淺談計算機在公路文書檔案管理中的應用

文/江蘇省睢寧縣公路管理站 薛芬

淺談計算機在公路文書檔案管理中的應用

文/江蘇省睢寧縣公路管理站 薛芬

我國經濟不斷發(fā)展，科學技術水平也得到了很大的提高，計算機技術現已被廣泛應用于各行各業(yè)，公路部門的數字化管理已是發(fā)展之必然。本文簡要論述了我國計算機在檔案管理中使用的現狀以及系統(tǒng)應用的背景和要求，最后提出了計算機在公路文書檔案管理中的實際應用策略，希望能夠使公路部門檔案管理方面的效率有所提高。

計算機；公路部門；文書檔案管理

計算機的應用現已普及到人們生活中的各個方面，成為人們生活、學習、工作中不可或缺的設備。文書檔案管理對于公路部門檔案管理而言是一個重要的組成機構，對公路部門的重要文書資料進行管理與保存。

一、目前計算機在我國檔案管理中的現狀

計算機技術在20世紀中后期已經發(fā)展的比較成熟，將其應用在檔案管理中，使檔案管理擁有了一種全新的技術手段，檔案管理因此能夠作為一種信息而在信息時代逐漸嶄露頭角。隨著數字化的檔案館建設的工作逐漸開展，數字化的檔案信息也會成倍增長，但是現有的檔案計算機系統(tǒng)對這些信息只能進行簡單的檢索以及統(tǒng)計分析，而不能滿足檔案利用以及檔案管理工作的需求，從而使得這些信息在數字化以后無法得到充分的利用，這便造成了大量的人力、物力以及財力的浪費。

二、計算機系統(tǒng)應用的背景和要求

檔案的記載客觀反映著對相關問題的處理以及生產經營決策等情況，便于后續(xù)工作的借鑒，對企事業(yè)單位的運作有著直接影響。目前我國很多地方公路部門仍舊在使用傳統(tǒng)的手工作業(yè)方式對檔案進行管理，這種管理手段的工作量較大并且利用起來也不方便。公路站每年所形成的文書檔案有數百件，一名專（兼）職的檔案管理員難以完成檔案管理工作，所以可能經常需要借助其他部門人員的力量才能完成工作。公路部門文書檔案管理工作中，工作量大、任務繁多、檔案立卷過程比較復雜，按機構（問題）將檔案進行區(qū)分類別，各部門的文書檔案工作由各部門進行完成，手工抄寫工作量大，要將工作分散開來再進行，最后再匯總到檔案室，匯總到檔案室的文書檔案還要進行分類編目，最終形成傳統(tǒng)的手工檢索工具。手工完成以上工作內容，往往需要4—5個月的時間，工作效率非常低，計算機文書檔案管理系統(tǒng)的應用能夠自動生成文書檔案的目錄以及檢索工具，有效地提高工作效率，方便公路部門對各種數據進行及時的統(tǒng)計以及分析。

三、計算機在公路檔案管理中的實際應用策略

（一）突出重點，層次分明。計算機在公路檔案管理中應用比較復雜，檔案管理包括文書檔案、會計檔案、科技檔案以及職工管理等，不同檔案管理科室使用的管理方法以及管理軟件具有不同特點，在對計算機進行推行的時候，要注意不同科室計算機的不同作用，從而為公路檔案管理打好基礎。由于前期已經將不同科室的工作信息進行了有層次的劃分，所以，在使用計算機在對公路不同科室的檔案進行管理的時候，可以很快地對不同時期以及不同部門的信息及時進行提取，從而發(fā)揮其在公路檔案管理中的作用。

（二）對文書檔案管理數字化應用進行普及。如果公路部門的所有檔案資料都采用傳統(tǒng)型的紙質文檔來進行存儲，勢必會給檔案管理工作人員帶來巨大的工作量，耗費大量的人力、物力以及財力，得不償失，公路部門可以利用如今的先進高科技，建設高效的數字化檔案管理計算機系統(tǒng)，有效提升檔案管理人員的業(yè)務水平，使檔案管理工作的效率能夠有效提高。建設數字化檔案管理計算機系統(tǒng)，公路部門就要加大對檔案管理方面的資金投入，并為檔案管理工作人員開發(fā)出一套完善的應用軟件，設計出能夠方便工作人員操作并且具有健全功能的應用程序，使數字化的計算機管理能夠應用在不同的檔案管理部門。除此之外，公路部門還要對計算機檔案管理制定一個智能便捷的檔案管理系統(tǒng)，使公路部門各業(yè)務科室檔案管理能夠有一個長期的規(guī)劃，并隨著社會的不斷發(fā)展以及計算機技術的不斷進步，對科室計算機檔案管理軟件和管理體系進行不斷地更新，從而適應時代發(fā)展的需求。

（三）培養(yǎng)計算機檔案管理人才。公路部門要注重檔案管理方面的相關人才培養(yǎng)，從而提高檔案管理方面的工作效率以及工作質量，對人才的基本要求是：熟悉并能運用現代化數字檔案管理理念，對自身的知識系統(tǒng)能夠做到及時更新，對計算機技術應用熟練并能夠使用在工作中。公路部門培養(yǎng)人才的時候，要對檔案管理人員應具備的知識進行普及，對檔案工作者的業(yè)務以及素質要求有所提高。如今的檔案管理者已經不像以往傳統(tǒng)式的檔案管理者，現今的檔案管理者必須具備一定的計算機技術水平，并能對計算機檔案管理系統(tǒng)進行工作需要的操作以及維護，所以，公路部門要對檔案管理人員進行專業(yè)知識培訓，加強檔案管理人員對計算機技術的熟練使用程度，提升其基本業(yè)務處理技能，使檔案管理人員能夠具備獨立處理業(yè)務的能力。

（四）計算機檔案管理制度要進行完善。數字化檔案管理能否實現的一個重要因素是公路部門是否建立一套完善的檔案管理制度，使數字化管理方向更加明確，從而提高檔案管理工作的效率。此外，數字化檔案管理還要重視系統(tǒng)安全性管理，數字化管理雖然帶給管理人員以便捷的管理手段，但是也存在一定的安全隱患，計算機的發(fā)展也使網絡上出現了很多的病毒以及黑客攻擊，所以公路部門要加強對安全系統(tǒng)的建設，從而提高文書檔案管理的安全性能。

四、結束語

綜上所述，數字化的計算機文書檔案管理能夠有效提高檔案管理工作的工作效率，使檔案管理工作能夠更加規(guī)范，并且便于利用，所以，計算機在公路文書檔案管理中有著重大的意義。

[1]胡玉榮.淺談計算機在檔案管理中的應用[J].科技創(chuàng)新與應用,2015(14):274.

[2]劉欣鑫.淺談文物檔案管理及計算機在文物檔案管理中的應用[J].北方文物,2012(01):103-104.