檔案管理工作的信息化轉變思路

尉京明

[摘 要]隨著信息技術的不斷發(fā)展，我國信息化水平不斷提高，所產生的海量數據給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。因此，檔案管理的信息化建設已經成為檔案管理發(fā)展的主要趨勢。檔案管理信息化不但能夠有效提升工作效率和工作質量，還能夠有效降低檔案管理成本，實現信息資源的長期存儲與共享，對于檔案管理的未來發(fā)展具有重要的意義。然而，目前檔案管理中依然存在著許多問題，制約了信息化的建設和發(fā)展。本文分析了檔案管理工作信息化的必要性，闡述了檔案管理信息化建設的現狀，并提出了檔案管理工作的信息化轉變思路。

[關鍵詞]檔案管理；信息化；改革

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.22.110

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）22-0-02

0 引 言

檔案管理信息化的本質就是將紙質檔案或實體檔案轉變?yōu)殡娮訖n案，并上傳到互聯網平臺中進行儲存的檔案管理模式。這種管理模式由于不受到空間因素的制約，可以實現長期保存，并且檔案的查閱和分享都更加便捷，可以有效地提升檔案的管理水平。目前，我國各個機關、組織、企業(yè)和院校都開始了檔案管理信息化建設。然而，由于檔案管理信息化還不是很成熟，還存在許多不足，限制了檔案管理信息化的發(fā)展。因此，檔案管理部門要積極尋找檔案管理信息化的不足之處，并有針對性地進行解決，從而促進檔案管理向信息化方向轉變。

1 檔案管理工作信息化的必要性

1.1 信息化是檔案管理的主要發(fā)展趨勢

在信息技術高速發(fā)展的背景下，各行各業(yè)都開始了信息化的建設和發(fā)展，并對傳統(tǒng)行業(yè)的發(fā)展產生了深遠影響。在檔案管理中，由于信息化技術可以將紙質檔案或實體檔案轉變?yōu)殡娮訖n案，不需要占用大面積的檔案存儲場地，同時，互聯網平臺中的電子檔案，具有檢索功能，可以實現快捷的檔案查找和閱覽，降低了檔案管理工作的疏漏，對于提升檔案管理工作效率具有重要的意義。

1.2 檔案數量不斷增加

隨著我國社會經濟的高速發(fā)展，城市化的水平越來越高，越來越多的檔案需要存儲和管理，這也給檔案管理工作帶來了巨大挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理需要占用大面積的場地，并且檔案數量也不斷增加，由于檢索功能落后，導致檔案管理會產生昂貴的成本費用，又極大地降低了檔案查閱的效率。而檔案管理信息化后，實體檔案轉變?yōu)榱穗娮訖n案，不再需要占據大面積的空間，同時，互聯網具有檢索功能，可以更輕松地查找到想要的資料，可以有效的提升檔案管理的水平。

2 檔案管理工作信息化的現狀

2.1 檔案管理信息化的重視程度不足

目前，我國各個機關、企業(yè)、院校和組織都已經開展了檔案管理信息化建設，并取得了一定的成就。然而，對于檔案管理信息化的重視程度仍然有所不足。許多檔案管理部門對于檔案管理信息化缺乏信任感，認為傳統(tǒng)的紙質檔案或實體檔案安全性更高，而檔案管理信息化容易遭受病毒或黑客攻擊，檔案信息安全性得不到保障。甚至還有許多地區(qū)采取電子檔案與實體檔案雙重保存的管理制度，一方面，無法促進檔案管理信息化的建設和發(fā)展，另一方面，由于工作更加復雜，還會增加檔案管理成本，降低檔案管理的效率。

2.2 缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才

人才是促進社會或企業(yè)發(fā)展的最核心資源，由于我國檔案管理信息化的發(fā)展時間較短，還沒有形成完整的檔案管理信息化人才培養(yǎng)體系，導致檔案管理部門普遍存在人才匱乏的現象。檔案管理信息化人才要具有豐富的檔案管理經驗，能夠進行基礎的檔案信息化存儲的同時，又要能夠利用計算機處理應急事件，屬于一種高素質的復合型人才。而目前，大多數檔案管理工作人員都缺乏信息化建設的能力和經驗，制約了檔案管理信息化的建設和發(fā)展。

2.3 檔案管理模式不夠健全

科學、合理的檔案管理模式是檔案管理信息化建設的重要基礎，目前，我國檔案管理工作由于受到傳統(tǒng)思想的影響，仍然采取粗放式的管理手段，沒有建立完善的檔案管理信息化體系，檔案管理工作的流程較為復雜，導致管理工作的效率低下。同時，由于缺乏統(tǒng)一的檔案管理信息化標準，許多檔案管理部門存在工作能力不夠和效率差的問題，導致不能充分利用檔案管理信息化資源，從而難以有效促進檔案管理信息化建設與發(fā)展。

2.4 缺乏電子檔案安全管理意識

電子檔案與實體檔案具有本質上的區(qū)別，電子檔案是以數據的形式儲存在互聯網平臺上，而由于互聯網平臺中存在各種病毒和黑客，導致電子檔案的安全性受到一定的影響。而一部分檔案管理部門缺乏對電子檔案的安全管理意識，會導致電子檔案受到攻擊或被竊取，從而產生無法估算的經濟損失。這也就要求檔案管理部門樹立電子檔案安全管理意識，通過加強防火墻等安全設施的建設，來為電子檔案提供安全保障。

3 檔案管理工作信息化的轉變思路

3.1 加強檔案管理信息化人才隊伍建設

由于我國檔案管理信息化的發(fā)展時間較短，還沒有形成完整的檔案管理信息化人才培養(yǎng)體系，導致檔案管理部門普遍存在人才匱乏的現象。而具有高素質的復合型人才是檔案管理信息化建設和發(fā)展的核心力量，因此，檔案管理部門要加大檔案管理信息化人才隊伍建設。一方面，檔案管理部門要邀請業(yè)內專家和學者，以講座或論壇等形式對工作人員進行培訓，從而全面提升工作人員對檔案管理信息化的了解和應用水平；另一方面，檔案管理部門要注重與高校進行溝通和協作，建立校企聯合的合作模式，通過讓高校針對檔案管理信息化的需求設計相應的教學內容，有效提升高校的教學水平，培養(yǎng)更多符合檔案管理部門需求的高素質人才，為擴充檔案管理信息化的人才隊伍起到重要的推動作用。

3.2 提高對檔案管理信息化的重視程度

檔案管理信息化的建設和發(fā)展是一個實現從無到有的過程，并且需要完善的基礎設施建設才能夠達成，因此檔案管理部門要提高對檔案管理信息化的重視程度。首先，政府要加大財政投入，來保證信息化的建設水平；其次，檔案管理部門通過鼓勵相關的工作人員探討檔案管理信息化對自身工作的影響等方式，來激發(fā)工作人員檔案管理信息化建設和發(fā)展的積極性；最后，檔案管理部門要注重轉變檔案管理的理念，通過不斷革新檔案管理的手段，為用戶提供更加多元化、人性化的檢索服務，從而達到提升檔案管理水平的核心目的。

3.3 建立完善的信息安全體系

目前，許多檔案管理部門對于信息安全都缺乏清晰的認識，沒有了解到病毒或黑客攻擊對電子檔案產生的危害，因此有必要建立完善的信息安全體系。首先，政府要加強對檔案管理部門的信息安全教育，使其意識到信息安全的重要性。其次，政府要通過財政投入的方式，建立強大的防火墻體系，有效阻擋病毒和黑客的攻擊。再次，檔案管理部門要采取檔案分級制度，通過按照檔案的重要性分級，并設施不同的查閱權限，從而最大限度地降低電子檔案受到攻擊的可能，提升電子檔案的安全性。

4 結 語

檔案管理信息化是檔案管理事業(yè)發(fā)展的主要趨勢，隨著信息技術的不斷發(fā)展，大數據時代已經悄然來臨，需要存儲的檔案越來越多，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經無法滿足時代發(fā)展的需求，因此檔案管理部門要通過檔案管理信息化的方式，來提升檔案管理的效率和水平。目前，我國檔案管理信息化仍然存在著重視程度不足的問題，沒有建立完善的教學體系，導致高素質的信息化檔案管理人才匱乏。同時，檔案管理部門也沒有建立健全的檔案管理模式，缺乏電子檔案安全管理的意識，制約了檔案管理信息化的發(fā)展。因此，檔案管理部門首先要提高對檔案管理信息化的重視程度，通過校企聯合等方式，加強對檔案管理信息化人才的培養(yǎng)力度，并建立完善的信息安全管理體系，可以有效促進檔案管理工作的信息化發(fā)展。

主要參考文獻

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