網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)字檔案開發(fā)利用研究

摘 要：隨著信息化建設(shè)的推進(jìn)，檔案信息化工作日益深化。數(shù)字檔案是適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)社會發(fā)展的新的檔案形式，在做好檔案信息資源建設(shè)的基礎(chǔ)上，對數(shù)字檔案進(jìn)行開發(fā)利用是檔案信息化的最終目的所在。在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下，數(shù)字檔案開發(fā)利用應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，開拓思路，豐富館藏，才能充分發(fā)揮數(shù)字檔案建設(shè)的意義。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)；數(shù)字檔案；開發(fā)；利用

檔案是社會的重要財富，對其進(jìn)行開發(fā)利用具有重要的現(xiàn)實意義。檔案開發(fā)利用是檔案管理的一項重要內(nèi)容，也就是按照一定的原則和要求，通過各項手段和方式，開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)檔案有效利用的一項業(yè)務(wù)工作。2002年《國家檔案局中央檔案館關(guān)于印發(fā)<全國檔案信息化建設(shè)實施綱要>的通知》提出，“積極推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程……提高檔案利用的效率和水平”。在這一文件的支持下，各地各級檔案館紛紛開展了檔案數(shù)字化項目，取得了一些成就，但同時也存在一些問題。中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心近日發(fā)布的第37次《中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計報告》顯示，截至2015年12月，中國網(wǎng)民規(guī)模達(dá)6.88億，互聯(lián)網(wǎng)普及率達(dá)到50.3%，我國居民上網(wǎng)人數(shù)已過半。中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心副主任劉冰表示，移動互聯(lián)網(wǎng)塑造了全新的社會生活形態(tài)，網(wǎng)民的上網(wǎng)設(shè)備正在向手機端集中，手機成為拉動網(wǎng)民規(guī)模增長的主要因素。數(shù)據(jù)顯示，我國手機網(wǎng)民規(guī)模達(dá)6.20億，有90.1%的網(wǎng)民通過手機上網(wǎng)。數(shù)字檔案不僅僅改變了檔案的載體形態(tài)，對檔案的開發(fā)利用也產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案開發(fā)利用與傳統(tǒng)檔案開發(fā)利用的對比

傳統(tǒng)檔案開發(fā)利用包含檔案檢索與服務(wù)。檔案檢索是檔案管理部門對檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲，并根據(jù)用戶的需要進(jìn)行查找的一項業(yè)務(wù)工作，檔案檢索包括檔案信息存儲和查找兩個具體過程，前者是將檔案中具有檢索意義的特征標(biāo)識出來，加以編排，形成檢索工具和檔案信息數(shù)據(jù)庫的過程；后者是利用檢索工具或數(shù)據(jù)庫查找所需檔案的過程。檔案服務(wù)是指采用多種有效的方式，直接提供檔案及其信息加工材料，及時、準(zhǔn)確地滿足用戶對檔案信息的利用需求。在傳統(tǒng)檔案開發(fā)利用工作中，檔案檢索與服務(wù)受到人員與時間的限制，如檔案編研工作受到課題時間與經(jīng)費的影響，持續(xù)時間長，經(jīng)費消耗大；檔案利用受到實體限制，需要專門的檢索人員與調(diào)卷人員來回奔波于利用者與檔案庫房之間，付出的時間成本與人力成本很大。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案開發(fā)利用則能彌補傳統(tǒng)檔案開發(fā)利用的劣勢，借助計算機在檔案管理系統(tǒng)中直接進(jìn)行檢索、利用；在編研工作中也能充分利用數(shù)字檔案聲、像、字、圖的立體結(jié)構(gòu)，多層次展現(xiàn)編研成果；檔案門戶網(wǎng)站建設(shè)也為檔案公布創(chuàng)造了便捷的途徑，省去了出版、發(fā)行的環(huán)節(jié)，極大地提高了檔案公布的效率。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案開發(fā)利用面臨的挑戰(zhàn)

2.1 數(shù)字檔案開發(fā)利用對傳統(tǒng)檔案開發(fā)利用理念造成沖擊

傳統(tǒng)檔案開發(fā)利用受限于實體形式，表現(xiàn)出單向的、被動的性質(zhì)。傳統(tǒng)檔案開發(fā)主要采用編研方式，由于受到檔案部門人力、經(jīng)費的限制，檔案編研工作開展的成果有限，每年能提供給利用者利用的編研材料也不過一兩份。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字檔案信息資源的開發(fā)可以利用網(wǎng)絡(luò)良好的交流性使得所有檔案人員參與檔案信息資源的開發(fā)，而且借助于網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)，數(shù)字檔案的查找與獲取速度去的很大的進(jìn)步，同時得益于計算機通訊等技術(shù)，對于數(shù)字檔案材料的加工與編排可以采取諸如下載、復(fù)制、粘貼等方式，這些都要比傳統(tǒng)方式簡便快捷，數(shù)字檔案編研的成果可以快速地將其發(fā)放到網(wǎng)絡(luò)上，便于人們的檢索查閱利用。在網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化結(jié)合的現(xiàn)狀下，檔案開發(fā)利用工作中應(yīng)改變思路，變被動為主動，由單向的信息轉(zhuǎn)播改為雙向的信息交流與反饋。若還停留在過去被動開發(fā)服務(wù)的思想上，就難以適應(yīng)新環(huán)境的要求，使檔案數(shù)字化工作失去意義。

2.2 數(shù)字檔案繼承電子檔案的一些缺陷，安全性與真實性難以保證

由于電子檔案在形成過程中具有可改寫的特性，與傳統(tǒng)檔案相比，數(shù)字檔案有許多新的特性，比如復(fù)制傳遞時的高保真性、設(shè)備依賴性、載體的非直讀性、信息的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系的復(fù)雜性、信息與載體的相分離性、信息的共享性及不安全性、信息內(nèi)容的易更改性等。影響數(shù)字檔案安全的因素主要包括人員的防范意識、技術(shù)支持力度和管理機制以及外部攻擊，據(jù)有關(guān)資料顯示，現(xiàn)在90%以上的網(wǎng)站存在嚴(yán)重的安全漏洞。數(shù)字檔案開發(fā)利用工作中對檔案管理人員的信息安全素質(zhì)提出了較高的要求，一般來說，病毒侵害、黑客攻擊、惡意篡改等會造成檔案系統(tǒng)癱瘓、檔案信息數(shù)據(jù)被盜，因此網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的對數(shù)字檔案開發(fā)利用首先應(yīng)保證數(shù)字檔案的安全性，建立在檔案真實性的基礎(chǔ)上，才能對數(shù)字檔案進(jìn)行深入的信息挖掘，并提供給用戶高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。

2.3 數(shù)字檔案開發(fā)利用對檔案門戶網(wǎng)站建設(shè)提出更高的要求

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案門戶網(wǎng)站對于數(shù)字檔案開發(fā)利用工作具有重要意義。我國各級各專業(yè)檔案局是檔案事業(yè)的行政領(lǐng)導(dǎo)部門，各級各類檔案館承擔(dān)數(shù)字檔案的建設(shè)與開發(fā)利用工作，檔案門戶網(wǎng)站建設(shè)擁有政府和政策的支持。在檔案門戶網(wǎng)站建設(shè)過程中，出現(xiàn)了各自為政、名稱域名不規(guī)范、網(wǎng)頁質(zhì)量較低、網(wǎng)站利用水平低等問題，具體表現(xiàn)為檔案網(wǎng)站缺乏宏觀指導(dǎo)、網(wǎng)站鏈接不夠，信息更新速度慢、內(nèi)容單一、檔案公布與檢索功能不健全。檔案網(wǎng)站揭示豐富的館藏檔案信息資源，使檔案用戶能夠借助網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)即時即地的檔案信息查詢，并通過網(wǎng)絡(luò)完成數(shù)字檔案信息的檢索利用服務(wù)。檔案網(wǎng)站進(jìn)一步與國內(nèi)外各類專業(yè)網(wǎng)站、圖書情報網(wǎng)站、信息資源網(wǎng)站等其他相關(guān)網(wǎng)站建立直接或間接的鏈接，有助于實現(xiàn)信息資源在網(wǎng)絡(luò)空間的整合，起到資源連接的中介作用。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案的開發(fā)利用對檔案全文數(shù)據(jù)庫、檔案網(wǎng)站公布功能、檔案網(wǎng)絡(luò)檢索提高了更高的要求，潛在地要求檔案工作人員轉(zhuǎn)變知識結(jié)構(gòu)，提高信息素養(yǎng)，把握檔案門戶網(wǎng)站建設(shè)的重點，主動了解用戶的信息需求。

2.4 數(shù)字檔案開發(fā)利用需要對數(shù)字檔案資源進(jìn)行整合

數(shù)字檔案除單一的文字信息，還有照片、圖像、聲音等多媒體組成的綜合信息，信息層次多，信息內(nèi)容豐富。從載體形式看，不僅有刻寫型、印刷型、視聽型、縮微型，還有機讀型、網(wǎng)絡(luò)型，各種形式并存互補，檔案信息資源結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出多元化特征。然而，由于缺乏統(tǒng)一的控制，信息質(zhì)量良莠不齊，且呈分散無序狀態(tài)，其價值實現(xiàn)明顯受到限制，只有對數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行積極有效的整合，才能真正實現(xiàn)檔案信息資源的有序化，實現(xiàn)檔案信息資源共享的最大化。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字化檔案信息資源不僅有本館館藏檔案信息，而且有虛擬館藏檔案信息。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展打破了傳統(tǒng)的行業(yè)、地域、國籍的界限，檔案館一方面把自己的數(shù)字檔案信息資源構(gòu)建成各種層次和級別的檔案信息體系，另一方面還代表本單位參與其他單位的信息共建，除傳統(tǒng)的檔案征集方法外，數(shù)字檔案信息采集方式和途徑也被大大拓寬，可通過網(wǎng)絡(luò)傳輸、下載、共享檔案數(shù)據(jù)庫、購買光盤檔案數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)上檔案信息資源的開發(fā)等形式擴充館藏，并將其他行業(yè)領(lǐng)域的前沿信息、熱點問題及信息資源接收過來，補充自己的不足，完成數(shù)字檔案信息資源與其他信息資源逐漸一體化。endprint

3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案開發(fā)利用策略

3.1 檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，開拓思路

電子檔案的信息化、文檔的一體化、電子檔案保存的技術(shù)化，導(dǎo)致數(shù)字檔案的開發(fā)利用和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有著截然不同的區(qū)別。傳統(tǒng)的開發(fā)利用方式已經(jīng)跟不上時代的要求，許多檔案工作人員的觀念和工作方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于網(wǎng)絡(luò)時代，改變傳統(tǒng)的開發(fā)利用觀念和提高檔案工作者的素質(zhì)已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。檔案工作者應(yīng)認(rèn)識到自身的真正職責(zé)在于為利用者提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。對現(xiàn)有數(shù)字檔案信息資源的開發(fā)利用不僅要求各系統(tǒng)、各級別的檔案管理部門內(nèi)部的密切配合，還要求檔案部門與社會其他信息部門的協(xié)調(diào)一致。為此，檔案部門要樹立整體化理念，要求各個檔案機構(gòu)樹立信息資源共建共享的全局意識與合作精神，打破行業(yè)、地域和機構(gòu)的界限，自覺地將各館檔案信息資源建設(shè)放在全國檔案信息資源整體建設(shè)的背景中加以考慮，強化分工協(xié)作的意識，積極承擔(dān)全國檔案信息資源保障任務(wù)，才能為數(shù)字檔案開發(fā)利用提供有力的資源支持，同時強化檔案開發(fā)利用領(lǐng)域的人員力量。

3.2 豐富館藏，提高檔案數(shù)字化質(zhì)量

豐富的館藏是開展檔案數(shù)字化的前提條件，是數(shù)字檔案開發(fā)利用效率的保證。檔案館除了定期接收檔案外，還應(yīng)建立自己的特色館藏，構(gòu)建自己的特色館藏體系，從而便于開發(fā)出富于特色檔案信息資源。檔案征集是豐富館藏的一項重要工作，各級各類檔案館必須運用法律、行政手段，采用多種途徑，擴大檔案的接收范圍，重視館外調(diào)查，追蹤重大活動，調(diào)查本地特色檔案的內(nèi)容與分布，處理好檔案征集數(shù)量與質(zhì)量的關(guān)系，在此基礎(chǔ)上形成檔案館特色數(shù)字檔案資源，豐富數(shù)字檔案的形式，文字與聲像相結(jié)合，才能為數(shù)字檔案開發(fā)利用提供豐富多彩、內(nèi)容深厚的檔案材料，同時也能夠拓寬檔案利用的途徑，為提供者提供高效、高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

3.3 積極應(yīng)用新技術(shù)

數(shù)字檔案開發(fā)利用的方法隨著時代的發(fā)展需要不斷進(jìn)行調(diào)整，當(dāng)今時代，新技術(shù)的引進(jìn)不僅可以更新數(shù)字檔案開發(fā)利用的方法，提高數(shù)字檔案開發(fā)利用的效率，同時也為數(shù)字檔案信息資源的開發(fā)提供了與時俱進(jìn)的開發(fā)思路與方式方法。隨著檔案數(shù)字化的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)上各類新媒體檔案信息源（如網(wǎng)站、論壇、博客等）提供的海量信息，正成為檔案開發(fā)和利用的新型資源。搜索引擎的快速發(fā)展在一定程度上緩解了檔案信息查閱不便的矛盾，然而由于大多搜索引擎的信息組織與標(biāo)引缺乏控制，容易產(chǎn)生各類信息混雜、冗余重復(fù)信息過多，信息涉及面過廣、缺乏信息深度挖掘，分類標(biāo)準(zhǔn)缺乏系統(tǒng)性與規(guī)律性、用戶使用不便等諸多問題，不能有效滿足數(shù)字檔案用戶與工作者的檢索需求，特別是數(shù)字檔案信息研究者的需求。針對互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字檔案信息資源整合與利用過程中的方法技術(shù)等相關(guān)問題進(jìn)行研究與實踐，新媒體數(shù)字檔案信息交流平臺能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息網(wǎng)頁、論壇、博客、新聞等網(wǎng)絡(luò)資源的精確采集和解析，提供數(shù)字檔案關(guān)鍵信息抽取、信息標(biāo)引、文本信息分類聚類、信息檢索、信息集成等多層次、多維度的檔案信息服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案信息資源采集、數(shù)字檔案信息挖掘分析、新媒體數(shù)字檔案資源建設(shè)對檔案信息關(guān)聯(lián)分析技術(shù)、檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析與檔案可視化技術(shù)等新技術(shù)產(chǎn)生了應(yīng)用需求。

3.4 整合數(shù)字檔案信息資源

數(shù)字檔案開發(fā)利用的前提是數(shù)字檔案資源建設(shè)，數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的核心在于對數(shù)字檔案信息資源的有效整合，數(shù)字檔案信息資源整合是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案實現(xiàn)合理開發(fā)和充分利用的主要手段。既要對數(shù)字檔案信息資源的知識內(nèi)容進(jìn)行組織與擴充，縱向挖掘和橫向開發(fā)相關(guān)的檔案信息資源，又要把運用不同技術(shù)開發(fā)的不同內(nèi)容、不同形式的數(shù)字檔案信息資源整合起來，以提供最大限度的利用服務(wù)，全面提升數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用水平。對數(shù)字檔案信息的描述深度不再滿足于僅對檔案特征進(jìn)行描述，而是深入到檔案全文的知識單元、信息單元，在數(shù)字檔案信息編輯過程中，要優(yōu)先選用國際、國家通用標(biāo)準(zhǔn)，所有入網(wǎng)的檔案信息都必須執(zhí)行統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，形成統(tǒng)一的邏輯數(shù)據(jù)庫，盡量減少地方標(biāo)準(zhǔn)，在沒有通用標(biāo)準(zhǔn)，需要制定地方標(biāo)準(zhǔn)時，要力爭使其成為通用標(biāo)準(zhǔn)，還可借鑒圖書、情報等其他相關(guān)行業(yè)比較成熟的通用標(biāo)準(zhǔn)。要在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下分系統(tǒng)地開展檔案信息資源整合工作，只有提供關(guān)于信息資源系統(tǒng)整合的一系列完整的標(biāo)準(zhǔn)，并在資源的開發(fā)和組織管理的過程中加以遵循，才能實現(xiàn)信息資源的理想整合。并根據(jù)實際情況，合理有效配置數(shù)字檔案信息資源，實現(xiàn)信息資源的共享。數(shù)字檔案信息資源整合必須以檔案信息網(wǎng)站建設(shè)為落腳點，以數(shù)字檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)為核心。在網(wǎng)絡(luò)廣泛應(yīng)用的背景下，各級各類檔案館應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺，以檔案館網(wǎng)站為中心，以檔案館藏為基礎(chǔ)，加強網(wǎng)站內(nèi)容建設(shè)，通過網(wǎng)絡(luò)集中整合分散的各類檔案信息資源，并與其他信息服務(wù)機構(gòu)聯(lián)合進(jìn)行信息資源的共建共享，最終實現(xiàn)以網(wǎng)絡(luò)化平臺為依托，打破時間和空間的限制，促進(jìn)數(shù)字檔案信息資源共享與服務(wù)的目標(biāo)。

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作者簡介

朱越（1980-），女，江蘇，本科，講師，圖書情報與檔案管理，江蘇大學(xué)圖書館。endprint