史志檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)淺談

周磊

摘 要：在信息技術(shù)逐漸應(yīng)用和發(fā)展下，史志檔案信息資料的科學(xué)管理，能保證其使用效率的提升。所以，為其構(gòu)建管理系統(tǒng)，能保證史志檔案信息的充分發(fā)揮，也能增強(qiáng)其整體價值。

關(guān)鍵詞：史志；檔案信息；管理系統(tǒng)；建設(shè)

在我國社會不斷進(jìn)步和發(fā)展下，史志檔案更為重要。由于史志檔案數(shù)量逐漸增多，所以，要對其積極管理，促使其價值的實現(xiàn)。管理工作中，相關(guān)部門不僅要更為重視，還要加強(qiáng)工作建設(shè)，保證在對史志檔案進(jìn)行保護(hù)的同時，實現(xiàn)充分利用。

1 史志檔案信息檢索系統(tǒng)

在對史志檔案的目錄信息檢測系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)期間，能對數(shù)據(jù)庫存儲以及各個數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，也能保證檢索速度的穩(wěn)定提升。在系統(tǒng)中，可以為其提供一些內(nèi)容，保證在查詢和檢索史志檔案的時候，能為其提供方便，提升整體的發(fā)展速度。

第一，保證數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)管理工作具備更強(qiáng)的開放性特征。在信息檢索系統(tǒng)中，可以為其增加、刪除或者修改數(shù)據(jù)，保證其存在的所有檔案類型都能滿足一定需求，這樣在整體上才能對史志檔案信息實現(xiàn)更為有效地管理工作。同時，在進(jìn)行數(shù)據(jù)刪除、增加以及修改等工作中，所有的操作工作也更簡單，在多個發(fā)展功能上，能促使信息數(shù)據(jù)的有效輸入[1]。比如：在系統(tǒng)中進(jìn)行重復(fù)、編碼、通改等工作。

第二，在對檔案進(jìn)行查詢期間，能促進(jìn)準(zhǔn)確性和全面性的優(yōu)化獲取?；谀夸浶畔z索系統(tǒng)的利用，能將一些關(guān)鍵詞匯充分應(yīng)用其中，也能得到更為有效、更合理的查詢結(jié)果。同時，在實際查詢期間，基于拼音首字的查詢，也能對重音字問題進(jìn)行有效解決。該系統(tǒng)的使用，也能發(fā)揮良好的樹型查詢服務(wù)工作，基于自上而下的工作原則，對各個層次進(jìn)行劃分，不僅能更準(zhǔn)確的對檔案信息進(jìn)行識別，也能滿足檔案人員的實際檢索需要。不僅如此，系統(tǒng)的使用，還能促進(jìn)自動漫游檢索功能的充分發(fā)揮，在數(shù)據(jù)庫中，不僅能對其自動查找，也能將其產(chǎn)生的查找結(jié)果充分顯示出來，從而在最大程度上達(dá)到查詢時間的節(jié)約目的。

第三，系統(tǒng)還具備一定的系統(tǒng)編目能力。在對系統(tǒng)進(jìn)行使用期間，能自動生成，也能手工對報表進(jìn)行設(shè)計，保證所有報表，各個類型的檔案都能滿足一定要求。在對系統(tǒng)實際使用期間，檔案人員可以根據(jù)檔案目錄表格，對其進(jìn)行設(shè)計與修改，促進(jìn)檔案目錄結(jié)構(gòu)的完善性，這樣不僅能確保系統(tǒng)的靈活使用，也能在最大程度上提升整體的工作效率[2]。

第四，保證系統(tǒng)使用期間，能對檔案進(jìn)行合理統(tǒng)計?；趯τ嬎銠C(jī)技術(shù)的使用，能更快速、更方便的對檔案實際使用情況進(jìn)行分析和統(tǒng)計。在對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計期間，能在整體上針對所有檔案的類別，分析其中的具體情況，保證能為其做出報表，以使檔案管理人員在實際工作中，能根據(jù)這些情況對其做出更為合理的決策。同時，在實際工作中，還需要基于對軟件的應(yīng)用，對其統(tǒng)計，促使其使用期間更靈活、更方便。針對軟件的應(yīng)用，也能將統(tǒng)計項目進(jìn)行記錄，通過計算機(jī)進(jìn)行操作與統(tǒng)計，以維護(hù)報表信息的完整性。

第五，系統(tǒng)在使用期間，也能將其存在的關(guān)鍵詞自動標(biāo)引。在文件標(biāo)題內(nèi)，能自動將關(guān)鍵詞進(jìn)行提取，也能針對這些關(guān)鍵詞實現(xiàn)更為有效的檢索工作，促使其各個詞組在計算機(jī)中充分展現(xiàn)出來，這樣不僅降低人工標(biāo)引行為，也能達(dá)到節(jié)約時間的作用[3]。

2 史志檔案信息全文數(shù)字化發(fā)展

為了實現(xiàn)史志檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展，主要是在全部儲存的檔案資料中，將其滲透到史志檔案信息管理工作中，保證能基于目錄實現(xiàn)更為有效的管理。在所有目錄中，其存在的信息表現(xiàn)為多個方面，如：全文信息、圖形信息等。在對其積極管理過程中，其中的目錄可以為檢索窗口，以實現(xiàn)所有史志檔案信息的檢索工作。

第一，能實現(xiàn)檔案的數(shù)字化發(fā)展。當(dāng)史志檔案載體為紙張的時候，需要對其載體進(jìn)行轉(zhuǎn)換，并使用硬盤、光盤對其儲存，實現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展。數(shù)字化一般都是基于鍵盤對其錄入，但也面對較大限制，不僅無法保證錄入效率，也無法將原始信息充分保存。所以，可以滲透掃描儀，保證在提升輸入效率基礎(chǔ)上，維護(hù)史志檔案信息的完整性[4]。

第二，圖像壓縮。在計算機(jī)內(nèi)，基于標(biāo)準(zhǔn)碼形成文字，能降低儲存空間。但是，圖像文件具備較大儲存空間。所以，要對其進(jìn)行壓縮。當(dāng)將圖像壓縮后，基于一定比例對其瀏覽，也能對其進(jìn)行放大、縮小等?；谑褂谜叩淖陨硇枨?，保證信息使用的更靈活。

第三，圖像管理。一般情況下，對圖像學(xué)進(jìn)行儲存，是對其進(jìn)行壓縮，保證能形成文件，基于對文件名字的查詢來獲取。在以后使用期間，只有在光盤或者硬盤中對其檢索就能得到。但是，該方法需要對所有圖像文件名字進(jìn)行編輯，在整體上面對較大復(fù)雜性，無法保證查詢速度。所以，可以為其構(gòu)建一個文件，保證能確定出每個文件的具體位置[5]。

第四，實現(xiàn)史志檔案的數(shù)據(jù)庫管理，當(dāng)史志檔案數(shù)字化發(fā)展后，如果使用光盤、硬盤分開儲存，將無法保證利用效率的提升。所以，要對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理，保證能促進(jìn)后期的瀏覽和統(tǒng)計工作。

第五，光盤刻錄。因為在光盤中，圖像文件將占有較大空間。在計算機(jī)中，將儲存數(shù)據(jù)庫、程序等各個文件，當(dāng)對其進(jìn)行輸出和查詢的時候，會使用到計算機(jī)、光盤等。當(dāng)使用史志檔案信息管理系統(tǒng)期間，能將所有的圖像文件刻錄在一個光盤上，也能實現(xiàn)數(shù)據(jù)文件、檢索程序等各個工作。在該方式下，盡管計算機(jī)系統(tǒng)產(chǎn)生故障，使用光盤也能實現(xiàn)更為有效的檢索工作，從而為其發(fā)展提供更大方便。

3 總結(jié)

總而言之，在信息化發(fā)展社會中，史志檔案管理工作實現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展已經(jīng)成為必要趨勢。所以，各個部門要引起更多重視，促進(jìn)檔案管理信息系統(tǒng)的形成?；谛畔⒓夹g(shù)手段的應(yīng)用，不僅能在管理工作中滿足當(dāng)前的發(fā)展需求，提升史志檔案的應(yīng)用效率，也能促使其價值的穩(wěn)定提升。

參考文獻(xiàn)

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[3]劉曉紅.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理系統(tǒng)技術(shù)研究[J].黑龍江史志，2014（15）：113-113.

[4]劉洋.人事檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用及改進(jìn)[J].黑龍江史志，2014（13）：152-152.

[5]周永喜.對建立史志檔案信息管理系統(tǒng)的幾點認(rèn)識[J].新教育時代電子雜志（教師版），2014（14）：293.endprint