關(guān)于提高房產(chǎn)檔案管理水平的思考

高 磊

關(guān)于提高房產(chǎn)檔案管理水平的思考

高 磊

房產(chǎn)檔案是城市房產(chǎn)權(quán)屬登記管理的重要依據(jù)，是整個(gè)房產(chǎn)管理的基礎(chǔ)。近年來(lái)，隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)的發(fā)展，房產(chǎn)檔案管理工作發(fā)揮了重要的作用，為房地產(chǎn)權(quán)屬登記、房產(chǎn)交易、房產(chǎn)糾紛仲裁、抵押繼承、產(chǎn)權(quán)演變、物業(yè)管理、房屋征收拆遷、城市規(guī)劃、城市建設(shè)和保障房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)人合法權(quán)益等各方面工作，提供了科學(xué)、便捷、法律的服務(wù)。但是，也存在著檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、人員專業(yè)素質(zhì)不高、現(xiàn)代管理手段滯后等亟待解決的問(wèn)題，影響著房產(chǎn)檔案管理服務(wù)的進(jìn)一步發(fā)揮。因此，必須認(rèn)真研究和破解這些難題，提升房產(chǎn)檔案管理的水平。

房產(chǎn) 檔案 管理

一、加快建立房產(chǎn)電子檔案步伐，提高房產(chǎn)檔案利用率

房產(chǎn)檔案的根本目的就是在于利用。由于房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)頻繁異動(dòng)的特點(diǎn)，房產(chǎn)檔案更新速度較快，因此，在房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的更新、管理、維護(hù)上要實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)控制、保證房產(chǎn)檔案信息與房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)狀況的同步異動(dòng)，這是房產(chǎn)檔案管理的核心所在。通過(guò)建立房產(chǎn)電子檔案，可以有效地提高房產(chǎn)檔案管理工作的效率，一方面檔案人員通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息的快捷傳輸、有效反饋、提供利用、資源共享。在提高房產(chǎn)檔案利用率的同時(shí)，可以實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案的網(wǎng)上收集以及房產(chǎn)信息的動(dòng)態(tài)管理，從而有效地保證了房產(chǎn)檔案的歸檔率與完整率；另一方面，房產(chǎn)電子檔案的建立可以極大地提高房產(chǎn)檔案信息的查全率和查準(zhǔn)率。同時(shí)，隨著房產(chǎn)交易的日趨頻繁，檔案利用人次的不斷增多，陳舊的管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)在房產(chǎn)檔案管理的要求，房產(chǎn)檔案要想獲得更快發(fā)展，就必須樹立超前的服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)服務(wù)百姓，讓檔案貼近百姓。因此，使用現(xiàn)代化管理手段，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息化管理，建立房產(chǎn)電子檔案勢(shì)在必行，將館藏的權(quán)屬檔案全部采用電子掃描錄入的方式轉(zhuǎn)化為產(chǎn)權(quán)電子檔案信息，把產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍交易合為一體，使產(chǎn)權(quán)登記發(fā)證、產(chǎn)權(quán)交易、房產(chǎn)抵押、驗(yàn)證等工作逐漸由手工作業(yè)過(guò)渡到了網(wǎng)絡(luò)微機(jī)作業(yè)，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案的全文數(shù)字化，迅速準(zhǔn)確的提供房產(chǎn)權(quán)屬人、房屋結(jié)構(gòu)、面積、抵押、產(chǎn)權(quán)處理等檔案信息查詢服務(wù)。

二、強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)

房產(chǎn)檔案是房產(chǎn)管理部門在房產(chǎn)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、表冊(cè)、卡片以及聲像、電子文件等材料，是從事房產(chǎn)管理活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄，是房產(chǎn)所有權(quán)、使用權(quán)的憑證。但是，在現(xiàn)實(shí)管理中，尤其是在基層單位，領(lǐng)導(dǎo)重視不足，檔案意識(shí)薄弱。這是目前影響房產(chǎn)檔案管理進(jìn)一步提升管理水平的最大問(wèn)題。一些領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案意識(shí)比較薄弱，對(duì)房產(chǎn)檔案管理的重要性、內(nèi)涵、機(jī)制等認(rèn)識(shí)不足，未能從人力、物力、財(cái)力上給予足夠的投入，致使許多檔案資料只是處于長(zhǎng)期堆放的狀態(tài)。一些領(lǐng)導(dǎo)往往管理觀念陳舊，而工作人員也并不習(xí)慣于在網(wǎng)上了解信息，不接受網(wǎng)絡(luò)辦公的科學(xué)方法，依然習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理觀念和方法，習(xí)慣用傳統(tǒng)的手工操作方式處理房產(chǎn)檔案信息。因此，為使房產(chǎn)檔案管理進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化，必須強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)。一是要充分認(rèn)識(shí)房產(chǎn)檔案管理的重要性。房產(chǎn)檔案工作是一項(xiàng)意義重大、平凡樸實(shí)、艱苦清貧、復(fù)雜細(xì)致、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的偉大事業(yè)。檔案管理及工作人員要始終保持良好的心態(tài)，牢固樹立全心全意為人民服務(wù)的思想和良好的工作態(tài)度，發(fā)揚(yáng)不辭辛苦、腳踏實(shí)地、精益求精的敬業(yè)精神，滿腔熱情地為社會(huì)服務(wù)；二是要建立房產(chǎn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。要按照“上下聯(lián)動(dòng)、整體推進(jìn)”的總體部署，建立專門檔案館，配備專職檔案管理員，對(duì)各部門、各科室提出明確的要求，各業(yè)務(wù)科室有分管檔案工作負(fù)責(zé)人，具體負(fù)責(zé)所在科室的檔案收集、整理、編目、立卷、移交等工作，形成人人重視、齊抓共管的檔案管理網(wǎng)絡(luò)；三是要制定一系列房產(chǎn)檔案管理制度和措施。要將檔案管理工作納入房管工作的總體規(guī)劃，制定檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，納入年終目標(biāo)考核。同時(shí)，結(jié)合實(shí)際制定房產(chǎn)檔案管理實(shí)施細(xì)則和管理考核辦法，不定期組織考核，嚴(yán)格獎(jiǎng)懲制度。檔案館每年初要制定專門的檔案工作計(jì)劃，年末進(jìn)行專門的檔案工作總結(jié)，及時(shí)向上級(jí)檔案部門報(bào)告，保證檔案的完整歸檔、安全管理和有效利用，促進(jìn)檔案管理水平的提高。

三、加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提升全員綜合素質(zhì)

房產(chǎn)檔案越來(lái)越重要已經(jīng)成為共識(shí)，但房產(chǎn)檔案工作人員素質(zhì)參差不齊，一些單位將檔案室作為養(yǎng)老院對(duì)待，工作人員盡是些老弱病殘，嚴(yán)重制約了房產(chǎn)檔案管理水平的提高。因此，應(yīng)正視自己的業(yè)務(wù)水平、組織管理能力等方面的欠缺，加強(qiáng)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)和檔案管理的法律法規(guī)，主動(dòng)、及時(shí)地提升自己的政治理論水平、相關(guān)科學(xué)文化水平和檔案管理水平，更好地適應(yīng)工作的需要。要掌握豐富的房產(chǎn)檔案專業(yè)知識(shí)，減少工作的隨意性和盲目性。房產(chǎn)檔案工作專業(yè)性很強(qiáng)，檔案管理人員必須具備扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)，掌握檔案學(xué)的基本原理和檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)等檔案理論基礎(chǔ)知識(shí)、檔案管理的各種實(shí)際操作方法，用豐富的檔案專業(yè)知識(shí)去指導(dǎo)和推動(dòng)工作，解決實(shí)際工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，從而減少工作的隨意性和盲目性要掌握運(yùn)用計(jì)算機(jī)的知識(shí)，增強(qiáng)檔案管理自動(dòng)化運(yùn)作的能力?，F(xiàn)代檔案管理人員要熟練掌握檔案管理自動(dòng)化辦公設(shè)備與檔案管理軟件的操作，充分利用計(jì)算機(jī)與檔案管理軟件，對(duì)檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統(tǒng)計(jì)等等實(shí)現(xiàn)電腦化的規(guī)范管理，提高檔案的存儲(chǔ)和處理能力，減輕檔案工作量和勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化為相關(guān)部門提供方便、快捷、及時(shí)、準(zhǔn)確的參考信息，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能。檔案主管部門要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，使檔案工作人員及時(shí)掌握有關(guān)檔案工作的法規(guī)、政策、規(guī)范，并運(yùn)用到自己的工作中去，使房產(chǎn)檔案在解決房屋拆遷引發(fā)的產(chǎn)權(quán)糾紛、補(bǔ)償糾紛，保護(hù)業(yè)主的合法權(quán)益方面發(fā)揮重要的法律憑證作用。

山東省高密市房地產(chǎn)交易中心）