關(guān)于企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用

文/常州蘭翔機(jī)械有限責(zé)任公司 趙宇志

關(guān)于企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用

文/常州蘭翔機(jī)械有限責(zé)任公司 趙宇志

本文通過分析企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀，提出了要采取的措施，即通過突破保守觀念，建立信息資源開發(fā)機(jī)制、圍繞具體需求、提高檔案管理人員素質(zhì)等途徑，把企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用好，為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

企業(yè)檔案；信息資源；開發(fā)利用

企業(yè)檔案是企業(yè)科研、生產(chǎn)、基本建設(shè)和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，包含文字、圖紙、照片、聲像等不同形式，以其所載信息的原始性、真實(shí)性、可查考性等特殊性質(zhì)使其具有重要的利用價(jià)值。但現(xiàn)實(shí)情況是：不少企業(yè)精心保存的檔案資源，僅履行了一般性的日常職責(zé)，很少引起干部職工的關(guān)注，“存而不用”“存多用少”的現(xiàn)象比較多，企業(yè)檔案的作用遠(yuǎn)沒有充分發(fā)揮。檔案部門要提高站位，從企業(yè)生存與發(fā)展的高度出發(fā)，履職擔(dān)當(dāng)，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，主動(dòng)、及時(shí)有效地開發(fā)檔案信息資源，充分挖掘利用價(jià)值，滿足企業(yè)各項(xiàng)工作的需要，將檔案潛在的價(jià)值轉(zhuǎn)化為企業(yè)的生產(chǎn)力和經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)又好又快發(fā)展。

一、信息資源的開發(fā)利用要打破保守被動(dòng)觀念

企業(yè)檔案作為一種信息載體，其核心是技術(shù)、管理等信息，是一個(gè)企業(yè)具有較高價(jià)值的無形資產(chǎn)。企業(yè)檔案包括技術(shù)檔案、基建檔案、技改檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、文書檔案、設(shè)備檔案等，信息量大，內(nèi)容多，涉及面廣，通過耗費(fèi)人力、物力和財(cái)力，經(jīng)過多年時(shí)間逐步整合而成，有的技術(shù)檔案和管理檔案具有先進(jìn)性和獨(dú)創(chuàng)性，有嚴(yán)格的保密制度和開發(fā)利用制度對(duì)其使用范圍進(jìn)行約束，在一定時(shí)間、一定范圍內(nèi)不可隨意公開。由于受這種保守觀念的影響，企業(yè)檔案的開發(fā)利用受到很大的約束。一些人認(rèn)為，檔案信息的開發(fā)利用只能限于本單位本部門，其他單位和部門無權(quán)查閱、利用，這使檔案信息資源作用的發(fā)揮受到限制。因此，我們要打破傳統(tǒng)的觀念，在確保國家秘密、企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)不受侵犯的前提下，千方百計(jì)抓好檔案資源的開發(fā)利用，充分發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值。

二、要建立一整套檔案信息資源開發(fā)機(jī)制

企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用需著眼于一套行之有效的開發(fā)機(jī)制，可從強(qiáng)化基礎(chǔ)管理、開展檔案宣傳、圍繞具體需求開發(fā)、適時(shí)解密涉密檔案等方面入手。

（一）強(qiáng)化基礎(chǔ)管理。要做好一項(xiàng)工作就要抓好基礎(chǔ)，檔案信息資源的開發(fā)利用也是如此。檔案信息資源要實(shí)行集中管理，企業(yè)應(yīng)將技術(shù)、人事、財(cái)務(wù)、基建、設(shè)備、文書、聲像等方面的檔案管理集中起來，有條不紊地搞好信息資源的開發(fā)利用，統(tǒng)籌規(guī)劃，制定檔案的年度工作計(jì)劃及歸檔要點(diǎn)，根據(jù)實(shí)施要求對(duì)信息資源跟蹤整理，及時(shí)歸檔，保證歸檔文件的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)性。同時(shí)，做好檔案管理程序的標(biāo)準(zhǔn)化工作，使各類檔案的管理內(nèi)容、工作流程和質(zhì)量要求標(biāo)準(zhǔn)化，把握實(shí)際情況，完善檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和制度，如紙質(zhì)檔案范圍、電子檔案歸檔辦法及歸檔范圍、電子檔案存儲(chǔ)規(guī)定等，通過檔案管理程序的標(biāo)準(zhǔn)化，為檔案的錄入、檔案管理數(shù)據(jù)庫的建立打下基礎(chǔ)。二是做好計(jì)算機(jī)輔助管理檔案軟件的標(biāo)準(zhǔn)化、通用化。選擇適合于本企業(yè)檔案工作特點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)化、通用性的軟件，為檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化創(chuàng)造條件，整合分散的檔案信息資源。加強(qiáng)檔案開發(fā)利用的手段。檔案工作人員要努力改變“檔案館（室）門檻高，檔案利用率低”的現(xiàn)狀，按檔案的年限、類別編制《檔案匯總目錄》《產(chǎn)品底圖匯總目錄》《企業(yè)大事記》《企業(yè)史》等，以方便查找；企業(yè)要加大檔案管理硬件上的投入，如添置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備；通過編制手工和電子檢索兩套檢索工具，滿足不同人員的查閱需要。檔案不是擺設(shè)，是否有利用價(jià)值是根本。檔案管理部門對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用要有詳細(xì)的登記，每年都要進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)，以便及時(shí)總結(jié)、提高、創(chuàng)新。

（二）適時(shí)解密涉密檔案。企業(yè)一些檔案由于蘊(yùn)含著關(guān)鍵技術(shù)、重要參數(shù)等，具有秘密性（國家秘密和商業(yè)秘密）。但一些企業(yè)由于檔案鑒定在日常工作中沒有實(shí)質(zhì)性開展，檔案的解密工作沒有得到落實(shí)。有的檔案定密后，其使用范圍就受到嚴(yán)格限制，非涉密人員無權(quán)查閱和使用該檔案。有的檔案過了解密期也未及時(shí)解密，給檔案信息資源的開發(fā)利用帶來不便。因此，檔案部門要組織人員定期對(duì)檔案進(jìn)行階段性的檢查，對(duì)保密期限已到的密級(jí)資源進(jìn)行解密。解密后的資料作為一般性的資料存檔、使用，既節(jié)省人力、物力，又能有效地開發(fā)利用這部分的檔案信息資源。需要指出的是，在開發(fā)利用檔案資源時(shí)，要以國家和企業(yè)利益為重，強(qiáng)化保密意識(shí)，確保國家和企業(yè)利益不受損失，做到及時(shí)、適度、有效、安全地開發(fā)利用檔案信息資源。

（三）大力開展檔案宣傳。檔案館（室）在企業(yè)一般都是機(jī)密重地，許多職工不能輕易進(jìn)入檔案館（室）。檔案部門要努力消除人們對(duì)檔案的神秘感、隔閡感，在堅(jiān)持檔案工作基本原則的前提下，通過宣傳檔案法、開展企業(yè)檔案宣傳周、介紹檔案館（室）藏，讓更多的干部職工認(rèn)識(shí)檔案、了解檔案，進(jìn)而利用好檔案，使檔案館（室）這個(gè)“資源點(diǎn)”變成一個(gè)人們常去的“公眾空間”，充分發(fā)揮應(yīng)有作用。

（四）圍繞具體需求開展檔案信息資源開發(fā)利用。檔案的價(jià)值在于利用。企業(yè)檔案資源比較豐富，但不可能對(duì)每一項(xiàng)需求都耗費(fèi)大量精力去做。因此，檔案工作人員要對(duì)具體需求進(jìn)行系統(tǒng)分析、比較、篩選，只有圍繞具體需求并關(guān)注編研成果對(duì)企業(yè)所產(chǎn)生的效果和經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益來開展工作，檔案資源的開發(fā)利用才有真正意義。檔案工作人員通過對(duì)不同方面需求的研究，摸清企業(yè)決策層、各業(yè)務(wù)部門的管理人員和科技人員的工作性質(zhì)和特點(diǎn)，及時(shí)、主動(dòng)溝通，了解他們需要利用檔案解決什么問題，進(jìn)而開展檔案專題服務(wù)。通過提供編研成果，滿足不同層次的需要，切實(shí)發(fā)揮企業(yè)檔案的應(yīng)有作用。同時(shí)，還可以將檔案的編研成果公布在企業(yè)內(nèi)部的協(xié)同辦公系統(tǒng)OA網(wǎng)上，供干部員工共享。

三、提高檔案工作人員的素質(zhì)

大力開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，檔案工作人員責(zé)無旁貸?，F(xiàn)代檔案管理不能被動(dòng)地停留在“收、存、借”上，檔案工作人員應(yīng)有強(qiáng)烈的責(zé)任感和擔(dān)當(dāng)精神，積極主動(dòng)地深入了解本企業(yè)干部職工的需求，及時(shí)、適度、有效地開發(fā)檔案資源。要做好檔案資源的開發(fā)利用工作，檔案工作人員必須具備一定的檔案編研基礎(chǔ)知識(shí)，了解企業(yè)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)、掌握檔案現(xiàn)代化管理手段。為此，檔案工作人員要通過培訓(xùn)、自學(xué)、經(jīng)驗(yàn)交流、師帶徒等辦法，不斷提高綜合素質(zhì)。

（一）做好檔案利用服務(wù)的準(zhǔn)備。檔案利用服務(wù)的準(zhǔn)備包括兩方面。首先，檔案工作人員要深入了解企業(yè)的發(fā)展情況、干部職工的需求和意見，明確工作方向和目標(biāo)，增強(qiáng)提供利用檔案信息資源的針對(duì)性。其次，檔案整理要規(guī)范，收集要完整，劃分保管期限要準(zhǔn)確，做到編目科學(xué)，檢索方便。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)的科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理活動(dòng)進(jìn)一步拓展，企業(yè)檔案的范圍更加廣泛，如：企業(yè)開發(fā)產(chǎn)品時(shí)形成的核心技術(shù)、關(guān)鍵技術(shù)，企業(yè)經(jīng)營管理中形成的產(chǎn)權(quán)變動(dòng)、資產(chǎn)評(píng)估、合同協(xié)議等方面的文件材料等，都應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。檔案基本工作做好了，檔案開發(fā)利用的質(zhì)量才會(huì)有保證。

（二）樹立檔案利用服務(wù)至上的思想。檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性質(zhì)的工作，向干部職工提供檔案利用是檔案工作人員的應(yīng)盡職責(zé)和義務(wù)。檔案工作人員要轉(zhuǎn)變“你查我找”的被動(dòng)工作方式，摒棄檔案管理保守的觀念，在開展專題研究的同時(shí)，想查閱者所想，急查閱者所急，盡量滿足利用者的需求，解決利用者的疑難。

（三）掌握過硬的本領(lǐng)。檔案資源的開發(fā)利用是一項(xiàng)科學(xué)性、技術(shù)性、保密性和服務(wù)性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致、繁瑣的工作，要求檔案工作人員具備較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)、一定的理論水平和嚴(yán)謹(jǐn)、務(wù)實(shí)的科學(xué)態(tài)度。檔案工作人員要努力提高政治素質(zhì)和對(duì)檔案信息的敏感性，加強(qiáng)文字表達(dá)能力，學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)及打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等相關(guān)設(shè)備的操作技能。鑒于開發(fā)利用檔案信息資源是長期積累、不斷更新的過程，檔案工作人員隊(duì)伍應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。檔案作為一種重要的信息資源，只有轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，最大限度地實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，才能體現(xiàn)自身的價(jià)值。開發(fā)利用檔案信息資源是一項(xiàng)重要工作，檔案工作人員一定要以強(qiáng)烈的責(zé)任感和擔(dān)當(dāng)精神，有的放矢、堅(jiān)持不懈地搞好檔案資源的開發(fā)利用，發(fā)揮檔案在科研生產(chǎn)中的作用，為企業(yè)的發(fā)展作出積極的貢獻(xiàn)。