試論中小學(xué)電子注冊(cè)學(xué)籍檔案管理的建議

梁國華

摘 要：在社會(huì)新形勢(shì)中，中小學(xué)統(tǒng)一學(xué)籍管理制度已然建立，電子學(xué)籍平臺(tái)也應(yīng)運(yùn)而生，其包含中小學(xué)生健康管理、道德記錄、體質(zhì)監(jiān)測(cè)等多方面電子文檔。隨之，在中小學(xué)檔案工作開展中，電子注冊(cè)學(xué)籍檔案的高效管理已成為重要課題之一。因此，文章從不同角度入手客觀闡述了中小學(xué)電子注冊(cè)學(xué)籍檔案管理的重要性與建議。

關(guān)鍵詞：中小學(xué)；電子注冊(cè)學(xué)籍檔案；管理；建議

和傳統(tǒng)紙質(zhì)注冊(cè)學(xué)籍檔案相比，電子注冊(cè)學(xué)籍檔案有著本質(zhì)上的區(qū)別，它具有多樣化優(yōu)勢(shì)，有利于完善中小學(xué)生學(xué)籍注冊(cè)檔案管理工作，促使中小學(xué)生學(xué)籍檔案信息更加完整、準(zhǔn)確，能最大化地提高學(xué)籍檔案信息利用價(jià)值。但在多方面因素作用下，中小學(xué)還需要多層次加強(qiáng)電子注冊(cè)學(xué)籍檔案管理，有效解決存在的問題，提高管理效率與質(zhì)量。

一、中小學(xué)電子注冊(cè)學(xué)籍檔案管理的重要性

在科技發(fā)展的浪潮中，中小學(xué)電子注冊(cè)學(xué)籍檔案構(gòu)建的重要性不言而喻，電子注冊(cè)學(xué)籍檔案可以充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)多樣化優(yōu)勢(shì)，動(dòng)態(tài)監(jiān)控每位中小學(xué)生各方面情況，比如，入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)，為中小學(xué)生現(xiàn)階段乃至以后相關(guān)工作的開展提供具有較高參考價(jià)值的信息數(shù)據(jù)，有利于教育部門不受時(shí)空限制，隨時(shí)了解各地區(qū)中小學(xué)生流動(dòng)情況，有利于中小學(xué)網(wǎng)點(diǎn)布局調(diào)整和教育資源的有效配置，有利于教育部門定期順利開展相關(guān)工作。同時(shí)，和紙質(zhì)檔案相比，中小學(xué)電子注冊(cè)學(xué)籍檔案更具優(yōu)勢(shì)，其實(shí)現(xiàn)了教育管理信息化，有利于統(tǒng)一管理海量的中小學(xué)生學(xué)籍檔案；實(shí)現(xiàn)了學(xué)籍檔案信息資源共享，檔案信息資源利用率明顯提高；可以編輯數(shù)字索引目錄，有利于師生隨時(shí)查閱所需的檔案信息；還可以編寫制訂服務(wù)手冊(cè)，比如，學(xué)籍卡、畢業(yè)生名冊(cè)，甚至為學(xué)生學(xué)歷認(rèn)證提供所需的重要參考依據(jù)，從根本上提高中小學(xué)生學(xué)籍檔案管理效率以及質(zhì)量。

二、中小學(xué)電子注冊(cè)學(xué)籍檔案管理的建議

1.科學(xué)構(gòu)建數(shù)據(jù)錄入標(biāo)準(zhǔn)

在新形勢(shì)下，我國要高度重視數(shù)據(jù)錄入標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)建，要客觀分析中小學(xué)電子注冊(cè)學(xué)籍檔案具體管理情況，明確中小學(xué)生各方面數(shù)據(jù)錄入標(biāo)準(zhǔn)，使其具備統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)，確保中小學(xué)電子注冊(cè)學(xué)籍檔案信息數(shù)據(jù)具有鮮明的統(tǒng)一化特征，在實(shí)現(xiàn)各地區(qū)中小學(xué)生學(xué)籍檔案信息數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)上，促使各地區(qū)中小學(xué)校數(shù)字檔案室數(shù)據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化，為日常錄入海量的學(xué)籍檔案信息提供有力保障，隨時(shí)優(yōu)化完善電子注冊(cè)學(xué)籍檔案信息數(shù)據(jù)，科學(xué)開展學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作。

2.健全學(xué)籍檔案管理制度，加強(qiáng)電子注冊(cè)學(xué)籍檔案管理

在日常運(yùn)行過程中，各地區(qū)中小學(xué)校要根據(jù)學(xué)生電子注冊(cè)檔案管理過程中存在的一系列問題，多層次優(yōu)化完善構(gòu)建的學(xué)籍檔案管理制度，在科學(xué)細(xì)化的基礎(chǔ)上，將其落實(shí)到具體工作崗位上，明確不同崗位人員在這方面職責(zé)，認(rèn)真完成日常各年級(jí)學(xué)生電子注冊(cè)學(xué)籍檔案管理任務(wù)，隨時(shí)更新檔案信息數(shù)據(jù)，有效提高利用率。中小學(xué)校要以學(xué)籍檔案管理制度為基點(diǎn)，優(yōu)化完善學(xué)生檔案管理其他方面管理制度，使其處于統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)體系中，科學(xué)指導(dǎo)日常開展的學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作。

3.做好安全保密工作

在日常工作進(jìn)行過程中，我國要根據(jù)中小學(xué)生電子注冊(cè)學(xué)籍檔案管理情況，優(yōu)化完善保密制度，特別是立法條例，防止中小學(xué)生重要學(xué)籍信息外泄等情況出現(xiàn)。中小學(xué)校必須綜合分析主客觀影響因素，要將安全保密工作落到實(shí)處，優(yōu)化利用現(xiàn)代化加密信息技術(shù)，對(duì)海量的學(xué)生注冊(cè)學(xué)籍檔案進(jìn)行合理化加密，采用分級(jí)別、分層次方法，科學(xué)管理學(xué)生學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)信息。對(duì)于各層次的學(xué)籍信息要設(shè)置不同類型的權(quán)限，動(dòng)態(tài)控制日常學(xué)生學(xué)籍信息訪問量，確保每位中小學(xué)生的學(xué)籍檔案信息更加完整、準(zhǔn)確、安全，將其靈活應(yīng)用到日常學(xué)籍檔案管理中。

三、結(jié)語

總而言之，在新形勢(shì)下，中小學(xué)電子注冊(cè)學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化工程，管理難度較大。我們要根據(jù)中小學(xué)電子注冊(cè)學(xué)籍檔案管理內(nèi)涵、特點(diǎn)、優(yōu)勢(shì)等，科學(xué)構(gòu)建數(shù)據(jù)錄入標(biāo)準(zhǔn)，注重學(xué)生學(xué)籍檔案信息的安全保密等，以此科學(xué)開展中小學(xué)電子學(xué)籍檔案管理工作，提高管理效率以及質(zhì)量，動(dòng)態(tài)管理每位中小學(xué)生學(xué)籍情況，不斷加快中小學(xué)校數(shù)字檔案建設(shè)步伐。

參考文獻(xiàn)：

[1]杜柯偉.做好中小學(xué)生學(xué)籍管理工作提高基礎(chǔ)教育治理水平[J].中國教育信息化，2014（17）：7-13.

[2]龔必珍.依托教學(xué)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)學(xué)籍學(xué)歷檔案管理信息化[J].城建檔案，2014（3）：66-67.endprint