現(xiàn)階段檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策

宋瑩瑩

摘 要：隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各種檔案資料的重要性越來越突出，加強(qiáng)檔案管理工作已經(jīng)勢在必行。各單位要想實(shí)現(xiàn)更大的發(fā)展，需要不斷優(yōu)化檔案管理工作流程，確保各項(xiàng)檔案信息的完整性。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

當(dāng)前，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都在快速發(fā)展，每天都會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，這為檔案管理工作帶來了巨大的考驗(yàn)。應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，不斷創(chuàng)新檔案管理方法，提升管理成效，才能最大限度發(fā)揮出檔案的價(jià)值，便于制定科學(xué)、正確的決策，實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定與長遠(yuǎn)發(fā)展。此外，還要通過做好檔案管理工作，將相關(guān)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)明確下來，才能加快檔案資料的利用與開發(fā)。并在檔案管理工作中注意引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段，不斷簡化工作流程，讓各種檔案資料得到高效管理。

1 檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）缺乏完善的制度。當(dāng)前，很多檔案人員工作不夠認(rèn)真，思想懈怠，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔和利用等業(yè)務(wù)不夠了解，尤其是在制度不健全的情況下，操作不夠規(guī)范。這樣將造成檔案資料出現(xiàn)遺漏、丟失等問題，為檔案的利用帶來了不利影響。對(duì)于檔案管理部門而言，相關(guān)職責(zé)未明確下來，造成檔案管理工作容易出現(xiàn)錯(cuò)位、越位和缺位的情況。因?yàn)槿狈ψ銐虻娜藛T，導(dǎo)致檔案的分類、歸檔及管理不規(guī)范，從而影響了檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。

（二）硬件設(shè)施陳舊。為提升檔案管理工作水平，需要建立專門的檔案室，讓檔案資料得到妥善保存，為今后的利用提供方便。但是當(dāng)前很多單位為了省事，隨意堆放檔案，從而經(jīng)常造成資料丟失并出現(xiàn)損壞。很多單位沒有專門的檔案室，為檔案管理工作的順利開展帶來了不利影響，檔案保管與查閱也很難進(jìn)行。甚至有很多單位還沒有配置計(jì)算機(jī)等設(shè)備，也沒有做好防火、防盜、防潮等措施，給檔案資料造成了巨大的安全隱患。

（三）檔案查閱方式落后。對(duì)于檔案管理工作而言，很多地方還做的不夠規(guī)范，如未能及時(shí)立卷與歸檔，也沒有按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，造成很多過了保管期限的檔案仍然占據(jù)庫房空間，這讓單位付出更多成本。而在檔案查閱中，很多都通過手工完成，導(dǎo)致一些珍貴的文件、案卷在反復(fù)調(diào)閱的過程中，將難以避免出現(xiàn)損壞。此外，很多單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺乏正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為僅僅需要將紙質(zhì)信息輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)即可，仍然以人工方式開展檔案的歸類、查詢等工作。

（四）人員素質(zhì)有待提升。當(dāng)前，檔案管理人員素質(zhì)還需要進(jìn)一步提升。對(duì)于檔案管理工作而言，很多單位思想上不夠重視，未安排專職的檔案管理人員，現(xiàn)有人員基本上是兼職的，很難將全部時(shí)間與精力投入檔案管理工作中。此外，很多檔案管理人員未通過相應(yīng)的培訓(xùn)工作，不能完全勝任檔案管理工作，如文件的收集、整理、歸檔、利用等，這樣對(duì)檔案管理工作帶來了一定影響。很多檔案人員業(yè)務(wù)能力不高，給檔案信息的查詢與利用帶來不便，容易出現(xiàn)檔案信息遺漏的問題。

2 檔案管理工作的對(duì)策

（一）完善檔案管理制度。檔案管理工作涉及事項(xiàng)眾多，工作任務(wù)重，專業(yè)性較強(qiáng)，需要按照《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，與實(shí)際情況結(jié)合起來，盡快制定科學(xué)、合理的檔案管理制度，并嚴(yán)格監(jiān)督落實(shí)，確保檔案管理工作能夠有章可循。需要建立的制度包括歸檔、保管、借閱等內(nèi)容，將具體的要求明確下來，這樣檔案管理人員的操作才更加規(guī)范，不僅能夠保證檔案資料的完整性與安全性，同時(shí)也提升了工作效率，為今后資料的查閱與使用提供方便，將檔案的作用最大限度地發(fā)揮出來。還要做好檔案管理檢查工作，對(duì)資料收集及時(shí)、制度落實(shí)到位的部門或個(gè)人，應(yīng)給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)疏忽大意，不履行自身職責(zé)的部門或個(gè)人，應(yīng)給予嚴(yán)厲的批評(píng)，并要求其盡快整改，避免對(duì)檔案管理工作造成影響。對(duì)檔案管理人員而言，也要提起重視，正確認(rèn)識(shí)做好檔案管理工作的意義，而單位要規(guī)范檔案管理體制，并把這項(xiàng)工作納入議事日程，并制定相關(guān)規(guī)定，加大對(duì)相關(guān)工作人員的監(jiān)管力度，督促他們履職盡責(zé)，能夠不斷規(guī)范自己的行為。

（二）增加投入，購置設(shè)備。要充分考慮到實(shí)際情況，建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室，并配置掃描儀、計(jì)算機(jī)、復(fù)印件、防磁柜等設(shè)備。在當(dāng)前信息時(shí)代下，以往人工操作的模式已經(jīng)逐步被淘汰，要加大對(duì)先進(jìn)技術(shù)、設(shè)備的應(yīng)用，加快檔案管理軟件的開發(fā)，確保檔案的立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)以及借閱等可以正常開展。要轉(zhuǎn)變以往手工操作的方式，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，可以有效提升信息儲(chǔ)存量，提升檢索的速度，讓檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來，實(shí)現(xiàn)了工作效率的提升，讓檔案得到更加充分的利用。要建立專門的檔案室，用于保存管理檔案，并安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格規(guī)定進(jìn)入權(quán)限，做好防盜、防火、防潮、防蟲等措施。除外，如果條件允許、資金充足，還要建立局域網(wǎng)，以此共享檔案信息資源，為查閱提供方便。并設(shè)置專門負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)，安排專人管理，將專用箱柜等基礎(chǔ)設(shè)施配置完善。明確保管期限。對(duì)于已經(jīng)超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。

（三）主動(dòng)提供檔案服務(wù)。第一，對(duì)檔案實(shí)行精細(xì)化管理，讓檔案資料的收集、整理、歸檔等工作更加規(guī)范、高效。第二，充分發(fā)揮先進(jìn)設(shè)備的作用，如利用計(jì)算機(jī)、光盤等，讓檔案管理工作再上新臺(tái)階。第三，要有正確的檔案服務(wù)意識(shí)，改變以往被動(dòng)的狀態(tài)；要主動(dòng)了解檔案利用者的需求，以便提供相應(yīng)的服務(wù)。第四，要在檔案資料的收集、整理、保管等工作的基礎(chǔ)上，認(rèn)真開展分析工作，全面掌握各方對(duì)檔案的需求情況，確保能夠?qū)⒂袃r(jià)值的檔案資料準(zhǔn)確、快速地提供給查閱者，滿足他們的需求。第五，檔案管理人員要根據(jù)相關(guān)流程與規(guī)范，將檔案資料及時(shí)收集起來，防止出現(xiàn)混亂、丟失、損壞的問題，盡快整理成卷，為之后的查詢與利用創(chuàng)造條件。

（四）加強(qiáng)檔案信息化管理。在社會(huì)發(fā)展與變革的過程中，檔案管理工作出現(xiàn)了翻天覆地的變化，這需要抓住歷史機(jī)遇，逐步提升檔案管理信息化水平。檔案管理人員要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢，真正做好檔案的整理、編目、保管、鑒定以及檢索等工作，從而更加科學(xué)合理地配置檔案信息資源。此外，還要將各種先進(jìn)設(shè)備用好，發(fā)揮出其作用，這樣一來，不僅能夠有效提升檔案管理工作的效率，還確保了檔案資料的完整性，無論是之后的檢索、查閱還是利用，都可以高效進(jìn)行。還要將自動(dòng)化辦公系統(tǒng)利用起來，在檔案管理工作中，能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)檢索，確保利用者可以準(zhǔn)確、快速查找到所需信息，讓檔案信息有更高的利用率。要注重運(yùn)用正規(guī)的信息管理平臺(tái)，讓檔案信息更加完善，從而有效共享信息資源，提升檔案管理工作的信息化水平。

（五）提升檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員要及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，跟上時(shí)代發(fā)展步伐，掌握更多先進(jìn)的知識(shí)與技術(shù)，如檔案管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，確保檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。同時(shí)要不斷拓寬知識(shí)面，懂得檔案的標(biāo)引、檢索、編研等業(yè)務(wù)，并能夠自覺落實(shí)各項(xiàng)檔案管理制度。此外，也要重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，加強(qiáng)檔案相關(guān)法律法規(guī)的宣傳，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理的責(zé)任感，能夠主動(dòng)完成各項(xiàng)檔案管理任務(wù)，避免檔案資料出現(xiàn)損壞、丟失等問題。要精通業(yè)務(wù)，做好檔案服務(wù)工作。

3 結(jié)語

總之，現(xiàn)階段形勢為檔案管理工作帶來了巨大的考驗(yàn)，需要盡快提升信息化水平，規(guī)范工作流程，才能滿足當(dāng)前檔案管理工作的需要。對(duì)此，需要提高對(duì)檔案管理工作的重視，通過健全各項(xiàng)規(guī)章制度，增加資金投入，加快人才隊(duì)伍建設(shè)，為檔案管理工作的順利開展提供堅(jiān)實(shí)保障，確保檔案資料的應(yīng)用價(jià)值得到體現(xiàn)。endprint