辦公自動化時代文書檔案歸檔整理問題研究

文/福建省食品藥品質量檢驗研究院 張曉

辦公自動化時代文書檔案歸檔整理問題研究

文/福建省食品藥品質量檢驗研究院 張曉

辦公自動化時代，文書檔案歸檔整理可以依靠計算機技術和設備實現(xiàn)，大大的提高了檔案歸檔管理的工作效率，檔案歸檔整理方式改變的同時也帶來了很多安全問題和工作質量問題，要提高檔案歸檔整理質量，須對這些問題提出合理化的解決措施，本文是對辦公自動化條件下文書檔案歸檔整理而展開的研究。

辦公自動化；文書檔案管理；管理原則；管理方式

辦公自動化條件下，文書檔案歸檔整理工作既有了更多的優(yōu)勢和便利，同時我們在實際工作中也會出現(xiàn)一些新的問題需要解決。為進一步提升文書檔案歸檔整理的可靠性、真實性、有效性以及安全性，我們需要對文書檔案歸檔整理當中出現(xiàn)的問題加以分析，從而有利于工作的順利開展。

一、文件歸檔的歷史變化

（一）文檔載體的變化。傳統(tǒng)的文書檔案歸檔工作載體是紙張，辦公自動化條件下，單一的紙質載體變成了紙質載體+電子載體。目前，國內(nèi)對于電子文件的法律效應還沒有做出明確規(guī)定，所以，紙質檔案的重要性依舊不減當年，電子檔案則主要起到一個優(yōu)化檔案查詢、檔案調(diào)取、檔案傳輸?shù)淖饔谩?/p>

（二）工作含義的變化。由于電子文件歸檔存在著實物上的歸檔和概念上的歸檔，這樣一來，歸檔的標志究竟是什么呢？辦公自動化帶來的真正意義上的文檔一體化，使歸檔的含義需要重新解釋。

（三）文檔利用的優(yōu)越性變化。自動化辦公環(huán)境下，電子檔案的利用更加便利、直接，傳統(tǒng)的立卷歸檔被現(xiàn)在的計算機儲存所代替，文書檔案管理不再需要裝訂，管理程序更加簡化。

二、自動化文書檔案歸檔整理原則分析

（一）紙質檔案和電子檔案共同存在。電子檔案的法律效應還沒有被完全確認，所以當前電子檔案也只適用于檔案管理工作，并不適用于實際應用。因此，就目前的工作環(huán)境來看，自動化的檔案整理還不能完全替代紙質檔案整理，企業(yè)單位各種業(yè)務的開展，依舊需要依靠紙質檔案管理來實現(xiàn)。那么，自動化文書檔案歸檔整理背景下，必須堅持電子檔案和紙質檔案共存的原則。

（二）歸檔整理完整性原則。電子檔案的歸檔整理始終處于開放網(wǎng)絡這一大環(huán)境下，所以檔案歸檔整理的安全性難以得到絕對保障。黑客或病毒攻擊下，電子檔案的完整性容易受到損害，加之國家對于保密級別較高的檔案做出了不允許在互聯(lián)網(wǎng)中傳播的規(guī)定。所以，在將紙質檔案整理成電子檔案進行管理時，不能上傳其內(nèi)容，但又為了方便檔案管理，所以可以上傳其目錄，方便文檔對應，這樣就可以保持歸檔管理的完整性。

（三）分散式排序原則。自動化系統(tǒng)的檔案管理工作中，應采用個體文件分散式歸檔整理，這樣既能方便以部門作為單位進行歸檔管理和檔案調(diào)用，還能夠擺脫原來較為死板固化的排序限制，檔案可以按照需求或任何方式進行編號排序，也保證了檔案的安全性。在進行集中歸檔時候，可不按照部門來作排列，只需在文件辦理完畢后，作編號歸檔，達到文件的及時歸檔，實現(xiàn)文書檔案自動化管理。

三、文書檔案歸檔整理具體辦法

（一）收文辦理辦法。首先對紙質文件進行掃描，將文檔內(nèi)容上傳到電腦上，并以PDF格式儲存，將文件命名為紙質文稿的標題。而后，進行登記上傳，建立專門的收文模塊，用于收文登記。第三，按照計算機設定的流程進行文件流轉，逐級流傳文檔，并設定流傳記錄，必須明確文檔的流傳過程，方便以后對比。最后完成流傳之后，將文檔打印輸出，與紙質文件、處理結果文件裝訂成冊，單位領導蓋章簽字確認之后，進行歸檔。

（二）發(fā)文辦理辦法。擬定的文檔定稿可通過辦公系統(tǒng)傳輸?shù)较嚓P部門進行閱覽，完成閱覽、審核和復審之后，需要加蓋電子公章，而后再由擬稿人進行分發(fā)。同樣，計算機需記錄全部流傳過程，最后完成流傳之后，將文檔打印輸出，與紙質文件、處理結果文件裝訂成冊，單位領導蓋章簽字確認之后，進行歸檔。

（三）通用審批程序。自動化辦公條件下文書歸檔的審批還需要保持原有的流程，但要增加附件、副本電子審批流程，相關的申報材料需由領導人員加蓋電子公章，審批流程同樣需要記錄在計算機系統(tǒng)當中，方便以后漏有所差。

（四）辦公自動化條件下的歸檔。1.高效化的文件歸檔流程。傳統(tǒng)的文檔歸檔整理流程非常繁瑣復雜，而且耗時較長，因為需要各部門審核確認和簽字蓋章，由于工作協(xié)調(diào)問題，使得個體文檔的歸檔整理極為繁瑣。辦公自動化條件下，文檔的流傳、審核確認和簽字蓋章都可以通過計算機來實現(xiàn)，而且可以對流程進行監(jiān)督管理，一旦文檔出現(xiàn)問題，可以通過核查流程記錄，盡快確認出現(xiàn)問題的位置。高速運轉的網(wǎng)絡提高了文檔歸檔工作的效率，減少了文檔積壓、延誤和流失問題的出現(xiàn)，紙質文檔嚴重損壞問題也可以得到有效解決。2.更具完整性的歸檔工作?，F(xiàn)代的文檔歸檔工作交由計算機系統(tǒng)來完成，管理人員只需要熟練掌握計算機系統(tǒng)操作方式即可，不論是對于日常文檔歸檔整理來說，還是對于高保密級別的文檔管理來說，計算機技術的使用可以確保歸檔工作的完整性。

四、結語

辦公自動化時代，企業(yè)單位的文書檔案歸檔整理方式發(fā)生了重大變化，從原來的紙質檔案管理+人工歸檔演變成了今天的電子檔案+自動化歸檔管理方式，電子檔案+紙質檔案的雙重保障給予了檔案管理更加可靠的安全防范基礎，檔案管理更具完整性、高效性。

[1]白松艷.辦公自動化促進文書檔案的收集、歸檔管理[J].陜西檔案,2015(06):155-156.

[2]田真.文書整理歸檔的現(xiàn)實意義[J].中國管理信息化,2015(02):174-175.