談突發(fā)事件中醫(yī)院檔案管理服務機制的建立

文/山東省德州市人民醫(yī)院 王明

談突發(fā)事件中醫(yī)院檔案管理服務機制的建立

文/山東省德州市人民醫(yī)院 王明

在日常檔案管理工作中，醫(yī)院經(jīng)常面對突發(fā)事件的處置和救援，在這一過程中如何進行檔案收集，完整地記錄突發(fā)事件的過程，并留存各類檔案信息，其現(xiàn)實意義越來越受到重視。本文從應對突發(fā)事件角度出發(fā)，研究檔案管理工作在突發(fā)事件過程中如何發(fā)揮好服務功能，做好檔案收集整理工作，并進行回溯分析，為更好處置突發(fā)事件提供相關對策。

突發(fā)事件；檔案管理；服務機制；研究

一、研究背景和意義

突發(fā)事件，是指突然發(fā)生，造成或者可能造成嚴重社會危害，需要采取應急處置措施予以應對的自然災害、事故災難、公共衛(wèi)生事件和社會安全事件。但由于突發(fā)事件的突然性、緊迫性、破壞性，處置事件過程中往往注重時效性，把處置效率放在首位，醫(yī)院檔案部門參與度不夠，其他部門對檔案的保存缺乏關注，導致突發(fā)事件過后，有據(jù)可查的檔案資料很少。

因此，醫(yī)院需要重視突發(fā)事件中檔案的服務功能。首先是在突發(fā)事件過程中收集處置工作的相關檔案資料。其次是整理突發(fā)事件的各類圖文、影像、數(shù)據(jù)檔案資料。再次是分析檔案資料，為防范處置突發(fā)事件提供相關的數(shù)據(jù)、資料和預案支持。

關于突發(fā)事件檔案服務的研究，許多研究者認為突發(fā)事件中的檔案應急服務主要體現(xiàn)在兩個方面，即突發(fā)事件中檔案提供服務和檔案業(yè)務指導。既包括現(xiàn)行性信息，也包括回溯性信息。特別是回溯性信息更能突出檔案服務的重要性，檔案部門提供的突發(fā)事件檔案資料對防范處置可以提供決策參考。因此，一些研究者建議開展突發(fā)事件檔案資源庫建設。還有一些學者關注到了突發(fā)事件檔案管理的激勵問題，提出在這一過程中要建立起科學的激勵機制，提高檔案工作的積極性和效率。

二、突發(fā)事件中檔案服務的作用

在各類突發(fā)事件中，醫(yī)院扮演著不可或缺的角色，一方面要應對處置突發(fā)事件中的醫(yī)療救治。另一方面作為人員密集型場所，尤其是大型的醫(yī)療機構(gòu)，也時刻面臨著各類突發(fā)事件的風險。

突發(fā)事件的各類信息是重要的檔案記錄，檔案管理要及時完整地收集好突發(fā)事件的資料。作為醫(yī)院的檔案管理人員，各類突發(fā)事件包括突發(fā)公共衛(wèi)生事件、治安事件、信息化網(wǎng)絡安全事件、消防安全事件等，都需要記錄保存事件檔案資料，包括人員信息、過程信息、數(shù)字數(shù)據(jù)、實時圖片影像、病歷以及其他文檔資料。醫(yī)院檔案工作人員在做好平時檔案管理的同時，也要注重在面對突發(fā)事件時，把突發(fā)事件的各類檔案收集整理歸檔，充分發(fā)揮檔案服務的作用。

突發(fā)事件檔案管理的另一個作用是提供回溯分析，為防范應對突發(fā)事件提供決策參考。在突發(fā)事件狀態(tài)下，為突發(fā)事件處置提供檔案服務，既是醫(yī)院檔案部門的工作職責，也是檔案部門參與突發(fā)事件處置的一種重要方式。開展突發(fā)事件檔案服務，通過掌握與突發(fā)事件相關的各種檔案信息，包括各種現(xiàn)行檔案信息、回溯檔案信息，可以為其他部門提供檔案信息支持。通過對已有檔案資料進行分析、編輯、整理，可以為有效地應對同類突發(fā)事件。

三、突發(fā)事件中醫(yī)院檔案服務模式的建立

（一）檔案服務基本制度的建立。在處置突發(fā)事件過程中，開展好突發(fā)事件檔案管理工作，要建立一套完整的突發(fā)事件檔案管理制度和方法。主要包括突發(fā)事件檔案管理應急響應機構(gòu)，響應機構(gòu)的人員職責，突發(fā)事件檔案收集范圍，突發(fā)事件檔案的相關培訓等。制度體系的建立是完成突發(fā)事件檔案收集編纂工作的保障，可以確保在突發(fā)事件發(fā)生后，能夠準確及時地收集突發(fā)事件的檔案信息，提供所需檔案資料。

（二）突發(fā)事件檔案管理組織體系的建立。突發(fā)事件的醫(yī)院檔案管理要充分體現(xiàn)時效性，要實行特殊情況特殊處置的原則，簡化檔案的管理流程和工作程序，既要實現(xiàn)檔案管理的簡單實用、方便快捷，又要使檔案管理的各個環(huán)節(jié)切實可行。主要是根據(jù)突發(fā)事件檔案管理制度，建立突發(fā)事件檔案管理的組織領導機制、監(jiān)督檢查機制，制定檔案管理的組織領導形式和工作預案，確立詳細的響應級別和參與人員，明確各崗位人員工作分工。

（三）突發(fā)事件檔案管理工作流程的建立。建立并完善突發(fā)事件檔案管理的工作流程，包括突發(fā)事件報告制度、啟動檔案管理應急響應程序、檔案部門與其他部門之間的協(xié)作程序、對突發(fā)事件檔案管理協(xié)調(diào)調(diào)度流程、突發(fā)事件回溯信息的整理歸檔等事項流程。

四、突發(fā)事件檔案服務的過程與步驟

（一）突發(fā)事件檔案的收集。突發(fā)事件檔案的收集要突出時效性，要啟動應急響應機制，指定專門人員、專業(yè)部門配合檔案管理人員進行信息收集，并盡快整理歸檔。檔案收集的內(nèi)容和形式具有多元化特點，涉及預警、應對、救援、處置、總結(jié)的各部門和各個環(huán)節(jié)，要全面多元地收集突發(fā)事件的檔案資料，為突發(fā)事件應急處置提供真實可靠的檔案來源。突發(fā)事件檔案的收集主要包括以下幾個方面：突發(fā)事件處置過程中形成的各類檔案，包括與突發(fā)事件處置工作有關的文字材料、圖片影像、電子數(shù)據(jù)、病歷等；突發(fā)事件處置工作中的組織分工，制度、職責、流程、預案等；突發(fā)事件處置工作中召開的各種會議記錄、紀要；印發(fā)的所有文件材料及電子文件；突發(fā)事件過程中的各類人員救援記錄，包括門診病歷、住院病程記錄、費用單據(jù)等救治資料；突發(fā)事件中形成的各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)，突發(fā)事件的各類宣傳報道，以及其他有保存價值的檔案資料。

（二）突發(fā)事件檔案收集的流程與范式。醫(yī)院檔案部門首先要建立突發(fā)事件檔案管理的工作流程，并確定工作人員職責，明確與其他部門配合協(xié)作機制。其他部門可根據(jù)情況建立各自檔案收集流程。首先界定各自職責，在突發(fā)事件發(fā)生時，在各自工作崗位做好相應的記錄，包括突發(fā)事件的時間、起因、類型、位置、過程、影響、結(jié)果等都要記錄在案，如當時不能記錄的，處置結(jié)束后要補錄備查；檔案部門要對突發(fā)事件的各類記錄統(tǒng)一范式，避免各部門記錄形式、內(nèi)容不一致，確保檔案整理歸檔具備統(tǒng)一的流程和規(guī)范。

（三）突發(fā)事件檔案信息的回溯分析。對突發(fā)事件檔案信息進行整理后，要做好回溯分析，檔案管理部門會同相關部門，借助檔案進行突發(fā)事件進行分析，并提出整改與決策建議。這樣的作用在于，通過對每起突發(fā)事件進行分析整改，可以為后續(xù)的事件提供預警、參考作用?；厮莘治鲆细鞑块T對突發(fā)事件中的起因、薄弱環(huán)節(jié)進行討論研究，從人員隊伍、響應流程、處置過程等進行詳細和有側(cè)重的分析，找出原因，并提出有效的整改措施，堵塞突發(fā)事件的漏洞，建立起有針對性的處置預案，防備突發(fā)事件再次發(fā)生時，能得到有效響應和處置，把損失降到最低。

五、突發(fā)事件檔案管理服務的持續(xù)改進

（一）注重常態(tài)化風險分析。在對各類突發(fā)事件檔案資料收集基礎上，要著眼于建立常態(tài)長效機制。檔案管理人員在日常工作中，要注重對各類突發(fā)信息的收集，定期匯總各類突發(fā)事件的風險因素，并且通過風險矩陣、頭腦風暴等現(xiàn)代管理工具，對醫(yī)院范圍內(nèi)可能發(fā)生、可能需要重點防范處置的突發(fā)事件進行風險分析，為相關部門提供預警防范信息，做好各類防范處置準備。

（二）強化相關人員培訓。一方面需要對檔案管理部門強化培訓，提高其在突發(fā)事件過程中的協(xié)調(diào)能力和檔案指導水平。另一方面需要對參與處置突發(fā)事件的其他部門人員，進行檔案收集、整理、匯總等基礎性檔案業(yè)務培訓，以便發(fā)生突發(fā)事件后順利開展相關工作。

（三）建立獎勵激勵機制。對突發(fā)事件中檔案收集整理的人員，以及做出突出成績的人員應當建立獎勵機制，突發(fā)事件過程中的檔案整理歸檔工作，對檔案的時效性、全面性、多樣性要求更高，標準更嚴格。因此，應當對突發(fā)事件過程中的檔案管理人員建立獎勵激勵機制，把檔案管理人員和其他參加突發(fā)事件救援處置的人員一起納入獎勵體系，激發(fā)工作熱情。

（四）加強檔案管理的信息化。醫(yī)院一方面在加強檔案部門信息化管理手段的同時，也要為擔負突發(fā)事件檔案記錄工作的其他部門配備信息化工具，比如照相機、DV、計算機終端等，方便在突發(fā)事件過程中記錄各類不易被記錄的信息，并且信息化手段對突發(fā)事件的記錄較為全面，通過整理可以獲得較為完善的突發(fā)事件檔案資料。

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