基于信息化的高值耗材閉環(huán)管理*

——葉 華 黃二亮 孟曉玫 謝衛(wèi)華

基于信息化的高值耗材閉環(huán)管理*

——葉 華 黃二亮 孟曉玫 謝衛(wèi)華

指出了高值耗材進行閉環(huán)管理的重要意義，介紹了醫(yī)用高值耗材管理流程和高值耗材管理系統(tǒng)的設計與實施情況，認為基于信息化的高值耗材管理流程可實現(xiàn)耗材的條碼管理和閉環(huán)管理，可實現(xiàn)高值耗材的溯源管理，確?；颊甙踩?。

閉環(huán)管理；高值耗材；互聯(lián)網+；HIMSS

HIMSS標準旨在通過信息技術提高醫(yī)療水平，提升患者安全和醫(yī)療服務質量[1]。2016年10月25日，廣州市婦女兒童醫(yī)療中心(以下簡稱“中心”)通過HIMSS住院和門診EMRAM 7級評審。在HIMSS 7級醫(yī)院評審的推動下，醫(yī)院開展了輸血閉環(huán)管理、母乳喂養(yǎng)閉環(huán)管理、手麻系統(tǒng)閉環(huán)管理、重癥系統(tǒng)閉環(huán)管理、高值耗材閉環(huán)管理等19個閉環(huán)管理項目。本研究將重點介紹如何通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)醫(yī)用高值耗材的閉環(huán)管理。

1 醫(yī)用高值耗材閉環(huán)管理的價值

通過搭建高值耗材管理信息系統(tǒng)，利用高值耗材的條碼管理，實現(xiàn)醫(yī)用高值耗材信息的可追溯，可使醫(yī)院高值耗材流程形成閉環(huán)管理。每一個高值耗材都有自己的追溯條碼，每一個步驟均可通過掃碼完成。這樣，醫(yī)用高值耗材信息、操作者信息、使用時間、使用地點、患者信息等在掃碼過程中會被連續(xù)記錄，形成閉環(huán)，確保高值耗材使用的安全。同時，通過高值耗材的閉環(huán)管理，可以有效地杜絕高值耗材的流失、實現(xiàn)高值耗材的動態(tài)管理與實時監(jiān)控。

2 實踐方法

2.1流程設計

高值耗材管理系統(tǒng)實施之前，其管理基本通過人工記錄方式進行，即高值耗材的生產商、配送商等需要送紙質資料到醫(yī)院進行審核備案。醫(yī)用高值耗材入庫時，需要進行紙質入庫登記；科室使用時，在《科室高值耗材登記本》上進行登記，并且將高值耗材的紙質條碼貼在紙質病歷上。雖然全程有記錄，但是登記工作要占用大量時間，查閱同樣需要花費大量人力物力，最主要的問題是不能實時反映高值耗材的存儲狀態(tài)，且人工登記又容易造成登記錯誤、書寫不規(guī)范或證件備案無效等問題。

而基于信息化的高值耗材管理系統(tǒng)，通過掃描高值耗材的條形碼完成高值耗材流轉的全過程記錄。通過醫(yī)院的信息集成和物聯(lián)網應用技術，實現(xiàn)了高值耗材信息化管理。其管理流程基于閉環(huán)管理要求，即綜合了閉環(huán)系統(tǒng)、封閉原理、管理控制和信息系統(tǒng)等的一種管理方法[2]，高值耗材管理流程見圖1。

圖1 高值耗材管理流程圖

2.2系統(tǒng)模塊設計

2.2.1 證書管理模塊 證書管理模塊包括企業(yè)資質管理、物資資質管理、資質證書預警和資質證書審查4大部分。其中企業(yè)資質管理主要用于高值耗材供應商的資質保證，供應商需要提供營業(yè)執(zhí)照、醫(yī)療器械經營企業(yè)許可證等證件；物資資質管理主要用于高值耗材從生產到配送整個供應渠道的資質保證；資質證書預警是對所有上傳證書進行時間效期管理；資質證書審查是將供應商資質與高值耗材進行一一匹配，便于醫(yī)院進行資質證書審查。

2.2.2 采購管理模塊 此模塊功能包括采購訂單的制作和查詢。中心原有的物流系統(tǒng)只能在醫(yī)院內部使用。而高值耗材管理系統(tǒng)因采用銀光技術(Sliver Light)，不必另外安裝客戶端或者插件，可支持跨瀏覽器運行，支持瀏覽器內外運行[3]，所以可以直接從原有的物流系統(tǒng)讀取高值耗材需求信息，并根據科室需求制作采購訂單，定向發(fā)送給相應的供應商。

2.2.3 到貨管理模塊 此模塊包括高值耗材發(fā)貨單審批列表、科室到貨單列表等功能，主要用于一級倉庫、二級倉庫的到貨入庫管理。在高值耗材發(fā)貨單中，可隨時對某一高值耗材進行資質審查，也可查詢供應商制作發(fā)貨單、一級倉庫驗收入庫狀態(tài)以及科室二級倉庫入庫狀態(tài)等高值耗材到貨情況。

2.2.4 收費管理模塊 當科室需要使用某一高值耗材時，可通過此模塊的收費登記功能，匹配患者信息與高值耗材信息。2015年10月，中心通過醫(yī)院業(yè)務系統(tǒng)遷移以及新業(yè)務部署，實現(xiàn)了電子病歷系統(tǒng)、數據集成平臺、移動護理系統(tǒng)同步運行，通過“互聯(lián)網+醫(yī)療”2.0模式，成為全國首家“云”三甲醫(yī)院。所有數據都上傳到云數據庫，所有數據都取自于云數據庫，打通了各應用之間的信息壁壘。高值耗材管理系統(tǒng)也正是基于云數據，從云數據庫調用患者信息，將其與高值耗材信息相匹配，通過收費系統(tǒng)確費。同時上傳到電子病歷中存檔備查。

3 效果分析

3.1實現(xiàn)醫(yī)用高值耗材條碼管理

高值耗材采取國標標準版GSI-128碼和HIBC碼，通過條碼貫穿高值耗材使用全過程，實現(xiàn)院內各流通環(huán)節(jié)的使用與定位跟蹤。截止目前，中心高值耗材系統(tǒng)已采集在用高值耗材近1 000余項，錄入近2 000條高值耗材條碼信息。因高值耗材條碼含有高值耗材的生產批號、有效期等多重商品信息，使高值耗材的條碼成為高值耗材身份證。當對高值耗材條碼進行掃碼時，系統(tǒng)會自動查找并比對已經備案的方高值耗材條碼信息，已備案的可采購入庫。

3.2醫(yī)用高值耗材實現(xiàn)閉環(huán)管理

閉環(huán)管理重點在于大環(huán)套小環(huán)，環(huán)中有環(huán)，環(huán)環(huán)相扣[4]。高值耗材閉環(huán)管理的大環(huán)主要實現(xiàn)了高值耗材識別的閉環(huán)管理、科室領用，小環(huán)主要是確保高值耗材的溯源閉環(huán)管理等。

3.2.1 高值耗材識別的閉環(huán)管理 高值耗材的條碼如同高值耗材的身份證，具有可識別和可追溯的特點。供應商需要上傳企業(yè)資質、高值耗材物資資質和高值耗材的條碼信息，系統(tǒng)會將這3類信息關聯(lián)起來，加上條碼本身含有生產批號、有效期等信息，高值耗材就可以通過條碼進行識別。供應商在送貨前制作發(fā)貨單，發(fā)貨單上必須記錄高值耗材的條碼；倉庫在檢驗和收貨時，通過掃碼識別，系統(tǒng)記錄并與數據庫進行匹配。耗材使用科室同樣通過掃碼識別高值耗材，從而實現(xiàn)了高值耗材識別的閉環(huán)管理。

圖2 高值耗材管理閉環(huán)流程圖

3.2.2 科室領用和使用高值耗材的閉環(huán)管理 科室在系統(tǒng)中申領高值耗材，采購部門根據科室需求制作訂單，供應商收到訂單后制作發(fā)貨單并送貨，高值耗材經倉庫驗收后分發(fā)到需求科室，科室使用高值耗材時通過收費登記系統(tǒng)進行計費，全過程都在系統(tǒng)中有記錄可查詢，實現(xiàn)了科室使用高值耗材的閉環(huán)管理。

3.2.3 患者使用高值耗材的溯源閉環(huán)管理 當醫(yī)生在治療過程中使用到高值耗材時，由護士對高值耗材進行掃碼登記。如手術室可通過手麻系統(tǒng)中的“一鍵跳轉”功能直接進入高值耗材管理系統(tǒng)，這時高值耗材系統(tǒng)中的收費登記表已自動帶出耗材使用患者的姓名、年齡、號碼、所在病區(qū)等基本信息。護士通過掃描高值耗材的條碼，識別并記錄了所使用的高值耗材，并生成電子文書上傳到電子病歷中。這樣患者的電子病歷就會保存一份帶有高值耗材條碼、名稱、規(guī)格等內容的信息，并且有執(zhí)行醫(yī)生和執(zhí)行護士的電子簽名存檔，從而形成了一套完整的數據鏈條。當患者在使用高值耗材出現(xiàn)不良反應或糾紛時，可實時追溯，實現(xiàn)了溯源閉環(huán)管理。

通過高值耗材管理信息系統(tǒng)對全院高值耗材進行統(tǒng)一管控，對高值耗材生產商、配送商信息進行核準，對高值耗材資質進行審核備案，同步記錄高值耗材的購進、流轉、保管和使用情況，并與科室使用人員、患者信息相關聯(lián)，實現(xiàn)了對醫(yī)用高值耗材全過程、專業(yè)化、信息化的閉環(huán)管理。高值耗材管理閉環(huán)流程圖見圖2。

4 討論

4.1通過各業(yè)務部門的合作來實現(xiàn)閉環(huán)管理

高值耗材閉環(huán)管理小組的成員包括手術室、介入室的臨床人員、信息部門人員、采購員、倉庫管理人員等，涵蓋多個部門。為達到要求應當將醫(yī)療器械的名稱、關鍵性技術參數等信息以及與使用質量安全密切相關的必要信息記錄到病歷中[5]，各部門應從關鍵節(jié)點和主體著手，充分溝通，反復測試，在實踐中找問題，在問題中找答案，及時將意見進行反饋，再通過協(xié)調和團隊合作，共同完成高值耗材閉環(huán)的建設工作。

4.2高值耗材管理系統(tǒng)必須建立在醫(yī)院數據共享的基礎上

與高值耗材系統(tǒng)相關聯(lián)的有醫(yī)院物資系統(tǒng)、電子病歷、收費系統(tǒng)、手麻系統(tǒng)、護理系統(tǒng)等多個信息系統(tǒng)。如果各個應用系統(tǒng)之間存在阻隔，數據不能相互交換使用，那么高值耗材系統(tǒng)將無法正常運作。所以，高值耗材管理系統(tǒng)必須建立在醫(yī)院數據資源共享的基礎之上。不同系統(tǒng)研發(fā)公司需要共同協(xié)作，開發(fā)接口，實現(xiàn)不同系統(tǒng)之間的有效數據傳輸。

4.3高值耗材管理系統(tǒng)需要不斷拓展

在高值耗材需求申請環(huán)節(jié)，有的臨床科室曾提出利用信息系統(tǒng)，更大程度的釋放護理人員的耗費時間。除了在高值耗材系統(tǒng)設置“科室常用耗材清單”，增加科室“一鍵下單”功能，系統(tǒng)在檢測到耗材庫存數量低于科室設定的安全庫存時，系統(tǒng)應自動生成需求訂單等功能。臨床科室人員也提出，可否在醫(yī)生開出醫(yī)囑后，系統(tǒng)自動識別出執(zhí)行該醫(yī)囑所需要使用哪些耗材尤其是高值耗材，系統(tǒng)能自動計算各耗材的使用量，最后自動生成耗材需求計劃推送到倉庫管理員或是采購人員，以減少護理人員根據醫(yī)囑提交耗材需求的工作。若想實現(xiàn)上述功能，除了對信息系統(tǒng)進行升級外，還必須知道單病種或單項治療的耗材使用清單和使用數量?；谀壳按髷祿膹V泛運用，未來實現(xiàn)這一目標是有可能的[6]。而隨著科室需求的增加、信息化技術的發(fā)展，高值耗材管理系統(tǒng)也將有很大的拓展空間。

[1] 董 軍，李 軍，劉東洋. HIMSS評審促進醫(yī)院信息化建設[J].中國衛(wèi)生質量管理，2016，23(3)：1.

[2] 羅伯特·卡普蘭，戴 維·諾頓.閉環(huán)式管理：從戰(zhàn)略到運營[J].哈佛商業(yè)評論，2008(2)：90-100.

[3] Shannon Horn. Microsoft Silverlight3:A Beginner’s Guide[M].Mcgraw-Hill，2009：10-50.

[4] 明先承，梅曉軍，楊進東.“戴明環(huán)”原理在設備預防維護管理中的應用[J].機電工程技術，2013(7)：157-159.

[5] 中華人民共和國國務院.醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例(國務院第650號令)》第三十七條[S].2014-03-07.

[6] 楊巨龍.大數據技術全解：基礎、設計、開發(fā)與實踐[M].北京：電子工業(yè)出版社，2014：5-10.

葉華廣州市婦女兒童醫(yī)療中心設備部初級經濟師

E-mail：hua_ye2011@163.com

2017-03-20

修回日期：2017-04-27

責任編輯：姚濤

ClosedLoopManagementofHighValueConsumablesBasedonInformationTechnology/

YEHua,HUANGErliang,MENGXiaomei,etal.//

ChineseHealthQualityManagement，2017,24(6):14-16

In the "Internet plus" era, based on the demand of closed loop management, the high value consumables management process has been designed . The management system fully covers the high value of the quality of supplies audit, procurement, delivery, billing, settlement of the whole process, and achieves the closed-loop management of high-value consumables. It has achieved traceability of high-value consumables effectively and protected the safety of patients effectively.

The Closed-Loop Management;High Value Consumables; Internet Plus;HIMSS

10.13912/j.cnki.chqm.2017.24.6.05

2017年廣州市科技計劃項目(201707010018)

葉華黃二亮孟曉玫謝衛(wèi)華廣州市婦女兒童醫(yī)療中心 廣東 廣州 510623

First-author's address Guangzhou Women and Children’s Medical Center, Guangzhou, Guangdong,510623, China