèi)生院檔案管理現(xiàn)狀，就如何進(jìn)一步規(guī)范檔案管理發(fā)表了自己的看法。

1 規(guī)范衛(wèi)生院檔案管理的必要性分析

（一）檔案管理是保證衛(wèi)生院健康發(fā)展的前提

近年來，隨著醫(yī)療改革不斷深入，急需加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理，規(guī)范檔案管理，依法治檔案，從而保證衛(wèi)生院各項(xiàng)工作順利開展。檔案作為記錄衛(wèi)生院發(fā)展過程中歷史活動(dòng)的重要資料，是保證衛(wèi)生院健康發(fā)展的前提，通過檔案能夠及時(shí)了解該衛(wèi)生院在不同時(shí)期不同背景下發(fā)生的重大事件，總結(jié)其發(fā)展規(guī)律，從而制定更好的發(fā)展規(guī)劃。

（二）檔案管理是為衛(wèi)生院管理工作的重要構(gòu)成部分

實(shí)踐證實(shí)，檔案管理還同衛(wèi)生院管理水平和醫(yī)療水平的提高存在密切關(guān)系，通過規(guī)范衛(wèi)生院檔案管理工作，能夠更好地服務(wù)于衛(wèi)生院的醫(yī)療和管理工作，保證其各項(xiàng)基礎(chǔ)工作得以順利進(jìn)行，并且在形成檔案過程中，還有助于反省衛(wèi)生院的管理工作，以便及時(shí)針對管理的問題提出改正策略，全面提升衛(wèi)生院管理水平。

（三）檔案管理有助于維護(hù)醫(yī)患雙方的合法權(quán)益

檔案作為記錄衛(wèi)生院醫(yī)療活動(dòng)的重要資料，具有完整性和真實(shí)性特征，特別是針對醫(yī)療糾紛案件時(shí)，醫(yī)療檔案能夠真實(shí)地記錄糾紛發(fā)生的整個(gè)過程，有助于更加明確糾紛雙方的責(zé)任，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療事故有據(jù)可查，還原事實(shí)的真相，因此檔案還可以成為重要的法律憑證，從而維護(hù)醫(yī)患糾紛雙方的合法權(quán)益[1]。

2 衛(wèi)生院檔案管理存在的問題分析

（一）缺乏對檔案管理的高度重視

雖然當(dāng)前各個(gè)地區(qū)的衛(wèi)生院均意識到檔案管理的重要性，采取一系列措施規(guī)范檔案管理，并取得了顯著成效，但是依然有個(gè)別衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)，將重點(diǎn)放在醫(yī)療、人力資源等方面的管理，對檔案管理重視程度不夠，以至于檔案管理水平不高。

（二）缺乏先進(jìn)的檔案管理設(shè)備

檔案管理是近年來才誕生的一門新興學(xué)科，而運(yùn)用先進(jìn)的管理設(shè)備可以提高檔案管理的效率。但是由于很多衛(wèi)生院資金不足，他們只能將有限的資金由于醫(yī)療設(shè)備購買，忽視了檔案管理設(shè)備增加和更新，個(gè)別衛(wèi)生院還依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，導(dǎo)致檔案管理效率低。

（三）缺乏健全的檔案管理制度

對衛(wèi)生院而言，現(xiàn)有的管理制度主要包含了醫(yī)療、預(yù)防保健、藥品以及行政后勤等方面，但是基本上沒有涉及到檔案管理方面的制度，并且在各級目標(biāo)管理中，也未將檔案納入考核的范疇內(nèi)。

（四）檔案管理人員專業(yè)水平有待提高

當(dāng)前，衛(wèi)生院中從事檔案管理工作的人員主要來源于醫(yī)生、護(hù)士或者行政管理人員，在上崗之前未接受系統(tǒng)的崗前培訓(xùn)，雖然衛(wèi)生院每年都會(huì)選送一部人員到上級單位參與醫(yī)療進(jìn)修，但是基本上沒有選檔案人員參與檔案知識培訓(xùn)，還有很多衛(wèi)生院中檔案管理是由其他崗位人員兼職[2]。

3 進(jìn)一步規(guī)范衛(wèi)生院檔案管理的對策

（一）提高對檔案管理的重視程度

各個(gè)衛(wèi)生院應(yīng)當(dāng)深刻認(rèn)識到檔案管理對自身發(fā)展的重要促進(jìn)作用，要加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理重視程度，切實(shí)轉(zhuǎn)變“輕檔案，重建設(shè)”這一錯(cuò)誤思想，并積極采取具體的對策來體現(xiàn)衛(wèi)生院管理層對檔案管理工作的重視。除此之外，衛(wèi)生院院還應(yīng)積極引導(dǎo)衛(wèi)生院全體人員務(wù)必支持并積極配合衛(wèi)生院檔案管理工作，要做到衛(wèi)生院各項(xiàng)工作與檔案收集、整理、歸檔的同步，以“創(chuàng)優(yōu)質(zhì)檔案管理，助推衛(wèi)生院有序發(fā)展”為目標(biāo)，有效推進(jìn)衛(wèi)生院檔案管理工作科學(xué)化水平提高，使檔案管理工作在衛(wèi)生院建設(shè)發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。

（二）加大資金投入，改善檔案管理硬件和軟件條件

近年來，隨著科技的不斷發(fā)展和進(jìn)步，信息技術(shù)的日益普及也給衛(wèi)生院檔案管理工作帶來發(fā)展機(jī)遇，對此衛(wèi)生院應(yīng)該打破傳統(tǒng)的管理模式，進(jìn)一步加大資金投入，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化，一方面，針對有條件的衛(wèi)生院可以添置一些現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息自動(dòng)化管理，并根據(jù)實(shí)際情況再在閱檔室中安裝空調(diào)和除塵設(shè)備等，配備監(jiān)控器以及消防器材，加強(qiáng)消防安全管理。另一方面，積極開發(fā)并引進(jìn)檔案管理的新型軟件，將其運(yùn)用在檔案管理中，全面實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生院檔案管理的信息化和現(xiàn)代化[3]。

（三）建立健全檔案管理制度

健全完善的衛(wèi)生院檔案管理制度是提升衛(wèi)生院案管理工作水平的根本舉措，同時(shí)也是加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理制度約束力度的重要手段。建立健全衛(wèi)生院檔案管理制度可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：建立健全檔案管理工作責(zé)任制，制定檔案管理制度、檔案管理辦法以及檔案工作人員崗位職責(zé)、檔案保密、檔案保管、檔案查閱、檔案鑒定銷毀等制度，對檔案庫房實(shí)行專人管理；建立和落實(shí)檔案實(shí)體清點(diǎn)制度，每年對檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)登記；對特別重要珍貴的檔案逐件進(jìn)行清點(diǎn)、核實(shí)，做好記錄，保障各項(xiàng)安全管理措施落實(shí)到位，逐步形成了領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督、部門負(fù)責(zé)人具體抓、科室人員管理檔案的工作機(jī)制，做到工作有人管、事情有人辦、質(zhì)量有監(jiān)督有保障的格局。對于衛(wèi)生院檔案資料的形成、積累、整理、歸檔工作等環(huán)節(jié)，應(yīng)該進(jìn)行充分研究，落實(shí)好各崗位的工作職責(zé)，引入相應(yīng)考核制度，借助考核制度來確保衛(wèi)生院檔案管理工作流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)得到認(rèn)真執(zhí)行。

（四）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下的衛(wèi)生院檔案管理使得檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)面臨新的挑戰(zhàn)，一是原有的檔案管理人員面臨知識結(jié)構(gòu)急需更新的挑戰(zhàn)，二是檔案管理部門面臨缺乏計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等方面的專業(yè)人才。建議各個(gè)衛(wèi)生院在人才引進(jìn)和招聘中，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)為衛(wèi)生院檔案管理部門配備專門的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等方面的專業(yè)人才。另外，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，多途徑對現(xiàn)有的檔案管理工作人員開展檔案管理專業(yè)知識、專業(yè)技能的培訓(xùn)力度，確保其檔案管理技能滿足新形勢下衛(wèi)生院檔案管理工作需要。衛(wèi)生院檔案部門還應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)與其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)的交流與學(xué)習(xí)，經(jīng)常組織到其他檔案管理先進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)觀摩學(xué)習(xí)，積極借鑒他人的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新檔案管理機(jī)制。最后，對檔案管理人員加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)培訓(xùn)。伴隨計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息的載體也逐漸呈現(xiàn)出了多樣化的局面，紙質(zhì)檔案資料已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢，而電子檔案因其存儲性強(qiáng)、便利化等優(yōu)勢在檔案管理工作中所占的比例越來越重。因此衛(wèi)生院在對檔案管理工作人員進(jìn)行常規(guī)的業(yè)務(wù)知識與技能培訓(xùn)的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)對衛(wèi)生院檔案管理人員加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員的電子檔案信息管理能力，使檔案管理人員更好地滿足衛(wèi)生院檔案信息化建設(shè)的需求。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理作為衛(wèi)生院管理工作中不可或缺的構(gòu)成部分，是真實(shí)記錄衛(wèi)生院變化、發(fā)展以及醫(yī)療活動(dòng)的資料，特別是在當(dāng)前醫(yī)療體制改革不斷深入的背景下，衛(wèi)生院要想發(fā)展，更應(yīng)該重視檔案管理，充分挖掘檔案的價(jià)值，推動(dòng)衛(wèi)生院各項(xiàng)工作順利開展。

參考文獻(xiàn)

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[3]楊敏.中心衛(wèi)生院檔案管理工作的現(xiàn)狀和與發(fā)展策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（15）：202.endprint