現(xiàn)代企業(yè)檔案管理優(yōu)化策略的相關(guān)研究

文/遼寧排山樓黃金礦業(yè)有限責(zé)任公司 程光遠(yuǎn) 李君

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理優(yōu)化策略的相關(guān)研究

文/遼寧排山樓黃金礦業(yè)有限責(zé)任公司 程光遠(yuǎn) 李君

伴隨市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的深入改革，科學(xué)技術(shù)飛快地發(fā)展，給企業(yè)帶來(lái)新發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)企業(yè)面臨著極大的挑戰(zhàn)。在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)營(yíng)及管理中的重要構(gòu)成部分，要求加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，必須堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，加大改革創(chuàng)新力度，從而提高現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)的效益。本文分析了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，并且闡述了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理相關(guān)優(yōu)化策略。

現(xiàn)代企業(yè)；檔案管理；優(yōu)化策略

隨著我國(guó)信息化水平的提升，電子檔案也得到了廣泛的運(yùn)用。在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中，引入了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，并且構(gòu)建了信息管理系統(tǒng)，這都對(duì)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理有了嚴(yán)格的要求。所以說(shuō)，怎樣對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，促使現(xiàn)代的企業(yè)檔案管理工作更加規(guī)范化和科學(xué)化，發(fā)揮檔案的價(jià)值，這是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理者必須要研究的重大課題。

一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）缺乏檔案管理意識(shí)。有部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為檔案管理工作在促進(jìn)企業(yè)改革發(fā)展中，并不是很重要。在這樣的意識(shí)下，往往只重視企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，將現(xiàn)有的財(cái)力人力投入企業(yè)生產(chǎn)中，導(dǎo)致在檔案管理環(huán)節(jié)，缺乏積極性及自主性，使得檔案管理工作和企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展未有機(jī)地結(jié)合。目前大多數(shù)企業(yè)在檔案管理工作方面具有一定的難度，主要是因?yàn)槠髽I(yè)的管理者不重視。因?yàn)楦邔宇I(lǐng)導(dǎo)者缺乏檔案管理意識(shí)，經(jīng)常忽略了檔案管理工作。長(zhǎng)時(shí)間下去，企業(yè)沒(méi)有人創(chuàng)建完整的企業(yè)檔案管理制度，那么檔案管理者就不能有效地執(zhí)行檔案管理制度，提高現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的水平。

（二）檔案管理體系不健全。對(duì)現(xiàn)代企業(yè)來(lái)說(shuō)，只有創(chuàng)建一整套完善的檔案管理制度，才能夠有效地提高檔案管理工作的效率，從而為企業(yè)爭(zhēng)取更大的競(jìng)爭(zhēng)力。但是，結(jié)合多數(shù)企業(yè)管理現(xiàn)狀來(lái)分析，大部分企業(yè)在檔案管理環(huán)節(jié)，仍然還存在諸多的問(wèn)題，最突出問(wèn)題就是檔案管理制度不完善；在檔案管理工作方面，缺乏優(yōu)秀的檔案管理員，并且有一些企業(yè)沒(méi)有推行電子檔案管理，而是通過(guò)紙質(zhì)方式來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，加之缺乏專門的企業(yè)檔案管理部室，導(dǎo)致現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作難落實(shí)和難進(jìn)步。通過(guò)調(diào)查表明，有部分企業(yè)對(duì)檔案管理工作中不重視、不規(guī)范，有一些檔案管理員處在身兼多職狀態(tài)，依照企業(yè)內(nèi)部的要求聽(tīng)從調(diào)整。這樣的行為已經(jīng)違背《中華人民共和國(guó)檔案法》，不僅阻礙了企業(yè)的發(fā)展，同時(shí)企業(yè)的檔案信息容易出現(xiàn)缺失甚至泄露等現(xiàn)象。

（三）檔案管理信息化水平較低。現(xiàn)階段，大多數(shù)企業(yè)在檔案管理方面，運(yùn)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等等，在很大程度上促進(jìn)了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的發(fā)展。但是值得注意是，文件與信息傳輸工作信息化水平比較低，導(dǎo)致現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量、工作效率受到影響。為什么檔案管理信息化水平并不高？主要是因?yàn)橛胁糠制髽I(yè)還沒(méi)有創(chuàng)建出健全的企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，在檔案管理工作中缺少系統(tǒng)與技術(shù)的支持。另外有部分企業(yè)創(chuàng)建了管理信息系統(tǒng)，但沒(méi)有結(jié)合檔案管理實(shí)際情況完善檔案管理工作，致使現(xiàn)代企業(yè)檔案管理不夠規(guī)范化、科學(xué)化以及創(chuàng)新化。

二、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理相關(guān)優(yōu)化策略

（一）注重檔案管理工作。不管是企業(yè)高層管理者，還是企業(yè)檔案管理人員，都應(yīng)當(dāng)改變過(guò)去落后的管理觀念，在現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)營(yíng)和管理過(guò)程中，應(yīng)該將檔案管理工作歸納到企業(yè)重點(diǎn)管理工作內(nèi)容，并且強(qiáng)化科技建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展，意識(shí)到企業(yè)檔案管理工作在促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中起到積極的作用。對(duì)企業(yè)管理者而言，應(yīng)該起到自身的領(lǐng)導(dǎo)作用，隨著現(xiàn)在科技時(shí)代的發(fā)展，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，通過(guò)現(xiàn)代化管理方法，引進(jìn)先進(jìn)的科技，對(duì)企業(yè)檔案管理工作，加大完善和優(yōu)化力度。另外對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重要性，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)做好宣傳、教育、督導(dǎo)工作，對(duì)企業(yè)檔案管理給予資金支持，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，更新現(xiàn)代化管理設(shè)備，重視創(chuàng)建起更加規(guī)范化、信息化以及創(chuàng)新化的檔案管理系統(tǒng)。

（二）建立健全的檔案管理制度。對(duì)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作而言，只有通過(guò)創(chuàng)建完善的檔案管理制度，才能夠保證企業(yè)檔案管理工作的效率及質(zhì)量，推動(dòng)檔案管理工作更加規(guī)范化和科學(xué)化發(fā)展。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，加大創(chuàng)新力度，努力構(gòu)建起創(chuàng)新型企業(yè)檔案管理體系，對(duì)檔案信息采集程序與相關(guān)注意事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)加以明確，還要求遵從《中華人民共和國(guó)檔案法》，結(jié)合有關(guān)法律和法規(guī)，保證企業(yè)制定出檔案管理制度達(dá)到我國(guó)法制的要求，使檔案管理制度更加標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)有法可依。

（三）注重檔案管理法律問(wèn)題。在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作中，我們必須要樹(shù)立良好的法律意識(shí)，特別是檔案管理工作交接的時(shí)候，這就要檔案管理員秉持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，做好檔案管理交接工作，同時(shí)要確保企業(yè)內(nèi)部相關(guān)檔案信息不被泄露出去，增強(qiáng)檔案信息的安全性，使得檔案信息更具嚴(yán)密性。目前現(xiàn)代企業(yè)檔案，凝集記錄了企業(yè)一切具有價(jià)值的信息。在通常意義上，損害企業(yè)的檔案，將會(huì)給企業(yè)構(gòu)成嚴(yán)重的危害，遠(yuǎn)比損害了企業(yè)的財(cái)物更嚴(yán)重。所以說(shuō)，我們應(yīng)該以法律途徑加強(qiáng)防范，通過(guò)法律武器確保企業(yè)檔案信息安全，保護(hù)企業(yè)合法性權(quán)益。例如企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)維護(hù)，主要包含了專利權(quán)、企業(yè)商業(yè)機(jī)密、商標(biāo)權(quán)、計(jì)算機(jī)軟件、著作權(quán)、設(shè)計(jì)權(quán)等等。

（四）加強(qiáng)信息化程度，全面采集檔案信息。隨著網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化的迅速普及，為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理帶來(lái)了新的發(fā)展活力，致使企業(yè)檔案管理方式產(chǎn)生了重大的變化。大部分企業(yè)從以往實(shí)物保管模式，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊芾矸绞剑褪钦f(shuō)過(guò)去的可視識(shí)別已經(jīng)被機(jī)器識(shí)別取代，我們常說(shuō)的機(jī)器識(shí)別代碼型就是電子檔案。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，加上輔助電子圖紙，促使檔案信息更方便存儲(chǔ)及查詢，保證企業(yè)電子檔案更加形象化和具體化。另外過(guò)去文書(shū)檔案、人事檔案、科技檔案、聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案和基建檔案等逐漸被取代，已經(jīng)構(gòu)成企業(yè)信息集中系統(tǒng)，對(duì)不同的流程與模塊進(jìn)行設(shè)置。通過(guò)電子檔案管理，能夠?qū)⑤^分散的管理系統(tǒng)檔案經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)的相關(guān)指令，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)性調(diào)整分類方案。所以說(shuō)，在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中，有必要強(qiáng)化電子檔案管理工作，促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理更加數(shù)字化、科學(xué)化以及信息化。

（五）加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)。作為企業(yè)檔案管理者，必須要具備這樣的素質(zhì)。1.良好的身體素質(zhì)。2.高尚的思想品質(zhì)。3.豐富的文化水平。4.較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。另外企業(yè)檔案管理者應(yīng)當(dāng)責(zé)任心很強(qiáng)，具備進(jìn)取的精神，并且恪盡職守，為企業(yè)兢兢業(yè)業(yè)作貢獻(xiàn)；還要求一定的學(xué)習(xí)及溝通能力等等。這就要企業(yè)定期開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，組織檔案管理人員積極地參與學(xué)習(xí)，不斷豐富自己的檔案管理知識(shí)，提高自身檔案管理技能，并且重視自主性學(xué)習(xí)，通過(guò)多樣化途徑提升自己，使得檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)得到有效優(yōu)化；企業(yè)還可以組織檔案管理員到先進(jìn)企業(yè)觀摩學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提升檔案管理者的實(shí)踐能力，幫助檔案管理員樹(shù)立強(qiáng)大的責(zé)任心；持續(xù)性進(jìn)行崗位練習(xí)，在學(xué)習(xí)中提高自己。另外作為檔案管理者，還需要熟悉崗位職責(zé)，清晰各文件的材料，根據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施科學(xué)化分類和整理編目以及立卷。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作中，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，加大創(chuàng)新力度，促使檔案管理工作更加科學(xué)化和規(guī)范化。這就要檔案管理員更新傳統(tǒng)理念，重視現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作，有必要加強(qiáng)制度保障，創(chuàng)建完善的檔案管理體系，強(qiáng)化電子檔案管理，促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

[1]其米格.事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題及優(yōu)化策略[J].企業(yè)改革與管理,2016(01):96.

[2]章馨.醫(yī)院檔案管理優(yōu)化策略探討[J].管理觀察,2016(25):150-152.

[3]徐千越.淺析事業(yè)單位的人事檔案管理優(yōu)化策略[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(21):58.