圓桌趣談

圓桌趣談

精細(xì)化管理是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式。檔案精細(xì)化管理是將企業(yè)管理理念和管理思維引入檔案管理，體現(xiàn)了一種“沒有最好，只有更好”的意識(shí)。本期圓桌趣談邀約了幾位專家對(duì)檔案精細(xì)化管理進(jìn)行了細(xì)究和闡述，以期對(duì)今后的檔案精細(xì)化管理有所指點(diǎn)。

為確保檔案實(shí)體和信息安全，充分挖掘檔案信息資源，更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，滿足人民群眾不斷增長(zhǎng)的檔案信息利用需求，各級(jí)國(guó)家綜合檔案館需要加強(qiáng)館藏檔案的精細(xì)化規(guī)范化管理。

首先，檔案實(shí)體的精細(xì)化規(guī)范化管理。一是檔案庫(kù)房管理。檔案庫(kù)房要實(shí)行專人定責(zé)管理，從技術(shù)上、制度上采取雙人雙控管理措施，人員出入庫(kù)房嚴(yán)格進(jìn)行登記，檔案館館長(zhǎng)和庫(kù)房管理人員對(duì)檔案庫(kù)房要進(jìn)行日常巡查和定期專項(xiàng)巡查，巡查情況認(rèn)真做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，及時(shí)向有關(guān)處室反饋進(jìn)行處理，節(jié)假日實(shí)行封庫(kù)管理。二是檔案存放管理。檔案要全部上架保管，排列有序規(guī)整，避免出現(xiàn)未整理上架積存檔案。一般同一全宗檔案相對(duì)集中排架。按照規(guī)范編制檔案存放位置索引，借助計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案存放位置的精細(xì)化管理。三是檔案清點(diǎn)檢查。定期對(duì)館藏檔案進(jìn)行清點(diǎn)，做好清點(diǎn)記錄，依法依規(guī)追查、處置缺失檔案。

其次，檔案信息的精細(xì)化規(guī)范化管理。一是檔案目錄編制。對(duì)檔案案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和歸檔文件目錄等進(jìn)行精細(xì)化編制，參照國(guó)家重點(diǎn)檔案保護(hù)與開發(fā)目錄體系建設(shè)規(guī)范，借助搜索引擎、數(shù)據(jù)深度挖掘和自動(dòng)標(biāo)引等技術(shù)，逐步豐富編目項(xiàng)目，規(guī)范目錄格式，最大限度揭示檔案內(nèi)容，更好滿足檔案查閱利用需求。二是數(shù)字檔案資源管理。建設(shè)完整、規(guī)范、有序的數(shù)字檔案資源庫(kù)，檔案數(shù)字化副本或原生電子檔案與檔案目錄準(zhǔn)確掛接，通過開展檔案解密清理和開放鑒定，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源在局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等分級(jí)管理與利用。三是建立專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)不同檔案管理和利用需求，建設(shè)重大活動(dòng)、重大事件、人名、地名等專題數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案檢索效率。

再次，檔案流轉(zhuǎn)的精細(xì)化規(guī)范化管理。一是檔案的接收。認(rèn)真檢查接收檔案質(zhì)量，重點(diǎn)是檔案整理、目錄編制和電子檔案的規(guī)范性、完整性，嚴(yán)格接收檔案清點(diǎn)和檔案移交、接收手續(xù)，建立檔案登記臺(tái)賬，做到帳物相符。二是檔案出入庫(kù)。建立完備、規(guī)范的檔案出庫(kù)和入庫(kù)登記制度，做到檔案出入庫(kù)審批與登記手續(xù)完備、規(guī)范，通過計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案存放狀態(tài)、檔案保護(hù)、整理情況等的實(shí)時(shí)管理。三是數(shù)字檔案資源流轉(zhuǎn)。嚴(yán)格數(shù)字檔案資源流轉(zhuǎn)管理，不以全宗為單位對(duì)外拷貝數(shù)字檔案，拷貝數(shù)字檔案必須嚴(yán)格審批手續(xù)，簽訂保密及利用協(xié)議，確保檔案信息安全。四是檔案銷毀。嚴(yán)格檔案銷毀制度，依法依規(guī)銷毀檔案，銷毀前進(jìn)行保存價(jià)值再鑒定，嚴(yán)格檔案銷毀審批、記錄制度，確保審批手續(xù)、銷毀實(shí)施記錄完備、規(guī)范。

隨著法院系統(tǒng)檔案數(shù)量和類型的不斷增多，檔案管理的難度不斷加大。傳統(tǒng)的信息化管理僅是管理計(jì)算機(jī)里的檔案條目，檔案存放的實(shí)際情況與檔案目錄信息記錄存在“兩張皮”的現(xiàn)象，檔案管理模式效率低、風(fēng)險(xiǎn)大，已不能適應(yīng)檔案管理工作的現(xiàn)代化要求。為此，山東省高級(jí)人民法院檔案部門開創(chuàng)性的引入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，成功建設(shè)檔案一體化智能化管理系統(tǒng)，對(duì)檔案實(shí)體、檔案信息、庫(kù)房環(huán)境等進(jìn)行全面感知、信息整合，幫助檔案工作在安全、效率、質(zhì)量三個(gè)方面得以提升，達(dá)到了管理流程優(yōu)化、防控風(fēng)險(xiǎn)有效、管理成本降低和差錯(cuò)率消除的目標(biāo)，大大提高了檔案管理工作的精細(xì)化水平。

一是建設(shè)高標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房。山東高法根據(jù)自身檔案管理的現(xiàn)狀，參照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的相關(guān)要求，重新規(guī)劃?rùn)n案庫(kù)房、服務(wù)用房、控制中心、辦公用房等，應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)溫濕度自動(dòng)檢測(cè)和控制，應(yīng)用入侵探測(cè)技術(shù)、視頻分析技術(shù)、人員身份識(shí)別等感知技術(shù)協(xié)助進(jìn)行檔案智能化管理。建立檔案庫(kù)房智能一體化管理平臺(tái)，將多個(gè)智能管理系統(tǒng)集合到統(tǒng)一的平臺(tái)上進(jìn)行管理，從而提高了智能化水平，簡(jiǎn)化管理，節(jié)省人力。

二是實(shí)現(xiàn)案卷檔案一體化。實(shí)現(xiàn)審判管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)互聯(lián)互通，案件的立案、流轉(zhuǎn)、歸檔、保存、利用等信息都可以同步到檔案管理系統(tǒng)。訴訟工作人員可在線提交檔案，檔案管理中心在線確認(rèn)，自動(dòng)歸檔登記，檔案信息自動(dòng)從案件元數(shù)據(jù)中提取，在保留案號(hào)的同時(shí)自動(dòng)生成檔案號(hào)，避免造成歸檔時(shí)間與案號(hào)的不同步，實(shí)現(xiàn)了文檔管理的一體化。

三是跟蹤檔案實(shí)體保安全。檔案接收后，檔案管理中心以卷為單位，建立電子身份證，實(shí)現(xiàn)檔案入庫(kù)、上架、出庫(kù)全流程跟蹤。在庫(kù)房門等處安裝安全監(jiān)測(cè)儀，對(duì)檔案狀態(tài)自動(dòng)感知，檢測(cè)到檔案信息后由監(jiān)控系統(tǒng)自動(dòng)抓拍存檔，發(fā)現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)的檔案出庫(kù)自動(dòng)觸發(fā)報(bào)警信息。將檔案生命周期內(nèi)的跟蹤信息形成檔案的“軌跡”記錄，作為“檔案管理的檔案”，實(shí)現(xiàn)責(zé)任追溯功能。

四是簡(jiǎn)化基礎(chǔ)管理提效率。檔案日常管理工作比較繁瑣，效率低下，占用大量人力。在各項(xiàng)基礎(chǔ)檔案管理工作中，都需要有多個(gè)表格存放日常檔案管理數(shù)據(jù)，并及時(shí)更新數(shù)據(jù)信息。這造成人力資源的極大浪費(fèi)。比如檔案的統(tǒng)計(jì)和盤點(diǎn)，在實(shí)際執(zhí)行中，由于數(shù)量多、人員少，實(shí)際只能采取抽檢的方式，檔案出現(xiàn)問題也不容易發(fā)現(xiàn)。而通過智能庫(kù)房管理系統(tǒng)，只需要在辦公電腦上一鍵操作，便可對(duì)全庫(kù)進(jìn)行整體性盤點(diǎn)，盤點(diǎn)效率提高，檔案統(tǒng)計(jì)功能實(shí)時(shí)準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)了檔案的“無(wú)序存放、有序管理”。

精細(xì)化管理是社會(huì)分工的精細(xì)化，以及服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式。它強(qiáng)調(diào)人的核心地位，將管理責(zé)任具體化、明確化，它要求每一個(gè)管理者都要到位、盡職，以獲得更高效率、更高效益和更強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力。

現(xiàn)代檔案管理涵蓋了檔案指導(dǎo)、檔案保管、檔案安全、服務(wù)利用、信息化技術(shù)等諸多方面內(nèi)容，需要有新思想、新理念、新方法推動(dòng)檔案工作的規(guī)范化、精細(xì)化。檔案精細(xì)化管理是將企業(yè)管理理念和管理思維引入檔案管理，體現(xiàn)了一種“沒有最好，只有更好”的意識(shí)。檔案精細(xì)化管理，既包括業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)過程中的精細(xì)化管理，又包括檔案館工作的精細(xì)化管理，就是指將精細(xì)化管理理念融入檔案收、管、存、用各個(gè)環(huán)節(jié)的工作中，力求每個(gè)環(huán)節(jié)的最佳工作方法，通過制度的系統(tǒng)化和細(xì)化，以標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、信息化來推動(dòng)檔案的精細(xì)化管理，使得檔案管理更加高效，檔案保管更加安全，檔案利用更加便捷。

完善的制度是檔案管理精細(xì)化的前提?！皼]有規(guī)矩不成方圓”，只有以明確的制度做支撐，檔案精細(xì)化管理才有章可循。各級(jí)檔案管理部門要認(rèn)真貫徹以《檔案法》為核心的檔案法律法規(guī)，認(rèn)真貫徹落實(shí)國(guó)家檔案局8、9、10號(hào)令，首先實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。在此基礎(chǔ)上，必須結(jié)合各自實(shí)際，因地制宜地制定本地區(qū)、本部門的檔案工作規(guī)劃、檔案精細(xì)化管理規(guī)章制度，如檔案崗位責(zé)任制、文件材料歸檔細(xì)則，以及檔案整理、保管、保密、鑒定、銷毀、應(yīng)急預(yù)防、離崗交接、查閱利用等工作細(xì)則，做到制度管人，制度管事，制度管檔，使檔案管理人員明確職責(zé)，才能工作細(xì)致、周到有序。

精細(xì)化的工作流程是檔案管理精細(xì)化的核心，主要包括開展崗位設(shè)計(jì)和流程設(shè)計(jì)。檔案管理業(yè)務(wù)流程包含的環(huán)節(jié)較多，如歸檔、整理、鑒定、著錄、編目、數(shù)字化、信息化、移交、安全、提供利用、檔案編研等等。崗位設(shè)計(jì)就是要根據(jù)檔案工作的需要，細(xì)化目標(biāo)，細(xì)分責(zé)任，確定每個(gè)檔案工作崗位的任務(wù)、責(zé)任以及與其他崗位的關(guān)系。流程設(shè)計(jì)要關(guān)注細(xì)節(jié)，精準(zhǔn)要求，細(xì)解流程，規(guī)范每一個(gè)檔案崗位的運(yùn)作，并通過工作流程、過程控制和總結(jié)評(píng)估等手段，將各個(gè)崗位有機(jī)地聯(lián)系和協(xié)調(diào)起來。通過崗位設(shè)計(jì)和流程設(shè)計(jì)，可以使檔案工作的各個(gè)流程運(yùn)作更加規(guī)范，各崗位職責(zé)進(jìn)一步明確。

現(xiàn)代化的技術(shù)是檔案管理精細(xì)化的保障?？茖W(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，檔案精細(xì)化管理也離不開現(xiàn)代化信息技術(shù)的支持。各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)在推進(jìn)精細(xì)化管理過程中也要不斷運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的新成果，用于檔案管理和服務(wù)利用工作中。各級(jí)綜合檔案館要建設(shè)數(shù)字檔案館，打造檔案信息管理的綜合平臺(tái)，這是檔案精細(xì)化管理逐漸升級(jí)的必備條件，也是未來建立智慧檔案館的必然需要。各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位要加大對(duì)檔案工作的投入，配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)施，運(yùn)用檔案管理軟件，為檔案精細(xì)化管理提供技術(shù)支撐。

現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，科學(xué)化管理有三個(gè)層次，第一個(gè)層次是規(guī)范化，第二層次是精細(xì)化，第三個(gè)層次是個(gè)性化。精細(xì)化管理作為一種理念，一種文化。它是社會(huì)分工的精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，其目標(biāo)是減少管理占用的資源和降低管理成本。

我們當(dāng)今的檔案工作，可以說已經(jīng)完成了科學(xué)管理的第一層次，在全面落實(shí)“五位一體”總體布局的當(dāng)下，檔案工作應(yīng)當(dāng)抓緊布局和實(shí)施精細(xì)化管理。

檔案精細(xì)化管理，就是指對(duì)檔案工作的整體布局及各個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化分解，將精細(xì)化管理理念融入檔案工作，并歸納總結(jié)出各個(gè)環(huán)節(jié)的最佳工作方法，以期實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)功能的最大化。檔案工作精細(xì)化管理在管理層面就是落實(shí)管理責(zé)任具體化、明確化，使管理者做到到位、盡職。在業(yè)務(wù)層面就是標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、目標(biāo)明確、流程細(xì)化。在服務(wù)層面就是嚴(yán)格執(zhí)行、精益求精、服務(wù)到位?？傊?，建立完善的管理體系，是檔案精細(xì)化管理的有力保障。對(duì)檔案工作的指導(dǎo)監(jiān)督，通過部署、指導(dǎo)、培訓(xùn)、檢查、考核、評(píng)估等環(huán)節(jié)，使責(zé)任進(jìn)一步明確化、精細(xì)化，強(qiáng)化可操作性，避免制度流于形式。只有細(xì)化管理過程，以制度規(guī)范人的行為，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，形成剛性的執(zhí)行力，才能真正做到細(xì)微之處見真功。

一要細(xì)分職責(zé)，切實(shí)落實(shí)各級(jí)管理者的管理責(zé)任，將責(zé)任具體化、明確化、細(xì)節(jié)化。在檔案管理各環(huán)節(jié)中，切實(shí)做到重細(xì)節(jié)、重過程、重基礎(chǔ)、重具體、重落實(shí)、重質(zhì)量、重效果，凝神聚力地做好每一個(gè)細(xì)節(jié)，一次性把工作做到位。要對(duì)檔案管理工作定期梳理檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正、及時(shí)處理，力求精益求精。

二要細(xì)化目標(biāo)。檔案管理工作事務(wù)繁多，工作量大，很多檔案管理人員開始時(shí)無(wú)從下手，沒有明確目標(biāo)。要嚴(yán)格按照“細(xì)”的標(biāo)準(zhǔn)，找準(zhǔn)關(guān)鍵問題、薄弱環(huán)節(jié)，細(xì)化目標(biāo)，按階段、分重點(diǎn)做好基礎(chǔ)工作。只有從細(xì)微入手，從小到大，循序漸進(jìn)，善于總結(jié)，才能打下扎實(shí)基礎(chǔ)。

三要細(xì)化流程。將復(fù)雜的事情簡(jiǎn)單化，簡(jiǎn)單的事情流程化，流程的事情定量化，定量的事情信息化，讓檔案管理人員明確自己的崗位職責(zé)、工作流程和要達(dá)到的效果了然于心，避免不必要的疏漏，少走彎路，提高工作質(zhì)量。

四要細(xì)查執(zhí)行。檔案管理制度的執(zhí)行，比制度的建立更為重要。要將檔案管理各環(huán)節(jié)工作落實(shí)到位，就應(yīng)將功夫下在平時(shí)，做到所有工作嚴(yán)格按照程序、流程、技術(shù)要求執(zhí)行，保障檔案管理工作規(guī)范化、制度化與科學(xué)化。

要實(shí)現(xiàn)檔案工作精細(xì)化管理，有完善的制度設(shè)計(jì)才能保障各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正確方向；有精細(xì)化的目標(biāo)任務(wù)才能讓廣大檔案工作者振奮精神努力工作；有規(guī)范的考核評(píng)估才能讓各級(jí)檔案部門明確各自的努力方向。

十九大報(bào)告提出，中國(guó)共產(chǎn)黨人的初心和使命，就是為中國(guó)人民謀幸福，為中華民族謀復(fù)興。這個(gè)初心和使命是激勵(lì)中國(guó)共產(chǎn)黨人不斷前進(jìn)的根本動(dòng)力。下一期“圓桌趣談”的話題，就是思考一下“檔案人的初心和使命”。有意參與討論者，請(qǐng)將稿件發(fā)到sddajy66@sina.com郵箱。

李相杰 山東省檔案局檔案保管處處長(zhǎng)

黃愛華 山東省高級(jí)人民法院檔案室副調(diào)研員

張星 青島市嶗山區(qū)檔案局局長(zhǎng)

王成舜 曲阜市檔案局副局長(zhǎng)