事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有關(guān)問題研究

趙海英

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有關(guān)問題研究

趙海英

本文針對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，首先簡要分析了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的必要性，并分析了當前在事業(yè)單位檔案信息化管理中存在的問題，最后就改進加強事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，進行了論述分析。

事業(yè)單位 檔案 信息化建設(shè)

一、前言

檔案管理在事業(yè)單位內(nèi)部管理中具有非常重要的作用，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，改進加強事業(yè)單位的檔案工作，已經(jīng)成為加強事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容。為了進一步提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量和效率，提高事業(yè)單位的利用效率和服務(wù)水平，必須進一步推進事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。這也要求事業(yè)單位在檔案管理工作的開展過程中，應(yīng)該根據(jù)檔案管理信息化的發(fā)展趨勢要求，進一步完善事業(yè)單位檔案管理信息化體系建設(shè)，促進事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量和效率的不斷改進提高。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性分析

（1）檔案信息化建設(shè)是提高事業(yè)單位檔案管理效率的關(guān)鍵。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容和范圍不斷擴大，大量的檔案資料文件對事業(yè)單位檔案管理工作提出了較高的要求，為了進一步提高事業(yè)單位檔案管理效率和質(zhì)量，必須積極推進事業(yè)單位檔案管理信息化，這不僅有利于實現(xiàn)檔案資料歸集、存儲、利用的高效化，也是順應(yīng)政務(wù)公開等對事業(yè)單位的工作要求。

（2）檔案信息化是提高事業(yè)單位檔案信息價值利用效率的關(guān)鍵。在事業(yè)單位檔案管理過程中建立信息化的檔案管理體系，能夠通過檔案管理信息化體系，實現(xiàn)檔案資料檢索查閱的便捷化，實現(xiàn)檔案資料的深度開發(fā)利用，這對于提高檔案資料的利用水平具有重要作用。

（3）檔案信息化是推進事業(yè)單位檔案管理改革創(chuàng)新的主要途徑。事業(yè)單位檔案管理改革創(chuàng)新，要求必須逐步改變傳統(tǒng)的檔案資料人工整理、紙質(zhì)媒介的方式，主要途徑是建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料歸集保存的信息化，依靠信息化來推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

三、當前事業(yè)單位檔案信息化面臨的問題分析

目前，很多事業(yè)單位在檔案管理過程中，都已經(jīng)注重了加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，但在具體實施過程中，也出現(xiàn)了一些問題，主要表現(xiàn)在以下兩方面：一方面，事業(yè)單位檔案信息化標準化規(guī)范化水平不高。另一方面，推進事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，需要配備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，但是目前部分事業(yè)單位對檔案管理信息化建設(shè)重視程度不夠，在檔案管理信息化建設(shè)方面的投入不夠，影響了檔案管理工作信息化的整體水平的提升。

四、推進事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

（1）提高事業(yè)單位檔案信息化數(shù)據(jù)庫的建設(shè)水平。在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)中，首要工作就是應(yīng)該確保檔案管理數(shù)據(jù)庫質(zhì)量，這也是保障事業(yè)單位檔案管理服務(wù)和管理水平的關(guān)鍵。在具體的實施過程中，重點是根據(jù)事業(yè)單位檔案管理工作的實際需要明確數(shù)據(jù)庫的建庫內(nèi)容、檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、基本屬性要求等，完善檔案管理數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。在數(shù)據(jù)庫的管理方面，重點是結(jié)合事業(yè)單位內(nèi)部管理信息化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)保存的動態(tài)化。既要注重對傳統(tǒng)檔案資料進行數(shù)據(jù)庫入庫，對有關(guān)的紙質(zhì)檔案進行掃描、備份，完善電子檔案信息庫，并打造數(shù)字化目錄索引，實現(xiàn)檔案查閱方式由原始資料翻閱向電子信息檢索的轉(zhuǎn)變。同時，也應(yīng)該注重實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的前端控制。

（2）提高事業(yè)單位檔案管理工作各項流程的信息化。推進事業(yè)單位檔案管理信息化，在事業(yè)單位檔案的歸檔管理環(huán)節(jié)方面，事業(yè)單位的檔案工作部門應(yīng)該根據(jù)檔案管理相關(guān)要求，對于事業(yè)單位經(jīng)營管理中產(chǎn)生的具有保存和利用價值的電子文件等，進行集中采集、歸檔、管理，確保有關(guān)檔案資料管理規(guī)范、安全完整、資源共享。其次，在事業(yè)單位檔案管理方面，還應(yīng)該注重提高各類檔案資料的服務(wù)利用效率，對于事業(yè)單位各項檔案資料，應(yīng)該按照相關(guān)管理權(quán)限設(shè)定要求，積極為外界提供網(wǎng)絡(luò)化的查詢利用服務(wù)，最大程度的提高事業(yè)單位檔案資料的利用水平。第三，針對事業(yè)單位的檔案管理，應(yīng)該進一步完善事業(yè)單位檔案管理安全保障體系的建設(shè)完善，特別是應(yīng)該加強對檔案管理終端計算機的安全管理，加強身份認證和權(quán)限管理，對于有保密要求的檔案資料管理應(yīng)該嚴格執(zhí)行網(wǎng)絡(luò)物理隔離，確保事業(yè)單位檔案資料的安全可靠。

（3）強化事業(yè)單位檔案管理有關(guān)基礎(chǔ)工作。在事業(yè)單位檔案管理方面，首先事業(yè)單位應(yīng)該重視檔案管理信息化建設(shè)，特別是應(yīng)該增加相關(guān)的經(jīng)費投入用于檔案管理信息化建設(shè)，為檔案數(shù)字化、檔案信息安全保障和檔案信息化運行維護設(shè)置必要的經(jīng)費。其次，應(yīng)該重點加強事業(yè)單位檔案管理人員隊伍建設(shè)，按照事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的需要，培養(yǎng)和引進既懂計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又懂檔案業(yè)務(wù)知識的復(fù)合型人才，并進一步加強事業(yè)單位檔案人員的計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)等信息化知識與技能培訓(xùn),為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供有力支持。

五、結(jié)語

信息化是事業(yè)單位檔案管理的主要發(fā)展方向，在事業(yè)單位檔案信息化體系建設(shè)發(fā)展的推進過程中，應(yīng)該緊密結(jié)合當前事業(yè)單位檔案管理的新理念新手段，重點在檔案管理信息化標準化管理、數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及檔案數(shù)據(jù)有效利用等方面采取有效措施，以不斷提高事業(yè)單位的檔案管理水平。

[1]王曼華．推動事業(yè)單位檔案信息化管理的舉措分析[J]．城建檔案,2014(11):85～86．

[2]項靜瑤．淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J]．科技資訊,2013(30):214,216．

[3]粟盛．提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J]．東方企業(yè)文化,2013(16):128～129．

（作者單位：濟南市渣土管理處）