勞動(dòng)仲裁工傷案件檔案管理的實(shí)踐與思考

侯同林

勞動(dòng)仲裁工傷案件檔案管理的實(shí)踐與思考

侯同林

本文針對(duì)仲裁工傷案件檔案管理的實(shí)踐等問(wèn)題進(jìn)行探討與思考，分析我國(guó)相關(guān)機(jī)關(guān)部門(mén)、職能部門(mén)在仲裁工傷案件檔案管理上存在的具體問(wèn)題，并提出解決辦法，以期能夠提高我國(guó)在這方面的工作效率，更好地為人們的權(quán)益服務(wù)。

勞動(dòng)仲裁 工傷案件 檔案管理

一、前言

所謂的工傷指的就是企業(yè)的員工在執(zhí)行工作任務(wù)時(shí)受到的意外傷害。工傷案件的檔案指的就是受到工傷的員工在實(shí)施醫(yī)療救助的時(shí)候直接形成的、有證明傷害程度以及保存價(jià)值的文字、病例、圖表或者電子文檔等等。仲裁工傷案件檔案是工傷案件的判定性文件，具有一定的法律效力，受工傷的員工會(huì)直接受其影響，主要表現(xiàn)在工傷保險(xiǎn)上。

二、仲裁工傷案件檔案管理的概述

仲裁工傷案件檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)的過(guò)程，一個(gè)完整的工傷案件檔案建立起來(lái)是要經(jīng)過(guò)很多的程序來(lái)完成的，首先要有一個(gè)工傷快報(bào)、然后是工傷的傷害認(rèn)定、接著是因工傷所需停工留薪的審批、其次就是受到工傷以后的勞動(dòng)能力鑒定等這些程序。在這些準(zhǔn)備完畢之后，還要經(jīng)過(guò)有關(guān)的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦理檔案、去醫(yī)保定點(diǎn)的醫(yī)院等等相關(guān)的機(jī)構(gòu)和部門(mén)，一整套的程序相當(dāng)繁瑣，所有的文件資料都要妥善保存好，這是一個(gè)很龐大的工作量。所以，由此可見(jiàn)，在仲裁工傷案件檔案管理工作上，必須要加強(qiáng)工作的每一步推進(jìn)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都不能出現(xiàn)差錯(cuò)。在檔案資料的收集上要做到及時(shí)且不遺漏，檔案歸檔整理一定要按時(shí)，不能拖沓導(dǎo)致最終的檔案缺失從而完整性受損。在檔案資料的交接上一定要嚴(yán)格按照工作手冊(cè)與規(guī)范的工作流程來(lái)進(jìn)行，每一步都要有章可循。在檔案管理的相關(guān)工作人員要求上，要做到定期培訓(xùn)，培養(yǎng)他們嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髁?xí)慣，提高仲裁工傷檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)。以此來(lái)推動(dòng)仲裁工傷案件檔案管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化以及信息化的大發(fā)展。

三、檔案管理科學(xué)化的必要性及其存在的問(wèn)題

（一）檔案管理科學(xué)化的必要性

隨著社會(huì)科技的發(fā)展，如今已是信息化時(shí)代。檔案管理實(shí)行信息化管理是必然的趨勢(shì)，不管是對(duì)檔案管理工作的效率還是規(guī)范性都有著諸多的益處。作為機(jī)關(guān)單位等管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的檔案管理工作，其檔案材料不能夠零零散散的進(jìn)行保存，這樣只會(huì)使得檔案的管理工作變得十分被動(dòng)，也會(huì)使得機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的管理工作出現(xiàn)混亂。

（二）檔案管理存在的問(wèn)題

（1）仲裁工傷案件檔案管理重視程度低。檔案的工作往往是有關(guān)單位會(huì)忽視的一環(huán)，檔案的管理工作看似簡(jiǎn)單實(shí)際上是相當(dāng)繁瑣的，各單位通常來(lái)說(shuō)比起檔案管理工作，更加地重視財(cái)務(wù)工作、人事管理工作、組織工作等等這些方面的管理，檔案管理工作得不到足夠的重視，但是檔案的管理工作是機(jī)關(guān)單位的重要環(huán)節(jié)之一。

（2）仲裁工傷案件檔案管理的模式落后。一直以來(lái)檔案的管理工作也在緩慢的發(fā)展進(jìn)步，但是并沒(méi)有形成規(guī)范、系統(tǒng)的管理模式。仲裁工傷案件檔案管理工作相對(duì)而言還處在比較零散無(wú)序的狀態(tài)，檔案的保管比較分散，這就給檔案管理工作帶來(lái)了諸多的不便，且較容易出現(xiàn)問(wèn)題。

（3）仲裁工傷案件檔案管理的科學(xué)化水平低。信息化大發(fā)展的今天，工作的效率問(wèn)題得到質(zhì)的提升，如今的辦公已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化管理，電子文件、文檔一體化等新生事物也相繼出現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案工作模式和技術(shù)水平已不能適應(yīng)這一大環(huán)境了?？茖W(xué)化的檔案管理對(duì)機(jī)關(guān)效益有著重要影響，是機(jī)關(guān)提高績(jī)效、增加效益、科學(xué)管理的重要保證。

四、工傷案件的檔案管理科學(xué)化的具體措施

（一）構(gòu)建科學(xué)化仲裁工傷案件檔案管理機(jī)制

只要符合國(guó)家檔案法規(guī)，就可以一切從實(shí)際出發(fā)，建立工傷保險(xiǎn)檔案管理機(jī)制，保證檔案能夠及時(shí)、完整的收集、保管和提供有效利用。編制分類方案和規(guī)則制度，對(duì)已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片資料，進(jìn)行科學(xué)的分類整理。

（二）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立基層工傷案件檔案組織

抓好工傷案件檔案管理工作，要從思想上重視工傷檔案管理工作，提高認(rèn)識(shí)，用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)要求工傷檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。建立起基層檔案管理組織，要明確有關(guān)人員與部門(mén)的職責(zé)，用制度管人辦事。

（三）科學(xué)利用信息化手段

在機(jī)關(guān)單位進(jìn)行信息化建設(shè)，檔案部門(mén)要充分利用計(jì)算機(jī)，大力開(kāi)發(fā)適用于計(jì)算機(jī)完成的檔案檢索方法和存儲(chǔ)模式。實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，信息編目，信息檢索和信息傳輸。檔案部門(mén)要建立嚴(yán)格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實(shí)體與載體的安全，將歸檔的紙質(zhì)文件與歸檔的電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號(hào)，利于查閱和管理，并做好數(shù)據(jù)備份工作。

（四）加強(qiáng)對(duì)檔案人員的素質(zhì)培訓(xùn)，完善規(guī)章制度

工傷案件檔案管理工作直接影響遭受工傷人員的基礎(chǔ)信息以及后期工傷保險(xiǎn)的利益問(wèn)題，相關(guān)的工作人員要有嚴(yán)謹(jǐn)、專業(yè)的工作素質(zhì)，有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，仲裁工傷案件檔案管理工作要科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的發(fā)展，要與時(shí)俱進(jìn)。從檔案的搜集、檔案整理、檔案歸檔、檔案?jìng)鬟f、檔案存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)一一嚴(yán)格把控，實(shí)現(xiàn)每一個(gè)環(huán)節(jié)的一體化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效性發(fā)展。

[1]鄧秋柳．劉海珍．完善我國(guó)農(nóng)民工工傷保險(xiǎn)制度的思考[J]．財(cái)經(jīng)理論與實(shí)踐,2008(5)．

[2]余桔云．匡小平．我國(guó)工傷保險(xiǎn)預(yù)防機(jī)制的研究J]．經(jīng)濟(jì)問(wèn)題探索,2007(12)．

（作者單位：石家莊市藁城區(qū)勞動(dòng)保障監(jiān)察大隊(duì)）