醫(yī)院辦公室檔案管理工作的實踐與思考

文/山東省棗莊市精神衛(wèi)生中心 孫福國

醫(yī)院辦公室檔案管理工作的實踐與思考

文/山東省棗莊市精神衛(wèi)生中心 孫福國

醫(yī)院辦公室檔案主要由公文轉化而來，擔負著各級公文分類、轉遞歸檔以及醫(yī)院重大事件、重要活動的記錄、歸集、整理等，是醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容，是醫(yī)院改革與發(fā)展的歷史見證和有效記載。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，醫(yī)院辦公室檔案的形式和作用也發(fā)生了明顯變化。

辦公室；檔案；管理；實踐；思考

醫(yī)院辦公室檔案是醫(yī)院在行政、醫(yī)療、社會活動過程中形成的具有一定歷史和保存價值的材料。醫(yī)院辦公室檔案主要包括公文的收集、歸納、整理以及醫(yī)院重大事件、重要活動記錄等。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，醫(yī)院辦公室檔案形式日趨電子化，作用也日趨重要。

一、醫(yī)院辦公室檔案的特點

當前，醫(yī)院辦公室檔案主要還是以紙質形式存在，但隨著信息化時代的到來，上級下發(fā)或轉來的一些公文、其他資料往往以傳真、郵件等形式傳達，而醫(yī)院以醫(yī)療等業(yè)務為主，因此使得辦公室檔案具有綜合多樣性、管理交叉重疊和日趨電子化等特點。

（一）綜合多樣性。辦公室是綜合部門，負責上傳下達，也同時具有督導、催辦、收集、歸檔等職責。因此，辦公室檔案包涵內(nèi)容很廣，既有黨務方面的文件，又有政務方面的文件，還有醫(yī)療業(yè)務等方面的文件，同時，還包括重要會議、重要活動和重要事件等視頻影像記錄，它是醫(yī)院檔案管理的重要組成部分，具有串聯(lián)索引的作用。

（二）管理交叉重疊。醫(yī)院管理檔案的部門很多，除辦公室外主要有人事部門、醫(yī)務部門、科教部門、后勤部門、醫(yī)保部門等，可謂是“九龍治水”各顯其能。而很多文件、事件、活動是同樣的，這就造成檔案管理的交叉重疊。

（三）日趨電子化?，F(xiàn)在辦公室的檔案主要包括紙質檔案和電子檔案兩種，雖然這有利于信息的保存，但也給檔案管理工作帶來了一定的難度。紙質文件經(jīng)過收集、整理、歸檔，它的內(nèi)容及形式一般不會發(fā)生較大變化，人們對于原始資料還是比較容易辨認的。而電子檔案具有傳送方便、節(jié)省的特點，但其保密性不像紙質檔案那樣安全，這就要求我們對電子檔案管理要一定進行加密，并且要不定期進行檢查或改變密碼，而且要注意加強備份，以防出現(xiàn)意外造成文件流失。

二、醫(yī)院辦公室檔案管理存在的主要問題

（一）管理混亂。由于醫(yī)院管理檔案的部門較多，而醫(yī)院辦公室是綜合部門，負責文件的上傳下達，是很多文件的中轉站，在文件歸檔問題上往往存在“爭議”，有時甚至造成該歸檔的文件流失，以致造成醫(yī)院資源的浪費和工作的混亂。

（二）督導落實不到位。辦公室在處理文件或辦理重大活動時，由于需要協(xié)調很多部門，這就要求辦公室要嚴格按流程或制度辦文、辦事。但在實際工作中，由于辦公室人員較少，辦公室事務性工作、繁雜瑣事較多，而管理檔案的人大多是兼職，對文件的辦理有時存在流程“縮水”的問題，甚至于出現(xiàn)“虎頭蛇尾”，造成文件辦理“中止”。

（三）人員素質有待提高。醫(yī)院辦公室人員大多是臨床醫(yī)生或護士“轉型”而來的，文字水平相對較低，檔案管理意識相對薄弱，對其作用更是認識不到位。這就造成對檔案只是保存而不利用，造成了檔案資源的嚴重浪費，致使辦公室檔案的利用率遠遠達不到應有的效果。

（四）檔案存放不到位。由于醫(yī)院一切以醫(yī)療業(yè)務為主，行政辦公本來就很緊張，導致存放檔案的地方比較有限，而醫(yī)院人事部門往往需要專門存放檔案的地方，辦公室的檔案往往只能是“龜縮”在辦公場所的一個角落。這就造成大量的檔案無法進行存儲，甚至可能導致丟失的問題。由于辦文過程的不規(guī)范，有時出現(xiàn)問題各個部門則會相互推諉，不能界定具體科室或者個人的責任。

三、如何提高醫(yī)院辦公室檔案管理水平

（一）歸檔要明確。醫(yī)院辦公室是醫(yī)院上傳下達、溝通內(nèi)外的“中樞神經(jīng)”，該管的要管，其他部門不管的也要管，這樣有時造成辦公室工作“顧此失彼”。作為辦公室工作的“弱項”，檔案管理就要做到及時正確“歸位”，劃清責任歸屬，分清歸檔任務。對于一些歸屬其他部門存檔的文件，辦公室只需要建立檔案“索引”就可以了。

（二）督導落實要到位。辦公室工作要做到雜而不亂、有條不紊，這就要求辦公室工作人員尤其是負責文字檔案管理的人員要“胸中有丘壑”，制定科學的辦文流程，嚴格按制度辦文。對于文件的最后歸檔，要督促有關部門及時收集、建檔，在辦公室建立“備份索引”的基礎上，檢查落實相關部門的文件存檔。

（三）提高檔案工作人員素質。盡管辦公室工作很忙，也一定要安排專人負責文件等的收集、整理和歸檔。更重要的是，要加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，可以通過檔案專業(yè)知識培訓、外出學習等形式提升檔案管理人員素養(yǎng)，切實解決辦公室檔案管理混亂的問題。同時，要強化服務意識，配合相關部門做好檔案的編研、整理工作，充分發(fā)揮檔案的最大價值。

（四）提升檔案管理信息化水平。在“互聯(lián)網(wǎng)+”大背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法適應辦文、辦事的需求，無紙化辦公及電子技術的普及亟須檔案管理科學化、信息化。為此，我們要借助信息技術平臺，把醫(yī)院各個部門管理的檔案進行“合并”歸檔，用計算機儲存檢索醫(yī)院的各種門類和載體的檔案，這樣就解決了檔案管理“九龍治水”的問題，也解決了檔案無處可存的問題。

四、總結

總之，醫(yī)院辦公室檔案管理就像辦公室在醫(yī)院發(fā)揮“中樞神經(jīng)”作用一樣，在醫(yī)院檔案管理工作中也起著舉足輕重的作用，我們要善于發(fā)揮其“備份索引”的作用，從而充分挖掘醫(yī)院檔案的整體價值。

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