論如何做好基層辦公室工作的幾點(diǎn)創(chuàng)新實(shí)踐與思考

楊婧娛

摘 要 本文結(jié)合工作實(shí)際，從辦公室工作特點(diǎn)、轉(zhuǎn)變工作態(tài)度、提高綜合素質(zhì)、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、改進(jìn)工作方法五個(gè)方面就如何做好辦公室工作提出了相關(guān)的新穎認(rèn)識(shí)和創(chuàng)新舉措，這對(duì)做好當(dāng)前新形勢(shì)下的辦公室工作有一定的參考和借鑒意義。

關(guān)鍵詞 辦公室 工作 思考

做好辦公室的各項(xiàng)工作，要著眼大局，不斷完善工作制度和流程，以提高部門履職能力為核心，以推進(jìn)規(guī)范化管理為基礎(chǔ)，以當(dāng)好參謀助手和優(yōu)化管理體制機(jī)制為重點(diǎn)，以提升服務(wù)質(zhì)量為保障，不斷強(qiáng)化“辦文、辦會(huì)、辦事”三大職能作用。落到具體行動(dòng)上就是要落實(shí)年度主題，開展兩項(xiàng)活動(dòng)，發(fā)揮三大作用，搞好四項(xiàng)建設(shè)，做好六項(xiàng)主要工作。

一、落實(shí)年度工作主題

鑒于基層單位辦公室業(yè)務(wù)職能多、任務(wù)重、員工隊(duì)伍年輕、管理能力較為薄弱的普遍現(xiàn)實(shí)，企業(yè)要逐年確定年度工作主題，持續(xù)推進(jìn)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)主題化、常態(tài)化工作，要建章立制，夯實(shí)基礎(chǔ)，切實(shí)做好各項(xiàng)服務(wù)保障。

二、持續(xù)開展兩項(xiàng)主題活動(dòng)

一是認(rèn)真開展“兩學(xué)兩比一考核”活動(dòng)，即集體學(xué)、個(gè)人學(xué)，打造學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)；比工作效能、比管理創(chuàng)新，提升管理能力；結(jié)合目標(biāo)傳導(dǎo)式績(jī)效管理，創(chuàng)新考核方式方法，深入推進(jìn)崗位績(jī)效考核及結(jié)果應(yīng)用。二是扎實(shí)開展綜合管理體系建設(shè)活動(dòng)，為管理工作的規(guī)范高效運(yùn)行奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、積極發(fā)揮“三大職能”作用

一是發(fā)揮參謀助手作用，善于寓謀于文、寓謀于會(huì)、寓謀于事，強(qiáng)化督查督辦，力求“參”到點(diǎn)子上，“謀”在關(guān)鍵處。二是發(fā)揮綜合服務(wù)效能，創(chuàng)新管理方式方法，全力做好后勤服務(wù)和保障工作。三是發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)作用，建立通暢、高效的信息溝通渠道，確保上傳下達(dá)、及時(shí)到位，行政工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

四、大力推進(jìn)四項(xiàng)建設(shè)

一是搞好思想建設(shè)，著力增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的大局意識(shí)、責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)；二是搞好組織建設(shè)，打造一流團(tuán)隊(duì)；三是搞好業(yè)務(wù)建設(shè)，做到業(yè)務(wù)精、有效率，讓領(lǐng)導(dǎo)放心、讓員工滿意；四是搞好作風(fēng)建設(shè)，形成團(tuán)結(jié)協(xié)作促發(fā)展的良好氛圍。

五、常態(tài)化做好六項(xiàng)主要工作

（一）加強(qiáng)部門建設(shè)，在提升團(tuán)隊(duì)效能上實(shí)現(xiàn)新突破

一要融入基層單位發(fā)展大局，結(jié)合實(shí)際，找準(zhǔn)部門定位，確立辦公室的工作目標(biāo)任務(wù)和年度執(zhí)行計(jì)劃，發(fā)揮好目標(biāo)與計(jì)劃的引領(lǐng)和導(dǎo)向作用。二是修訂、完善辦公室管理職責(zé)及有關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作制度，進(jìn)一步細(xì)化、優(yōu)化崗位職責(zé)與管理流程，形成清晰、全面的綜合管理工作手冊(cè)。三是堅(jiān)持每周開展部門工作點(diǎn)評(píng)和反思例會(huì)制度，明確責(zé)任，落實(shí)進(jìn)度，提出要求，落實(shí)考核激勵(lì)。四是堅(jiān)持系統(tǒng)抓、抓系統(tǒng)，有計(jì)劃地開展各科室、車間（區(qū)隊(duì)）綜合業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)培訓(xùn)和輪崗學(xué)習(xí)。在重大活動(dòng)中形成上下聯(lián)動(dòng)協(xié)作、各方配合的互動(dòng)工作機(jī)制，著力構(gòu)建“大辦公室”工作格局，更好地發(fā)揮綜合管理系統(tǒng)的整體效能。五是加強(qiáng)黨支部陣地建設(shè)，結(jié)合工作實(shí)際，開展好黨內(nèi)活動(dòng)和特色鮮明的各類創(chuàng)爭(zhēng)活動(dòng)，不斷增強(qiáng)全員的責(zé)任意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，提高工作執(zhí)行力。

（二）發(fā)揮參謀職能，在提升服務(wù)決策上取得新成果

一是變事務(wù)性服務(wù)為參謀型、超前型、高標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)。緊緊圍繞單位的中心工作和戰(zhàn)略定位，通過密切跟蹤企業(yè)發(fā)展形勢(shì)、行業(yè)政策變化，深入研究企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重要講話和工作部署，積極參加各類會(huì)議，準(zhǔn)確掌握所在單位各業(yè)務(wù)領(lǐng)域工作中的難點(diǎn)、重點(diǎn)和熱點(diǎn)，緊跟領(lǐng)導(dǎo)研究解決問題的思路、對(duì)策，在文稿的起草上做到與領(lǐng)導(dǎo)思路合拍，準(zhǔn)確到位。二是結(jié)合實(shí)際，做好單位各項(xiàng)管理經(jīng)驗(yàn)和創(chuàng)新做法的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，會(huì)同各相關(guān)職能部門，確定一系列與創(chuàng)新管理工作相關(guān)的調(diào)研課題，積極開展好形式多樣的調(diào)研活動(dòng)，確保每年形成一批高質(zhì)量的企業(yè)管理方面的專題調(diào)研報(bào)告，為企業(yè)管理創(chuàng)新和可持續(xù)發(fā)展提供有益的科學(xué)依據(jù)和決策參考。三是進(jìn)一步加強(qiáng)公文的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理，嚴(yán)把文稿政策關(guān)、文字關(guān)、質(zhì)量關(guān)，不斷提高公文質(zhì)量及公文處理效率。

（三）強(qiáng)化細(xì)節(jié)意識(shí)，在會(huì)議接待管理上有新提升

一是牢固樹立“接待無(wú)小事”的理念，規(guī)范接待標(biāo)準(zhǔn)、接待層級(jí)，優(yōu)化接待流程，確保各環(huán)節(jié)、各細(xì)節(jié)落到實(shí)處，做到接待熱情不鋪張，隆重不浪費(fèi)，展現(xiàn)好單位的良好形象。二是加強(qiáng)接待審批，嚴(yán)格公務(wù)接待費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)把接待經(jīng)費(fèi)開支關(guān)，通過“派餐單”等措施提前規(guī)定就餐標(biāo)準(zhǔn)、酒水標(biāo)準(zhǔn)，堅(jiān)持一事一批、一事一核、一事一報(bào)，有效控制超范圍、超標(biāo)準(zhǔn)、超規(guī)格接待發(fā)生。三是全面實(shí)施會(huì)議室定制化管理，加強(qiáng)會(huì)務(wù)人員禮儀和業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，開展會(huì)議服務(wù)滿意度測(cè)評(píng)，精心籌備各類會(huì)議，確保會(huì)議組織零紕漏。四是加強(qiáng)歸口費(fèi)用管理，嚴(yán)格審批程序和標(biāo)準(zhǔn)，從購(gòu)買、保存、領(lǐng)用等各環(huán)節(jié)加強(qiáng)監(jiān)督。

（四）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，在后勤保障上謀求新作為

一是增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性。針對(duì)后勤管理工作的新情況、新特點(diǎn)，解放思想，挖掘潛力，創(chuàng)新方法，積極整合現(xiàn)有的服務(wù)資源，想方設(shè)法主動(dòng)服務(wù)好，把難辦的事辦好、把好辦的事辦優(yōu)。二是增強(qiáng)服務(wù)的規(guī)范性。深入開展服務(wù)規(guī)范年活動(dòng)，結(jié)合年度工作重點(diǎn)，規(guī)范后勤工作人員在食堂、行政服務(wù)、保潔等方面的工作內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和流程。通過工作標(biāo)準(zhǔn)、制度上墻、整改通知單和檢查單等形式，加強(qiáng)規(guī)范化管理，確?，F(xiàn)有服務(wù)資源發(fā)揮最大的效益。三是規(guī)范服務(wù)手段的多樣性。采取多種形式開展征求意見建議活動(dòng)，促進(jìn)服務(wù)水平的提高。加強(qiáng)后勤與全體員工的溝通與交流，完善服務(wù)信息發(fā)布的平臺(tái)和載體，公開監(jiān)督電話，暢通員工投訴渠道，及時(shí)解決員工合理訴求。四是規(guī)范派車程序，合理調(diào)配公務(wù)車輛，不斷強(qiáng)化駕駛員安全交通責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)車輛日常行駛檢查維護(hù)，有效提升公務(wù)用車的保障能力。

（五）強(qiáng)化維穩(wěn)意識(shí)，在信訪管理水平上開創(chuàng)新局面

一是按照“屬地管理，分級(jí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)主管，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，落實(shí)信訪工作責(zé)任制，明確各科室、車間（區(qū)隊(duì)）的信訪綜治第一責(zé)任人，加大責(zé)任追究力度，嚴(yán)肅經(jīng)濟(jì)考核。二是不定期組織各科室、車間（區(qū)隊(duì)）對(duì)信訪敏感的問題、區(qū)域、群體進(jìn)行不穩(wěn)定因素排查，對(duì)已掌握的矛盾糾紛進(jìn)行集中解決。定期組織召開維穩(wěn)綜治專題會(huì)議，加強(qiáng)信訪維穩(wěn)信息的溝通與確認(rèn)，切實(shí)把“保穩(wěn)定、促和諧”的工作責(zé)任落到實(shí)處。

（六）強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，在文控管理上取得新進(jìn)展

一是堅(jiān)持“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”與“走出去”相結(jié)合，定期邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家對(duì)檔案管理工作進(jìn)行鑒定和指導(dǎo)，組織文控人員到檔案管理先進(jìn)單位進(jìn)行觀摩學(xué)習(xí)，大力推進(jìn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作，強(qiáng)化歸檔管理，確保資料齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確。二是推進(jìn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)上線運(yùn)行，力爭(zhēng)早日實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化，著力提高文控工作的質(zhì)量和效率。三是切實(shí)做好各類采購(gòu)、商務(wù)合同以及工程檔案資料的審查驗(yàn)收，積極參加各類竣工驗(yàn)收會(huì)議，對(duì)已交工的資料要及時(shí)組織審查，每次檢查要形成檢查表，逐一整改與落實(shí)，確保歸檔資料不留空白、不留死角。

（作者單位為神華寧夏煤業(yè)集團(tuán)公司煤制油化工銷售分公司）

參考文獻(xiàn)

[1] 王曉強(qiáng).新常態(tài)下做好施工企業(yè)辦公室工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（4）：19-20.

[2] 李鐸，劉軒軒.開展好辦公室工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（8）：11-12.endprint