榮成市檔案館民生檔案工作實踐與建議

文·姜英

榮成市檔案館民生檔案工作實踐與建議

文·姜英

2007年12月，國家檔案局印發(fā)了《關于加強民生檔案工作的意見》（檔發(fā)〔2007〕12號），“民生檔案”這一詞匯逐漸深入人心。近幾年來，國家檔案局高度重視民生檔案工作，指出檔案工作要“以民生需求為導向”“滿足民生需求”“各級檔案部門要以服務民生為重點”“創(chuàng)造性地開展民生檔案工作”“把涉及民生的檔案及時建立并完整收集起來”，并提出“民生所想，就是檔案工作之所向；民生所需，就是檔案工作之所趨?！?現(xiàn)以榮成市檔案館民生檔案工作實踐為例，對做好民生檔案工作提出幾點建議。

一、榮成市檔案館民生檔案工作的現(xiàn)狀

（一）民生檔案資源建設

在檔案的實際利用過程中，會發(fā)現(xiàn)許多專業(yè)及民生檔案的需求不斷增加，這些檔案亟待接收進館。因此，我館從實際出發(fā)，先后接收了信訪檔案3698卷，崖頭鎮(zhèn)48個村51年土地存根檔案58本。2005年起開始接收榮成市的婚姻檔案，截止目前共接收1987年至2015年婚姻檔案共3240盒、156530對。同期還接收了專業(yè)技術人員檔案4353卷，并自行研制了“婚姻檔案”和“專業(yè)技術人員檔案”兩個專題數(shù)據(jù)庫，大大方便了查閱利用。2015年新接收的民生檔案有村主管會計檔案14本，農(nóng)村婦代會組織史資料4本，2014年村兩委換屆“四職”干部檔案21本等。

（二）民生檔案利用情況

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，個人檔案的利用已經(jīng)成為檔案館利用者的主體。民生檔案利用的主要方面有：

1.解決農(nóng)村干部待遇。雖然國家提高了農(nóng)村“三老”干部待遇，但在村干部任職時間方面有較為嚴格的規(guī)定，不少農(nóng)村干部在任職時間上存有爭議，需來我館調檔確認。2014年查閱鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委會記錄及任職文件747卷，占全年查檔量的49%；2015年查閱此方面檔案516卷，占全年查檔量的43%；2016年查閱任職方面檔案725卷，特別是在干部人事檔案專項審核工作中充分發(fā)揮了檔案的作用，為干部人事檔案中存在的問題和缺少材料進行補充提供了大量依據(jù)，為全市各機關事業(yè)單位提供服務共計156人次、298卷、復印材料592頁。

2.婚姻檔案的利用。近年來婚姻檔案的利用涉及各個方面，特別是辦理婚姻狀況證明、戶口遷移、出國簽證、銀行貸款、離婚訴訟、辦理房權、農(nóng)村養(yǎng)老補貼、獨生子女證、車輛過戶等方面均需要提供原始婚姻檔案的復印件?；橐鰴n案的查閱利用在全年檔案利用中占比連年遞增，最高能占到全年查檔量的60%，根據(jù)我館初步統(tǒng)計，2014年查閱婚姻檔案506卷，占全年查檔量的33%；2015年查閱婚姻檔案514卷，占全年查檔量的43%；2016年查閱婚姻檔案800余份，占全年查檔案量的53%?？梢钥闯?，民生檔案已成為檔案利用服務工作的主要對象，且有上升趨勢。

二、榮成市民生檔案管理中存在的問題

（一）民生檔案資源種類龐雜、管理分散

民生檔案屬于公共信息資源，應該為社會所用。民生檔案涉及面廣，形成的主體多而復雜，致使民生檔案資源分散保存于不同的部門，因而形成了多頭管理、各自為政的局面，造成群眾查閱利用很不方便，民生檔案資源的共享程度不高。如房產(chǎn)檔案、住房公積金檔案、社保檔案、土地檔案、離婚檔案、公證檔案等都由各形成部門自身保管，比較零散。而市民大多以為檔案館保管著全市的所有種類檔案，往往不經(jīng)詢問直接到市檔案館查閱檔案，但是檔案館又經(jīng)常無法提供市民所需檔案，這就給廣大市民查閱利用民生檔案帶來不便，同時也降低了民生檔案資源的社會價值。

（二）檔案館與各民生檔案形成部門缺少交流

市檔案館與各民生檔案形成部門的交流極少，對各民生檔案部門形成的具體民生檔案范圍或辦理流程不太熟悉。以查閱婚姻檔案為例，很多查閱者來我館取得婚姻檔案的復印件后，詢問后續(xù)辦事流程，我館工作人員無法給予確切的答復。

（三）庫房容量的限制

榮成市檔案館建于1993年，共 5層、2400平方米，整個大樓分辦公區(qū)域和檔案庫房兩大部分，建有標準庫房4個，共640平方米。但是由于樓層的承重限制，無法將所有庫房完全充分利用，目前利用率最高的就是一庫和三庫。一庫房主要存放文書檔案和民生檔案中的土地存根、專業(yè)技術人員檔案、死亡干部檔案等；三庫房主要存放婚姻檔案、報紙、資料、書籍等。隨著各種檔案數(shù)量的不斷增加，庫容量已近飽和，無法滿足更多民生檔案的接收進館需要。此外，整個單位的電壓不穩(wěn)，庫房的空調經(jīng)常無法開機，以致有時庫房的溫濕度達不到檔案保管的要求。

（四）工作人員水平及編制的限制

目前，榮成市檔案館編制17人，設有辦公室、業(yè)務指導科、檔案管理科、文檔信息公開服務中心等4個科室，人員平均年齡達到46.8歲，出現(xiàn)了“青黃不接”現(xiàn)象，沒有形成“老中青”優(yōu)化結合的梯次配備。

（五）民生檔案的利用率高，但數(shù)字化程度較低

民生檔案是真正涉及廣大公民切身利益的，利用率有連年上升的趨勢。但由于檔案館人員文化水平程度及人員數(shù)量、精力的限制，民生檔案信息的檢索體系還不完備，數(shù)字化及信息化程度比較低，對民生檔案的查詢檢索、提供利用等方面還無法實現(xiàn)高效快速查檔的效果。

三、加強民生檔案工作的幾點建議

（一）加大檔案宣傳力度，提高全社會檔案意識

一方面，要提升全社會的檔案意識，充分利用電視廣播、報刊雜志、網(wǎng)絡等媒體平臺，大力宣傳民生檔案的有關法律法規(guī)，同時讓市民了解檔案館的館藏檔案結構；另一方面，要加大檔案教育培訓力度，把如何管理利用民生檔案作為檔案管理人員崗位培訓的重要內(nèi)容，認識民生檔案工作的重要性，全面提升檔案管理人員的民生檔案意識。

（二）整合民生檔案資源，形成全方位資源共享“1+X”格局

檔案館作為檔案保管和利用的基地，應當在收藏民生檔案資源方面發(fā)揮主要作用，不斷拓展檔案資源新領域。要積極調整館藏檔案接收范圍，整合全市檔案資源，構建 “1+X”的大檔案格局，加強對民間保存的檔案以及記錄普通百姓生活工作狀況檔案資料的征集。如此既解決了部門硬件設施不到位，檔案保管不善的問題，又實現(xiàn)了全市檔案資源的集中開發(fā)利用，使檔案館真正成為既保存政府信息，又保存社會公眾信息的綜合檔案館。

（三）加強民生檔案信息化建設，搭建檔案查閱利用平臺

檔案館要在豐富館藏民生檔案的基礎上，對涉及民生的各類檔案編制各種專題目錄，建立起比較完善的民生檔案專題數(shù)據(jù)庫，盡快搭建民生檔案信息查詢利用平臺，讓老百姓查檔利用“最多跑一次”，為老百姓查檔維權構建“快車道”，真正實現(xiàn)檔案信息資源共享，檔案利用快捷便民的目標。

（作者單位：榮成市檔案館）