縣區(qū)級(jí)醫(yī)院檔案管理信息化實(shí)踐和展望

王立伏

摘 要：科學(xué)規(guī)范的管理檔案是衡量國家機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位管理水平的重要尺度。醫(yī)院檔案記載著醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的各種文件和數(shù)據(jù)，對(duì)研究醫(yī)院經(jīng)營業(yè)績、社會(huì)效益和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向的寶貴財(cái)富。只有做好檔案管理工作，才能讓領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)生和管理人員及時(shí)了解醫(yī)院整體狀況，適時(shí)調(diào)整改革策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為發(fā)展決策提供支持性證據(jù)?；诖?，本文結(jié)合縣區(qū)級(jí)醫(yī)院檔案管理存在的問題與原因?qū)h區(qū)級(jí)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)提出展望，以供參考。

關(guān)鍵詞：縣區(qū)級(jí)醫(yī)院；檔案管理；展望

檔案管理信息化建設(shè)是現(xiàn)代醫(yī)院規(guī)范化管理的重要趨勢(shì)。做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，全面、真實(shí)地反映醫(yī)院整體發(fā)展?fàn)顩r。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

1 縣級(jí)醫(yī)院檔案管理存在的問題與原因

1.1 縣區(qū)級(jí)醫(yī)院檔案管理存在的問題

由于經(jīng)費(fèi)、人員、設(shè)備和管理體制上的原因，縣區(qū)級(jí)醫(yī)院等基層醫(yī)院檔案管理普遍存在對(duì)檔案管理的重視程度不夠，很多時(shí)候都沒有對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有的資源進(jìn)行充分利用和組織。例如，各科室、部門應(yīng)移交醫(yī)院檔案室的檔案歸檔范圍不夠明確，使得各部門、科室不清楚哪些檔案應(yīng)移交醫(yī)院檔案室存檔?！稒n案管理制度》的落實(shí)和執(zhí)行力度不夠，缺少執(zhí)行監(jiān)管。由于普通文件的保存期限只有5年，導(dǎo)致醫(yī)院早期檔案資料缺失嚴(yán)重。此外，《檔案管理制度》中規(guī)定的檔案借閱審批流程繁瑣，遇到一些工作比較緊急情況時(shí)，無法及時(shí)完成借閱審批。醫(yī)院檔案系統(tǒng)缺少關(guān)鍵字檢索功能，不方便搜索和查找。一次借多類型檔案時(shí)，必須在不同類別的檔案庫中分別發(fā)起借閱，不能合并起一個(gè)借閱等。

1.2 縣區(qū)級(jí)醫(yī)院存在檔案管理問題的原因

縣區(qū)級(jí)醫(yī)院存在上述問題主要原因是領(lǐng)導(dǎo)職工對(duì)做好檔案管理工作的意義認(rèn)識(shí)不清。很多人對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無。再加上一些醫(yī)院的檔案管理工作人員自身就對(duì)檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，因而不能充分認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)在社會(huì)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個(gè)醫(yī)院。然而，隨著醫(yī)院對(duì)檔案工作的重視和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化將有效解決目前存在的問題。

2 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的展望

為了跟上時(shí)代發(fā)展，縣區(qū)級(jí)醫(yī)院應(yīng)該向省級(jí)市級(jí)三甲醫(yī)院學(xué)習(xí)，改變觀念，增加投入，切實(shí)加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)。

首先，檔案管理者應(yīng)從思想觀念上與時(shí)俱進(jìn)，更新理念，不斷強(qiáng)化檔案信息化管理意識(shí)，盡快使檔案工作實(shí)行信息化管理。反之，如果仍墨守陳規(guī)，把檔案管理僅僅停留在原始的收集、整理、保存等重管輕用狀態(tài)，忽略如何利用開發(fā)檔案信息資源，如何更好、更便捷、更完善、更安全的保存檔案等問題。這樣不僅很大程度的增加了檔案管理者日常工作的負(fù)擔(dān)、壓力，同時(shí)也過多的消耗了醫(yī)院的物力財(cái)力，使檔案管理工作停滯不前，無法體現(xiàn)檔案管理的重要性，何談檔案管理工作為醫(yī)院的發(fā)展所起到的推動(dòng)作用。在當(dāng)今不斷發(fā)展的信息時(shí)代，檔案管理工作如果不能在信息化建設(shè)中占領(lǐng)一席之地，仍采用傳統(tǒng)的收集、整理、歸檔、保存等，那么在形形色色檔案面前不僅困難重重而且束手無策。為使檔案更具有系統(tǒng)性、價(jià)值性和可利用性，充分展示檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及功能性，并且強(qiáng)化管理，才真正有可能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供的一體化管理，是我國目前面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。例如，采用電子化采集后，醫(yī)院檔案文件的保存時(shí)間就不在受到5年的限制。結(jié)合文字識(shí)別系統(tǒng)，醫(yī)院管理人員和醫(yī)生可將現(xiàn)有資料分類、歸納、整理和分析，提高對(duì)資料的利用率。

其次，堅(jiān)持規(guī)范性原則，實(shí)現(xiàn)檔案的保管利用等工作的標(biāo)準(zhǔn)化和有序化。就醫(yī)院來說，有些雖然已經(jīng)實(shí)施醫(yī)療改革，但仍對(duì)檔案信息化工作重視不夠，并且仍然沒有意識(shí)到檔案信息化管理的重要作用，對(duì)于現(xiàn)代化信息建設(shè)不夠重視并且投入的人力及物力有限，使得檔案信息化管理的效用并沒有得到有效發(fā)揮。當(dāng)前醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中常見的問題有，資金投入不足，缺乏服務(wù)器、掃描儀和寬帶接口等基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，使得檔案管理員無法準(zhǔn)確、高效地完成本職工作，進(jìn)而對(duì)檔案信息化管理的開展產(chǎn)生嚴(yán)重的影響；相關(guān)制度體系不完善，醫(yī)院檔案信息化管理體系不全很可能會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作缺乏規(guī)范性，因而對(duì)該項(xiàng)工作的實(shí)際效率也產(chǎn)生一定影響。

最后，提高現(xiàn)代化檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)。一切競(jìng)爭(zhēng)，最終都反映在人才的競(jìng)爭(zhēng)上。檔案工作者應(yīng)根據(jù)現(xiàn)有的檔案信息資源，結(jié)合自己所學(xué)業(yè)務(wù)知識(shí)，更大限度的利用和發(fā)揮信息的作用，為醫(yī)院更好的發(fā)展抓住時(shí)機(jī)創(chuàng)造條件?？傊鳛闄n案管理信息化成功的根本，檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)對(duì)信息化建設(shè)的發(fā)展速度具有決定性作用。檔案管理人員在信息化建設(shè)進(jìn)程中必須具有良好的職業(yè)道德，踏踏實(shí)實(shí)，任勞任怨，虛心學(xué)習(xí)，大膽創(chuàng)新。不斷創(chuàng)造學(xué)習(xí)，以提升自身的專業(yè)知識(shí)水平，不斷借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用和掌握現(xiàn)代化技術(shù)，尤其應(yīng)當(dāng)重視計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的掌握及靈活運(yùn)用。

3 結(jié)語

隨著醫(yī)院改革的不斷深入，醫(yī)院檔案信息化管理對(duì)體制改革的影響越來越大，只有對(duì)醫(yī)院檔案管理不斷重視和完善才能真正的利用其作用及優(yōu)勢(shì)為醫(yī)療工作服務(wù)。但是由于醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜、繁瑣，只能通過對(duì)檔案管理進(jìn)行不斷的改進(jìn)才能顯著提高檔案管理水平及工作效率。

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