儀器檔案建立與管理簡述

吉燕華+曾治君

摘要：儀器檔案的管理是近年來學(xué)校資產(chǎn)管理、實(shí)驗(yàn)動物科技發(fā)展、學(xué)術(shù)科研及教學(xué)的重要組成部分，其管理水平的提高直接影響到學(xué)校的教學(xué)與科研成效。本文結(jié)合實(shí)際工作，從如何認(rèn)識、了解、收集、整理與歸納儀器檔案入手，分析本校檔案現(xiàn)狀，對當(dāng)前檔案管理中存在的問題進(jìn)行研究，并提出有效建議，保證設(shè)備儀器檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，重在提升儀器檔案管理水平，從而使相應(yīng)儀器檔案發(fā)揮更大的作用，為學(xué)校及周邊兄弟單位科研、教學(xué)工作者提供更方便快捷的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：實(shí)驗(yàn)動物；儀器設(shè)備；檔案；管理

中圖分類號：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

0 引言

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)時代的進(jìn)步，高等教育也在快速的發(fā)展，近些年來，世界各國對實(shí)驗(yàn)動物非常重視，實(shí)驗(yàn)動物對現(xiàn)代社會的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展發(fā)揮了重要的作用，特別是國內(nèi)實(shí)驗(yàn)動物管理法的不斷完善引起了人們對實(shí)驗(yàn)動物的高度重視[1，2]，高校為了自身發(fā)展的需要，極大地增加了對實(shí)驗(yàn)動物學(xué)科建設(shè)的投入，特別是在儀器設(shè)備方面的投資也在逐步的增加，并且購置的儀器設(shè)備種類和數(shù)量也在急速的增加?，F(xiàn)今已經(jīng)購置部分較大型的儀器設(shè)備，如高速分析型流式細(xì)胞儀、顯微激光切割儀及分析系統(tǒng)、超高分辨小動物超聲成像系統(tǒng)與小動物活體熒光內(nèi)窺鏡系統(tǒng)等等。高校學(xué)術(shù)科研也呈現(xiàn)出快速的發(fā)展趨勢，因此在科學(xué)技術(shù)進(jìn)步的階段，很多儀器設(shè)備檔案的建立以及管理呈現(xiàn)出重要的價值與地位。

儀器設(shè)備的檔案是指在儀器設(shè)備的計(jì)劃安排、購置、到貨驗(yàn)收、運(yùn)行調(diào)試、管理維護(hù)、維修改造以及報(bào)廢處理等全生命周期過程中直接形成的具有保存價值的紙質(zhì)與電子文件、數(shù)據(jù)與圖表、聲像與影視等不同載體的全部材料[3，4]。儀器檔案是最原始、真實(shí)、完整的記載著儀器從出廠到報(bào)廢的所有活動資料，在學(xué)術(shù)科研、教學(xué)工作中有著重要作用，直接影響到儀器的使用價值及相關(guān)工作的科學(xué)性、合理性、效率性。同時，儀器檔案管理的合理科學(xué)性又為科研工作者提供了方便，提高了工作效率。也為學(xué)校主管部門合理配置資源，為維修部門提供設(shè)備儀器運(yùn)行規(guī)律、使用情況等服務(wù)，也更好的為維修人員及時找出故障并修復(fù)提供支持，也為日后儀器報(bào)廢做出有力的科學(xué)依據(jù)。

1 儀器設(shè)備檔案管理的重要性

（1）儀器設(shè)備檔案資料是完成儀器采購項(xiàng)目中一項(xiàng)重要的工作，它真實(shí)的記錄和反應(yīng)了儀器采購、安裝調(diào)試和驗(yàn)收的整個過程，也是儀器質(zhì)量監(jiān)控＼控制和驗(yàn)收的重要依據(jù)[5，6]。同時，儀器設(shè)備檔案是儀器設(shè)備管理、購置、維修的重要組成部分，它反應(yīng)了儀器的購置情況、使用情況，是選型的依據(jù)，也是延長儀器設(shè)備壽命、學(xué)術(shù)科研和教學(xué)順利進(jìn)行的重要保障[5，7]。

（2）對儀器設(shè)備購買的整個過程進(jìn)行記錄和備案，建立相應(yīng)檔案，可以避免后期產(chǎn)生糾紛。

（3）儀器設(shè)備在日常的使用過程中，可能會由于某些原因（比如受潮、生銹等，沒有及時給儀器進(jìn)行潤滑、清理等）使儀器的功能失靈，或者降低了儀器的穩(wěn)定性、某些技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)也隨之降低，出現(xiàn)一些故障，這些故障很容易導(dǎo)致實(shí)驗(yàn)結(jié)果檢測不準(zhǔn)確或者是無法正常使用，從而降低了科研工作者的工作效率。儀器設(shè)備能否正常地運(yùn)行，離不開對其故障的診斷，其診斷主要依靠故障的后期維修和定期維護(hù)等，現(xiàn)在大部分高校的儀器設(shè)備的維修都是在其出現(xiàn)故障之后，才開始對儀器進(jìn)行維修，不利于儀器設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)，因此，需要定期對儀器進(jìn)行故障診斷，及時的將儀器設(shè)備所發(fā)生的故障歸入檔案，可以為維修人員提供方便。這樣維修人員才能夠有效地掌握儀器設(shè)備的維修方式和對策[5，7]，從而減少了在維護(hù)維修上的技術(shù)和人員的花費(fèi)。

2 儀器設(shè)備檔案的建立

（1）檔案管理的工作：就是收集完整的檔案資料，如儀器設(shè)備的購置計(jì)劃、投標(biāo)書、中標(biāo)通知書、購置合同等購置文件、驗(yàn)收記錄、使用登記表（每年存檔）、保修單、售后服務(wù)承諾書、維修保養(yǎng)記錄、各類儀器的報(bào)廢等材料；將儀器設(shè)備檔案進(jìn)行完整、有效、正確的分級、分類歸檔，合理科學(xué)編號。檔案的編制原則有唯一性原則，合理性原則，穩(wěn)定性原則，擴(kuò)充性原則，簡單性原則等等。如動物儀器設(shè)備的類別可以分為動物實(shí)驗(yàn)、臨床檢測、病理實(shí)驗(yàn)、細(xì)胞分子生物等等，其相應(yīng)的儀器設(shè)備編號為中文拼音的首字母加編號（DWSY-0000，LCJY-0000，BLSY-0000，XBFZSW-0000）。

（2）儀器資料歸檔質(zhì)量要求：歸檔文件資料的種類、分?jǐn)?shù)、頁數(shù)都應(yīng)該齊全完整，應(yīng)有具體的保管部門和保管人，不同年度的文件一般不應(yīng)該放在一個檔案卷內(nèi)，檔案卷里面的材料應(yīng)該按照一定的方式排列，分類歸檔，并依次編寫好頁碼，檔案卷內(nèi)應(yīng)該要有儀器檔案目錄表，并將其放在檔案卷首頁。

（3）儀器設(shè)備檔案的歸檔范圍和要求：儀器設(shè)備歸檔時，首先需要確定該儀器所屬的類別，結(jié)合實(shí)際情況，按照一定要求進(jìn)行原始文件的歸檔，且歸檔的主要范圍及整理順序可以參照儀器檔案目錄進(jìn)行排序和移交相關(guān)的材料，儀器設(shè)備檔案資料主要是包括儀器設(shè)備訂貨申請報(bào)告，購置計(jì)劃，招標(biāo)文件，投標(biāo)文件（技術(shù)文件），中標(biāo)通知書，采購合同，代理進(jìn)口協(xié)議，補(bǔ)充協(xié)議，變更申請書＼報(bào)告，儀器設(shè)備發(fā)貨通知單，清單情況表，儀器設(shè)備保管使用人授權(quán)書，儀器設(shè)備接收、驗(yàn)收條件檢查表，開箱檢查核對表，安裝情況記錄，移機(jī)合同，儀器設(shè)備驗(yàn)收申請報(bào)告，儀器設(shè)備驗(yàn)收校外專家邀請書及回執(zhí)，驗(yàn)收報(bào)告，進(jìn)口貨物報(bào)關(guān)單等等。儀器檔案的建立應(yīng)及時根據(jù)儀器設(shè)備變化情況進(jìn)行跟蹤收集和整理。

在對儀器設(shè)備進(jìn)行歸檔時要特別注意填寫儀器設(shè)備名稱，生產(chǎn)廠家，規(guī)格型號，出廠編號，出廠日期，接收日期，目前放置地點(diǎn)和管理人等等。當(dāng)儀器檔案建檔完成后，如果存檔的材料及各種數(shù)據(jù)發(fā)生了某些變動，需要及時進(jìn)行修改和增補(bǔ)，同時需要對各種儀器設(shè)備的數(shù)據(jù)進(jìn)行動態(tài)統(tǒng)計(jì)、歸納和整理，使檔案管理的各項(xiàng)工作（查詢、統(tǒng)計(jì)、管理）更加方便快捷、更加智能化、規(guī)范化和科學(xué)化。

3 儀器設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀及存在問題endprint

（1）儀器管理規(guī)章制度不齊全：檔案的各項(xiàng)管理比較雜亂，管理部門沒有規(guī)范的儀器設(shè)備檔案管理制度，管理沒有依據(jù)性，可能會致使部分儀器設(shè)備相關(guān)材料的丟失、不完全等，進(jìn)而會影響到儀器設(shè)備的使用、保養(yǎng)、維修等等。

（2）檔案資料收集不規(guī)范：在收集資料期間，由于檔案管理人員缺乏檔案管理的相關(guān)技術(shù)知識，有時候會使辛苦收集的材料不能及時、完整歸檔。此外，相關(guān)的檔案管理人員的流動性很大，導(dǎo)致儀器設(shè)備檔案管理脫節(jié)，雙方交接過急，從而造成檔案交接不清楚，最后形成檔案接收和管理效率低下。

（3）儀器設(shè)備檔案的使用率不高：學(xué)校管理部門在購置儀器設(shè)備計(jì)劃時，有時會出現(xiàn)某種儀器設(shè)備重復(fù)購置，其中的原由可能有使用者不能較好地查詢檔案資料，在記錄、使用和維護(hù)、維修方面，不能方便的查詢相關(guān)儀器檔案資料，常常會出現(xiàn)一些紕漏。

（4）技術(shù)人員配置不足和素質(zhì)不高：隨著高?？蒲心芰Φ奶嵘?，高端的儀器設(shè)備不斷引進(jìn)，所需的技術(shù)維修人員的需求也在不斷的增加，技術(shù)專業(yè)專職人才明顯供應(yīng)不足。特別是大型儀器設(shè)備所需的專業(yè)知識極其廣泛，從而使得維修人員的知識水平需要不斷的提高，但是現(xiàn)實(shí)中儀器維修人員的知識水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足要求，很多維修人員對儀器本身的了解及專業(yè)知識的掌握明顯不足。同時，有很多大型精密的儀器設(shè)備是從國外引進(jìn)購置，不但需要較強(qiáng)的專業(yè)知識水平，還需要較高的外語水平。但是，此類維修人員在整個行業(yè)中都是偏少。對于維修專業(yè)人才的培養(yǎng)，可以和相關(guān)維修學(xué)校合作，培養(yǎng)專業(yè)的人才，進(jìn)而學(xué)習(xí)掌握各種儀器設(shè)備的內(nèi)在規(guī)律和特性，并對相關(guān)儀器進(jìn)行深入了解和運(yùn)用。在提升維修人員技能和知識的同時，也急需提高他們的地位。對于已經(jīng)從事儀器設(shè)備維護(hù)維修的工作人員來說，他們工作時間較長，有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，對儀器設(shè)備有了一定層度的了解，因而，提升他們的知識水平和地位，有利于儀器設(shè)備的改造和改進(jìn)，可提升儀器設(shè)備的使用效率和延長儀器設(shè)備的使用壽命，也可以促進(jìn)學(xué)?？蒲兴降奶嵘?/p>

（5）管理模式較為傳統(tǒng)：很多高校對儀器檔案的收集和管理都停留在比較淺顯的階段，僅僅是對儀器材料進(jìn)行簡單的整理、統(tǒng)計(jì)或者歸納處理。

4 加強(qiáng)儀器設(shè)備檔案專業(yè)化管理的措施

（1）健全規(guī)章制度：收集檔案的整個過程比較漫長，涉及到的部門、人員也比較多，因此要做好儀器檔案的完整收集，需要各個部門和人員的配合，單靠單個部門和人員的力量是根本不夠的，需要各個成員一起配合，共同努力完成。結(jié)合檔案管理部門的實(shí)際情況，制定一整套有效的儀器設(shè)備檔案管理辦法。如在儀器使用記錄、使用權(quán)限等方面要嚴(yán)格規(guī)定，合理執(zhí)行。

（2）注重檔案收集，資料完整化，落實(shí)專職專人責(zé)任制：儀器設(shè)備從計(jì)劃購買，公開招標(biāo)，簽訂采購合同，到儀器到貨開箱檢查、驗(yàn)收，在到儀器的使用、維修、報(bào)廢等各個不同的階段，會形成不同的材料，在這個過程中，需要有專門的人員來收集這些資料，這樣才能保證收集材料的完整性與及時性。

（3）建立儀器檔案信息共享平臺：現(xiàn)今科技技術(shù)快速發(fā)展，各類計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)的應(yīng)用在各行各業(yè)中發(fā)揮著重要的作用。儀器設(shè)備檔案的建立與管理也急需跟隨新時代與時俱進(jìn)的步伐，傳統(tǒng)的儀器設(shè)備檔案的建立與管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足科研與教學(xué)工作者的需求，也不符合當(dāng)代科技發(fā)展的使命。儀器設(shè)備檔案的管理需要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、智能化、規(guī)范化。利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將傳統(tǒng)的儀器檔案管理模式與現(xiàn)代化的模式相互結(jié)合，建立儀器檔案管理模式的信息化共享平臺，才能更好的促進(jìn)儀器設(shè)備檔案管理模式的發(fā)展。這種二者相結(jié)合的模式在不久的將來將發(fā)揮越來越重要的作用，提升高校平臺建設(shè)。從儀器設(shè)備初期的購置、投入使用到后期的效益和維修工作的材料收集都是儀器設(shè)備檔案管理工作的一部分，同時，還需要對儀器檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一的登記和統(tǒng)一的編制，這樣有利于技術(shù)人員和使用者對相關(guān)資料進(jìn)行查詢和分析，更好的了解儀器設(shè)備的使用情況和運(yùn)行情況。通過網(wǎng)絡(luò)信息化，可以更好的與儀器設(shè)備廠家進(jìn)行直接溝通，能夠更好的對儀器設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和維修，既節(jié)省了時間又提高了效率。

（4）建立完善的儀器設(shè)備檔案管理制度：儀器設(shè)備檔案是通過收集資、各類資料進(jìn)行分類和相應(yīng)的編碼、最后進(jìn)行歸檔建立。收集完整的儀器檔案資料和建立完善的檔案管理體制，可以更好的滿足使用者的需要，提升科研（學(xué)術(shù)科研、教學(xué)科研、醫(yī)學(xué)科研等）、教學(xué)工作者的工作效率，也使得儀器檔案資料得到了最大化的利用，更好的發(fā)揮儀器檔案所帶來的社會效益[10，11]。儀器設(shè)備檔案的管理制度大致包括以下內(nèi)容：檔案室的檔案資料的各類整理歸納制度、保管和保密制度、移交、統(tǒng)計(jì)制度、借閱和各類登記使用制度、維護(hù)制度、銷毀制度等等，檔案管理員對儀器檔案的建立和相關(guān)儀器檔案的表格進(jìn)行統(tǒng)一匯總整理，進(jìn)而讓儀器設(shè)備檔案的建立與管理順利的進(jìn)行，如儀器檔案資料的收集、歸檔、統(tǒng)計(jì)、移交等?？梢愿玫靥岣吖ぷ餍?，保證工作者對儀器設(shè)備使用、記錄的連續(xù)性。因此建立完善的儀器設(shè)備檔案管理制度是十分必要的[12，13]。

（5）提高檔案管理人員的素質(zhì)：儀器設(shè)備檔案管理都需要工作人員一步一步的去完成，因而，檔案管理人員的管理能力和工作態(tài)度對儀器檔案的收集和管理都十分的重要。只有儀器檔案管理工作人員的專業(yè)、能力水平得到提升、增強(qiáng)，儀器檔案管理的質(zhì)量和效率才能得到相應(yīng)的提高，假如收集整理檔案的過程中，發(fā)生很多的錯誤，必然會導(dǎo)致儀器檔案的質(zhì)量下降，因此，儀器設(shè)備檔案管理人員需要較好的專業(yè)知識和能吃苦耐勞的精神，更要有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)心的工作態(tài)度。

從儀器設(shè)備的購置到該儀器壽命的結(jié)束，都要有詳細(xì)的記錄可查，建立健全完整的檔案管理制度，完善儀器管理的制度化、規(guī)范化、合理化和有序化。目前，儀器檔案管理制度還不夠完善，需要借鑒校內(nèi)外的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，取長補(bǔ)短，選擇與自身情況相似的管理方法來融入到自身實(shí)際檔案管理工作中，進(jìn)而促使我校的檔案管理制度不斷完善和發(fā)展。

5 展望endprint

儀器設(shè)備檔案的建立需要有認(rèn)真負(fù)責(zé)的檔案收集人員或檔案管理員，才能收集到完整、真實(shí)、有效的材料。在材料收集的過程中，各部門的人員需要增強(qiáng)檔案材料重要性的意識，相互幫助、相互配合，更好的完成儀器檔案材料的收集工作。儀器設(shè)備檔案資料的有效利用，需要有完善的儀器檔案管理制度、方便快捷的網(wǎng)絡(luò)信息與檔案管理相結(jié)合的模式、更需要高素質(zhì)的檔案管理人員。同時，檔案儀器管理人、維修人員和儀器管理者必須提高自己的專業(yè)水平，了解相關(guān)儀器的發(fā)展動態(tài)，檔案管理人員需要隨時保持檔案資料的完整性和與時俱進(jìn)性，充分發(fā)揮檔案資料的作用，進(jìn)而提高科研、教學(xué)工作者的工作效率，進(jìn)一步提升學(xué)校的科研、教學(xué)水平。

基金項(xiàng)目：江西省衛(wèi)生計(jì)生委2016年度科技計(jì)劃項(xiàng)目（No.20163010）；江西中醫(yī)藥大學(xué)校級課題（No.2014RC002、No.2013jzzdxk069）

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