平頂山市疾控系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查

文/平頂山市疾病預(yù)防控制中心 李鳳勤

平頂山市疾控系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查

文/平頂山市疾病預(yù)防控制中心 李鳳勤

經(jīng)過調(diào)查，平頂山疾控系統(tǒng)檔案管理人員女多男少，年齡偏大，任職短，更換頻，學(xué)歷高，非專業(yè)；兼職多，專職少；面積小，“三分開”少，防滅火設(shè)施不全，溫濕度調(diào)節(jié)單一；檔案門類多，業(yè)務(wù)部門保存為主，有斷檔現(xiàn)象；按卷整理為主，年度－問題（事由）組卷為主；業(yè)務(wù)檔案與職能高度相關(guān)、利用率高、基本滿足需要，多編有利用成果的特點(diǎn)，并有針對(duì)性地提出了六點(diǎn)建議。

平頂山；疾病預(yù)防控制；檔案管理；調(diào)查

為了解平頂山疾病預(yù)防控制系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀，2015年7月間，筆者對(duì)平頂山市全部11個(gè)市、縣、區(qū)疾病預(yù)防控制中心的檔案工作的基本情況、人員配置與制度情況、保管條件、室藏檔案情況、檔案整理方法、檔案利用情況，進(jìn)行了一次問卷調(diào)查。問卷共設(shè)6類36個(gè)問題，195個(gè)答案。下面是此次調(diào)查的情況及分析。

一、基本情況

（一）參加調(diào)查者的基本情況。主要有以下幾點(diǎn)：

1.女多男少。參加調(diào)查者中，女7人，占63.64%；男4人，占36.36%；女性幾乎比男性多一倍。

2.年齡略為偏大。參加調(diào)查者中，沒有<20歲的人；21-30歲2人，占18.18%；31-40歲3人，占27.27%；41-50歲5人，占45.45%；51-60歲1人，占9.09%。20-50歲區(qū)間，年齡與人數(shù)成正比，年齡越大的分組，人數(shù)越多。以40歲為界，>40歲的人數(shù)多于<40歲的人數(shù)。年齡結(jié)構(gòu)略顯偏大。

3.半數(shù)以上的受訪者在本單位工作不到10年，但21-30年齡組占比最高。參加調(diào)查者中，在本單位工作時(shí)間不到2年1人，占9.09%；3-5年3人，占27.27%；6-10年2人，占18.18%；11-20年1人，占9.09%；21-30年4人，占36.36%；超過30年以上的沒有。

4.70%以上的受訪者從事檔案工作不超過10年，5年及以下的接近半數(shù)。調(diào)查者中，從事檔案工作不到2年2人，占18.18%；3-5年3人，占27.27%；6-10年3人，占27.27%；11-20年1人，占9.09%；21-30年1人，占9.09%；30年以上1人，占9.09%。

5.所有受訪者均具有高等教育學(xué)歷。調(diào)查者中，研究生1人，占9.09%； 本科4人，占36.36%；專科6人，占54.55%。

6.受訪者中具有檔案專業(yè)背景的不足一成。參加調(diào)查者中，接受過檔案專業(yè)教育1人，占9.09%；沒接受過檔案專業(yè)教育10人，占90.91%。

7.多數(shù)受訪者具有檔案及相關(guān)專業(yè)、疾控及相關(guān)專業(yè)教育背景。參加調(diào)查者中，來自檔案管理專業(yè)1人，占9.09%；檔案相關(guān)專業(yè)（圖書、情報(bào)、文秘、中文、管理）1人，占9.09%；疾控及相關(guān)專業(yè)4人，占36.36%；其他專業(yè)5人，占45.45%。

8.多數(shù)受訪者沒有專業(yè)技術(shù)職稱，具有檔案專業(yè)技術(shù)職稱的不足2成。參加調(diào)查者中，副研究館員2人，占18.18%； 其他專業(yè)2人（預(yù)防醫(yī)學(xué)執(zhí)業(yè)醫(yī)師、主治醫(yī)師），占18.18%；沒有職稱7人，占63.64%；

（二）人員配置與制度。主要有以下幾點(diǎn)：

1.半數(shù)以上受訪者參加過檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓(xùn)。參加調(diào)查者中，參加過檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓(xùn)6人，占54.55%；沒參加過的5人，占45.45%。參加過培訓(xùn)教育的略多于未參加者。

2.超過半數(shù)的受訪者是兼職檔案員，專職人員不足三成。參加調(diào)查者中，兼職檔案員6人，占54.55%；專職檔案員3人，占27.27%；都不是2人，占18.18%。

3.受訪人員所在單位有兼檔案工作人員的占比遠(yuǎn)高于有專職檔案工作人員。參加調(diào)查者所在的11個(gè)單位中，有兼職的10個(gè)，占90.91%；有專職的4個(gè)，占36.36%。六成以上的單位沒有專職檔案員。

4.受訪人員所在單位的檔案是否實(shí)行了集中統(tǒng)一管理的占比不到一半。受訪單位中，檔案實(shí)行了集中統(tǒng)一管理的5個(gè)，占45.45%；沒有實(shí)行了集中統(tǒng)一管理的6個(gè)，占54.55%。

5.半數(shù)以上受訪人員所在單位建立了檔案管理制度。受訪單位中，建立檔案管理制度的6個(gè)，占54.55%；沒有建立檔案管理制度的5個(gè)，占45.45%。

6.多數(shù)受訪單位建立有綜合檔案室。受訪單位中，建立有綜合檔案室7個(gè)，占63.64%；沒有建立綜合檔案室的4個(gè)，占36.36%。

（三）保管條件。主要有以下幾點(diǎn)：

1.大多數(shù)受訪單位沒有做到“三分開”。受訪單位中，實(shí)行辦公、借閱、庫房“三分開”的3個(gè)，占27.27%；沒有實(shí)行“三分開”的8個(gè)，占72.73%。

2.多數(shù)受訪單位檔案庫房的面積在10-50m2。受訪單位中，檔案庫房的面積〈10m22個(gè)，占18.18%；10-30m24個(gè)，占36.36%；30-50m23個(gè)，占27.27%；50-100m21個(gè)，占9.09%；〉100m21個(gè)，占9.09%。

3.人工滅火器是大多數(shù)受訪單位檔案庫房的消防滅火設(shè)施。受訪單位中，使用人工滅火器8個(gè)，占72.73%；使用自動(dòng)噴淋2個(gè)，占18.18%。沒有使用自動(dòng)滅火器、高壓水霧、氣體、其他消防設(shè)施的機(jī)構(gòu)（特別值得注意的是還有2個(gè)單位沒有消防滅火設(shè)施），占18.18%。具有多重消防滅火設(shè)施的單位只有1個(gè)，大多數(shù)單位只有一種單一的消防滅火設(shè)施。

4.自然通風(fēng)與空調(diào)均是檔案庫房溫濕度調(diào)節(jié)的主要方法。受訪單位中，使用自然通風(fēng)調(diào)節(jié)檔案庫房溫濕度的6個(gè)，占54.55%；使用空調(diào)的6個(gè)，占54.55%；各占近60%，是主要方法。另外使用去濕機(jī)3個(gè)，占27.27%；使用其它3個(gè)，占27.27%。

5.受訪單位檔案專用設(shè)備配制多樣且差距明顯。受訪單位中，使用密集架2個(gè)，占18.18%；鐵柜11個(gè)，占100%；木柜1個(gè)，占9.09%；檢索柜4個(gè)，占36.36%；空調(diào)7個(gè)，占63.64%；電腦6個(gè)，占54.55%；打印機(jī)5個(gè)，占45.45%；照相機(jī)3個(gè)，占27.27%；復(fù)印機(jī)5個(gè)，占45.45%；裝訂機(jī)8個(gè)，占72.73%；縫紉機(jī)3個(gè)，占27.27%；除濕機(jī)3個(gè)，占27.27%；消毒滅菌機(jī)2個(gè)，占18.18%。鐵柜、裝訂機(jī)、空調(diào)、電腦的配制超過半數(shù)，打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的配制接近一半。密集架、木柜、消毒滅菌機(jī)的配制率比較低。

6.受訪單位檔案庫房沒有一個(gè)實(shí)現(xiàn)了“五防”措施，一防不防的占到三分之一。受訪單位中，實(shí)現(xiàn)防火的7個(gè)，占63.64%；防盜6個(gè)，占54.55%；防潮5個(gè)，占45.45%；防蟲5個(gè)，占45.45%；防光4個(gè)，占36.36%。一防也做不到的盡然有4個(gè)，占36.36%。

7.多數(shù)受訪單位沒有實(shí)施檔案規(guī)范化管理。受訪單位中，實(shí)施檔案規(guī)范化管理的4個(gè)，占36.36%。其中國家二級(jí)1個(gè)，占9.09%；省一級(jí)1個(gè)，占9.09%；省二級(jí)1個(gè)，占9.09%；市級(jí)1個(gè)，占9.09%。沒有規(guī)范化管理的7個(gè)，高達(dá)63.64%。

（四）室藏檔案情況。主要有以下幾點(diǎn)：

1.受訪單位保存的檔案門類眾多，但分類標(biāo)準(zhǔn)不盡一致。受訪單位中，保存有文書檔案的10個(gè)，占90.91%；業(yè)務(wù)檔案7個(gè)，占63.64%；照片檔案6個(gè)，占54.55%；榮譽(yù)檔案6個(gè)，占54.55%；會(huì)計(jì)檔案5個(gè)，占45.45%；績(jī)效考核檔案5個(gè)，占45.45%；人事檔案4個(gè)，占36.36%；音像檔案4個(gè)，占36.36%；科技檔案3個(gè)，占27.27%；實(shí)物檔案3個(gè)，占27.27%；儀器設(shè)備檔案3個(gè)，占27.27%；其他2個(gè)，占18.18%。

2.受訪單位業(yè)務(wù)檔案超過半數(shù)由業(yè)務(wù)部門自行保管。受訪單位中，業(yè)務(wù)檔案保管在業(yè)務(wù)部門6個(gè)，占54.55%；保管在綜合檔案室5個(gè)，占45.45%。

3.少數(shù)受訪單位保存的檔案有年度斷檔現(xiàn)象。受訪單位中，只有2個(gè)保存的檔案有年度斷檔現(xiàn)象，占18.18%；沒有斷檔現(xiàn)象的8個(gè)，占72.73%；還有一個(gè)單位不清楚是否存在這種現(xiàn)象，占9.09%。

4.沒有辦理移交就受訪單位產(chǎn)生年度斷檔現(xiàn)象的原因。2個(gè)檔案有年度斷檔現(xiàn)象的單位，產(chǎn)生年度斷檔現(xiàn)象的原因均是沒有辦理移交，占100%。

5.多數(shù)受訪單位得到過同級(jí)檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。受訪單位中，到過同級(jí)檔案行政管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)的有6個(gè)，占60%；沒有4個(gè)，占40%；不清楚1個(gè)，占9.09%。

（五）檔案整理方法。主要有以下幾點(diǎn)：

1.按卷整理就受訪單位整理檔案的主要方式。受訪單位中，按卷整理6個(gè)，占54.55%；按件整理2個(gè)，占18.18%；有按件整理的，也有按卷整理的2個(gè)，占18.18%；不清楚1個(gè)，占9.09%。

2.半數(shù)以上受訪單位采用的是年度－問題（事由）組卷法。受訪單位中，采用年度－問題（事由）組卷法6個(gè)，占54.55%；年度－組織機(jī)構(gòu)組卷法2個(gè)，占18.18%；年度－組織機(jī)構(gòu)－問題（事由）組卷法2個(gè)，占18.18%；其他3個(gè)，占27.27%。

（六）檔案利用情況。主要有以下幾點(diǎn)：

1.大多數(shù)受訪者認(rèn)為業(yè)務(wù)檔案與單位職能相關(guān)度最高。受訪者中，9個(gè)認(rèn)為業(yè)務(wù)檔案與單位職能相關(guān)度最高，占81.82%；2個(gè)認(rèn)為文書檔案與單位職能相關(guān)度最高，占18.18%。

2.業(yè)務(wù)檔案、文書檔案、績(jī)效考核檔案的利用率排名前三位。受訪者中，認(rèn)為利用率最高的是業(yè)務(wù)檔案的11人，占100%；文書檔案10人，占90.91%；績(jī)效考核檔案7人，占63.64%；會(huì)計(jì)檔案6人，占54.55%；照片檔案6人，占54.55%；人事檔案5人，占45.45%；音像檔案5人，占45.45%；榮譽(yù)檔案5人，占45.45%；科技檔案4人，占36.36%；儀器設(shè)備檔案4人，占36.36%；其他3人，占27.27%；實(shí)物檔案2人，占18.18%。

3.90%以上的受訪者認(rèn)為單位保存的檔案能夠滿足日常利用需要。受訪者中，認(rèn)為單位保存的檔案能夠滿足日常利用需要的4個(gè)，占36.36%；基本能6個(gè)，占54.55%；只有1個(gè)認(rèn)為不能，占9.09%。

4.多數(shù)受訪單位編有站(中心)志、組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記。受訪者中，表示單位編有站(中心)志、組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記的有8人，占72.73%；沒有3人，占27.27%。

二、分析與結(jié)論

（一）在人員構(gòu)成方面。女多男少，年齡偏大，任職時(shí)間較短，更換頻繁，高學(xué)歷，檔案專業(yè)廖廖，相關(guān)專業(yè)居多，很少人有專業(yè)技術(shù)職稱。從性別上看，平頂山市疾控系統(tǒng)檔案工作者中以女性為主，女多男少。從年齡結(jié)構(gòu)上看，在20-50歲區(qū)間，年齡與人數(shù)成正比，年齡越大的分組，人數(shù)越多。以40歲為界，>40歲的人數(shù)多于<40歲的人數(shù)。其中41-50歲組占比最高（45.45%），年齡結(jié)構(gòu)略顯偏大。從在本單位工作時(shí)間上看，不到十年的占54.54%，比超過十年的多10%。從事檔案工作5年以下的占了近半數(shù)，任職時(shí)間短，更換頻繁。從學(xué)歷與專業(yè)上看，全市疾控系統(tǒng)檔案工作者均具有大專以上學(xué)歷，但檔案專業(yè)不到10%；非檔案專業(yè)超過90%。但與檔案及相關(guān)專業(yè)、疾控及相關(guān)專業(yè)的占比與非相關(guān)專業(yè)的占比相同。從專業(yè)技術(shù)職稱上看，有檔案專業(yè)技術(shù)職稱的只占不到20%，與其他系列的占比相同，沒有專業(yè)技術(shù)職稱的占比高達(dá)63.64%。

（二）在人員配置與制度方面。近半數(shù)人員沒有經(jīng)過檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓(xùn)，兼職過半，專職不到1/3，近半數(shù)單位主要檔案制度沒有完全落實(shí)。

從專業(yè)背景上看，多數(shù)疾控系統(tǒng)檔案工作者來自非檔案專業(yè)，且近半數(shù)的疾控系統(tǒng)檔案工作者沒有參加過檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓(xùn)，占45.45%。從工作的專屬性上看，疾控系統(tǒng)檔案工作者中專職檔案員占27.27%，兼職占54.55%，沒有明確但從事這一工作的占18.18%。從工作制度落實(shí)上看，實(shí)行了集中統(tǒng)一管理檔案的單位不到一半（45.45%），近六成單位建立有檔案管理制度（54.55%），約2/3的單位建有綜合檔案室（63.64%）。

（三）從保管條件看。70%以上的單位落實(shí)了“三分開”，多數(shù)單位的庫房面積較小，20%左右的單位沒有消防滅火設(shè)施，溫濕度調(diào)節(jié)手段落后，柜架以鐵柜為主；檔案庫房“五防”措施沒有完全得到落實(shí)，2/5的單位實(shí)施了檔案規(guī)范化管理。從辦公條件上看，大多數(shù)單位（72.73%）檔案管理沒有做到辦公、借閱、庫房三分開；多數(shù)受訪單位檔案庫房的面積只有10-50m2；從設(shè)施設(shè)備上看，人工滅火器是大多數(shù)受訪單位檔案庫房的消防滅火設(shè)施，只有少數(shù)單位還配備有二種消防滅火設(shè)施；自然通風(fēng)與空調(diào)均是檔案庫房溫濕度調(diào)節(jié)的主要方法；檔案專用設(shè)備種類多樣，鐵柜、裝訂機(jī)、空調(diào)、電腦的配制超過半數(shù)，打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的配制接近一半。密集架、木柜、消毒滅菌機(jī)的配制率比較低；受訪單位檔案庫房沒有一個(gè)實(shí)現(xiàn)“五防”措施，一防不防的占到三分之一；多數(shù)（63.64%）單位沒有實(shí)施檔案規(guī)范化管理。

（四）從室藏檔案情況看。門類多樣，多數(shù)由業(yè)務(wù)部門保存，少數(shù)單位有斷檔現(xiàn)象，均由移交不及時(shí)引起，多數(shù)單位與檔案行政管理機(jī)構(gòu)有溝通與交往。從檔案的門類看，疾控系統(tǒng)單位檔案室保存檔案門類多樣，以文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、照片檔案、榮譽(yù)檔案為主，但分類標(biāo)準(zhǔn)不盡一致。從保管機(jī)構(gòu)的類型看，疾控系統(tǒng)單位業(yè)務(wù)檔案的分別保管在業(yè)務(wù)部門（54.55%）。從對(duì)家底的掌握情況看，參加調(diào)查的人員中有相當(dāng)一部分對(duì)本單位形成的各類檔案的起止時(shí)間，保存的各類檔案數(shù)量不清楚。從檔案的連續(xù)性上看，近1/5（2個(gè)）疾控系統(tǒng)單位綜合檔案室檔案存在年度斷檔現(xiàn)象；沒有辦理移交是造成疾控系統(tǒng)單位綜合檔案室檔案年度斷檔現(xiàn)象的主因；從與檔案行政管理機(jī)構(gòu)的溝通聯(lián)絡(luò)上看，多數(shù)（6個(gè)單位）單位得到過同級(jí)檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

（五）從檔案整理方法上看。按卷整理是我市疾控系統(tǒng)單位整理檔案的主要方式；半數(shù)以上單位采用的是年度－問題（事由）組卷法。從檔案整理方法上看，我市疾控系統(tǒng)單位整理檔案的方式以按卷整理為主（54.55%）的，按件整理（46.75%），按卷整理明顯高于單獨(dú)按件整理（18.18%），或同時(shí)按卷按件整理（18.18%）。從組卷方式看，使用最多的組卷方式是年度－問題（事由）組卷法（54.55%）。

（六）從檔案利用情況看。業(yè)務(wù)檔案與單位職能相關(guān)度最高，利用率最高，大多數(shù)單位保存的基本能夠滿足日常利用需要，多數(shù)單位編有站(中心)志、組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記等。從各類檔案與單位業(yè)務(wù)的相關(guān)度看，多數(shù)參與調(diào)查者（81.82%）認(rèn)為業(yè)務(wù)檔案與單位職能相關(guān)度最高。從檔案的利用率看，業(yè)務(wù)檔案是疾控系統(tǒng)單位檔案利用率最高的檔案（100%），文書檔案次之（90.91%），爾后依次是績(jī)效考核檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、人事檔案、音像檔案、榮譽(yù)檔案、科技檔案、儀器設(shè)備檔案、其他檔案、實(shí)物檔案；從編研成果看，90%以上單位保存的檔案能夠滿足日常利用需要。70%以上單位編有站(中心)志、組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記等。

三、結(jié)語

綜上，平頂山疾控系統(tǒng)檔案工作的整體情況相對(duì)較好，但也存在一些問題，應(yīng)當(dāng)在如下方面加大工作力度：

（一）穩(wěn)定檔案工作隊(duì)伍，以配制與增加專職檔案員為抓手，從根本上解決檔案工作者任職時(shí)間短，更換頻繁的問題。

由于檔案工作的專業(yè)性很強(qiáng)，持續(xù)性與聯(lián)繼性要求高。兼職檔案員較之專職檔案員任職時(shí)間更短，更換更頻繁，更不利于職業(yè)素養(yǎng)的養(yǎng)成、專業(yè)技能的掌握和專業(yè)知識(shí)的積累。在以兼職檔案員為主的情況下，要想解決檔案工作者任職時(shí)間短，更換頻繁的問題，最好的辦法就是設(shè)法配制與增加專職檔案員。

（二）針對(duì)我市疾控檔案工作者隊(duì)伍高學(xué)歷，非本專業(yè)，少有專業(yè)技術(shù)職稱的問題，應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)現(xiàn)職檔案工作者申報(bào)專業(yè)技術(shù)職稱。參與檔案專業(yè)職業(yè)教育、繼續(xù)教育、科研、學(xué)術(shù)交流活動(dòng)等方法，提高我市疾控檔案工作者檔案專業(yè)技術(shù)、學(xué)術(shù)、科研水平。

（三）繼續(xù)推進(jìn)檔案室規(guī)范化建設(shè)，加大對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)檔案管理制度。加大對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，改善檔案存貯條件；加強(qiáng)庫房消防滅火設(shè)施建設(shè)，提升消防滅火設(shè)施的檔次，堅(jiān)決消滅消防滅火設(shè)施死角，確保檔案安全。爭(zhēng)取檔案室及檔案庫房溫度濕度調(diào)節(jié)設(shè)備的升級(jí)換代，改變單一的通風(fēng)降溫去濕方式。在不斷改善硬件條件的同時(shí)，嚴(yán)格落實(shí)“三分開”“五防”等庫房管理措施。

（四）摸清家底，做到心中有數(shù)，將檔案工作的重心放在業(yè)務(wù)檔案、文書檔案等主要檔案門類上。繼續(xù)推進(jìn)檔案集中保管，至少要做到制度、登記的統(tǒng)一。既管理統(tǒng)一，保管與利用適當(dāng)分散。特別要加強(qiáng)檔案移交的控制，這在檔案員任職時(shí)間更短，更換更頻繁的情況下對(duì)避免斷檔現(xiàn)象的發(fā)生更為重要。

（五）從實(shí)際出發(fā)，既按件整理，也按卷整理的檔案整理方式?；虬醇恚虬淳碚淼臋n案整理方式中，選擇一種在全市范圍進(jìn)行推廣。同時(shí)選擇年度—組織機(jī)構(gòu)組卷方式在全市推薦使用。

（六）繼續(xù)保持與檔案行政管理機(jī)構(gòu)的良好溝通與交流。

在得到其業(yè)務(wù)指導(dǎo)的前提下，爭(zhēng)取與其合作，探討對(duì)疾控系統(tǒng)檔案管理進(jìn)行執(zhí)法檢查的可能性與可行性。并在經(jīng)過初步嘗試的基礎(chǔ)上，將聯(lián)合執(zhí)法制度化、常態(tài)化，以便督促疾控系統(tǒng)檔案管理工作的升級(jí)。