“三嚴(yán)三實(shí)”促進(jìn)高校干部檔案管理信息化建設(shè)

文/南京理工大學(xué)人事處 王霞；江蘇衛(wèi)生健康職業(yè)學(xué)院 王婷婷

“三嚴(yán)三實(shí)”促進(jìn)高校干部檔案管理信息化建設(shè)

文/南京理工大學(xué)人事處 王霞；江蘇衛(wèi)生健康職業(yè)學(xué)院 王婷婷

“三嚴(yán)三實(shí)”所提倡的“嚴(yán)以修身、嚴(yán)以用權(quán)、嚴(yán)以律己；謀事要實(shí)、創(chuàng)業(yè)要實(shí)、做人要實(shí)”，是黨員干部最為基本的做人準(zhǔn)則和政治品格。對于高校干部檔案管理而言，“三嚴(yán)三實(shí)”可作為其在現(xiàn)階段進(jìn)行思想干部作風(fēng)建設(shè)和思想政治建設(shè)的理論支撐。以此為背景，文中嘗試分析開展“三嚴(yán)三實(shí)”對高校干部檔案管理信息化建設(shè)的促進(jìn)和輔助作用。

三嚴(yán)三實(shí)；高校干部檔案；信息化建設(shè)

作為高校的基礎(chǔ)性工作，高校干部檔案管理工作在校園文化傳承及高水平大學(xué)創(chuàng)建中所起到的作用日漸凸顯。建設(shè)高素質(zhì)、高質(zhì)量的高校干部檔案管理者團(tuán)隊(duì)是高等教育有序發(fā)展的重要推動力。當(dāng)前黨內(nèi)掀起的“三嚴(yán)三實(shí)”理論學(xué)習(xí)高潮，以習(xí)近平總書記所提出的“嚴(yán)以修身、嚴(yán)以用權(quán)、嚴(yán)以律己；謀事要實(shí)、創(chuàng)業(yè)要實(shí)、做人要實(shí)”作為高校干部檔案管理工作轉(zhuǎn)型所依靠的理論和思想依據(jù)，同時(shí)促進(jìn)和輔助高校干部檔案管理人員隊(duì)伍綜合素養(yǎng)的提升，尤其是對塑造高校干部檔案管理干部形象，改善其工作方式，改變其工作作風(fēng)和理念等方面能起到極為重要的促進(jìn)意義。

一、高校干部檔案管理工作目前存在的問題

（一）工作認(rèn)知錯(cuò)誤，隊(duì)伍素質(zhì)不高。并非所有的高校都重視干部檔案管理工作，部分高校領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為所謂的干部檔案管理僅僅是將證明材料收集起來，只有在干部提拔和調(diào)整時(shí)才有其工作的“價(jià)值”，日常此項(xiàng)工作用處不大，無足輕重。此種思想不僅僅會導(dǎo)致干部檔案工作被邊緣化和被弱化，還會影響到高校干部檔案管理工作人員對自身認(rèn)知及對崗位責(zé)任、職業(yè)道德等的履行。

目前高校干部檔案管理工作團(tuán)隊(duì)存在著人員數(shù)量不足、學(xué)歷不高、人員老化等問題，諸如此類的問題較為普遍，很多高校干部檔案管理工作人員并非科班出身，其承擔(dān)的檔案管理任務(wù)和自身的專業(yè)技能實(shí)際匹配度有限，比如負(fù)責(zé)高校干部檔案管理的檔案員，在部分高校中還需要兼職組織人事部門的工作，如此，檔案員的工作精力被分散，無法保障充足的時(shí)間和創(chuàng)意做實(shí)和做細(xì)干部檔案管理工作。此外，學(xué)校定期進(jìn)行換屆調(diào)整，兼職和專職的檔案員在每隔一段時(shí)間之后都有可能出現(xiàn)崗位調(diào)整或者工作調(diào)整，在調(diào)整中不排除存在因工作交接銜接度不夠精準(zhǔn)而導(dǎo)致資料缺失的問題。這對干部檔案工作、干部檔案的穩(wěn)定性及連續(xù)性都會產(chǎn)生影響。

（二）檔案信息精確度不足，復(fù)合型人才匱乏。高校干部檔案館檔案信息雖然與學(xué)生相比不甚龐大，但是其所聚集的檔案同樣需要精細(xì)化管理，并保障數(shù)據(jù)資料的精準(zhǔn)化。然傳統(tǒng)管理方式多以紙質(zhì)檔案的輔助查詢、保存等為工作內(nèi)容，一則紙質(zhì)檔案查詢起來耗費(fèi)的時(shí)間和人力較多，二則長期翻查容易加劇檔案的損壞率進(jìn)而影響檔案的完整性。目前部分高校雖然嘗試使用信息錄入方式，但是由于對此方面的重視度不足，很難保證錄入數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度。此外，數(shù)據(jù)庫的不完整和不準(zhǔn)確，降低了數(shù)據(jù)的查準(zhǔn)率和查全率。信息數(shù)據(jù)更新速度慢和難以及時(shí)修改，都無法切實(shí)反映客觀問題。目前很多高校的人事部門分別使用三種功能軟件處理人事檔案、工資調(diào)整和職稱評審三種工作，對于軟件相互之間的不兼容卻相對忽視，這也變相導(dǎo)致三種需求難以互為輔助，在問題處理時(shí)難以共享信息等。

對于檔案功能相對單一的問題，實(shí)際這與高素質(zhì)復(fù)合型人才的缺乏密切相關(guān)。假使干部管理負(fù)責(zé)人員普遍存在開拓精神缺乏、觀念陳舊、知識老化和狹窄等問題，即便是高校建立了檔案信息化管理系統(tǒng)，也不能保障其使用效率和有效性。

二、“三嚴(yán)三實(shí)”促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

（一）強(qiáng)化檔案規(guī)范化管理，保障工作流程標(biāo)準(zhǔn)化。高校干部檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)需要以標(biāo)準(zhǔn)的管理程序及方案作為輔助，并促進(jìn)檔案工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。在此過程中高校按照自身實(shí)際情況可由校領(lǐng)導(dǎo)組織并建立統(tǒng)一的檔案信息錄入標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)章制度，各方面合理分工、密切合作，將檔案信息化目標(biāo)分解成不同階段、不同時(shí)期的具體執(zhí)行目標(biāo)，階段性實(shí)施，進(jìn)行檔案信息資源共享與整合，重視干部檔案信息化管理的產(chǎn)出效應(yīng)及應(yīng)用效應(yīng)等。

檔案管理的網(wǎng)上查檔便利性和管理規(guī)范性要求目標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)必須明確，管理規(guī)章制度的建立必須覆蓋到技術(shù)方法體系、檔案信息資源的構(gòu)建、程序體系，檔案管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行制度，重要檔案查詢權(quán)限以及無紙化檔案運(yùn)用制度等方面，干部方案的管理實(shí)際也需要融合高校已有的各類相關(guān)資源，獲取其支持和輔助，甚至可嘗試與高校檔案資源數(shù)據(jù)庫的運(yùn)用掛鉤。

（二）強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫建設(shè)，重視并保障檔案安全風(fēng)險(xiǎn)。高校干部檔案數(shù)據(jù)庫的建立需要干部檔案的基本信息，如干部任免獎(jiǎng)懲、年度考核、黨建信息、職務(wù)、職稱、學(xué)歷學(xué)位、入黨時(shí)間、參加工作時(shí)間、出生年月、性別、姓名等。以上信息可從紙質(zhì)檔案中提取。在電子檔案制作的過程中，可直接從已有檔案管理信息系統(tǒng)中自動或者人工生成多媒體文件、電子文件、各類電子表格等。數(shù)字化檔案的設(shè)計(jì)及制作可借助現(xiàn)有干部檔案中的部分紙質(zhì)材料，在數(shù)碼相機(jī)和電子掃描儀的輔助下經(jīng)過數(shù)字處理后形成數(shù)字化檔案。如此可延長紙質(zhì)檔案的壽命，增加其檢索便捷性，提升紙質(zhì)檔案的重復(fù)利用率和完整性。

為保障檔案信息化建設(shè)的安全性，可從網(wǎng)絡(luò)傳送過程及軟件管理兩個(gè)層面入手，保障信息的不泄露和完整性。在滿足檔案信息需求并進(jìn)行檔案信息服務(wù)的供應(yīng)時(shí)，以系統(tǒng)用戶安全管理為抓手，以合法用戶是否在系統(tǒng)設(shè)定的合法權(quán)限范圍內(nèi)合法、安全操作為衡量標(biāo)準(zhǔn)，預(yù)防信息被竊聽和非法用戶進(jìn)入?？墒褂蒙矸菡J(rèn)證、防密碼偷竊和加密等技術(shù)來提升檔案信息系統(tǒng)的安全性。對于非法操作和用戶越權(quán)操作等情況，可從落實(shí)內(nèi)部安全管理措施和制度范疇切入。

災(zāi)難備份、加密、隔離等手段均可用于干部檔案數(shù)據(jù)安全管理領(lǐng)域，隔離可用于杜絕無權(quán)用戶的嘗試進(jìn)入系統(tǒng)，物理隔離的方式可用在絕密數(shù)據(jù)和保密數(shù)據(jù)的保護(hù)范疇，加密手段可用在文件系統(tǒng)、硬盤、數(shù)據(jù)范疇，以增加檔案系統(tǒng)存儲復(fù)雜性，定期實(shí)施的異地?cái)?shù)據(jù)備份可避免因?yàn)樽匀粸?zāi)害導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息的不完整及不安全。

三、“三嚴(yán)三實(shí)”對檔案管理信息化的輔助作用

（一）嚴(yán)格鑒別提升歸檔質(zhì)量，穩(wěn)定隊(duì)伍提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。

高校干部檔案管理工作的動態(tài)性要求管理者必須嚴(yán)把材料的入口關(guān)，加強(qiáng)鑒別和審核新歸檔的材料。逐份核對接收材料，及時(shí)發(fā)現(xiàn)材料的手續(xù)不完備情況和前后矛盾，及時(shí)解決問題，重點(diǎn)審核干部的三齡兩歷一身份信息，審核完畢之后必須經(jīng)過本人簽字確認(rèn)和部門把關(guān)蓋章才能存進(jìn)個(gè)人檔案，以維護(hù)干部檔案的規(guī)范性和真實(shí)性。以“三嚴(yán)三實(shí)”專題教育作為契機(jī)，強(qiáng)化專兼職檔案員培訓(xùn)，努力提升檔案隊(duì)伍業(yè)務(wù)能力和思想素質(zhì)，引導(dǎo)并教育檔案人員領(lǐng)會“三嚴(yán)三實(shí)”豐富內(nèi)涵和重大意義，精準(zhǔn)把控“三嚴(yán)三實(shí)”時(shí)代要求，參悟干部檔案管理中“三嚴(yán)”“三實(shí)”之間的關(guān)系，找準(zhǔn)管理中“不嚴(yán)不實(shí)”的根源，聚焦“擔(dān)當(dāng)、干凈忠誠”，從“實(shí)”處著手，從“嚴(yán)”要求，以實(shí)而又實(shí)、嚴(yán)而又嚴(yán)的作風(fēng)努力提升干部檔案管理工作的創(chuàng)新性。

（二）夯實(shí)管理基礎(chǔ)，確保依法治檔。在踐行“三嚴(yán)三實(shí)”要求的過程中，切實(shí)提升兼職檔案員管理干部檔案的自覺性，暢通檔案信息收集的渠道，融合集中收集、定期收集、經(jīng)常性收集三種模式，盡可能最大范圍收集、整理并及時(shí)移交和更新資料，保障歸檔材料的完整齊全。落實(shí)獎(jiǎng)懲制度和崗位責(zé)任，將兼職檔案員干部檔案的收集成果和表現(xiàn)納入考察范圍中，以此調(diào)動兼職檔案員工作的主動性和積極性。

完善干部檔案信息建設(shè)的“三合一”制度，運(yùn)用法律手段推動干部檔案信息化管理建設(shè)工作，努力規(guī)范查借閱、保管、傳遞、整理、審核、接收、收集工作流程，做到有規(guī)必依、有章可循，以此提升干部檔案管理的水平，保障干部檔案管理的制度化。

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