淺析檔案工作在高校教學(xué)評(píng)估中的作用及優(yōu)化策略

文/嘉應(yīng)學(xué)院檔案館 張干榮

淺析檔案工作在高校教學(xué)評(píng)估中的作用及優(yōu)化策略

文/嘉應(yīng)學(xué)院檔案館 張干榮

本文分析了檔案在高校教學(xué)評(píng)估中的重要作用以及教學(xué)評(píng)估工作對(duì)檔案工作的促進(jìn)作用，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作存在的問(wèn)題，進(jìn)而提出相應(yīng)的優(yōu)化策略。

檔案工作；高校教學(xué)評(píng)估；重要作用；優(yōu)化策略

教學(xué)評(píng)估是國(guó)家教育主管部門(mén)對(duì)于高校教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督考核以及宏觀調(diào)控的重要手段，在促進(jìn)高校教育體制改革、提高本科教育教學(xué)質(zhì)量、提升學(xué)校辦學(xué)水平方面發(fā)揮著十分積極的促進(jìn)作用，進(jìn)而得到了社會(huì)的一致認(rèn)可。雖然教學(xué)評(píng)估的指標(biāo)體系中并沒(méi)有包含明確的檔案指標(biāo)，但其中的絕大多指標(biāo)都需要專家組查詢各種相關(guān)的檔案信息。由此可見(jiàn)，教學(xué)評(píng)估和檔案工作之間存在著十分密切的關(guān)系，教學(xué)評(píng)估實(shí)質(zhì)上是對(duì)高校自身檔案管理工作的一次大巡查，在一定程度上影響著學(xué)校教學(xué)評(píng)估的順利完成。反過(guò)來(lái)，教學(xué)評(píng)估工作又可以發(fā)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題，進(jìn)而促進(jìn)學(xué)校檔案管理水平的提高。因此，本文分析了檔案在高校教學(xué)評(píng)估中的重要作用以及教學(xué)評(píng)估工作對(duì)檔案工作的促進(jìn)作用，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作存在的問(wèn)題，進(jìn)而提出相應(yīng)的優(yōu)化策略。

一、檔案工作在高校教學(xué)評(píng)估中的重要作用

檔案是相關(guān)單位在從事日?；顒?dòng)中直接形成的具有一定保存價(jià)值的文字、圖片、音視頻等不同形式的文件材料，是單位日?；顒?dòng)的真實(shí)記錄。高校檔案是伴隨著學(xué)校開(kāi)始建立而產(chǎn)生的，并且在學(xué)校不斷發(fā)展過(guò)程中慢慢積累，從而成為見(jiàn)證學(xué)校發(fā)展歷史的重要憑證，真實(shí)、全面、客觀地反映了一所大學(xué)的發(fā)展歷程以及歷史全貌。

（一）高校檔案是學(xué)校開(kāi)展教學(xué)評(píng)估工作的重要基礎(chǔ)。高校檔案資源不僅見(jiàn)證了學(xué)校發(fā)展歷史，而且承載著豐富的學(xué)校日常教學(xué)科研管理信息，具有數(shù)量大、范圍廣以及知識(shí)性強(qiáng)的顯著特點(diǎn)，是認(rèn)識(shí)和研究一所學(xué)校發(fā)展和建設(shè)的重要參考依據(jù)。高校接受任何一種形式的教學(xué)評(píng)估工作，不管是教學(xué)評(píng)估、科研管理以及學(xué)生工作各級(jí)評(píng)價(jià)相關(guān)指標(biāo)的評(píng)價(jià)，都必須依據(jù)于學(xué)校檔案管理中形成的原始資料才可以對(duì)被評(píng)估高校做出客觀、公正、全面的教學(xué)評(píng)價(jià)。因此，學(xué)校檔案管理相關(guān)管理部門(mén)必須對(duì)學(xué)校日常檔案材料進(jìn)行完整的客觀的準(zhǔn)確的收集、分類(lèi)整理歸檔，已經(jīng)成為高校搞好教學(xué)評(píng)估工作的重要基礎(chǔ)。反之，如果學(xué)校沒(méi)有完整的檔案資料則必然會(huì)在學(xué)校教學(xué)評(píng)估工作中處于被動(dòng)的局面。

（二）高校檔案是教學(xué)評(píng)估專家做出客觀評(píng)價(jià)的依據(jù)。從近些年來(lái)教育部以及各省教育廳組織開(kāi)展的各種形式的教學(xué)評(píng)估工作實(shí)踐來(lái)看，實(shí)地走訪、聽(tīng)取匯報(bào)、查閱材料是教學(xué)評(píng)估工作的主要形式，而由于教學(xué)評(píng)估工作任務(wù)重且時(shí)間緊，查閱相關(guān)檔案資料已經(jīng)成為教學(xué)評(píng)估專家深入了解和考察被評(píng)估院校相關(guān)辦學(xué)情況的重要信息媒介。教學(xué)評(píng)估專家通過(guò)系統(tǒng)地查閱學(xué)校教學(xué)科研工作中形成的各種原始檔案材料，了解學(xué)校各項(xiàng)工作的發(fā)展?fàn)顩r，以此使他們對(duì)學(xué)校做出全面、公正的客觀的評(píng)價(jià)。

二、高校教學(xué)評(píng)估對(duì)檔案工作的促進(jìn)作用

（一）教學(xué)評(píng)估工作進(jìn)一步提高全校師生的檔案意識(shí)。以往，由于各種原因，使得高校師生尤其是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致在日常工作中沒(méi)有給予相應(yīng)的重視和支持，在人員配置以及資金投入方面難以得到保證。由于教學(xué)評(píng)估工作直接關(guān)系到學(xué)校未來(lái)發(fā)展、社會(huì)地位、社會(huì)聲譽(yù)以及廣大教職工的切身利益，從而使廣大師生員工充分認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作的重要意義。與此同時(shí)，在教學(xué)評(píng)估過(guò)程中的檔案建設(shè)需要全校不同部門(mén)人員的共同參與，也可以使學(xué)校廣大師生真正體會(huì)到檔案工作的重要性，這都在一定程度上有利于進(jìn)一步提高全校師生的檔案意識(shí)。

（二）教學(xué)評(píng)估工作進(jìn)一步推動(dòng)學(xué)校檔案管理規(guī)范化。目前，各個(gè)高校開(kāi)展教學(xué)評(píng)估工作時(shí)所需要的各種重要支撐材料，主要是按照教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系對(duì)以往教學(xué)管理活動(dòng)檔案材料進(jìn)行整理，這也是教學(xué)評(píng)估專家最為重要的考察方式之一。應(yīng)該說(shuō)，教學(xué)評(píng)估工作是對(duì)學(xué)校以往檔案的一次全面、系統(tǒng)的大檢查，不僅有助于廣大教職工更好地執(zhí)行學(xué)校檔案工作的各種規(guī)章制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題與不足，從而有助于學(xué)校在今后的檔案工作中有針對(duì)性地改進(jìn)和完善，使檔案管理進(jìn)一步規(guī)范化。

（三）教學(xué)評(píng)估工作加快了學(xué)校檔案工作信息化進(jìn)程。由于學(xué)校教學(xué)評(píng)估工作往往任務(wù)重且時(shí)間緊，需要學(xué)校在很短的時(shí)間內(nèi)可以為教學(xué)評(píng)估專家提供大量的支撐檔案資料。如果學(xué)校仍然一味局限于使用傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式，勢(shì)必難以及時(shí)檢索和調(diào)用相應(yīng)的檔案資料，進(jìn)而影響到學(xué)校教學(xué)評(píng)估工作的順利開(kāi)展，在一定程度上會(huì)影響到學(xué)校教學(xué)評(píng)估結(jié)果。因此，許多學(xué)校會(huì)根據(jù)教學(xué)評(píng)估實(shí)際情況，投入相應(yīng)的資金購(gòu)置相應(yīng)的軟硬件設(shè)備，從而加快學(xué)校檔案工作的信息化進(jìn)程。

三、改進(jìn)和提高高校檔案工作的優(yōu)化策略

從以上分析我們可以看出，檔案工作不僅對(duì)于教學(xué)評(píng)估工作具有十分重要的作用，而且也是高校教學(xué)管理科研工作的基礎(chǔ)。目前，由于各種因素，許多學(xué)校的檔案管理工作仍然存在檔案隊(duì)伍培養(yǎng)、經(jīng)費(fèi)投入、信息化建設(shè)等諸多問(wèn)題，這就需要我們利用教學(xué)水平評(píng)估的重要機(jī)遇，不斷改進(jìn)和優(yōu)化高校檔案管理工作。

（一）強(qiáng)化教職工的檔案工作意識(shí)。高校檔案資源不僅見(jiàn)證了學(xué)校發(fā)展歷史，而且承載著豐富的學(xué)校日常教學(xué)科研管理信息，具有數(shù)量大、范圍廣以及知識(shí)性強(qiáng)的顯著特點(diǎn)，是認(rèn)識(shí)和研究一所學(xué)校發(fā)展和建設(shè)的重要參考依據(jù)，對(duì)教學(xué)日常檢查以及教學(xué)評(píng)估工作具有十分重要的意義。因此，學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須重視學(xué)校檔案管理工作并且采取相應(yīng)的措施提高廣大教職工的檔案意識(shí)。首先，學(xué)校應(yīng)從檔案在高校教學(xué)評(píng)估工作團(tuán)的基礎(chǔ)性作用角度來(lái)克服廣大教職工對(duì)于學(xué)校檔案工作的舊有偏見(jiàn)以及錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，讓更多的教職工正確了解和認(rèn)識(shí)檔案，調(diào)動(dòng)全校師生參與到檔案工作的積極性，提高他們的檔案工作意識(shí)。其次，必須主動(dòng)將學(xué)校檔案的日常管理和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展納入學(xué)校各級(jí)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任考核體系之中，從而更好地強(qiáng)化相關(guān)責(zé)任人的檔案意識(shí)。

（二）重視學(xué)校檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。學(xué)校配置一支高素質(zhì)的檔案管理工作隊(duì)伍，是做好教學(xué)評(píng)估背景下高校檔案工作的重要基礎(chǔ)條件之一，學(xué)校應(yīng)重視并加大學(xué)校檔案專兼職工作隊(duì)伍建設(shè)力度。首先，學(xué)校應(yīng)在做好檔案管理制度的基礎(chǔ)之上，對(duì)涉及檔案的教學(xué)科研管理部門(mén)的專兼職檔案人員配備提出基本的要求，并采取相應(yīng)的措施配備齊全。其次，應(yīng)采取措施提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)?？梢圆扇≈T如業(yè)務(wù)培訓(xùn)、座談會(huì)、科學(xué)研究的方式不斷提高他們的實(shí)踐能力和理論水平。最后，學(xué)校專兼職檔案工作人員應(yīng)重視加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而成為學(xué)校檔案工作的得力助手。

（三）推進(jìn)學(xué)校檔案的現(xiàn)代化建設(shè)。目前，我國(guó)許多高校仍然使用落后的手工方法來(lái)管理各種檔案資料，和學(xué)校教學(xué)科研領(lǐng)域相比較而言，理念和方法較為落后，顯然已經(jīng)難以適應(yīng)新形勢(shì)下學(xué)?？缭绞桨l(fā)展尤其是教學(xué)評(píng)估工作中快速檢索以及調(diào)用相關(guān)檔案的現(xiàn)實(shí)需要，因此推進(jìn)學(xué)校檔案建設(shè)的現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)是勢(shì)在必行。首先，學(xué)校應(yīng)在經(jīng)費(fèi)中規(guī)劃并落實(shí)?？钣糜趯W(xué)校檔案的信息化建設(shè)，配置先進(jìn)的軟件和硬件設(shè)施，不斷提高學(xué)校檔案管理部門(mén)的辦公條件。其次，應(yīng)重視并積極改進(jìn)學(xué)樣檔案管理工作手段，充分利用校園網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)不斷推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)。

（四）推進(jìn)學(xué)校檔案管理的制度化。高校在教學(xué)科研管理過(guò)程中形成的檔案材料門(mén)類(lèi)多，側(cè)歸檔重點(diǎn)各不相同且和教學(xué)評(píng)估工作有直接關(guān)系，學(xué)校應(yīng)該根據(jù)教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系建立符合本校實(shí)際情況的檔案管理機(jī)制，并且將其納入到學(xué)校的常規(guī)性工作體系之中，從而使學(xué)校檔案管理工作做到每一個(gè)流程不遺漏和每一個(gè)環(huán)節(jié)不脫節(jié)，保持檔案的完整性。與此同時(shí)，學(xué)校應(yīng)進(jìn)一步理順管理關(guān)系，明確相關(guān)部門(mén)在學(xué)校檔案管理工作中的職責(zé)，實(shí)行責(zé)任到人的原則，使學(xué)校檔案管理工作真正形成制度化、規(guī)范化。

（五）加強(qiáng)學(xué)校檔案宣傳教育力度。應(yīng)該說(shuō)，新形勢(shì)下重視并加強(qiáng)學(xué)校檔案宣傳教育力度是提高人們檔案意識(shí)的重要途徑。只有真正做到宣傳教育到位，才有可能提高廣大師生的檔案法制意識(shí)，才可以使學(xué)校檔案工作得到各個(gè)部門(mén)的支持。因此，我們應(yīng)該緊緊抓住學(xué)校教學(xué)評(píng)估的重要機(jī)遇，利用廣大師生參與教學(xué)評(píng)估工作的親身體驗(yàn)，對(duì)廣大師生開(kāi)展全員檔案宣傳教育。要求利用學(xué)校各種資源和途徑開(kāi)展多種多樣的宣傳教育，使全體師生加深對(duì)檔案工作以及相關(guān)法律法規(guī)的認(rèn)識(shí)和了解，從而更好地配合學(xué)校開(kāi)展檔案工作。

（六）建立檔案自評(píng)自建長(zhǎng)效機(jī)制。教學(xué)評(píng)估工作強(qiáng)有力地促進(jìn)了學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，推進(jìn)了學(xué)校檔案工作的整體建設(shè)和發(fā)展，不僅增強(qiáng)了廣大教職工的檔案意識(shí)，而且提高了學(xué)校檔案管理水平。然而，這種助推力不能單純依靠來(lái)自外部力量的推動(dòng)，學(xué)校應(yīng)該重視并建立起一種周期性的檔案自評(píng)自建長(zhǎng)效機(jī)制，避免將各種問(wèn)題積累到教學(xué)評(píng)估來(lái)臨前才集中全校力量倉(cāng)促解決，要為學(xué)校檔案日常運(yùn)轉(zhuǎn)提供良好的監(jiān)督機(jī)制和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，從而發(fā)展成為學(xué)校檔案工作自我發(fā)展的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力，不斷促進(jìn)學(xué)校檔案工作的健康發(fā)展。

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