新時期完善中學檔案管理工作的相關研究

文/山東臨沂市第九中學 顏曉燕

新時期完善中學檔案管理工作的相關研究

文/山東臨沂市第九中學 顏曉燕

近年來，按照我國教育部“深化我國教育體系改革”精神要求，我國中學學校開始注重學校內部的管理建設，其中，中學檔案管理工作作為學校日常管理工作中的重要環(huán)節(jié)之一，是衡量、比對學校綜合管理水平的標尺，也是學校提高教職人員工作時效性和進行教育相關工作改革的必要條件。本文通過對新時期背景下如何進一步提升中學檔案管理工作進行分析、研究，從而得出優(yōu)化措施，以期為我國未來中學檔案管理工作作出貢獻。

檔案管理；管理體系構建；優(yōu)化措施

我國中學階段的檔案管理將中學校園中發(fā)生的事情通過文字、圖表、影音等表達方式進行儲存、收藏，便于以后人員的查閱。同時，其所保存的資料信息內容可以在今后作為教育持續(xù)發(fā)展的重要資料，為學校未來可能存在的教育方法改革提供原始數據，所以中學檔案管理工作尤為重要。我們必須將新時期的檔案管理和學校的教學、研究工作有機地結合起來，才能更好地發(fā)揮檔案管理工作的相關作用，為我國中學未來的蓬勃發(fā)展貢獻出自己的一份力量。

一、中學檔案管理工作發(fā)展現狀

在我國，中學檔案管理工作以針對教師日常教學中的工作檔案管理最為重要。教學日常工作檔案普遍是由教師等教職員工在日常工作、教學中不斷地積累經驗所獲得的總結性檔案，其中記載著教師使用的教學方法、教學效果、教學管理等對未來學校工作十分有參考價值的綜合性文獻資料。其歸檔方式基本為每學期終了對該學期的工作總結后收集、規(guī)整、最后存檔，留以備查。其次，針對學校固定資產、人事、文書等資料性檔案的歸檔處理，它們大都作為學校發(fā)展歷史的見證者，應在使用完畢后及時歸檔。在我國目前的學校方案管理中都設有一定的檔案管理規(guī)章制度，通過對規(guī)定歸檔文獻、資料的紙張、數量、質量作出明確的要求來規(guī)范管理文件，并對其歸檔管理的文件、資料予以信息編號便于日后的清點、翻查。

二、中學檔案管理工作中存在的問題

（一）學校對檔案管理工作的重視程度不高。在我國現代化發(fā)展中，很多地方及學校管理人員對檔案管理仍舊存在很大誤解，認為檔案管理就是簡單意義上整理、保管工作，并沒有列為學校發(fā)展中的重要組成部分，中學檔案管理工作就是把教職人員上交的文件管理好就足夠了。這種消極想法直接導致了我國檔案管理工作的不正規(guī)，從而為中學檔案管理工作埋下許多未知的隱患。例如，由于學校對檔案管理的重視程度不夠，導致投入資金不夠，使得學校大部檔案室年久失修，現代化設施配備不妥善，使工作人員無法提升工作效率的同時還增加了存檔資料因非人為因素損毀的可能性。

（二）學校檔案室的管理水平不強。在我國大部分中學的檔案管理中，很大一部分雇傭的都是年紀較大的工作人員從事檔案管理工作，這部分工作人員沒有經歷過較為系統(tǒng)的檔案管理學習，對檔案的處理了解的不是特別清晰，這就導致了雖然學校的資料得到了整理，但是檔案的收納仍舊存在一定的問題。特別是有很多學校，令身兼其他教育工作的員工同時從事檔案管理工作，這就導致了其投入檔案整理的時間、精力不夠，為后續(xù)查閱、存檔造成不便。

（三）學校檔案管理現代化進程緩慢。截至目前，我國相當一部分中學檔案管理的現代化進程極慢，很多檔案室根本沒有任何現代化管理的設施，仍舊采用傳統(tǒng)的記錄、登載方式進行針對相關檔案、文件的管理工作，這就導致了我國中學檔案管理工作效率極低的同時容易出現檔案丟失等問題。

三、改善中學檔案管理工作的措施

（一）提高學校的重視程度，增強相關管理意識。要想全面改善檔案管理工作改善，必須從根本上轉變人們對于檔案管理工作的認識，只有從意識上重視起來，才有機會進行后續(xù)的優(yōu)化、改善工作。檔案的管理工作不能單單依靠檔案管理者自身，它是單位各部門共同努力的結果，首先，應加大中學領導對檔案管理的認識，從領導出發(fā)，到各管理層人員、行政人員、教職員工積極配合檔案的收集、整理工作。其次，可以在制度上明確檔案的管理制度，為檔案管理者的管理工作提供保障依據。

（二）提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。針對原有檔案管理人員定期舉辦相關專業(yè)領域的課程指導，以及相關的宣傳講座，從而在提升檔案管理人員專業(yè)水平的同時提升其對檔案管理的重視程度，從而有助于檔案及時、妥善的歸檔。同時，招聘引進專業(yè)的檔案管理人才，通過專業(yè)人才的專業(yè)領域知識再次將原有的檔案管理制度進行完善。

（三）加大資金的投入力度。極少的資金投入會在很大程度上制約中學檔案管理工作的正常、有序進行，適當提升學校針對檔案管理部門的資金供給，從客觀條件上改善中學檔案室的內部整體環(huán)境，加大中學檔案管理的信息化建設，引入計算機、系統(tǒng)查詢軟件、檔案管理系統(tǒng)軟件等功能設施，在保證中學檔案管理工作正常進行的前提下提升整體檔案管理工作的效率。同時增加對檔案管理人員信息化技能的培訓，使其能夠充分利用學校為其配置的信息化資源，將中學檔案管理中的傳統(tǒng)歸檔部分與現代化模式所接軌，從而營造出更好的中學檔案管理工作環(huán)境。

四、結語

綜上所述，中學檔案管理在我國中學發(fā)展進程中有著不可替代的重要作用。雖然隨著我國教育體系的不斷改革、發(fā)展，其中存在的問題已經獲得很大程度的改善，但問題仍舊很多，所以教職工作管理者們需要提高對檔案管理的重視程度，積極發(fā)現問題并予以解決，以期為我國未來的教育管理工作打下堅實基礎。

[1]萬春香.中學檔案管理工作的現狀和幾點思考[J].云南檔案,2010(09).

[2]黃粵.中學檔案管理工作的現狀和分析對策[J].辦公室業(yè)務,2014(15).