創(chuàng)新檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

楊琳琳

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前檔案管理工作已加快信息化管理的轉(zhuǎn)變，檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)是檔案工作的重要變革，其對(duì)檔案管理理念、檔案人員、檔案管理模式等都提出了全新的要求。因此在當(dāng)前檔案管理工作中，需要與先進(jìn)技術(shù)有效結(jié)合，以此來(lái)創(chuàng)新檔案管理，全面提高檔案管理信息化水平，使檔案更好的服務(wù)于社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新；檔案管理信息化；作用；途徑

在當(dāng)前檔案管理工作中，由于社會(huì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，加快推進(jìn)了檔案管理信息化的進(jìn)程。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，不僅需要對(duì)檔案管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，同時(shí)還要充分的運(yùn)用科室技術(shù)，并在實(shí)踐中運(yùn)用新的檔案方式。但在當(dāng)前現(xiàn)代化的檔案管理方式中，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)安全也為檔案管理信息化帶來(lái)了較大的影響，對(duì)電子檔案管理工作提出了更高的要求，雖然近年來(lái)檔案信息化建設(shè)速度較快，但檔案管理信息化的真正實(shí)現(xiàn)還任重道遠(yuǎn)。

1 檔案管理信息化的作用

（一）提高檔案管理的效率

傳統(tǒng)檔案管理工作較為繁瑣，對(duì)檔案信息的查詢(xún)和調(diào)閱都需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，檔案管理人員工作強(qiáng)度較大，效率不高。在當(dāng)前檔案管理工作中互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用普及，為檔案管理工作增加了巨大的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，因此需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理方式，以此來(lái)加快促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。在檔案管理信息化環(huán)境下，只需要將檔案信息輸入計(jì)算機(jī)中，不僅檔案管理效率大幅度提升，而且檔案管理人員勞動(dòng)強(qiáng)度降低，有了更多的精力和時(shí)間投入到編研工作中來(lái)。

（二）資源共享更加方便和快捷

檔案管理信息化模式下，檔案信息的搜索和查詢(xún)?cè)谟?jì)算機(jī)系統(tǒng)中即能未完成，而且具有高效性、準(zhǔn)確性的特點(diǎn)，充分的體現(xiàn)出了檔案管理費(fèi)資源共享的便捷性。檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，有效的改善了傳統(tǒng)檔案管理工作中資源無(wú)法共享及資源浪費(fèi)的現(xiàn)象，全面提升了信息資源的使用效率，而且通過(guò)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的部門(mén)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一和系統(tǒng)性的管理，并構(gòu)建檔案信息資源共享平臺(tái)，以此來(lái)推動(dòng)檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)。

（三）信息保存的持久穩(wěn)定性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在時(shí)間不斷推移過(guò)程中極易發(fā)生損壞，對(duì)這些損壞的檔案信息進(jìn)行修復(fù)難度較大，需要耗費(fèi)較多的人力、物力和財(cái)力。在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，有效的規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理工作中的各種弊端，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的存儲(chǔ)，檔案保存的更具長(zhǎng)久性和穩(wěn)定性。

（四）提高檔案管理的安全性

電子檔案利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)即可實(shí)現(xiàn)安全的傳輸，不需要?jiǎng)佑迷纯梢詾橛脩?hù)提供檔案信息的使用。使用過(guò)程中也不存在磨損問(wèn)題，有效的保證了檔案信息的安全性和完整性。即使檔案丟失，仍然可以通過(guò)備份或是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中將信息找回。

2 加快推動(dòng)檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)的途徑

（一）轉(zhuǎn)變檔案工作者的思想觀念，創(chuàng)新多樣性服務(wù)模式

在當(dāng)前信息化環(huán)境下，檔案管理人員需要加快思想觀念的轉(zhuǎn)變，在實(shí)際工作中要重視電子信息技術(shù)的應(yīng)用，增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性，并進(jìn)一步創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的多樣性，將檔案信息在更大范疇內(nèi)進(jìn)行推廣，使其更好的與社會(huì)發(fā)展需求相符合。檔案管理的最終目的即是服務(wù)，因此在實(shí)踐檔案工作中，要通過(guò)開(kāi)展實(shí)踐活動(dòng)，及時(shí)對(duì)社會(huì)對(duì)檔案信息的需求及利用者的特點(diǎn)進(jìn)行了解，加強(qiáng)檔案信息資源的整理，促進(jìn)檔案信息的高效利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息向社會(huì)的有效開(kāi)放。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，創(chuàng)新管理模式

在互聯(lián)網(wǎng)的云數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案工作要實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的共享，創(chuàng)新管理模式，提高檔案信息的服務(wù)效率。在上面分析的現(xiàn)狀中，我們可以了解到，由于檔案管理者的不重視，一些檔案信息被忽視甚至出現(xiàn)重復(fù)嚴(yán)重的現(xiàn)象，這就是沒(méi)有利用好檔案的信息化而導(dǎo)致的。將檔案資源整合起來(lái)，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢索實(shí)現(xiàn)共享，并完成檔案工作的信息整合，形成系統(tǒng)科學(xué)化管理。

（三）更新檔案信息，創(chuàng)新管理與服務(wù)形式

檔案管理與服務(wù)需要加快在形式方面進(jìn)行創(chuàng)新，充分的利用來(lái)辦公軟件來(lái)及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集和歸檔，借助于互聯(lián)網(wǎng)和電子產(chǎn)品來(lái)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整理和整合，從檔案信息源頭即要把好監(jiān)控關(guān)，及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行更新。利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的檢索和查閱，為檔案使用者提供更多的便利。

（四）建立健全檔案信息管理制度

在當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，需要進(jìn)一步完善檔案信息管理制度，使其與新型檔案管理模式有效的適應(yīng)，以此來(lái)全面提升檔案管理的水平。而且還要在實(shí)際工作中針對(duì)不同種類(lèi)檔案的特點(diǎn)，制定對(duì)其相對(duì)應(yīng)的管理措施，并確保在實(shí)際運(yùn)用中的可操作性，增強(qiáng)對(duì)管理人員的約束效果。

（五）加強(qiáng)檔案信息的安全性

檔案信息安全性是整個(gè)檔案管理中的核心。對(duì)此進(jìn)行創(chuàng)新和完善需要從以下幾方面開(kāi)展：

1）對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，促使他們對(duì)自身管理職責(zé)更加明確的認(rèn)識(shí)，從而在實(shí)際工作開(kāi)展中提高他們的責(zé)任感。

2）通過(guò)檔案數(shù)據(jù)備份的方式，對(duì)檔案信息管理進(jìn)行安全性的保護(hù)，在系統(tǒng)中還可以設(shè)置防火墻或者是運(yùn)用身份驗(yàn)證的方式，對(duì)檔案信息查詢(xún)和搜索進(jìn)行獲得。通過(guò)這種方式也能夠有效的提高管理人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)的能力。

（六）建立檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系

檔案材料要形成從上而下的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)，減少文件資料的流失，避免歸檔時(shí)遺漏，使檔案功能更加適應(yīng)單位對(duì)信息資源的利用，為單位管理工作提供準(zhǔn)確、可靠的檔案信息資源。檔案管理要利用計(jì)算機(jī)知識(shí)，實(shí)行隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合，減少文件資料的流失。根據(jù)檔案材料來(lái)源廣、范圍大的特點(diǎn)，把反映歷史面貌的重要材料都收集起來(lái)。要加強(qiáng)避免歸檔時(shí)遺漏，使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動(dòng)態(tài)。對(duì)檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留，使檔案的利用情況更加適合單位對(duì)信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。發(fā)揮當(dāng)代科技新成果和管理新手段，讓檔案管理工作更好地服務(wù)于單位發(fā)展的需求。

（七）提高檔案管理人員整體素質(zhì)

由于檔案管理人員整體素質(zhì)與檔案管理水平息息相關(guān)，因此要提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，明確自身職責(zé)，提高在實(shí)際工作中的責(zé)任意識(shí)。認(rèn)真努力的開(kāi)展檔案管理工作。同時(shí)還要重視檔案管理人員的培訓(xùn)，努力提高檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能，使其能夠熟悉運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，全面提高檔案管理信息化的水平。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理信息化是檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢(shì)，特別是在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案信息化是國(guó)家信息工程的提供重要內(nèi)容，通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，可以有效的提高檔案工作效率，促進(jìn)檔案信息共享。因此要求我國(guó)在實(shí)際工作中，要把握機(jī)遇，不斷在檔案管理工作中進(jìn)行創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高效開(kāi)發(fā)利用。

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