試論信息時(shí)代的電子檔案管理

文/天水農(nóng)業(yè)學(xué)校 謝蘭

試論信息時(shí)代的電子檔案管理

文/天水農(nóng)業(yè)學(xué)校 謝蘭

隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已應(yīng)用于我們生活的每一個(gè)角落，在人們參與的每一個(gè)社會(huì)實(shí)踐過程中都出現(xiàn)了許多電子檔案。而電子檔案的出現(xiàn)，是社會(huì)發(fā)展過程中的一個(gè)重要里程碑，是我們?cè)谔幚硎聞?wù)過程中不容忽視的部分。因此，本文將主要從電子檔案的特點(diǎn)出發(fā)，對(duì)電子檔案的管理進(jìn)行探討，并提出相應(yīng)的管理措施以促進(jìn)其發(fā)展。

信息時(shí)代；電子檔案；管理；探討

我們生活在一個(gè)由互聯(lián)網(wǎng)覆蓋的時(shí)代，無論是在家中還是在工作中都已經(jīng)離不開計(jì)算機(jī)，而很多企業(yè)與公司將計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)相結(jié)合以研制出更多的產(chǎn)品來促進(jìn)本公司信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，由此便出現(xiàn)了電子檔案。電子檔案的含義是人們?cè)诠ぷ鞯倪^程中借助計(jì)算機(jī)中的處理系統(tǒng)來保存某種具有價(jià)值信息的記錄，這種記錄形式與我們傳統(tǒng)模式中紙質(zhì)的檔案不同，它的出現(xiàn)標(biāo)志著人類智慧與科技的又一步提升，是一次質(zhì)的飛躍。因此，作為一名集文書、教學(xué)、科研、基建、聲像檔案于一身的管理人員，筆者在實(shí)際工作中認(rèn)識(shí)到電子檔案的重要性，現(xiàn)就如何搞好電子檔案管理工作談?wù)勛约旱捏w會(huì)。

一、信息時(shí)代電子檔案的特點(diǎn)

（一）查閱信息的簡(jiǎn)便性。在我國(guó)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，大多都是由專業(yè)的管理人員來負(fù)責(zé)，而這種管理模式存在著很多的弊端。例如，工作人員在查閱某一檔案時(shí)，大量的檔案讓他們不知如何下手，導(dǎo)致工作人員產(chǎn)生厭煩心理，工作效率逐漸降低，不能使檔案的作用充分地發(fā)揮出來。而電子檔案的出現(xiàn)，讓工作人員可以通過計(jì)算機(jī)快速地查閱到其所需檔案，同時(shí)還能進(jìn)行快速分類。

（二）電子檔案的非直讀性。與我國(guó)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案具有非直讀性的特點(diǎn)。它省去過去文字信息記錄的方式，轉(zhuǎn)而以數(shù)字代碼的形式記錄在計(jì)算機(jī)中。例如，在我們購(gòu)買的磁帶等物體中，我們無法直觀觀察出其中的內(nèi)容，只能借助收音機(jī)這種載體將其展現(xiàn)出來。又如，光盤中記錄的內(nèi)容是由刻錄機(jī)刻錄而成的，也不能直觀觀察。除了這些之外，管理者還可以對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理，這樣即使在有相同設(shè)備的情況下，若不對(duì)檔案進(jìn)行解密，也將無法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的查看。

（三）電子檔案的依賴性。電子檔案之所以具有很強(qiáng)的依賴性，是因?yàn)槠湓獢?shù)據(jù)必須在文件信息中才能生存，否則除了文件信息就無法恢復(fù)到最初的狀態(tài)。同時(shí)，電子信息對(duì)背景信息也具有一定的影響力。電子檔案的傳輸需要借助互聯(lián)網(wǎng)的傳播才可成功，傳輸者不需要在現(xiàn)實(shí)生活中見面，但是對(duì)背景信息的要求則是需要傳輸者在傳輸前將其補(bǔ)充完整，否則將出現(xiàn)安全隱患。

二、信息時(shí)代電子檔案的優(yōu)勢(shì)

（一）提高管理人員的工作效率。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)應(yīng)用于各家各戶，它對(duì)于我們生活發(fā)展的重要性可謂是舉足輕重的。它的出現(xiàn)為管理人員歸納整理檔案提供了方便，讓管理人員不再為查閱某一資料而苦惱，減少了管理人員的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)也提高了工作的總體質(zhì)量和效率。

（二）增強(qiáng)了檔案的保密性。在我國(guó)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔的管護(hù)和利用中，借閱檔案人員在查閱文檔時(shí)，盡管只需要文檔中的某一內(nèi)容，但是卻將文檔中的所有內(nèi)容都查看到，這會(huì)導(dǎo)致文檔的保密性的喪失。但是，信息時(shí)代電子檔案的出現(xiàn)卻克服了這一問題，它將文檔中的內(nèi)容以單件的形式展現(xiàn)出來，這樣查借閱人員在查閱文檔時(shí)便無法看到其他文檔內(nèi)容，提高了電子檔案的保密性。

（三）減少檔案的丟失遺漏現(xiàn)象。在我國(guó)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理中，管理人員經(jīng)常會(huì)遇到將某一重要文件遺漏或丟失的情況，導(dǎo)致在最終提交檔案時(shí)不合格，需要重新整理的問題。但是電子檔案管理卻有效地避免了這一問題，它以微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的方式對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，而這種方式可以隨時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行更新和管理，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理的不足，為管理人員減少了大量的工作時(shí)間，提高了整體的業(yè)務(wù)水平。

三、信息時(shí)代加強(qiáng)電子檔案管理的措施

（一）改革檔案管理體制，制定統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。若要提高對(duì)電子檔案的管理，首先應(yīng)當(dāng)保證電子檔案與文件信息的統(tǒng)一性，使二者在發(fā)展過程中不產(chǎn)生任何沖突。其次是加強(qiáng)檔案管理部門的責(zé)任意識(shí)，這需要將檔案的管理納入部門職責(zé)中，做到管理人員在管文檔時(shí)的每個(gè)環(huán)節(jié)都符合要求。最后要加強(qiáng)檔案管理部門人員對(duì)文件甄別的防范意識(shí)，保證接收到的每一份文件都具有原始性特征，符合電子檔案的要求。

（二）保障電子檔案的安全性。由于電子檔案需要借助互聯(lián)網(wǎng)才能實(shí)現(xiàn)其傳播，而其文件亦是如此。其文件可以在不同的載體中存在和轉(zhuǎn)換，尤其是在文件的字體等方面上，其內(nèi)容完全可以由計(jì)算機(jī)中的復(fù)制粘貼功能實(shí)現(xiàn)，最終導(dǎo)致文件信息的安全性喪失。鑒于這一原因，管理人員也可以利用計(jì)算機(jī)的其他功能對(duì)信息進(jìn)行加密和保護(hù)管理（例如可以將其設(shè)置為“只讀”模式）。除了這些問題之外，由于計(jì)算機(jī)中的信息比較獨(dú)立，使得在對(duì)信息進(jìn)行修改及處理后管理人員毫不知情，因此，管理人員應(yīng)當(dāng)在接收到文件信息之后立刻將原文件進(jìn)行保存，確保其安全性。

（三）加強(qiáng)檔案查閱過程中的管理性。為加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，首先要對(duì)管理人員在查閱檔案時(shí)的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置。對(duì)不同級(jí)別的人員設(shè)置不同的級(jí)別，并設(shè)置賬號(hào)登錄系統(tǒng)以確保其安全性。其次是要做好拷貝的提供與間收管理。相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的技術(shù)手段，避免管理人員在對(duì)文件進(jìn)行拷貝時(shí)重復(fù)復(fù)制，不利于安全性管理。最后則是要對(duì)管理人員的使用狀況進(jìn)行監(jiān)控管理。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)要對(duì)各管理人員在使用過程中打開的所有系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)控，并隨之生成有效的信息，以便今后查證。

四、結(jié)語

總之，互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的發(fā)展帶動(dòng)了社會(huì)的整個(gè)潮流，在當(dāng)前飛速發(fā)展的時(shí)代下，管理人員在加強(qiáng)電子檔案管理時(shí)要根據(jù)其在發(fā)展中存在的問題、特點(diǎn)以及優(yōu)點(diǎn)來考慮，同時(shí)，也要注重加強(qiáng)對(duì)電子知識(shí)的認(rèn)識(shí)，豐富自身的經(jīng)驗(yàn)，以促進(jìn)電子檔案的不斷發(fā)展。

[1]趙海漪.芻議如何做好信息時(shí)代的電子檔案管理[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2012(24):319.

[2]殷雪梅.淺談信息時(shí)代的電子檔案管理[J].黑龍江史志,2012(21):29-30.