“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案服務(wù)外包存在的問題與對策

羅定良

摘 要：隨著科技的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)深入到人們的生活中，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下的檔案服務(wù)外包行業(yè)也在我國悄然興起，本文通過對我國檔案服務(wù)外包市場進(jìn)行分析，得出了檔案服務(wù)外包安全風(fēng)險(xiǎn)高，檔案服務(wù)外包行業(yè)缺乏統(tǒng)一管理，檔案服務(wù)外包公司工作質(zhì)量差等諸多問題，針對這些問題，提出了相應(yīng)的整改意見，采取有效的措施防范安全風(fēng)險(xiǎn)，確保信息的不外漏，強(qiáng)化檔案服務(wù)外包行業(yè)管理，為檔案服務(wù)外包行業(yè)營造良好的環(huán)境，優(yōu)化檔案服務(wù)外包過程，有助于提高外包公司質(zhì)量，促進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案服務(wù)外包事業(yè)的不斷發(fā)展。

關(guān)鍵字：“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代；檔案服務(wù)外包；問題；對策

隨著社會的發(fā)展，科技的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)深入人們的生活，“互聯(lián)網(wǎng)+”的提出更是將人們的生活緊密聯(lián)系在了一起，“互聯(lián)網(wǎng)+”是在互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上，將工業(yè)、商業(yè)等行業(yè)融合在一起，快速滲透到各個(gè)領(lǐng)域。檔案作為各個(gè)行業(yè)不可缺少的一部分，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，通過建立數(shù)字化檔案館將檔案轉(zhuǎn)型，將互聯(lián)網(wǎng)與檔案館有機(jī)的結(jié)合在一起。為了節(jié)約成本，增加檔案服務(wù)的專業(yè)化，將檔案服務(wù)外包，加快數(shù)字化建設(shè)。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案服務(wù)外包存在的問題

（一）檔案服務(wù)外包安全風(fēng)險(xiǎn)高

在檔案服務(wù)與互聯(lián)網(wǎng)有機(jī)結(jié)合的過程中，工程量巨大，由于人力、物力的限制，出于經(jīng)濟(jì)和專業(yè)化的考慮，檔案服務(wù)外包成為了一種新的趨勢，但是服務(wù)外包目前還不成熟，存在諸多問題，檔案服務(wù)外包中的安全風(fēng)險(xiǎn)就是其中一項(xiàng)，檔案外包公司條件并不能保證紙質(zhì)檔案長時(shí)間存放不受潮，不能保證檔案不發(fā)霉，檔案不損壞。同時(shí)，檔案外包的過程中，必然會進(jìn)行檔案的多次搬用、運(yùn)輸，并不能保證在這過程中檔案不損壞、不丟失，檔案在拆裝掃描的過程中，稍微一不小心也會造成對檔案實(shí)體的破壞。同時(shí)，檔案是私密東西，對于一個(gè)人很重要，一旦泄露后果不堪設(shè)想，然而，外包公司的工作人員，可以之間接觸到個(gè)人檔案，對檔案進(jìn)行錄入時(shí)，必然會知道很多檔案內(nèi)容，這就給不法分子留下了很多可乘之機(jī)，檔案外包公司人員經(jīng)不住金錢利益的誘惑，與不法分子聯(lián)合，轉(zhuǎn)賣他人信息，這將給他人帶來困擾，后果將不堪設(shè)想，同時(shí)，也會對檔案部門造成惡劣影響，造成檔案部門失信。

（二）檔案服務(wù)外包行業(yè)缺乏統(tǒng)一管理

我國檔案外包服務(wù)行業(yè)興起時(shí)間不長，仍處于初級階段，在不同地區(qū)，呈現(xiàn)出不同大狀態(tài)，在發(fā)達(dá)地區(qū)，外包公司比較正規(guī)，規(guī)模較大，技術(shù)較為成熟，在內(nèi)陸地區(qū)，設(shè)備簡陋，資金短缺，員工素質(zhì)較低，檔案外包風(fēng)險(xiǎn)大，缺少技術(shù)支持，我國外包行業(yè)整體發(fā)展水平較低，有很大的發(fā)展空間。此外，我國檔案服務(wù)外包行業(yè)缺乏統(tǒng)一管理，檔案服務(wù)外包市場還不規(guī)范，政府部門沒有機(jī)構(gòu)對其進(jìn)行統(tǒng)一管理，我國檔案服務(wù)外包處于初級階段，發(fā)展時(shí)間短，好多地方還不完善，還沒有統(tǒng)一的機(jī)構(gòu)對其進(jìn)行約束，現(xiàn)在檔案外包公司數(shù)量多，為了追求更大的利益，公司之間惡意競爭，壓低價(jià)格，不能保證質(zhì)量，難以形成良好的發(fā)展環(huán)境。同時(shí)，檔案服務(wù)外包公司工作人員素質(zhì)較差，檔案保護(hù)意識淡薄，缺乏專門的認(rèn)證機(jī)構(gòu)對工作人員能力進(jìn)行認(rèn)證。

（三）檔案服務(wù)外包公司工作質(zhì)量差

檔案服務(wù)外包，本來是想節(jié)省成本，提高服務(wù)質(zhì)量，提高工作效率，但是事與愿違。主要是因?yàn)?，給予了外包公司太大的自由權(quán)，在中間實(shí)施環(huán)節(jié)幾乎沒有進(jìn)行干涉，檔案部門很少與檔案外包公司進(jìn)行溝通，最后驗(yàn)收時(shí)，發(fā)現(xiàn)工作質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，但是這時(shí)候讓其進(jìn)行返工，往往時(shí)間又來不及，最后只能不了了之。如果多安排幾次中期驗(yàn)收工作，那么久不會出現(xiàn)最后這種情況，在中間過程中就會對其進(jìn)行糾正，這些管理上的欠缺必然會影響到工作質(zhì)量。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案服務(wù)外包的應(yīng)對措施

（一）采取有效的措施防范安全風(fēng)險(xiǎn)

檔案外包服務(wù)必須加強(qiáng)監(jiān)管力度，在工作區(qū)域安裝監(jiān)控，全局域，沒死角，每天不定時(shí)對視頻進(jìn)行檢查，時(shí)刻關(guān)注工作人員動(dòng)向，加大監(jiān)管力度。提高工作環(huán)境，提高檔案存放的環(huán)境，保持存放環(huán)境的干燥、通風(fēng)，將檔案進(jìn)行分類，方便查找。電子檔案的保存什么重要，網(wǎng)絡(luò)科技提供便捷的同時(shí)，也帶來了一定的風(fēng)險(xiǎn)，比如說，經(jīng)常出現(xiàn)黑客盜取東西的情況，所以，對于涉密電腦要加強(qiáng)管理，盡量不要聯(lián)網(wǎng)，要對涉密電腦進(jìn)行加密處理，專人保管。為了確保工作人員不利用職務(wù)之便出賣信息，要保證不將個(gè)人物品帶入涉密場所，不對涉密場所進(jìn)行拍照，不將自己U盤插入電腦，不將內(nèi)部資料帶出，確保信息的不外漏。

（二）強(qiáng)化檔案服務(wù)外包行業(yè)管理

政府部門要成立專門的機(jī)構(gòu)，對檔案外包公司制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對其進(jìn)行約束，對檔案外包部門進(jìn)行不定期，不定時(shí)突擊檢查，對存在問題的單位令其進(jìn)行整改，對檢查不合格嚴(yán)重的單位取消其職業(yè)資格，對屢次違反的單位也要取消職業(yè)資格，加大處罰力度，從根本上對其進(jìn)行約束，為檔案服務(wù)外包行業(yè)營造良好的環(huán)境。

（三）優(yōu)化檔案服務(wù)外包過程

檔案部門可以根據(jù)自己情況制定適合自己的評估系統(tǒng)，對服務(wù)外包過程進(jìn)行干涉，設(shè)立中間檢查環(huán)節(jié)，在中期檢查過程中不達(dá)標(biāo)的要及時(shí)整改，不斷糾正外包實(shí)施過程，提供工作目標(biāo)，為外包公司提供了工作依據(jù)，有助于提高外包公司質(zhì)量，促進(jìn)檔案服務(wù)外包事業(yè)的不斷發(fā)展。

3 小結(jié)

綜上所述，本文通過對“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案服務(wù)外包存在的問題進(jìn)行分析，針對我國檔案服務(wù)外包市場出現(xiàn)的問題提出了相應(yīng)的整改意見，但是由于本人知識水平的限制，工作環(huán)境的局限性等多方面的因素，并不能做到面面俱到，但還是希望可以對慧信企業(yè)檔案管理咨詢有限公司的工作順利開展提供強(qiáng)有力的依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

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[2]馬仁杰，費(fèi)燕，高元昕.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案服務(wù)外包存在的問題與對策[J].檔案管理，2016，（02）：36-38.endprint