探究檔案信息數(shù)字化與檔案工作

黃雅瑛

摘 要：通過(guò)觀察檔案信息化建設(shè)工作，能夠發(fā)現(xiàn)其仍然存在很多問(wèn)題，這對(duì)于檔案網(wǎng)絡(luò)化以及企業(yè)信息化發(fā)展都有著十分不利的影響。針對(duì)這種情況，我國(guó)企業(yè)一定要利用好信息化發(fā)展的契機(jī)，在多個(gè)方面加大檔案信息化建設(shè)的力度。因此，本文主要研究了檔案信息數(shù)字化與檔案工作，旨在給其提供一定的參考和幫助。

關(guān)鍵詞：檔案；信息；數(shù)字化；企業(yè)

企業(yè)檔案信息數(shù)字化實(shí)際上是通過(guò)使用信息技術(shù)工具，采集和處理以及傳輸，還有運(yùn)用企業(yè)檔案信息資源，最大限度挖掘、采集企業(yè)檔案資源，給社會(huì)提供良好服務(wù)的一種技術(shù)方法。當(dāng)前我國(guó)很多企業(yè)的檔案信息數(shù)字化建設(shè)工作可以說(shuō)是百花齊放，各有各的特點(diǎn)，怎樣解決發(fā)展和使用信息數(shù)字化建設(shè)時(shí)遇到的問(wèn)題，完善信息數(shù)字化建設(shè)工作，已經(jīng)變成新的階段企業(yè)檔案管理者不得不認(rèn)真思考的問(wèn)題。因此，下面將進(jìn)一步闡述檔案信息數(shù)字化與檔案工作的有效策略。

1 檔案信息數(shù)字化與檔案工作的重要意義

1.1 企業(yè)層面

由于辦公自動(dòng)化水平持續(xù)提升，而無(wú)紙化辦公這一背景環(huán)境下，產(chǎn)生了海量的數(shù)字信息和光盤等這些作為保存的載體，同時(shí)形成很多動(dòng)態(tài)化的數(shù)字檔案信息。檔案管理依照以往的管理方式很明顯沒(méi)有辦法滿足企業(yè)發(fā)展提出的要求。檔案數(shù)字化能夠把很多不一樣的載體檔案信息和數(shù)字化規(guī)范相同的形式保存起來(lái)。達(dá)到檔案信息資源快速傳播和方便使用共享，很大程度上降低了工作的勞動(dòng)量。所以，檔案管理人員一定要積極的掌握企業(yè)信息化和檔案數(shù)字化發(fā)展的形勢(shì)，改變以往管理的模式，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，把紙質(zhì)的載體和電子信息還有數(shù)字格式轉(zhuǎn)換保存管理。

1.2 信息處理層面

檔案信息數(shù)字化建設(shè)這項(xiàng)工作能夠幫助各種類型的檔案信息資源快速傳播與共享，由于社會(huì)信息化程度持續(xù)推進(jìn)，檔案信息資源獲得了人們極大的關(guān)注，使用需求也持續(xù)提高，價(jià)值逐漸凸顯出來(lái)。檔案信息數(shù)字化能夠快速的檢索，多向傳遞，僅需要擁有相應(yīng)的權(quán)限和網(wǎng)絡(luò)覆蓋地方以及利用者在任何時(shí)間和任何地點(diǎn)就能夠查找到相應(yīng)的檔案信息，能夠很大程度上減少人力和物力，節(jié)省時(shí)間，數(shù)字化轉(zhuǎn)變成信息資源，不會(huì)受到時(shí)間和空間方面的影響，很大程度上提高了檔案使用效率，將檔案作為信息資源這一作用最大限度的發(fā)揮出來(lái)，促進(jìn)了檔案工作的發(fā)展，加大了社會(huì)服務(wù)的覆蓋面積和共享范圍。

1.3 檔案管理層面

檔案信息數(shù)字化可以說(shuō)是加快檔案現(xiàn)代化管理的結(jié)果，企業(yè)各種類型的檔案每年都在增加，大部分的檔案室?guī)旆慷荚诟婕?，很多載體形式檔案占據(jù)了極大的空間，利用以往檔案管理的方式根本無(wú)法達(dá)到使用者提出的需求，檔案信息數(shù)字化此時(shí)便應(yīng)運(yùn)而生。檔案管理實(shí)際上是唯一的孤本，一旦損壞根本沒(méi)有辦法挽回，產(chǎn)生極大的損失，而檔案數(shù)字化能夠利用計(jì)算機(jī)調(diào)試信息，能夠保存大量的信息。在經(jīng)濟(jì)方面減少了檔案信息資源管理和使用的成本，節(jié)省檔案保存網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)實(shí)的空間，緩解了檔案庫(kù)房的壓力以及網(wǎng)絡(luò)空間檔案信息的保存局面。所以，檔案數(shù)字化可以說(shuō)是檔案管理必須要符合教育改革發(fā)展的趨勢(shì)，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展提出的要求，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的速度，能夠讓企業(yè)檔案管理工作給社會(huì)提供更好的服務(wù)。

2 檔案信息數(shù)字化實(shí)施時(shí)必須解決的問(wèn)題

2.1 檔案初期整理

企業(yè)檔案館有著十分悠久的歷史，館藏量較為巨大，任何一個(gè)階段的檔案之整理編制手段都不一樣，根據(jù)當(dāng)前檔案整理的要求，庫(kù)存檔案量存在很大的差別，因此，檔案清庫(kù)工作占有重要的的地位。清庫(kù)工作主要是對(duì)庫(kù)存檔案實(shí)施清庫(kù)核對(duì)工作，把那些缺頁(yè)和漏頁(yè)的檔案或者是是存在錯(cuò)誤等歷史遺留的問(wèn)題全部整理出來(lái)，方便檔案信息化掃描工作的開(kāi)展。大部分的企業(yè)檔案系統(tǒng)當(dāng)中缺少卷內(nèi)條目，這是因?yàn)榍捌跈n案整理工作不夠標(biāo)準(zhǔn)，所以在實(shí)施掃描過(guò)程中卷內(nèi)文件怎樣交接也是在組織檔案信息化業(yè)務(wù)之前必須要明確的問(wèn)題。針對(duì)歷史檔案卷內(nèi)文件處理手段主要有兩種。第一個(gè)在檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中把那些缺少的卷內(nèi)條目一一錄入進(jìn)去，之后再實(shí)施掃描交接。第二個(gè)，在掃描的過(guò)程中進(jìn)行交接，這兩種方式都有自己的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)。第一種交接起來(lái)比較方便，不容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，但是初期錄入工作量較大，并且需要花費(fèi)大量的時(shí)間。而第二種交接要求工作人員擁有較高的工作素養(yǎng)，一定要十分認(rèn)真細(xì)致，要不然十分容易導(dǎo)致交接不正確。每個(gè)企業(yè)需要針對(duì)自身的具體情況選擇歷史檔案卷內(nèi)條目處理的手段。

2.2 每類檔案信息數(shù)字化的秩序

針對(duì)企業(yè)檔案利用的角度，企業(yè)各部門對(duì)檔案的利用是頻率較高的，因此必須要從這種類型的檔案開(kāi)始開(kāi)展數(shù)字化。文書(shū)這類的檔案，包含黨群以及行政檔案，企業(yè)管理黨群以及行政工作的過(guò)程中所形成的文件，是保證企業(yè)運(yùn)行的前提，并且起到指導(dǎo)的作用。查詢和使用檔案的數(shù)量也很大，因此，也要重視這類檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變。聲像檔案當(dāng)中的照片檔案實(shí)際上是企業(yè)最為寶貴的歷史記錄，大多數(shù)的照片因?yàn)闀r(shí)間太久，已經(jīng)開(kāi)始變得模糊不清，甚至有的因?yàn)楸４娌划?dāng)已經(jīng)破損，如果完全損壞根本沒(méi)有挽回的辦法，許多企業(yè)對(duì)于照片的錄入也十分重視。基建檔案中的圖紙?jiān)诳萍紮n案當(dāng)中查閱的較多，大量的基建圖紙已經(jīng)不是很完整，這些圖紙對(duì)學(xué)校基建項(xiàng)目之后的維修和改建十分重要。

2.3 信息數(shù)字化保存形式

通過(guò)研究發(fā)現(xiàn)，TIFF圖像數(shù)據(jù)格式需要很大的保存空間，而JPEG和雙層PDF這兩種類型的保存形勢(shì)是使用較多的。雙層PDF文件板件文本和圖像兩層結(jié)構(gòu)，不盡能夠保存初始版面的效果，同時(shí)下層文字的信息還可以進(jìn)行選擇和拷貝以及檢索等各種功能。所以說(shuō)，檔案數(shù)字化建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫(kù)，使用這種格式能夠?qū)崿F(xiàn)目錄和全文檢索的功能。既能夠提高查詢工作的工作效率，并且管理起來(lái)也十分方便。

3 檔案信息數(shù)字化管理時(shí)必須解決的問(wèn)題

檔案管理出入庫(kù)必須要進(jìn)行嚴(yán)格的管理，檔案出庫(kù)過(guò)程中必須要做好登記，填寫相應(yīng)的出庫(kù)單，其中包含日期和種類以及具體的數(shù)量和頁(yè)數(shù)，登記人等。同時(shí)還要填寫檔案入庫(kù)記錄，認(rèn)真的核對(duì)出庫(kù)的信息，細(xì)化到每一頁(yè)，防止造成不應(yīng)該的損失。檔案柴娟和裝訂也一定要認(rèn)真，很多檔案時(shí)間較長(zhǎng)，紙張十分脆弱，若翻折不小心，十分容易導(dǎo)致?lián)p壞。因?yàn)橥獍藛T并不是專業(yè)的檔案管理人員，在開(kāi)展檔案工作裝訂的過(guò)程中，容易出現(xiàn)操作不當(dāng)?shù)那闆r，檔案館應(yīng)該設(shè)置專業(yè)的人員對(duì)其進(jìn)行協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，盡可能的避免不必要的情況出現(xiàn)。并且還要注意檔案管理的安全問(wèn)題，一些保密的檔案，需要簽訂保密協(xié)議，同時(shí)在掃描的時(shí)候必須要嚴(yán)格，要求實(shí)體檔案出入庫(kù)手續(xù)必須要完整，不準(zhǔn)工作人員攜帶U盤這類物品入內(nèi)，如果需要網(wǎng)絡(luò)必須要在單獨(dú)的局域網(wǎng)當(dāng)中操作，避免安全隱患。

掃描結(jié)束的案卷一定要按時(shí)的檢查，重點(diǎn)檢查的地方就是，掃描的影響數(shù)據(jù)和相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)是不是一直，存不存在漏掃和缺掃的情況，或者是二次掃描的情況。一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，必須要及時(shí)和有關(guān)人員進(jìn)行協(xié)調(diào)，進(jìn)行指導(dǎo)和糾正，保證信息數(shù)字化的質(zhì)量和效率，可以采取抽查和全部檢查這兩種方式。最后還要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行報(bào)備，可以選擇移動(dòng)硬盤的方式進(jìn)行備份，要定期的進(jìn)行更新，確保數(shù)據(jù)的安全和完整性。

4 結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)對(duì)本文的闡述，能夠發(fā)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化建設(shè)是每個(gè)企業(yè)信息化發(fā)展的必經(jīng)之路，也是檔案工作可持續(xù)發(fā)展的重點(diǎn)要求，其效果的好壞對(duì)于檔案信息數(shù)字化及檔案工作有著直接影響。這也凸顯出信息化建設(shè)的重要性。因此，希望通過(guò)本文的闡述，能夠給企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)提供一定的參考和幫助。

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