淺析如何做好大中專畢業(yè)生檔案管理工作

文/山東省棗莊市臺(tái)兒莊區(qū)人力資源服務(wù)中心 李婧

淺析如何做好大中專畢業(yè)生檔案管理工作

文/山東省棗莊市臺(tái)兒莊區(qū)人力資源服務(wù)中心 李婧

隨著我國教育水平的逐漸進(jìn)步，大中專教育也已經(jīng)開始在全國各地普及，大中專畢業(yè)生檔案管理工作也成了一項(xiàng)比較重要的工作。檔案管理的主要目的就是為了讓學(xué)生在日后投身社會(huì)建設(shè)的過程中，具備足夠的履歷資料，為他們的就業(yè)提供必要的基礎(chǔ)條件，其本質(zhì)也是為了更好地服務(wù)于畢業(yè)生，充分地發(fā)揮檔案管理工作在畢業(yè)生就業(yè)中的重要作用。既然是為畢業(yè)生提供切實(shí)可行的服務(wù)，那么就要適應(yīng)畢業(yè)生的求職需求，在檔案管理過程中也要抓住最前沿的方式方法，將傳統(tǒng)方式與管理新模式相結(jié)合，各取長處，在不斷地探索中找到最適合大中專畢業(yè)生檔案管理工作的方法。

大中專；檔案管理；管理工作

一、大中專畢業(yè)生檔案主要內(nèi)容

在我國，每年的大中專畢業(yè)生數(shù)量龐大，因此對于這一人群的基本資料就需要相關(guān)的人事部門重點(diǎn)掌握，要管理好每一個(gè)大中專畢業(yè)生的基本信息，以此來保證為他們在日后的工作中提供可靠的就業(yè)依據(jù)。大中專畢業(yè)生檔案中，主要包含了學(xué)生在校期間的成績表現(xiàn)、活動(dòng)表現(xiàn)以及比較突出的能力，因此檔案中的內(nèi)容也成了用人單位對畢業(yè)生考核的重要憑證。檔案中的具體內(nèi)容包括：學(xué)生的家庭成員數(shù)量以及家庭主要收入來源、學(xué)生在校期間的各科成績、學(xué)生在校期間的校內(nèi)活動(dòng)以及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、學(xué)生在校期間所受的獎(jiǎng)懲記錄、政治面貌等，記錄著學(xué)生在此期間的詳細(xì)內(nèi)容。

二、存在的問題

大中專畢業(yè)生的檔案是反映每一個(gè)學(xué)生在校表現(xiàn)的最直接的依據(jù)，也是學(xué)生基本信息的主要載體，一份完整的檔案不僅能夠直接地記錄學(xué)生的在校表現(xiàn)，還能側(cè)面的反映學(xué)生的成長情況，是一份對學(xué)生的政治面貌、家庭情況、個(gè)人作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績等進(jìn)行紀(jì)律的完整材料。這份資料在畢業(yè)生進(jìn)行求職的過程中十分重要，各大中專院校也對畢業(yè)生檔案管理的工作十分重視，但是結(jié)合當(dāng)下的社會(huì)現(xiàn)狀，在管理方面還存在著許多的問題。

（一）檔案的管理制度還不夠健全。在學(xué)校的人事部門對畢業(yè)生進(jìn)行檔案管理的過程中，主要依據(jù)的就是國家人事部門所下達(dá)的各項(xiàng)文件，如《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等。這類文件是針對全國的檔案管理所設(shè)計(jì)的，其中的主要條款必須要遵守，但是卻在細(xì)節(jié)部分不能夠適應(yīng)每一個(gè)大中專院校。因此就需要檔案管理部門的工作人員結(jié)合當(dāng)下的學(xué)校發(fā)展?fàn)顩r以及畢業(yè)生的主要發(fā)展趨勢，來制定符合本校的細(xì)則，在大方向不改變的基礎(chǔ)上，添加更加細(xì)致的管理制度，以此來完善檔案管理工作。

（二）檔案的整理還不夠規(guī)范。我國當(dāng)前的大中專畢業(yè)生的就業(yè)面雖然很寬，但是還是有一部分畢業(yè)生回到生源地去工作，并且這部分人所占的比例比較突出?，F(xiàn)在的市縣人才交流機(jī)構(gòu)內(nèi)的畢業(yè)生檔案已經(jīng)相比過去成倍增長，這樣大批量的畢業(yè)生檔案對于還有限的檔案管理人員來說無疑是非常大的工作量，并且由于就業(yè)需要的頻繁流動(dòng)，就會(huì)導(dǎo)致畢業(yè)生的檔案在流動(dòng)過程中出現(xiàn)問題。大量的畢業(yè)生檔案成了檔案管理人員的工作難點(diǎn)，并且保管方式比較粗略，對檔案的分批管理一般都按畢業(yè)時(shí)間、畢業(yè)學(xué)校等來進(jìn)行分配編號，這種不規(guī)范的管理方式會(huì)直接破壞檔案管理的嚴(yán)肅性，也無法提供高效的檔案記錄服務(wù)，那么就違背了管理檔案的初衷，無法為畢業(yè)生的就業(yè)提供方便因素。

（三）檔案的管理手段還比較落后。由于許多地區(qū)的科技信息發(fā)展不是十分迅速，對于檔案管理的方式也并沒有采用高新技術(shù)，而是沿用傳統(tǒng)的手工操作方式，計(jì)算機(jī)只是作為輔助工具進(jìn)行工作。及時(shí)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，也只是簡單地將畢業(yè)生的信息進(jìn)行編號錄入，對需要的檔案抽取出來進(jìn)行瀏覽，這樣無法發(fā)揮計(jì)算機(jī)的最大作用，并且還是主要以人工的方式進(jìn)行管理，沒有改變傳統(tǒng)的低效率的工作狀態(tài)。

（四）部分企業(yè)對畢業(yè)生檔案的重要性缺乏認(rèn)識(shí)。由于就業(yè)體制的改革，畢業(yè)生的就業(yè)方向不再受到限制，并且一大部分人已經(jīng)投入了民營企業(yè)或私營企業(yè)進(jìn)行工作，這類用人單位的招收標(biāo)準(zhǔn)完全憑借畢業(yè)生所創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益來設(shè)定，基本不考慮畢業(yè)生的全面狀況，更多地看重學(xué)歷和專業(yè)。這樣的話畢業(yè)生的檔案對于用人單位來說就沒有意義，因此許多畢業(yè)生的檔案根本沒有被查閱，那么同樣的，也不會(huì)對畢業(yè)生在此期間的工作檔案進(jìn)行相應(yīng)的填充，造成了畢業(yè)生的檔案空檔期，直接影響到日后的就業(yè)，造成巨大的損失。

（五）大部分畢業(yè)生對自己的人事檔案不夠關(guān)心。許多投身民營或私營企業(yè)工作的畢業(yè)生對于檔案問題并不重視，認(rèn)為只要找到工作，檔案對自己來說就沒有什么意義了。因此許多的畢業(yè)生在找到工作后不將檔案及時(shí)轉(zhuǎn)出，長期存放在人事檔案中心，對于日后的政審、調(diào)資、調(diào)動(dòng)、出具證明、職稱晉升、辦理退休等工作都產(chǎn)生了很大麻煩。這種檔案管理意識(shí)的欠缺，會(huì)直接影響到自身的工作效果，同時(shí)也為檔案的管理帶來了很大難度。

三、基本對策

目前大中專畢業(yè)生人事檔案管理工作還存在許多的缺點(diǎn)和不足，為使畢業(yè)生人事檔案管理工作在新形勢下發(fā)揮更大的作用，特提出了以下幾點(diǎn)管理方案：

（一）建立健全畢業(yè)生檔案管理的規(guī)章制度。從目前的大中專畢業(yè)生檔案管理工作看來，對于人事檔案的管理工作力度明顯不夠，無法讓畢業(yè)生的人事檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用，因此就要結(jié)合各地區(qū)的實(shí)際情況，制定出符合地區(qū)特色的檔案管理方式，為畢業(yè)生日后的工作提供最正規(guī)、最可靠、最科學(xué)的依據(jù)。

（二）加強(qiáng)對畢業(yè)生人事檔案的規(guī)范化管理。對于大中專畢業(yè)生的人事檔案要實(shí)行最規(guī)范的管理，當(dāng)下許多畢業(yè)生的檔案內(nèi)部存在很多無用的信息，這些信息不僅會(huì)增大管理人員的工作量，更重要的是會(huì)混淆用人單位的視角，因此對這類無用性材料要及時(shí)提出，保留最有價(jià)值、最能體現(xiàn)學(xué)生優(yōu)勢的內(nèi)容，對整理過的內(nèi)容進(jìn)行重新組卷、裝訂，其目的就是能夠?qū)Ξ厴I(yè)生資料進(jìn)行再編號，方便日后的取用。根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，對于畢業(yè)生的資料不僅要篩選，還要添加一部分缺失的內(nèi)容，如畢業(yè)生的道德品行、政治面貌、科研成果等都要完整地記錄在檔案之中，并且要做到實(shí)事求是，能夠最直接地反映畢業(yè)生的真實(shí)情況。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理。在對畢業(yè)生檔案的管理模式上，不能夠只依靠傳統(tǒng)的人工管理模式，這樣的話會(huì)造成工作量過重的現(xiàn)象，要制定符合當(dāng)代發(fā)展的信息化技術(shù)與人工技術(shù)相結(jié)合的管理規(guī)定。在立卷制度上要進(jìn)行更新，工作方式也要明顯改善，在對檔案進(jìn)行組卷、裝訂的過程中，要保證不會(huì)影響到日后的調(diào)檔使用，還要能夠快速地歸檔，這些都需要融入當(dāng)代的信息化管理技術(shù)，以此來提升工作的效率。最大限度地結(jié)合高科技，創(chuàng)新檔案管理的方式，從根本上改變管理效率低、操作難度大的缺點(diǎn)。

（四）加強(qiáng)輿論宣傳。通過各種信息平臺(tái)以及社會(huì)途徑向大中專畢業(yè)生宣傳畢業(yè)生人事檔案在日后工作中的重要性，最大限度地加強(qiáng)畢業(yè)生對于檔案的重視程度。讓畢業(yè)生充分意識(shí)到人事檔案并不是可有可無的一份資料，而是關(guān)系到日后工作生涯的整體發(fā)展，是用人單位對畢業(yè)生的重要評價(jià)依據(jù)，也是對畢業(yè)生所能創(chuàng)造的社會(huì)價(jià)值的重要參考材料。

四、結(jié)語

綜上所述，當(dāng)下的大中專畢業(yè)生的檔案管理是一項(xiàng)非常繁雜又非常重要的任務(wù)，它關(guān)系著每一個(gè)學(xué)生的就業(yè)程度甚至關(guān)系到整個(gè)社會(huì)就業(yè)的發(fā)展趨勢，因此做好大中專畢業(yè)生檔案管理工作是工作重點(diǎn)也是工作難點(diǎn)。各大院校不僅要在管理檔案的過程中做到實(shí)事求是，還要不斷地創(chuàng)新管理模式，以此來更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，為我國學(xué)生的整體就業(yè)作出貢獻(xiàn)。

[1]龍小鳳.新時(shí)期高校畢業(yè)生人事檔案管理工作初探[J].湖北省社會(huì)主義學(xué)院,2011.

[2]吳梅.試論高校學(xué)生檔案管理[J].云南檔案,2010.