計算機技術在檔案管理中的應用方法初探

文/江蘇省泰州市政協(xié)辦公室 程廣

計算機技術在檔案管理中的應用方法初探

文/江蘇省泰州市政協(xié)辦公室 程廣

計算機技術在檔案管理中的應用為檔案管理工作的高效進行帶來了一次發(fā)展上的契機，徹底把檔案管理人員從繁雜的工作中解救出來，完成了一次實質上的管理技術革命。本文以計算機技術為研究對象，主要闡述了計算機技術在檔案管理中的應用方法分析。

信息化；檔案管理；計算機技術；方法策略

受傳統(tǒng)管理技術的約束，檔案管理工作一直采用單一的管理模式，很多情況下都是人工記錄和分類，但是檔案管理的工作量是非常大的，僅僅依靠人工的勞作可能達不到預期的效果，也很難保障檔案管理的高效性。那么如何才能確保檔案管理工作的高效性成為了每一位工作人員需要認真思考的問題。隨著信息技術的不斷進步，為檔案管理工作帶來了一次新的管理技術上的革命，所謂的檔案計算機管理的信息化，就是指以計算機的信息儲備功能來進行檔案管理。這種檔案管理模式所蘊含的信息量是非常大的，而且在管理上也非常方便、高效，可以大幅度提升檔案管理的工作效率。

一、保證計算機數(shù)據(jù)安全的方法

計算機技術在檔案管理中的應用雖然可以帶來一次管理技術上的革命，可以節(jié)省大量的管理時間，提高管理上的工作效率。但是計算機檔案管理系統(tǒng)也存在著很大的隱患，數(shù)據(jù)上的安全問題是計算機檔案管理中的核心工作，因此計算機管理人員要在工作過程中做好安全防護工作，保證計算機檔案數(shù)據(jù)的安全工作。比如管理人員可以防止有人盜取檔案數(shù)據(jù)和一些檔案資料，可以在輸入檔案信息之后對數(shù)據(jù)庫進行加密處理，比如一些公司中的檔案數(shù)據(jù)屬公司機密，相關管理人員要認真做好安全防護工作，信息加密是必不可少的一個環(huán)節(jié)。其次管理人員還要對檔案數(shù)據(jù)信息進行備份，其實除了盜取檔案信息之外還會有人蓄意破壞檔案信息，比如在計算機中輸入一些計算機病毒，這種惡意的計算機病毒可以越過計算機上的防火墻去破壞計算機軟件，從而導致相關信息的泄露和損壞。因此管理人員就要進行檔案數(shù)據(jù)的備份。檔案計算機管理系統(tǒng)安全問題隱患是存在的，在計算機儲備檔案信息的同時，還要對信息的安全性進行檢測，比如有的檔案數(shù)據(jù)信息在輸入的過程中可能會由于一些原因受到損害，這時候就要對數(shù)據(jù)信息進行安全處理，防止在以后的數(shù)據(jù)存儲過程中遇到一些不必要的麻煩。通過這種方法可以給檔案數(shù)據(jù)信息加上一層“防火墻”，從而保障了檔案數(shù)據(jù)信息的穩(wěn)定性和安全性，可以在很大程度上保證計算機數(shù)據(jù)信息的安全性。

二、做好檔案人員的計算機培訓工作

計算機技術在檔案管理中的應用對檔案信息管理人員提出了更深層次的要求，不同于以往的人工管理方法，現(xiàn)代化的管理人員要熟練掌握計算機管理的操作系統(tǒng)。同時計算機檔案管理系統(tǒng)是一環(huán)扣一環(huán)的，任何一個地方出了差錯就會影響到檔案管理工作的高效進行。因此做好檔案管理人員的培訓工作是非常重要的，也是管理過程中的一個重要環(huán)節(jié)。

檔案管理人員的培訓工作需要有針對性地開展，比如有的管理人員只是負責檔案數(shù)據(jù)信息的錄入工作，這一工作是初始階段也是核心階段，可以針對這部分管理人員開展一次計算機技術培訓工作，主要講述在數(shù)據(jù)錄入過程中所需要注意的問題，以及數(shù)據(jù)信息錄入過程中的一些小技巧，比如excel表格的應用可以優(yōu)化很多的錄入過程，節(jié)省大量的時間。但是往往有的工作人員不知道如何使用檔案管理的計算機軟件，這時候可以針對性進行培訓。還有的管理人員負責信息的檢索和分類，這時候可能會對一些計算機檢索環(huán)節(jié)存在著疑惑，培訓人員要主要針對計算機檢索和分類方法進行講述。而有的時候一些資源數(shù)據(jù)庫會不定期地更新，這時候一些操作上就會和以往有所差別，管理人員要及時培訓，以免在工作過程中出現(xiàn)問題。通過這種方法可以確保檔案管理工作高效率進行，及時對檔案管理人員進行培訓，對保障管理工作的順利進行有著積極的作用。

三、完善檔案信息管理工作的步驟

傳統(tǒng)的信息管理模式在信息檢索過程中太過于繁瑣和復雜，往往需要花費很多的時間和精力。但是計算機在檔案管理中往往會簡化這些工作內容，利用信息化和智能化能更好地管理。利用計算機把一些檔案信息進行分類歸納、統(tǒng)一制作，然后把位置和時間相關信息輸入到計算機當中，便于后期的檢索和應用。比如在學校的檔案管理中過程中任務量是非常大的，不僅要記錄上每一個學生的入學時間、所在班級和學習情況，還要包含部分個人信息。在后期的檔案處理過程中也需要對學生檔案進行處理，因此可以把學生的個人信息進行編號，按照學院班級進行系統(tǒng)分類，然后把所有的學生劃分成若干個小部分，隨后按照每一個小部分分別錄入信息。并且在檢索的過程中只需要輸入學院班級和姓名就可以在計算機中找到相關信息，非常方便快捷。

總而言之，計算機技術在檔案管理應用中已經大大提升了效率，但是計算機技術還沒有在檔案管理過程中得到充分作用，這需要工作人員不斷地進行探索和思考，力求運用計算機更好地提升管理效率。

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[3]唐紅杰.淺談計算機在檔案著錄管理中的應用[J].科技致富向導,2012(9):42-43.