人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策

文/大慶師范學(xué)院檔案室 宋云麗

人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策

文/大慶師范學(xué)院檔案室 宋云麗

信息化時(shí)代的到來，是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果。越來越多的高科技產(chǎn)品開始走入人們的生活，并改變了人們以往的生活方式。同樣的，信息化也開始滲入各個(gè)企業(yè)之中，并有效推動(dòng)了事業(yè)單位檔案信息化管理的進(jìn)程。而本篇文章，主要從人事檔案信息化管理的意義出發(fā)，闡述信息化管理中所要面臨的挑戰(zhàn)，并對(duì)其進(jìn)行分析、探討，從而找到有效的應(yīng)對(duì)手段，確保企業(yè)自身的發(fā)展。

人事檔案信息化管理；作用；挑戰(zhàn)；應(yīng)對(duì)策略

一、人事檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)意義

第一，眾所周知，人事檔案管理工作的內(nèi)容，不論是資料的收集、整理，還是檔案的編排、管理，都需要管理人員親自來完成，其任務(wù)十分繁瑣復(fù)雜，同時(shí)也給管理人員帶來了較大的工作壓力，而信息技術(shù)的融入，大大改變了這一狀況。相關(guān)管理人員，只需要將數(shù)據(jù)與資料及時(shí)錄入計(jì)算機(jī)之中，計(jì)算機(jī)便可以自動(dòng)進(jìn)行歸檔、管理，在減輕管理人員負(fù)擔(dān)的同時(shí)，還能有效提高企業(yè)人事檔案管理工作的效率。

第二，人事檔案信息化管理，還可以對(duì)員工起到約束、監(jiān)督的作用。在當(dāng)前的信息化時(shí)代下，人們可以足不出戶，僅僅是使用計(jì)算機(jī)便可以實(shí)現(xiàn)自己所想。企業(yè)也不例外，在人才的選拔上，企業(yè)可以利用互聯(lián)網(wǎng)來發(fā)現(xiàn)可塑之才；在員工的考核上，企業(yè)也可以通過互聯(lián)網(wǎng)來了解每名員工的工作情況。企業(yè)內(nèi)部的管理工作，因?yàn)橛辛诵畔⒓夹g(shù)的加入，而變得更加即時(shí)、高效，對(duì)于員工的監(jiān)管力度也因此得到提高。

第三，過去傳統(tǒng)的檔案記錄，往往是限制于紙張之上。在對(duì)人事進(jìn)行調(diào)整、員工進(jìn)行考核的時(shí)候，管理人員往往要對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行高頻率的翻閱、查找，因此，檔案也十分容易受到損壞甚至丟失，從而對(duì)管理工作帶來影響。而如今，信息化的管理，大大減少了此類事件的發(fā)生概率。員工的檔案資料，都被錄入計(jì)算機(jī)之中，管理人員只需要在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行檢索，便可以很快地對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)動(dòng)，在避免檔案受損遺失的同時(shí)，也讓檔案的資源價(jià)值被充分利用，管理工作也能更為高效地開展。

二、人事檔案信息化管理中所面臨的挑戰(zhàn)

（一）設(shè)施的不完善。企業(yè)想要確保人事檔案信息化管理的順利開展，就必須對(duì)其相關(guān)管理設(shè)備進(jìn)行完善，同時(shí)還要有較高的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為基礎(chǔ)，另外還需要確保硬件設(shè)施到位，企業(yè)應(yīng)配備最基本的計(jì)算機(jī)、掃描儀等。而當(dāng)前，大多數(shù)企業(yè)不愿在設(shè)備購(gòu)置這一板塊投入大量的資金，導(dǎo)致設(shè)備配置不夠完善，從而限制了人事檔案管理工作水平的提高。

（二）監(jiān)管力度不夠?，F(xiàn)如今，大多數(shù)企業(yè)對(duì)于人事檔案管理工作的重視力度還不夠，監(jiān)管工作也沒有落實(shí)到位，除此之外，一些管理人員也沒有意識(shí)到自身的工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性、必要性，對(duì)管理工作存在著懈怠、消極等負(fù)面情緒，這也導(dǎo)致了人事檔案管理工作無法得到高效的開展，企業(yè)自身發(fā)展也處于停滯不前的狀態(tài)。

（三）管理能力的不足。雖然說，信息化的管理方式，大大降低了人員的參與性，讓管理更為自動(dòng)化，但是仍需要相關(guān)人員對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作。而目前，多數(shù)企業(yè)內(nèi)部的管理人員，多為有著豐富經(jīng)驗(yàn)的老員工，而這些員工往往對(duì)互聯(lián)網(wǎng)以及計(jì)算機(jī)的掌握不那么透徹，操作技術(shù)也不那么熟練，從而導(dǎo)致信息化管理效率降低。

三、推進(jìn)人事檔案信息化管理的具體對(duì)策

（一）對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行相應(yīng)完善。各企業(yè)應(yīng)深刻意識(shí)到完善的設(shè)備對(duì)于管理工作的重要性，并且加大投資力度，要讓硬件設(shè)施能夠緊跟企業(yè)發(fā)展的步伐，畢竟，設(shè)施的建設(shè)與使用，是保證信息資料能夠快速傳遞、有效保存的基礎(chǔ)。同時(shí)，企業(yè)還需要定期對(duì)設(shè)施進(jìn)行檢查、維修，一旦發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)進(jìn)行彌補(bǔ)，從而延長(zhǎng)設(shè)備機(jī)械的使用壽命，實(shí)現(xiàn)信息化管理的目標(biāo)。

（二）對(duì)于數(shù)據(jù)管理體系的完善。高效性、即時(shí)性，是現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)最明顯的特征。企業(yè)應(yīng)充分利用信息技術(shù)的特點(diǎn)，對(duì)信息化的管理體系進(jìn)行不斷的改進(jìn)完善，同時(shí)，還可以通過互聯(lián)網(wǎng)等手段，讓資源得到共享，并實(shí)現(xiàn)信息的維護(hù)更新。完善的數(shù)據(jù)管理體系，可以保證企業(yè)人事部門在對(duì)員工檔案進(jìn)行有效記錄、儲(chǔ)存的同時(shí)，信息堵塞等風(fēng)險(xiǎn)也得到有效地降低。從而讓相關(guān)管理人員在查找、調(diào)動(dòng)檔案時(shí)，能夠更加精準(zhǔn)、快捷。

（三）提高管理人員的綜合素質(zhì)。即使是信息化管理，也同樣離不開人這一主體。各個(gè)企業(yè)想要推進(jìn)信息化管理進(jìn)程，就必須對(duì)人員進(jìn)行合理選拔。并且要重視計(jì)算機(jī)人才的培養(yǎng)，在提高他們計(jì)算機(jī)操作水平的同時(shí)，還要加強(qiáng)他們的保密以及安全意識(shí)，避免企業(yè)內(nèi)部資料遭到泄露，一旦有這類惡性事件發(fā)生，公司一定要拿起法律武器，保護(hù)自身的權(quán)益。

四、結(jié)束語

信息化管理，是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。各個(gè)企業(yè)應(yīng)清楚意識(shí)到，當(dāng)前人事檔案信息化管理所面臨的挑戰(zhàn)，并及時(shí)采取有效措施，應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，從而提高企業(yè)內(nèi)部的管理得到水平，企業(yè)也能獲得更為穩(wěn)定的發(fā)展。

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