國有企業(yè)辦公室主任協(xié)調(diào)藝術(shù)實踐探索

文/中國石化西南石油工程公司重慶鉆井分公司 歐志龍

國有企業(yè)辦公室主任協(xié)調(diào)藝術(shù)實踐探索

文/中國石化西南石油工程公司重慶鉆井分公司 歐志龍

隨著現(xiàn)代社會的迅猛發(fā)展，國家之間的競爭也愈加激烈，各國競爭的焦點就是經(jīng)濟發(fā)展，而國有企業(yè)恰恰是我國市場經(jīng)濟的重要支柱，因此，國有企業(yè)對經(jīng)濟的健康發(fā)展發(fā)揮著極其重要的作用。而辦公室作為整個企業(yè)的中心點，更是企業(yè)辦事和決策的重要執(zhí)行部門，對企業(yè)的生產(chǎn)和未來的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。完善企業(yè)辦公室的協(xié)調(diào)化管理，對于提高企業(yè)核心競爭力是十分有必要的。本文主要探討如何合理利用辦公室的協(xié)調(diào)藝術(shù)，以促進企業(yè)辦公室工作的高效完成。

國有企業(yè)；企業(yè)辦公室主任；協(xié)調(diào)藝術(shù)；協(xié)調(diào)工作

辦公室的高效運作是企業(yè)生存和發(fā)展必不可缺的條件，同時辦公室也是企業(yè)形象的對外展示形式。強化辦公室管理工作，提升辦公室工作效率，是提升企業(yè)競爭力的一大法寶。而企業(yè)辦公室主任則是一個至關(guān)重要的崗位，協(xié)調(diào)工作是其主要職能之一。只有充分認識到做好協(xié)調(diào)工作的重要性，充分運用多種協(xié)調(diào)藝術(shù)，才能做好國有企業(yè)辦公室組織協(xié)調(diào)工作，而如何深入探索協(xié)調(diào)藝術(shù)，則成為影響企業(yè)進一步發(fā)展的至關(guān)重要的因子之一。辦公室主任的工作既有黨政任務(wù)，也有日常管理實務(wù)，要想提升工作質(zhì)效，就必須堅持協(xié)調(diào)溝通的工作原則，掌握協(xié)調(diào)藝術(shù)，靈活運用協(xié)調(diào)方法，全面推動協(xié)調(diào)工作高效開展。

一、企業(yè)辦公室探索協(xié)調(diào)藝術(shù)的意義

（一）企業(yè)辦公室主任的作用。對于我國的國有企業(yè)來說，辦公室主任是一個最為特殊的職位，負責協(xié)調(diào)好各方關(guān)系、聯(lián)系各方、承上啟下、發(fā)號施令，是國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層作出正確決策以及科學管理的必不可缺的助手，這是其他任何職位都不能替代的。1.溝通橋梁作用。辦公室主任最重要的任務(wù)是溝通，要想完美地完成自己的工作就要及時做到上情下達與下情上傳，這是由于辦公室主任的職位極其特殊，是聯(lián)系企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層與各部門基層員工的重要紐帶。這個工作具體分為兩個方面：一方面，為了能夠為領(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供實時的依據(jù)，就要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報基層職員的工作進度等情況；另一方面，要及時把領(lǐng)導(dǎo)的決策意見傳達給基礎(chǔ)部門，以便他們及時開展工作；同時為了能夠使企業(yè)正常高效地運轉(zhuǎn)，辦公室主任還要掌握宏觀調(diào)控的職能?？偠灾?，辦公室就是聯(lián)系整個企業(yè)的紐帶，辦公室對企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)以及是否能夠準確執(zhí)行有效的協(xié)調(diào)起著不可替代的作用。2.協(xié)助作用。對于領(lǐng)導(dǎo)的決策，辦公室主任首先要深入分析領(lǐng)導(dǎo)的意愿，對于領(lǐng)導(dǎo)的意圖先起草一個簡單的文件，然后要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成重要文件的完善處理，對領(lǐng)導(dǎo)的決策進一步推行，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)深入展開重要的工作；此外，作為企業(yè)的重要成員，辦公室主任需要對企業(yè)的健康發(fā)展提出合理有效的建議，尤其是對一些重大事項的決策，要提出針對性的建議或者意見。

（二）協(xié)調(diào)藝術(shù)的優(yōu)勢。1.有利于原則性與靈活性的處理。大家都知道，任何一所企業(yè)要想有所發(fā)展，都首先要有一個明確的目標，并且制定相應(yīng)的原則，也就是個性規(guī)章制度，來服務(wù)于這個既定的目標。企業(yè)辦公室主任在把握這些原則以及規(guī)章制度方面必須要有大局觀念，從全局出發(fā)，此時協(xié)調(diào)藝術(shù)便起到了不可替代的作用，辦公室主任可以以此作為解決工作中各種矛盾沖突的根本準則，使協(xié)調(diào)工作在正確的道路上得到發(fā)展。同時，在企業(yè)辦公室主任日常的各種工作中，正確有效地運用好協(xié)調(diào)藝術(shù)還可以幫助他們根據(jù)不同時期不同的工作重點以及不同的對象，在不違背原則以及各項規(guī)章制度的前提下，對有利的時機進行捕捉，然后靈活地運用各種協(xié)調(diào)藝術(shù)及工作方法，對各種言語以及行為的尺度進行有效的把握，對各方面的利益進行多維的照顧，提出合理方案，改善利益各方之間的關(guān)系，解決他們的矛盾或沖突，履行好辦公室主任的責任，盡到辦公室主任應(yīng)盡的義務(wù)。2.有利于繼承和創(chuàng)新關(guān)系的處理。中國乃至全球的經(jīng)濟利益的格局隨著改革的不斷深入以及社會主義經(jīng)濟的不斷發(fā)展，在不斷的改變，因此企業(yè)辦公室主任的協(xié)調(diào)工作也在日益發(fā)生變化，協(xié)調(diào)任務(wù)越來越重，協(xié)調(diào)的內(nèi)容越來越廣，自然協(xié)調(diào)的難度也越來越大，因此對辦公室主任的要求也自然越來越高，并且這已經(jīng)成為一種勢不可當?shù)内厔荨＾k公室主任的工作比如國有企業(yè)辦公室人員素質(zhì)協(xié)調(diào)、職能機構(gòu)協(xié)調(diào)，以及計劃經(jīng)費協(xié)調(diào)、公務(wù)活動協(xié)調(diào)等，都是有規(guī)律可循的，因此對于辦公室主任來說，在工作中如果只是一味地運用傳統(tǒng)經(jīng)驗辦事，顯然是遠遠不夠的，對于不同的問題要積極采取適合于該問題的不同協(xié)調(diào)措施；同時，由于事件發(fā)生的時間、地點、環(huán)境以及發(fā)生背景的不同，所以，處理問題僅僅依靠傳統(tǒng)的方法是遠遠不夠的，故辦公室主任必須深入研究新的矛盾規(guī)律和人際關(guān)系，以此來探索新的有效的工作方法和工作思路，并且在工作過程中要堅持繼承和創(chuàng)新的有機統(tǒng)一，使用有效的協(xié)調(diào)方法協(xié)調(diào)好工作環(huán)境的各種人際關(guān)系，從而確保辦公室主任能夠使協(xié)調(diào)工作切實有效。故而深入探索并且學習好協(xié)調(diào)藝術(shù)，對企業(yè)辦公室主任來說有著至關(guān)重要的作用。3.有利于局部與全局關(guān)系的處理。在日常工作中，企業(yè)辦公室主任經(jīng)常會遇到部門多、人員多、背景復(fù)雜的情況。這是對辦公室主任工作能力的一種重要考驗，并且與此同時，這類問題能否處理好也會對辦公室工作的整體效率以及工作的順利展開產(chǎn)生意想不到的影響。“精明的人解決問題，有遠見的人預(yù)見問題”。這就意味著辦公室主任有一種全局觀念，對問題的發(fā)展要有預(yù)見性的意見，通過對全局的駕馭來處理好局部與全局之間的微妙關(guān)系，這些都是辦公室主任做好工作的前提與保證。具體情況如下：首先國有企業(yè)的辦公室主任要在充分了解問題的基礎(chǔ)上進行深入分析，抓住問題的主要矛盾，明確影響全局的關(guān)鍵性因素，對于難點以及重點問題進行集中力量突破，以期通過解決重難點的問題或者是矛盾來推動協(xié)調(diào)工作的全面展開。其次，辦公室主任通過對全局的把握，進行嚴謹?shù)姆治?，對于分析出的那些對全局的影響一般的因素，也決不能聽之任之由其發(fā)展，而要做到統(tǒng)籌兼顧，把問題消滅在萌芽狀態(tài)；主次結(jié)合，搞好協(xié)調(diào)，對協(xié)調(diào)工作進行全面推進，對工作的整體進行進一步完善，不能因為局部一件事處理不當而影響全面工作。4.有利于上級與下級之間關(guān)系的處理。對于辦公室主任來說，最重要的責任莫過于協(xié)調(diào)好職員與職員以及上下級之間的關(guān)系，充分發(fā)揮國有企業(yè)中每個成員的創(chuàng)造力和工作積極性，聚沙成塔，凝聚眾人智慧的結(jié)晶來促進企業(yè)的蓬勃發(fā)展。而在協(xié)調(diào)過程中，企業(yè)辦公室主任首先必須堅持黨的領(lǐng)導(dǎo)，遵循黨的方針、政策，這是基本原則。其次，做事要講原則，辦公室主任要公私分明，摒除個人的主觀因素，要切實明確發(fā)展與穩(wěn)定的關(guān)系，做事過程中遵從大局觀念。在日常工作中，辦公室主任應(yīng)該對上級的意見和建議以及領(lǐng)導(dǎo)層的決策引起充分的重視，對反映的問題進行深入調(diào)查，仔細記錄，與此同時，對下級以及企業(yè)基層員工提出的意見或者建議要有選擇性地采納，要進行換位思考，對于可行性高的建議有選擇性地向領(lǐng)導(dǎo)匯報。另外辦公室主任對在協(xié)調(diào)中可能發(fā)生的情況要進行充分的考慮，務(wù)必要全面周全，并且辦公室主任做事一定要公私分明，兼顧各利益相關(guān)方的意見和建議，以保證問題以及矛盾的順利解決，企業(yè)決策的順利實施。

二、企業(yè)辦公室主任協(xié)調(diào)工作的主要內(nèi)容

計劃性協(xié)調(diào)、工作性協(xié)調(diào)以及人際關(guān)系性協(xié)調(diào)是企業(yè)辦公室主任協(xié)調(diào)工作的三個主要特點。企業(yè)辦公室主任要在充分了解協(xié)調(diào)工作特點的基礎(chǔ)上，熟練掌握運用高超的協(xié)調(diào)藝術(shù)使國有企業(yè)內(nèi)部各個部門的工作相協(xié)調(diào)，能夠相互配合地進行企業(yè)的各項工作及活動，以期能夠高效率、高標準地完成企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的計劃及目標。

（一）計劃性協(xié)調(diào)。計劃性協(xié)調(diào)主要指黨政工作計劃的制定、事業(yè)發(fā)展策劃的制訂以及各方面決策執(zhí)行方面企業(yè)辦公室主任所要做的協(xié)調(diào)工作。辦公室是一個介于領(lǐng)導(dǎo)層與基層成員之間的一個過渡性位置，要起到一個上情下達和下情上傳的關(guān)鍵性作用。首先在計劃制定的初階段，企業(yè)辦公室主任的主要任務(wù)是聯(lián)系各個與工作相關(guān)的部門，對計劃進行初步擬定以及任務(wù)的分配進行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)，對基層部門的情況進行及時全面的了解，然后將計劃和協(xié)調(diào)意見向領(lǐng)導(dǎo)進行匯報，進行可行性的仔細分析并幫助領(lǐng)導(dǎo)制定和完善計劃以及方案，然后進行計劃的實施，但是在初步實施計劃的時候，由于各種不可控因素的影響，在實施計劃的過程中可能會出現(xiàn)一些問題，這就需要企業(yè)辦公室主任密切關(guān)注各種因素的變化，上傳下達，進行積極協(xié)調(diào)。

（二）工作性協(xié)調(diào)。工作性協(xié)調(diào)是指協(xié)調(diào)在工作分配、職員配合等方面的應(yīng)用。首先辦公室的內(nèi)部職員要對整個企業(yè)的規(guī)章制度進行建立健全；要對組織機構(gòu)進行合理的設(shè)置；對辦公室領(lǐng)導(dǎo)班子各成員之間的工作進行積極的分配與督促，從而使整個辦公室的樞紐能夠靈活地運轉(zhuǎn)以進一步提高企業(yè)的競爭力。如果在工作中平級各部門之間發(fā)生不可控的糾紛，企業(yè)辦公室主任對此事要做好充分的調(diào)查，進行深入的研究，并在此基礎(chǔ)上提出初步的協(xié)調(diào)解決方案，上報給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以供他們參考，至于協(xié)調(diào)方面，可以由領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào), 也可以由領(lǐng)導(dǎo)給出協(xié)調(diào)或者在處理方面的意見，由辦公室主任負責消息的傳達與執(zhí)行，并且督促檢查協(xié)調(diào)方案的落實與實施，將實施結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)進行匯報。

（三）人際關(guān)系協(xié)調(diào)。人際關(guān)系的協(xié)調(diào)主要指領(lǐng)導(dǎo)層的成員和企業(yè)各部門基層職員以及辦公室的內(nèi)部成員的關(guān)系進行協(xié)調(diào)。領(lǐng)導(dǎo)層與基層成員的分歧主要是由于年齡、閱歷、經(jīng)驗等方面的差異比較大，尤其是他們的工作分工以及在企業(yè)的管理中所處地位不同，因此在對于問題整體情況的把握、看問題的角度及對工作要求等方面也有比較大的差異，這就會在一定程度上造成領(lǐng)導(dǎo)層與基層職員之間發(fā)生意見分歧。因此，企業(yè)辦公室主任應(yīng)及時溝通兩個階層進行信息交流、意見和建議進行疏通、進一步把矛盾消除在萌芽當中，把全體工作人員的主要思想以及主要力量集中到正確的工作重心上，為協(xié)調(diào)工作的順利有效推進提供強有力的保證。

三、結(jié)語

在我國市場經(jīng)濟競爭日益激烈的情況下，國有企業(yè)辦公室主任要充分意識到做好協(xié)調(diào)工作的重要意義。企業(yè)辦公室主任必須具備科學的管理素養(yǎng)、企業(yè)科學研究知識素養(yǎng)，同時要具有不斷創(chuàng)新勇于挑戰(zhàn)的精神品質(zhì)以及自我管理的能力。以此來更好地管理整個企業(yè)，做好協(xié)調(diào)工作，促進辦公室這個特殊部門的工作效率整體提升，并以此促進國有企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

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