電子文件歸檔管理模式探究

管先海+何思源+武夢(mèng)雅

摘 要：電子文件現(xiàn)行主流歸檔管理模式為“雙套制”，但“單套制”的呼聲也越來(lái)越高。本文結(jié)合兩種歸檔管理模式利弊，通過(guò)剖析電子文件歸檔管理模式發(fā)展歷程，認(rèn)為當(dāng)前兩種歸檔管理模式宜并行，即對(duì)于保管期限為永久或者具有其他重要保存價(jià)值的電子文件宜實(shí)行“雙套制”歸檔管理模式，對(duì)于保管期限為定期10年或者其他相對(duì)不太重要的非永久電子文件宜實(shí)行“單套制”歸檔管理模式；最后指出“單套制” 歸檔管理模式是不可逆轉(zhuǎn)的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：電子文件；歸檔管理模式；雙套制；單套制

Abstract：The current mainstream archiving management mode of electronic records is double-sets system， but the single-set system has become more and more popular. Based on the analysis of the advantages and disadvantages of the two archiving management models， this paper sorts out the development course of electronic records archiving management mode， and thinks that the current two archiving management modes should be parallel. In other words， for the storage period of permanent or other important electronic records， it is necessary to implement the double-sets system archiving management model； for the storage period of 10 years or other less important electronic records， the single-set system archiving management model should be applied. Finally， the single-set system archiving management model is an irreversible trend in the future.

Keywords： Electronic records；Archiving management mode；Double-sets system；Single-set system

在電子文件歸檔管理模式探索中，始終存在著“雙套制”與“單套制”兩種歸檔管理模式。雖然現(xiàn)行的主流歸檔管理模式是“雙套制”，但隨著電子文件數(shù)量的“井噴式”增長(zhǎng)以及文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型與電子政務(wù)工程建設(shè)進(jìn)程的加速推進(jìn)，“雙套制”的弊端日益顯露，“單套制”的呼聲則越來(lái)越高。那么，當(dāng)前檔案部門(mén)宜實(shí)行“雙套制”還是“單套制”歸檔管理模式，抑或是兩種歸檔管理模式并行呢？本文擬通過(guò)剖析電子文件歸檔管理模式發(fā)展歷程及兩種歸檔管理模式利弊，來(lái)探究這一問(wèn)題。

1 引言：兩種歸檔管理模式的內(nèi)涵

1.1“雙套制”歸檔管理模式的內(nèi)涵。一般而言，所謂“雙套制”歸檔管理模式，是指在電子文件歸檔時(shí)，將電子文件的電子版本和紙質(zhì)版本同時(shí)歸檔保存，使二者共同處于存儲(chǔ)和可利用狀態(tài)的電子文件歸檔管理模式。王艷明、王慶悅則將其進(jìn)一步闡述為：“具有永久保存價(jià)值或者其他重要價(jià)值的電子文件，應(yīng)當(dāng)同步轉(zhuǎn)換為機(jī)械記錄文件或者模擬記錄文件，實(shí)現(xiàn)雙套保存，以最終保障電子文件的真實(shí)性、可讀性維護(hù)及司法訴求?！盵1]其中，“套”是指文件的記錄手段或方式，包括機(jī)械記錄、模擬記錄和數(shù)字記錄；“雙套”就是一套是數(shù)字記錄（即電子文件），一套是非數(shù)字記錄（即機(jī)械記錄或者模擬記錄，其典型代表是紙質(zhì)文件、縮微品等）。

科學(xué)理解“雙套制”歸檔管理模式，需要將其與“雙軌制”運(yùn)行管理模式區(qū)分開(kāi)來(lái)。前者是指同一份文件采取電子和紙質(zhì)兩種形式鑒定、整理、歸檔、保存；后者是指紙質(zhì)文件和電子文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)，即在文件（包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件）進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)，就形成電子和紙質(zhì)兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對(duì)同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。[2]前者側(cè)重歸檔保存，后者強(qiáng)調(diào)流程管理。從某種意義上說(shuō)，后者包含了前者，而且初步實(shí)現(xiàn)了對(duì)電子文件的全程管理，是更全面、更深入的管理形式。[3]

1.2“單套制”歸檔管理模式的內(nèi)涵。一般而言，所謂“單套制”歸檔管理模式，是指將業(yè)務(wù)流程與電子文件管理流程對(duì)接，利用數(shù)字簽名和電子簽章技術(shù)，在文件辦理完畢后即時(shí)向檔案室提交歸檔文件，即將電子文件管理嵌入文件形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、管理、利用的整個(gè)生命周期中的電子文件歸檔管理模式。在電子文件“單套制”歸檔管理模式中，文件從生成到銷(xiāo)毀或永久保存的整個(gè)生命周期中都不會(huì)出現(xiàn)非電子形式的文件類(lèi)型，是一種純粹的電子化運(yùn)作模式，其實(shí)質(zhì)就是電子文件“單軌制”運(yùn)行管理模式。也就是說(shuō)，現(xiàn)在檔案界所謂的“單套制”歸檔管理模式，從某種意義上講就是“單軌制”運(yùn)行管理模式。

2 電子文件歸檔管理模式發(fā)展歷程（一）：“雙套制”是無(wú)奈之舉

在電子文件誕生之初，由于其“先天不足”，存在固有缺陷，使得其真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性難以保障，從而引發(fā)了電子文件管理領(lǐng)域的兩大難題——法律層面的證據(jù)效力問(wèn)題和技術(shù)層面的長(zhǎng)期保存問(wèn)題，使之無(wú)法實(shí)現(xiàn)單套歸檔、單軌運(yùn)行，這是“雙套制”產(chǎn)生的根本原因。在電子文件安全管理規(guī)范完全建立以前，文件“雙套保存”是一個(gè)比較可靠的解決之道。 [4]特別是在電子政務(wù)發(fā)展還處于初級(jí)階段的時(shí)候，對(duì)電子文件實(shí)行“雙套制”管理是十分有必要的。[7]現(xiàn)階段出于對(duì)文件證據(jù)性的要求和長(zhǎng)久可讀的考慮，將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)版本，將延續(xù)相當(dāng)一段時(shí)間；[5]電子文件和紙質(zhì)文件將會(huì)長(zhǎng)期并存，采用雙套制管理模式具有理論和實(shí)踐的雙重意義，[6]是最科學(xué)、實(shí)用的做法。[8]可見(jiàn)，“雙套制”歸檔管理模式是特定歷史環(huán)境下的一種無(wú)奈之舉，有其客觀(guān)必然性。endprint