知識(shí)管理在檔案管理中的應(yīng)用及相關(guān)問(wèn)題闡述

文/湖北省保康縣交通物流發(fā)展局 漆海軍

知識(shí)管理在檔案管理中的應(yīng)用及相關(guān)問(wèn)題闡述

文/湖北省?？悼h交通物流發(fā)展局 漆海軍

在這信息化高速發(fā)展的時(shí)代，知識(shí)的來(lái)源廣泛，知識(shí)更新的速度不言而喻。知識(shí)管理的重要性更加凸顯，檔案管理是單位管理工作中不可缺少的環(huán)節(jié)，因此，為順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，探究如何把知識(shí)管理運(yùn)用于檔案管理是十分必要的。

知識(shí)管理；檔案管理；應(yīng)用

檔案是對(duì)個(gè)人和單位各種情況的及時(shí)記載，檔案的管理效果直接影響到企事業(yè)單位的生存和發(fā)展。因此，根據(jù)具體情況，了解知識(shí)管理的重要作用，分析檔案管理中存在的問(wèn)題，采取合理的措施，在檔案管理中引進(jìn)知識(shí)管理，規(guī)范檔案管理，提高檔案管理質(zhì)量和管理效果是值得深思的問(wèn)題。

一、基本概念

知識(shí)管理是一個(gè)新興的概念，既包括了對(duì)知識(shí)本身的管理，同時(shí)也包括了所有和知識(shí)相關(guān)的其他資源的管理。是現(xiàn)代的一種新型管理模式，它是指通過(guò)有效途徑，構(gòu)建知識(shí)及知識(shí)體系，并把知識(shí)運(yùn)用于管理的復(fù)雜過(guò)程。在知識(shí)管理中人占主導(dǎo)地位，人是創(chuàng)造者和實(shí)施者。知識(shí)是知識(shí)管理的主體，通過(guò)人們對(duì)知識(shí)的組織加工和有效管理，能夠把一些無(wú)形的如個(gè)人工作技巧、思考方法等通過(guò)人類的智慧轉(zhuǎn)化成可以有效運(yùn)用的知識(shí)資源，使知識(shí)管理的范圍得到拓展，通過(guò)資源共享，促進(jìn)知識(shí)的交流，提高服務(wù)質(zhì)量。

二、運(yùn)用知識(shí)管理的重要意義

和傳統(tǒng)的檔案管理相比，運(yùn)用知識(shí)管理，改變了以往注重檔案管理的嚴(yán)密性和局限性，知識(shí)管理通過(guò)對(duì)知識(shí)的整合，形成一個(gè)完善的知識(shí)資源體系，通過(guò)資源共享，使原來(lái)不變的，閑置的知識(shí)能夠轉(zhuǎn)變成價(jià)值。進(jìn)而使檔案管理范圍得到拓展。知識(shí)管理可以通過(guò)現(xiàn)代化的信息手段，為用戶提供更多、更深入的服務(wù)，促進(jìn)知識(shí)轉(zhuǎn)化為價(jià)值，從而提高經(jīng)濟(jì)效益和核心競(jìng)爭(zhēng)力。因此，在檔案管理中引入知識(shí)管理，可以促進(jìn)檔案信息的利用，提高檔案管理所產(chǎn)生的價(jià)值。

三、檔案管理存在的問(wèn)題

由于知識(shí)水平和自身修養(yǎng)等原因，一些檔案管理人員基本素質(zhì)較低，在當(dāng)今的信息化普及的時(shí)代，仍有些年齡偏大的檔案管理人員電腦的操作能力和對(duì)一些系統(tǒng)軟件的理解運(yùn)用能力較差，無(wú)法適應(yīng)檔案信息化管理的需求。有些單位技術(shù)設(shè)備陳舊，電腦的內(nèi)存不足，系統(tǒng)無(wú)法升級(jí)，對(duì)一些軟件不予以識(shí)別，致使工作效率低，工作人員的工作負(fù)擔(dān)加重。一些檔案管理人員對(duì)自己的工作重視不夠，忽視了自己的職責(zé)，缺乏對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí)，給工作帶來(lái)不必要的麻煩。在檔案管理過(guò)程中，各種信息缺乏統(tǒng)一的管理和調(diào)用，信息之間相互聯(lián)系性較差，不利于查閱和有效運(yùn)用。

四、應(yīng)用知識(shí)管理的有效策略

（一）提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念。無(wú)論領(lǐng)導(dǎo)還是檔案工作者都要提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，正確理解知識(shí)管理的真正意義，重視知識(shí)管理在檔案管理中的作用。加大宣傳力度，定期組織理論學(xué)習(xí)，了解檔案管理的有關(guān)知識(shí)，明確檔案管理的價(jià)值，人人做新型檔案管理的支持者和知情者，強(qiáng)化檔案的信息化建設(shè)，增加相關(guān)知識(shí)管理方面的內(nèi)容，比如知識(shí)檢索、知識(shí)創(chuàng)新、知識(shí)整合等，讓知識(shí)管理更好地為檔案管理服務(wù)。

（二）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。加強(qiáng)檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的素質(zhì)。定期組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)檔案管理和知識(shí)管理的理論知識(shí)以及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，了解當(dāng)前形勢(shì)和檔案管理現(xiàn)狀，從而使檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和自身素養(yǎng)不斷提高，在可能的情況下，加大資金投入，加強(qiáng)人才培訓(xùn)，多為檔案管理人員提供外出學(xué)習(xí)和參觀機(jī)會(huì)，學(xué)習(xí)其他單位先進(jìn)的管理方法，開(kāi)闊視野，不斷豐富自己的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，并把所見(jiàn)所聞經(jīng)過(guò)加工，取長(zhǎng)補(bǔ)短，運(yùn)用到自己檔案管理的工作實(shí)際中，提高檔案知識(shí)管理水平。提高部分檔案管理人員的計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力，實(shí)行一幫一，讓一些年輕的工作人員多為他們指導(dǎo)，為他們解決一些技術(shù)問(wèn)題，提升他們的業(yè)務(wù)能力。聘請(qǐng)優(yōu)秀的檔案管理人員或知名人士來(lái)做講座，為檔案管理隊(duì)伍注入新鮮的血液，促進(jìn)整個(gè)隊(duì)伍建設(shè)。

（三）完善管理模式。建立健全各種管理制度，根據(jù)本單位的特點(diǎn)，制定符合單位實(shí)際的知識(shí)管理制度和具體實(shí)施辦法，在具體運(yùn)行過(guò)程中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行修正，分析知識(shí)管理的運(yùn)用效果，給出更有效的策略。建立健全知識(shí)管理投入機(jī)制、系統(tǒng)建設(shè)管理、知識(shí)交流機(jī)制、知識(shí)發(fā)布制度等內(nèi)容，完善資源共享制度等。建立知識(shí)管理的獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)制度，對(duì)知識(shí)運(yùn)用的資金投入、支付相關(guān)的知識(shí)管理、知識(shí)培訓(xùn)制度等進(jìn)行合理的編制。

（四）充分運(yùn)用知識(shí)管理。把知識(shí)管理有效運(yùn)用于檔案管理中，檔案管理人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加大對(duì)知識(shí)的收集力度，對(duì)提供個(gè)人經(jīng)驗(yàn)、管理策略等無(wú)形知識(shí)的成員適當(dāng)?shù)亟o予鼓勵(lì)和激勵(lì)，創(chuàng)新檔案管理模式，利用知識(shí)管理整合現(xiàn)有的檔案資源，把網(wǎng)絡(luò)上的其他檔案資源豐富到檔案管理體系中，進(jìn)而構(gòu)建更完善的檔案管理知識(shí)體系，擴(kuò)大資源的范圍，提高檔案資源的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和完整性，促進(jìn)檔案知識(shí)的資源共享，使檔案信息發(fā)揮應(yīng)有的作用。

五、結(jié)束語(yǔ)

把知識(shí)管理運(yùn)用于檔案管理，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，也是提高檔案管理效果的必然選擇。在實(shí)際工作中，明確知識(shí)管理的意義，建立健全知識(shí)管理制度，提高檔案管理工作者自身的素質(zhì)，勤于思考，努力進(jìn)取，轉(zhuǎn)變檔案管理方式，運(yùn)用知識(shí)管理有效解決檔案管理中存在的各種問(wèn)題。通過(guò)知識(shí)管理方式，使檔案管理有質(zhì)的飛躍。為使檔案管理能更好地為社會(huì)和大眾服務(wù)而不懈努力。

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