檔案管理工作的重要性分析

張蕾

摘 要：檔案記錄著一個單位發(fā)展的歷史，能夠?yàn)槲磥硖峁┙梃b，是流動著的歷史，其借鑒意義遠(yuǎn)大于記錄的意義。加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，在于檔案管理對于醫(yī)院發(fā)展的作用，也在于對當(dāng)前檔案管理工作的不斷更新和完善。隨著新時代的發(fā)展，檔案管理工作的信息化特點(diǎn)越來越強(qiáng)，醫(yī)院需要更新與發(fā)展檔案管理工作。基于這些原因分析，提高對檔案管理的重視程度，是當(dāng)代發(fā)展的重要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；紙質(zhì)檔案

檔案是單位發(fā)展的一項(xiàng)無形資產(chǎn)，加強(qiáng)對檔案管理工作的關(guān)注，能夠?qū)︶t(yī)院發(fā)來的發(fā)展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。近年來，隨著各單位對于檔案管理工作認(rèn)知的加強(qiáng)，逐漸開始建立了自身的檔案室，然而反觀當(dāng)前的檔案管理工作，依然存在著諸多不完善之處，需要持續(xù)加強(qiáng)管理。本文針對當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行分析，探索討論檔案管理工作的重要性。

1 當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，近年來，各個醫(yī)院等已經(jīng)愈發(fā)關(guān)注到檔案的重要意義，并且逐漸認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。筆者對此進(jìn)行總結(jié)，對當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀作出如下總結(jié)：

其一，對檔案管理的重視程度越來越高。近年來，各個單位對于檔案的運(yùn)用及處理的重視程度都在不斷提高，并且引起了人們的關(guān)注及認(rèn)可。越來越多的醫(yī)院已經(jīng)意識到檔案對于當(dāng)前工作的借鑒與指導(dǎo)作用，并且加強(qiáng)了對檔案的整理與整合，尤其是加強(qiáng)了檔案的搜多功能，開始逐漸對檔案資源進(jìn)行開發(fā)與利用。檔案本身作為一種流動的歷史資料，其整理與記錄的過程，也是一種傳承的過程，能夠?yàn)獒t(yī)院未來的發(fā)展奠定一份基礎(chǔ)，是醫(yī)院重要的精神文化財富。

其二，當(dāng)前人們對于檔案的整理越發(fā)精細(xì)化。所謂精細(xì)化就在于人們對于檔案的關(guān)注度的提高，開始更深刻的理解什么樣的資源屬于檔案，什么樣的內(nèi)容可以被開發(fā)成資源，越來越多的人已經(jīng)開始有了主動的歸檔意識，能夠主動地將自己的資源進(jìn)行提煉與歸檔；而對于檔案的整理，人們也開始加強(qiáng)對計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，探索如何在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行合理的分類等，這些都是檔案整理工作的進(jìn)一步發(fā)展，都能對未來的發(fā)展產(chǎn)生較大的影響，是當(dāng)前人們檔案的整理工作越發(fā)的精細(xì)化的表現(xiàn)。

其三，檔案管理已經(jīng)向著信息化時代邁進(jìn)。當(dāng)前的檔案管理工作，正處于一種傳統(tǒng)向信息化過度的時代，越來越多的人關(guān)注到檔案信息化管理的運(yùn)作，這也是時代發(fā)展的必然要求。檔案管理工作進(jìn)入到信息化時代，代表著檔案存儲的形式發(fā)生了變化、檔案分類水平發(fā)生著變化，需要進(jìn)一步開發(fā)檔案的分類與搜索功能，這些都是當(dāng)前檔案管理功能與時俱進(jìn)的一面。越來越多的人主動進(jìn)入到檔案管理工作中，相關(guān)專業(yè)的人才逐漸產(chǎn)生。很多醫(yī)院引入了檔案管理的計算機(jī)系統(tǒng)，針對檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展做出努力與嘗試。

2 進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作的策略思考

盡管很多單位已經(jīng)意識到檔案管理工作的重要性，然而在真正的管理過程中，由于缺乏對檔案管理的經(jīng)驗(yàn)、對由傳統(tǒng)管理方式向信息化檔案管理工作過度的能力不強(qiáng)，以及管理中存在的一些誤區(qū)，都導(dǎo)致檔案管理工作有意識而缺乏相應(yīng)的策略，筆者對此進(jìn)行如下的分析與規(guī)劃：

2.1 加強(qiáng)檔案管理的重視程度

在一個醫(yī)院，盡管已經(jīng)越發(fā)的關(guān)注到檔案管理的重要意義，但是仍然缺乏了相應(yīng)的科學(xué)認(rèn)知。換言之，很多醫(yī)院知道檔案有用，卻不知道怎么又用，可以應(yīng)用在哪些方面，具體的作用在于什么等，這些問題的存在，都對于檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展產(chǎn)生了極大的困惑，后期的行動跟不上前期的準(zhǔn)備等問題均由此而產(chǎn)生。在具體的發(fā)展過程中，要加強(qiáng)對檔案的重視，就要更進(jìn)一步的，真正的去理解檔案存在的意義，對于檔案的應(yīng)用給予足夠的關(guān)注，并且為日后的發(fā)展做出打算，設(shè)立專門的管理人員及部門，對醫(yī)院的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃及整理，逐漸實(shí)現(xiàn)醫(yī)院對檔案管理的從無到有、從傳統(tǒng)到現(xiàn)代的管理。

2.2 建立專門的檔案管理部門

在組織檔案的管理過程中，要設(shè)立專門的檔案管理部門，設(shè)立專門的人員進(jìn)行整理。檔案的整理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案的管理已經(jīng)越發(fā)的依賴于信息技術(shù)，然而在這個過程中也逐漸暴露出一系列的問題，如不同的計算機(jī)管理系統(tǒng)，對于檔案的分類以及檢索等功能都會有不同的規(guī)劃，而且越來越多的新技術(shù)的實(shí)施和使用以及傳統(tǒng)技術(shù)弊端的暴露，醫(yī)院在不停地更換著檔案管理的相關(guān)軟件的應(yīng)用，軟件方面的更新不應(yīng)該影響到相關(guān)的檔案管理工作，這是長久發(fā)展的關(guān)鍵。所以各個單位都有一個明確的檔案整理的規(guī)劃，或者說是檔案管理的主題，知道自己整理檔案、設(shè)立檔案管理部門的意義在哪里，能夠更進(jìn)一步的實(shí)現(xiàn)教學(xué)的突破與發(fā)展。部門的建立需要派遣專業(yè)的人才，現(xiàn)代醫(yī)院中，經(jīng)常會使員工兼顧檔案管理員的工作，甚至是輪值制，這樣的方法不無不可，但是最好的是派遣專門的員工駐守檔案室，能夠在任何時候都對檔案負(fù)責(zé)，并且適當(dāng)?shù)钠刚垖I(yè)的檔案管理人才，對以往的檔案進(jìn)行整理，對未來檔案整理的走向加以規(guī)劃等，這些都需要花費(fèi)大量的人力、物力以及相關(guān)的專業(yè)性，對于醫(yī)院日后檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展做出貢獻(xiàn)[1]。

2.3 培養(yǎng)全體員工的檔案意識

醫(yī)院的檔案整理，應(yīng)當(dāng)是一個全體參與的事情，整理出來的檔案不是為了束之高閣，而是要得到充分的利用，是醫(yī)院的無形資產(chǎn)，需要得以傳承。在這個過程中，培養(yǎng)全體員工的檔案意識，使檔案的整理、歸檔意識成為每位員工的共識。在當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展過程中，需要關(guān)注到檔案的應(yīng)用，也就是使員工在習(xí)慣于檔案的存在過程中珍惜檔案。當(dāng)遇到一些難以處理的事情的時候，可以到檔案室尋求幫助，搜尋到以往檔案并且加以借鑒；隨時將自己所進(jìn)行的工作、活動等進(jìn)行存檔，以資后來人的借鑒。在存檔過程中，要注意格式及分類，適應(yīng)醫(yī)院檔案的分類方式等。只有當(dāng)醫(yī)院的每位員工都建立了檔案意識，才能有效提高檔案管理的效率，將檔案的優(yōu)勢真正發(fā)揮出來[2]。

2.4 檔案管理工作需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)拈_放

所謂檔案的適當(dāng)開放，就是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，任何醫(yī)院或個人都不能成為信息的孤島，而是可以嘗試相互的分享與借鑒。在檔案進(jìn)行簡單的初次整理之后，既可以對內(nèi)部的員工進(jìn)行開放，也可以選取一些較為公共的部分進(jìn)行展示，實(shí)現(xiàn)檔案的資料的相互借鑒與查看。這樣的做法是檔案管理工作進(jìn)一步成熟的體現(xiàn)，也能夠推進(jìn)各個地區(qū)相關(guān)產(chǎn)業(yè)的相互借鑒、良性競爭、協(xié)同發(fā)展。尤其是一些學(xué)校等單位，通過檔案的共享能夠適當(dāng)縮小學(xué)校間差距，為學(xué)校的發(fā)展提供更多的契機(jī)等。許多醫(yī)院單純的依賴于自身的發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入到瓶頸期，需要更多新鮮的內(nèi)容的諸如，檔案共享必然成為未來發(fā)展的一個重要內(nèi)容[3]。

檔案管理工作的重要性，在一點(diǎn)一滴的運(yùn)用中逐漸被體現(xiàn)了出來，各個醫(yī)院發(fā)展過程中逐漸意識到檔案管理的重要性，也希望在認(rèn)識到重要的基礎(chǔ)之上加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，切實(shí)的將檔案的作用開發(fā)出來。

參考文獻(xiàn)

[1]賈秋.淺談檔案管理工作的重要性[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2013，17（3）：209.

[2]趙俊萍.認(rèn)識檔案的重要性 做好檔案的管理工作[J].山西檔案，2013，19（7）：46—48.

[3]楊希美.淺談檔案管理工作的重要性及策略[J].卷宗，2016，8（6）：48—49.endprint