信息化建設(shè)在企業(yè)檔案管理中的重要性分析

譚俏梅

摘 要：隨著信息時(shí)代各個(gè)產(chǎn)業(yè)技術(shù)的不斷更新，企業(yè)在檔案信息數(shù)據(jù)的管理上也有了很大程度的改善，尤其是信息技術(shù)的有效融合極大提升了企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)效。同時(shí)，檔案管理的重要性也逐步被管理層所重視，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理工作中不足急待改善，這也促成了檔案管理信息化的基礎(chǔ)。據(jù)此，本文針對(duì)檔案管理的信息化重要性進(jìn)行了闡述，并就具體工作的開(kāi)展提出了相應(yīng)的看法。

關(guān)鍵詞：檔案；信息；資源；數(shù)據(jù)；價(jià)值

企業(yè)管理工作需要不斷認(rèn)識(shí)到階段性工作的不足，不斷改進(jìn)不斷完善，提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)的整體效益。而過(guò)去對(duì)檔案管理工作的重視不足，也導(dǎo)致檔案管理工作的信息化進(jìn)程拖了企業(yè)現(xiàn)代化的后腿，這需要不斷加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。尤其是當(dāng)下正處于我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)+建設(shè)的重要時(shí)期，數(shù)據(jù)資源往往是以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)出的，沒(méi)有較高程度的信息化水平，是無(wú)法運(yùn)用信息時(shí)代的技術(shù)紅利。據(jù)此，不斷強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)，不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，對(duì)于企業(yè)管理具有非常重要的意義。

1 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)分析

檔案管理的主要工作是針對(duì)檔案的收納、整理、保管以及統(tǒng)計(jì)分析等，而檔案管理工作的目標(biāo)在于挖掘檔案信息的價(jià)值。但隨著信息時(shí)代的到來(lái)，信息進(jìn)入大爆炸時(shí)期，信息數(shù)據(jù)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)檔案管理工作模式難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。復(fù)雜而龐大的工作量催生檔案管理信息化建設(shè)的需求，同時(shí)也促進(jìn)了檔案管理對(duì)信息價(jià)值的挖掘。

信息化的企業(yè)檔案管理工作，通過(guò)信息系統(tǒng)對(duì)原有檔案信息進(jìn)行加工和存儲(chǔ)，并對(duì)新信息進(jìn)行采集和存儲(chǔ)，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行傳輸和貢獻(xiàn)。在企業(yè)的不同需求下，還可以調(diào)集特定的信息進(jìn)行分析和總結(jié)，供企業(yè)進(jìn)行管理決策。信息化的企業(yè)檔案管理工作，有效的突破時(shí)空對(duì)信息和數(shù)據(jù)的限制，對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的效益具有極大的推進(jìn)作用。因此，企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)不僅僅是檔案部門(mén)的需求，更是企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)及各部門(mén)的內(nèi)在需求，是促進(jìn)企業(yè)管理決策水平提升的重要方式。

2 企業(yè)檔案信息化管理的重要性

（一）提高檔案的管理效率

紙質(zhì)化檔案管理在信息錄入、調(diào)閱以及傳輸?shù)确矫娴牟蛔阍谛聲r(shí)代被進(jìn)一步放大，除了信息錄入人員水平層次不齊所形成的字跡模糊、信息不全以及錄入不及時(shí)等原因外，更造成了大量的檔案管理人員的勞動(dòng)力消耗，是企業(yè)一項(xiàng)極大的支出。而信息技術(shù)的應(yīng)用則可以有效的避免這些問(wèn)題，同時(shí)也極大的提升檔案信息的傳輸、錄入和分析等方面的能力，統(tǒng)一化和規(guī)范化的處理模式可以讓相關(guān)人員的資料調(diào)用和查閱更加順暢。而檔案管理人員的編制也極大的縮小，檔案需求人員只需要根據(jù)自身的權(quán)限和需求查閱檔案即可，信息化的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)則可以自動(dòng)為人們提供檔案信息資源。

（二）提高檔案價(jià)值的利用率

信息化檔案價(jià)值的體現(xiàn)主要是檔案參考價(jià)值和利用效率提升兩個(gè)方面。前者通過(guò)規(guī)范化的書(shū)寫(xiě)來(lái)讓查閱者更加清晰的了解檔案信息，后者則是通過(guò)信息化的管理模式讓操作流程和調(diào)閱效率得到極大的優(yōu)化。這使得檔案價(jià)值產(chǎn)出效率有極大的提升，同時(shí)讓檔案管理員的工作重點(diǎn)不再是繁瑣的“搬運(yùn)”，而是對(duì)信息價(jià)值進(jìn)行提升，例如：辨別檔案數(shù)據(jù)的真?zhèn)?、整理檔案信息的遺漏和缺失、精簡(jiǎn)檔案文書(shū)的內(nèi)容等等，幫助檔案閱讀者能夠更大限度的獲取檔案信息的價(jià)值。而檔案的調(diào)閱傳輸?shù)裙ぷ?，還需要規(guī)范相應(yīng)的權(quán)限，防止違規(guī)流出。具體的操作流程，需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)具備相應(yīng)的管理權(quán)限，調(diào)閱則需要相應(yīng)的調(diào)閱權(quán)限，部分保密內(nèi)容則需要專(zhuān)用權(quán)限才可以被調(diào)閱，提高價(jià)值的保障性。

（三）能夠更好地保存檔案

紙質(zhì)化檔案往往難以完全復(fù)制，同時(shí)也會(huì)隨著時(shí)間的推移而變得模糊，甚至無(wú)法保存。因此，紙質(zhì)化的檔案管理工作往往需要通過(guò)物質(zhì)做承載，信息承載物的替換也極大的加重了工作人員的勞動(dòng)負(fù)擔(dān)。而信息化檔案管理模式除了提高物質(zhì)承載物的使用年限外，還有效的提升了信息轉(zhuǎn)移效率。一方面可以讓檔案信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)專(zhuān)用，然后還能通過(guò)電子檔案信息云端存儲(chǔ)功能在進(jìn)行保存，確保不會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)故障而丟失信息。同時(shí)，光盤(pán)和U盤(pán)的出現(xiàn)，也可以讓未加密資源更加高效的被借閱者調(diào)用，提高了使用效率。這樣一來(lái)，傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案無(wú)限次地調(diào)閱損壞得以解決，還配備了專(zhuān)用的二次保障。

（四）時(shí)代發(fā)展的必要性

時(shí)代在不斷發(fā)展的過(guò)程中，知識(shí)的載體也不僅僅局限于紙質(zhì)等物理模式，同時(shí)紙質(zhì)化檔案的常規(guī)缺陷也在信息大爆炸的時(shí)代被充分暴露。因此，現(xiàn)階段的企業(yè)檔案管理往往是通過(guò)信息化手段來(lái)進(jìn)行記錄、存儲(chǔ)以及保障。同時(shí)，信息時(shí)代的移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)終端極其發(fā)達(dá)，通過(guò)移動(dòng)終端來(lái)進(jìn)行檔案信息的查閱也更符合高效便捷的需求。尤其是在海量的數(shù)據(jù)規(guī)模限制下，運(yùn)用信息化的企業(yè)檔案管理工作，能夠更好的發(fā)揮作用，挖掘檔案信息的內(nèi)在價(jià)值。因?yàn)閭鹘y(tǒng)企業(yè)檔案管理在面對(duì)巨量的檔案存儲(chǔ)和管理空間時(shí)，不僅人員受到了極大的工作壓力，同時(shí)也消耗了企業(yè)極大的資源。

（五）檔案管理信息化建設(shè)促進(jìn)了檔案創(chuàng)新工作，有利于文化建設(shè)

檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展歷史缺乏一致性的問(wèn)題不在少數(shù)，同時(shí)也是企業(yè)文化建設(shè)成效較低的主要原因。通過(guò)信息化建設(shè)，提高檔案管理人員的工作活性，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行有效的樹(shù)立，提煉檔案信息中的文化價(jià)值，創(chuàng)新企業(yè)的文化活動(dòng)形式。運(yùn)用系統(tǒng)整合圖片和文字，推送到每個(gè)員工的智能化移動(dòng)設(shè)備，開(kāi)展“企業(yè)發(fā)展史”、“先進(jìn)人物工作記”等形式的宣傳活動(dòng)，培養(yǎng)員工企業(yè)歸屬感和集體榮譽(yù)感，提高企業(yè)的整體凝聚力。這樣一來(lái)，員工也會(huì)在具體的工作中發(fā)揮更強(qiáng)的積極性，能夠投入更多的力量去具體工作。

除此之外，企業(yè)人員本身的流動(dòng)也因?yàn)楦咝У男畔⒒芾眢w制得到了保障，員工檔案轉(zhuǎn)移也因此更加清晰，確保了員工福利的及時(shí)性。同時(shí)，也強(qiáng)化了企業(yè)的人員管理水平，能夠更加高效的去鞭策各個(gè)團(tuán)地工作的開(kāi)展，提高整體運(yùn)營(yíng)效率。

3 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案管理信息化有效的提升資料便捷性，同時(shí)也讓信息的調(diào)閱、傳輸和使用效率有了很大的提升。尤其是當(dāng)下正處于信息時(shí)代，大多數(shù)信息本身便是依托信息技術(shù)存在的，企業(yè)運(yùn)用信息化檔案管理也符合當(dāng)下市場(chǎng)的內(nèi)在要求。隨著信息規(guī)模的不斷增加，企業(yè)運(yùn)用大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等信息技術(shù)來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，不僅可以提高自身工作的便捷性，更能夠有效的對(duì)檔案信息進(jìn)行價(jià)值挖掘，投入到今后的市場(chǎng)活動(dòng)中去，強(qiáng)化企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

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