加強(qiáng)檔案的安全保密及信息化管理

文/北安市困難職工幫扶中心 袁媛

加強(qiáng)檔案的安全保密及信息化管理

文/北安市困難職工幫扶中心 袁媛

我國(guó)是地域遼闊的國(guó)家，人口基數(shù)較大，這種現(xiàn)象為我國(guó)檔案管理工作帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，工作難度較高。如何有效整合繁雜的檔案資料，促使管理工作更加規(guī)范化顯得尤為關(guān)鍵。檔案管理工作是其他工作開(kāi)展的基礎(chǔ)所在，同時(shí)也是管理、決策、規(guī)劃等工作的重要數(shù)據(jù)參考，在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式較為陳舊，主要是依靠人工實(shí)現(xiàn)，工作效率不高，工作強(qiáng)度大，造成大量人力、物力和財(cái)力資源的浪費(fèi)。本文主要就加強(qiáng)檔案管理安全保密和信息化檔案管理進(jìn)行分析，結(jié)合實(shí)際情況，提出合理的改善措施。

檔案管理；安全保密；信息化

檔案管理是為社會(huì)建設(shè)和發(fā)展提供服務(wù)的，在檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展中，需要充分把握這一主旋律建立案管理系統(tǒng)，提升檔案管理信息化水平。在信息化技術(shù)不斷完善的背景下，越來(lái)越多的檔案管理機(jī)構(gòu)紛紛應(yīng)用信息化技術(shù)，從以往紙質(zhì)檔案朝著電子檔案方向發(fā)展，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)傳遞信息資料，實(shí)現(xiàn)大范圍的信息共享。但同時(shí)，檔案管理信息化水平的提升，對(duì)于檔案管理的安全保密性提出了更高的要求，如何能夠有效推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)顯得十分關(guān)鍵。故此，加強(qiáng)信息化檔案管理的安全保密研究十分有必要，為后續(xù)檔案管理信息化建設(shè)提供一定參考。

一、檔案信息化管理和安全保密概述

在信息時(shí)代背景下，檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展是必然選擇，相較于傳統(tǒng)的檔案管理方法而言，更符合時(shí)代發(fā)展要求，可以有效降低人工工作量和誤差，降低人力成本的同時(shí)，提升檔案管理效率。但是，如何能夠保證檔案信息質(zhì)量和安全，成為當(dāng)前首要待解決的問(wèn)題之一。

檔案信息安全保密工作是一個(gè)核心問(wèn)題，同時(shí)也是社會(huì)檔案管理組織需要面臨的一個(gè)嚴(yán)峻考驗(yàn)，尤其是在檔案管理信息化發(fā)展中，做好檔案安全保密工作就需要具備完善的保密系統(tǒng)，針對(duì)其中存在的安全隱患，有針對(duì)性地提出解決對(duì)策，為檔案管理提供安全保障。

二、檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理工作認(rèn)知存在不足。就我國(guó)檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，認(rèn)知不足的問(wèn)題長(zhǎng)期存在，大多數(shù)人認(rèn)為檔案管理工作并不能創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟(jì)效益，存在一種主觀上的盲目忽視現(xiàn)象，在一定程度上制約著檔案管理信息化建設(shè)。究其原因，在于檔案管理工作認(rèn)知不足，未能充分了解到其重要性，檔案管理并非簡(jiǎn)單地將文件信息輸入到計(jì)算機(jī)中，而是一個(gè)系統(tǒng)過(guò)程，全方位把控。

（二）檔案管理信息化水平不高。我國(guó)當(dāng)前開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，政府部門(mén)和企業(yè)單位并未將檔案管理工作落到實(shí)處，缺乏配套的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，更多的是依靠政府人員進(jìn)行管理，檔案信息化管理未能充分發(fā)揮原有作用。針對(duì)其中存在的問(wèn)題，應(yīng)該主動(dòng)去改進(jìn)和完善，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理質(zhì)量。

（三）信息化技術(shù)較為落后。我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)起步較晚，管理經(jīng)驗(yàn)較少，技術(shù)較為落后，相較于發(fā)達(dá)國(guó)家而言還存在一定差距，更多的表現(xiàn)在工作性質(zhì)和檔案管理軟件不契合，無(wú)法充分發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)的作用，具體工作開(kāi)展中受到了不同程度上的限制和影響。

三、加強(qiáng)檔案管理的安全保密和信息化管理的對(duì)策

（一）提升檔案信息化管理安全意識(shí)。檔案管理人員在開(kāi)展工作中，需要嚴(yán)格遵循相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)，與時(shí)俱進(jìn)，了解行業(yè)發(fā)展動(dòng)向和法律法規(guī)部署，不斷提升和完善自我專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，能夠養(yǎng)成良好的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。同時(shí)，為了保證檔案信息安全，需要加強(qiáng)檔案安全保密工作，避免竊取或篡改檔案信息的行為出現(xiàn)。與此同時(shí)，健全和完善檔案信息安全制度是必然選擇，由于法律自身的強(qiáng)制性特點(diǎn)，可以對(duì)一些不法分子起到震懾作用，維護(hù)檔案資料的安全?；诖耍瑱n案管理部門(mén)需要嚴(yán)格遵循管理要求開(kāi)展工作，制定完善的安全保密制度，促使檔案管理工作有章可循。

（二）維護(hù)數(shù)據(jù)信息自身安全。信息安全保密工作中，可以通過(guò)安全加密技術(shù)，整合信息資源，確認(rèn)雙方信息傳輸目的，也可以通過(guò)雙向鑰匙加密處理。雙密鑰匙技術(shù)在實(shí)際應(yīng)用中較為廣泛，由于具有兩個(gè)密碼鑰匙，所以通過(guò)合理搭配可以實(shí)現(xiàn)解密需要。

（三）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。在檔案管理中，為了確保檔案信息安全，應(yīng)該注重檔案管理人員自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，尤其是在安全保密意識(shí)的培訓(xùn)中，打造一支高素質(zhì)的檔案信息管理隊(duì)伍，充分了解國(guó)家法律法規(guī)，提升計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，為檔案管理信息化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)和保障。

四、結(jié)論

綜上所述，新時(shí)期在檔案管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，有助于降低人工勞動(dòng)強(qiáng)度，提升檔案管理信息化水平，更為關(guān)鍵的是，加強(qiáng)檔案管理信息化的同時(shí)，還要注重檔案管理安全。

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