淺談做好林場檔案管理工作的對策

文/云南省石屏縣牛達林場 李雪梅

淺談做好林場檔案管理工作的對策

文/云南省石屏縣牛達林場 李雪梅

檔案管理工作是林場管理工作的一部分，是提高林場工作質量和工作效率的必要條件，是維護林業(yè)發(fā)展真實面貌的一項重要工作。林場的檔案是林業(yè)工作的原始記錄，是林業(yè)發(fā)展的真實寫照，記載著林場發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究制定林業(yè)生態(tài)發(fā)展提供了第一手資料。

林場；檔案管理

林場承擔著植樹造林、森林資源管護、林政執(zhí)法、生態(tài)公益林管護等公益性的職能，是林業(yè)工作的基石。而林場的檔案管理直接服務于這些職能，對森林資源生態(tài)建設、林業(yè)技術推廣、各項重大林業(yè)項目工程的有效運行和安全實施有直接的依據，筆者就如何做好林場檔案工作，談幾點粗淺的認識。

一、充分認識檔案工作的重要性

林場檔案是第一手林業(yè)資料的記載單位，它所記載的林業(yè)檔案是原始的，是林業(yè)生產活動的真實紀錄，而這些資料是上級林業(yè)部門難以全面掌握和了解的。因此，林場工作要充分認識檔案資料的重要性，林場形成的檔案具有多方面的作用，一是對林場森林生態(tài)發(fā)展提供了資政作用，因為林場的檔案真實的記錄了林場55年的發(fā)展歷程，是令人信服的歷史資料，它可以為后人了解林場發(fā)展歷程、研究制定林場發(fā)展目標、保護森林資源提供憑證作用。二是對林場起到業(yè)務指導作用，因為林場檔案記載了55年來在護林防火、林政資源建設、木材采運、植樹造林、森林病蟲害防治等方面的真實歷史記錄，為林場在發(fā)生森林火災如何進行有效的撲救、如何預防森林病蟲害的發(fā)生、如何把有限的森林資源進行最好的利用起到了指導作用。三是具有法律作用，在林場管護的國有林發(fā)生林權爭議、山林糾紛時提供了有力的法律證據；因此，我們要按照對“歷史負責、為現實服務、替未來著想”的宗旨，讓一切有價值的檔案資源向林場綜合檔案室匯集，在平時的工作中應以林場業(yè)務活動中形成的資料為重點，認真收集，歸檔保存，為林場經濟和森林生態(tài)發(fā)展儲備更多的檔案資源。

二、建立健全工作責任制，調動檔案管理員的積極性

設立專職檔案管理員，做到檔案工作有專人負責管理，制定林場檔案管理規(guī)章制度，確定檔案管理人員的職責范圍，工作制度的建立由林場辦公室負責起草，主管領導負責審核，通過建立規(guī)章制度規(guī)范林場檔案工作行為，使林場檔案管理工作步入制度化、正規(guī)化的軌道，管理人員樹立了強烈的責任心，調動了積極性。

三、做好林場文件資料收集整理工作

隨著林業(yè)生態(tài)建設的不斷發(fā)展，在生態(tài)建設發(fā)展的過程中，林場是林業(yè)工作的最前沿，檔案資料的利用價值也越來越高，因此，檔案工作者必須具有強烈的事業(yè)心和責任心，要把收集資料作為做好檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)來抓好，時刻牢記檔案資料對林場工作的重要性，林業(yè)檔案資源如果流失，將會對林場的發(fā)展造成重大損失，在檔案收集工作中做到“以我為主、應收盡收”。林場檔案收集工作中文書檔案采取定期收集和隨時收集相結合的方法進行收集，收文和發(fā)文在年底對照收發(fā)文登記表進行收集，會議材料在會議結束后及時進行收集，簽訂的合同、協(xié)議書在平時的工作中隨時提醒經辦職工要留一份給檔案室存檔?？萍紮n案、森林資源檔案、聲像檔案采用接收歸檔與現場收集相結合、集中收集與隨時收集相結合的方法進行收集，督促業(yè)務部門在工作結束后及時上交材料，發(fā)現問題隨時到業(yè)務部門進行收集，在業(yè)務部門的配合下及時把收集到的材料進行整理歸檔。檔案管理人員跟蹤每一項林業(yè)工程項目的立項、報告、批復、設計、合同等重要資料的收集，收集后及時整理歸檔，確保檔案資料的系統(tǒng)性、完整性和連續(xù)性。

四、加強管理，發(fā)揮林業(yè)檔案第一手資料作用

檔案是檔案工作的具體物質對象和工作基礎，保管好檔案是檔案人員的重要職責，想做好檔案保管工作，要注意如下幾點：首先，應以必要的物質條件為基礎，設立專門檔案室，配備金屬檔案箱柜，有利于防火、防塵，配置防火設備、空調設備，定期更換殺蟲劑；制定嚴格的檔案保管制度，如建立檔案室管理制度、檔案出入管理制度、檔案清點交接制度。其次，要做好檔案檢索工具的編制，檔案檢索工具是開展提供利用工作的基本手段，是開發(fā)檔案信息資源的必要條件，是記錄、報道和查找檔案的工具，所以編制檢索工具是進行檔案管理、開發(fā)利用檔案信息資源、開展檔案交流的必要手段。林場利用南天檔案系統(tǒng)編制檢索工具，為查找利用檔案提供了便利條件，把電子文件直接進行原文管理，利用時就不用再查看紙質檔案，這樣既方面了利用，也減少了因調閱紙質檔案而被毀壞的風險；充分發(fā)揮了檔案室的服務功能，即在服務中收集檔案，在服務中完善檔案，實現檔案管理由封閉型向開放型、由保管型向利用型的轉變，在檔案的利用與服務中體現其價值。

總之，要做好林場檔案管理工作，檔案管理員必須具有強烈的事業(yè)心和責任心，具備一定的專業(yè)素質，從思想上和行動上去追求、去創(chuàng)新。目前，隨著林業(yè)生態(tài)建設的不斷發(fā)展，林場是林業(yè)工作的最前沿，檔案資料的利用價值也越來越高，林場檔案工作者應認清自身的職責與任務，積極主動地開發(fā)和提供檔案信息，為林業(yè)生態(tài)建設服務。