淺析檔案管理的保密工作

文/廣東省中山市板芙鎮(zhèn)檔案館 梁金愛

淺析檔案管理的保密工作

文/廣東省中山市板芙鎮(zhèn)檔案館 梁金愛

檔案保密工作是檔案工作中的重要內(nèi)容，本文就如何做好檔案保密工作，確保檔案安全談?wù)剛€(gè)人的看法。

檔案；保密；挑戰(zhàn)；對(duì)策

隨著社會(huì)進(jìn)步，現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，檔案工作也邁進(jìn)了自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的新時(shí)代。網(wǎng)絡(luò)的開放性，給檔案管理給檔案管理帶來了極大的便利，同時(shí)也給檔案的保密工作帶來了極大的挑戰(zhàn)，本文就檔案管理的保密工作談?wù)剛€(gè)人看法。

一、檔案管理保密工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案庫(kù)房管理存在安全隱患。做好檔案保密工作，維護(hù)檔案安全首先要對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行科學(xué)管理。現(xiàn)階段，大量檔案庫(kù)房選址在一樓。從檔案保密的角度看，庫(kù)房選址不適宜選在辦公樓的最底層，在防盜方面有較大的隱患。

（二）電子檔案具有較大的易改性。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，辦公自動(dòng)化程度不斷提高，電子檔案代替紙質(zhì)檔案將是必然趨勢(shì)。隨著大量電子文件的產(chǎn)生，同時(shí)由于電子檔案具有內(nèi)容容易修改，且可以做到不留痕跡，電子檔案的清晰度和對(duì)比度也可以通過軟件進(jìn)行修改，這樣導(dǎo)致電子檔案管理的安全面臨較大挑戰(zhàn)。

（三）檔案的審查、解密、利用制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)。現(xiàn)階段各單位對(duì)檔案形成的鑒別、審查制度還參差不齊，對(duì)形成密件后的檔案解密工作置之不理的情況大有存在，給檔案的保密工作帶來了極大的隱患，容易出現(xiàn)漏洞，尤其在檔案開放時(shí)未解密的檔案隨之公開，造成泄密行為，將對(duì)國(guó)家安全和利益造成危害。

（四）檔案保密防范技術(shù)、抵御能力不高。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息的產(chǎn)生、處理、傳輸過程中，時(shí)刻處于開放的狀態(tài)，利用信息高速公路的終端或節(jié)點(diǎn)等手段就可以輕松查詢相關(guān)的檔案信息。現(xiàn)階段，我國(guó)在計(jì)算機(jī)應(yīng)用以及網(wǎng)絡(luò)防御能力方面雖已有很大改善，但依然面臨著各類層出不窮的竊密手段的挑戰(zhàn)。

（五）網(wǎng)絡(luò)攻擊手段層出不窮，給檔案保密工作帶來了極大隱患。隨著信息網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，除了傳統(tǒng)的特工人員利用互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案信息進(jìn)行攻擊和竊取外，黑客通過病毒入侵等都容易造成泄密?，F(xiàn)階段，黑客入侵已滲入到軍事、商業(yè)、企業(yè)、政府部門等各行各業(yè)，不僅給人們的日常生活帶來的威脅，還造成了經(jīng)濟(jì)損失甚至威脅到國(guó)家的安全。

二、檔案保密工作的對(duì)策

（一）開展保密教育活動(dòng)，提高檔案保密意識(shí)。在信息化建設(shè)中，導(dǎo)致檔案保密信息泄密事件，往往不是來自外界的人為因素，更多的是工作人員把關(guān)不嚴(yán)和操作不當(dāng)造成的。因此，做好檔案保密工作當(dāng)務(wù)之急是提高檔案員的保密意識(shí)。保守國(guó)家秘密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是每個(gè)檔案員的神圣職責(zé)。這要求我們必須持之以恒地開展檔案保密宣傳教育活動(dòng)，必須從實(shí)際出發(fā)，突出重點(diǎn)，讓嚴(yán)抓檔案保密工作成為常態(tài)。

（二）加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理，確保檔案的安全。通過安裝防盜門、窗、電子監(jiān)控等硬件配備，指定專人管理庫(kù)房等措施，確保檔案置身于安全的環(huán)境。

（三）提高網(wǎng)絡(luò)防范技術(shù)、增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防御能力。在檔案的形成過程中，檔案員的計(jì)算機(jī)知識(shí)和保密意識(shí)起著關(guān)鍵的作用。普及檔案員的計(jì)算機(jī)知識(shí)，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防御技術(shù)。通過各種培訓(xùn)、科研活動(dòng)等方式，確保檔案員有過硬的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)防御能力。

（四）制定檔案的審查、解密、利用和數(shù)字化等相關(guān)制度并嚴(yán)格執(zhí)行。建立一系列檔案信息化建設(shè)中的保密制度，使各個(gè)程序規(guī)范化管理、法制化，用制度來約束行為，保證檔案信息及管理平臺(tái)的安全。

（五）處理好檔案利用和保密的關(guān)系。檔案工作的兩項(xiàng)重要內(nèi)容就是檔案的保密和利用，它們既是對(duì)立的，又是相統(tǒng)一的。檔案保密是保守國(guó)家秘密，維護(hù)國(guó)家利益和安全。檔案開放，就是通過充分利用檔案中的信息資源，服務(wù)社會(huì)、服務(wù)經(jīng)濟(jì)。但由于傳統(tǒng)的保密觀念束縛了檔案開放的步伐，檔案工作普遍存在重保管輕利用的現(xiàn)象。很多的有價(jià)值而且可以公開的檔案長(zhǎng)期束之高閣，人為地造成檔案資源的浪費(fèi)。所以，檔案的利用和保密之間應(yīng)該有一個(gè)度，掌握好適當(dāng)?shù)亩鹊耐瑫r(shí)及時(shí)科學(xué)地進(jìn)行檔案開放，使檔案得到有效的利用，充分發(fā)揮檔案的社會(huì)服務(wù)功能，助力于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步。所以，做好檔案保密和利用兩者都很重要，不可偏頗。

三、結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)的進(jìn)步，檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化已是大勢(shì)所趨，做好檔案保密工作需要我們檔案工作人員思想轉(zhuǎn)變、提高認(rèn)識(shí)、大膽創(chuàng)新，在積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，充分地把傳統(tǒng)的保密手段和現(xiàn)代化技術(shù)手段相結(jié)合，做好檔案的保密工作，為進(jìn)一步建設(shè)規(guī)范化的涉密檔案建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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