生產(chǎn)管理中信息傳遞損失的研究

宋鉆　李蕾

摘 要 本文分析了生產(chǎn)管理信息傳遞中的各種信息損失現(xiàn)象，并進行了原因剖析，最終將問題歸納為傳遞者和傳遞工具兩部分，針對不同問題提出不同的改善措施，目的在于減少信息傳遞損失，降低成本，提高效率。

關鍵詞 信息傳遞 信息損失 傳遞者 傳遞工具

一、引言

信息傳遞串聯(lián)著生產(chǎn)管理中的各個工作流程，直接影響到生產(chǎn)企業(yè)的日常運行，但是信息傳遞損失的現(xiàn)象比比皆是。造成信息傳遞損失的原因來自多個方面，首先傳遞者的意愿直接影響信息傳遞的第一步，組織因素、與個人相關的因素、信息特征因素等都在不同程度上影響著傳遞者的意愿。[1]傳遞工具也越來越豐富，但是在使用的過程中，應針對不同工具的特點及狀況的緊急程度和傳遞對象來進行選擇。信息模型和內(nèi)容識別機制的完善能最大限度地減少和避免信息的傳遞損失，[2]使用標準化的模型和統(tǒng)一規(guī)則也可以幫助控制信息傳遞的有效性。

二、信息傳遞的現(xiàn)狀

信息從信源到信宿需要經(jīng)歷諸多環(huán)節(jié)，涉及信息生產(chǎn)者、信息傳遞者和信息接收者等不同對象，由于傳遞個體、傳遞工具和傳遞機制等方面的差異，會造成各種形式的信息損失現(xiàn)象。

通過實踐工作的觀察與理論進行比對，我們發(fā)現(xiàn)在信息傳遞環(huán)節(jié)中存在各種各樣的風險點。當?shù)谝粚有畔鬟f者接觸到信源后，可能因為個人意愿問題而產(chǎn)生不愿意傳遞信息或者傳遞不及時的情況，而且因為個人的能力差異，在信息加工后會出現(xiàn)信息失真的情況。如果沒有有效的工具進行內(nèi)容識別，會造成識別不及時和識別錯誤的問題。此外，信息傳遞機制的不健全和傳遞工具的差異，會造成信息失真和傳遞失效的問題，最終信宿收到的信息已經(jīng)是沒有任何意義的信息了。

三、信息傳遞損失的原因分析

從采集信息到各個接收方接收到信息，需要經(jīng)歷一系列的傳遞活動，彼此依賴且互相影響，比如對信息源的評估、信息的篩選和加工、信息的傳遞途徑與渠道的選擇等，人為因素和工具的影響都會造成信息損失。作為管理人員，需要對信息損失現(xiàn)象加以重視，探索其根本性原因。信息損失原因分析見圖2。最有可能發(fā)生信息損失的原因包括以下幾方面：

（一）個人意愿影響

信息傳遞的主要推動者是人，如果人本身對于信息評估是錯誤的，沒有意識到信息的錯誤，便不會產(chǎn)生傳遞信息的意愿。

個人所處的環(huán)境也會影響個人的傳遞意愿，如果組織沒有提倡信息傳遞，為保護信息傳遞者傳遞意愿提供有效的環(huán)境，會使得信息傳遞者在進行消息傳遞時產(chǎn)生各種各樣的顧慮，無法從組織中獲得加工和傳遞信息的動力?；蛘呱舷掠侮P聯(lián)方相處不愉快，產(chǎn)生人際關系和情感的傾向性，領導對傳遞者的辛苦勞動沒有給予適當?shù)姆答伵c激勵，視之為理所當然，會打擊傳遞者的積極性。

（二）信息解讀失敗

信息解讀失敗會發(fā)生在信息接收者解讀信息的環(huán)節(jié)，一方面是由于傳達的內(nèi)容比較晦澀，或由于信息傳遞者站在自己的角度，在進行信息加工的時候只注意到一部分潛在風險和潛在價值。另一方面，是信息接收者理解能力不足，面對接收到的信息無法正確解讀，需要對其進行技能的培訓。

（三）信息傳遞失效

信息的傳遞過程可能是一個無效的過程，由于缺乏統(tǒng)一的意識，有效的標準化的規(guī)則和語言，健全的工具，信息檢索中的黑物質(zhì)，可能導致信息無法被準確解讀，導致信息失真。

面對同樣的信息，每個人信息加工者都有自己的傳遞方式，理解的程度不一樣，信息傳遞過程覆蓋面不全，導致傳達出的消息無法被接收。具體原因包括：第一，由于信息傳遞平臺覆蓋的缺失，雖然傳達者往外發(fā)送信息，但是接收者無法接收信息，是一個無效的過程，導致傳遞失效；第二，信息傳遞者負責信息傳遞的第一步，不負責信息傳達后問題的解決情況，無法完成閉環(huán)；第三，傳遞給錯誤的接收方，將上下游的信息傳遞顛倒，無法正確利用縱向傳遞和橫向傳遞方法。

四、避免信息傳遞損失的改善措施

在生產(chǎn)管理過程中的信息傳遞損失會導致生產(chǎn)停線等，從而產(chǎn)生更多的生產(chǎn)成本，降低生產(chǎn)經(jīng)營中的績效。對于生產(chǎn)型企業(yè)，準確快速地傳遞信息、高效地解決問題，是一個企業(yè)生存的根本要素。為了加強生產(chǎn)型企業(yè)在激烈的市場競爭中的實力，要營造一個良好的環(huán)境，使得傳遞者愿意傳遞，進行實現(xiàn)有效加工和及時傳遞，杜絕信息傳遞損失的情況發(fā)生。

（一）塑造合格的信息傳遞者

在信息傳遞過程中，作為認知主體的員工是信息傳遞的發(fā)起者和接收者，信息傳遞過程的順利進行與信息傳遞者傳遞意愿和信息處理能力有著密切的聯(lián)系。

外界刺激會對個體產(chǎn)生情緒和態(tài)度等的變化，個體因素會影響個體信息行為，進而影響個體信息傳遞意愿。加強傳遞意愿要從組織和個人兩個方面出發(fā)，對于組織要注重營造環(huán)境，良好的氛圍可以消除傳遞者的顧慮，使得人員產(chǎn)生主動傳遞的意愿，在傳遞信息后進行及時的肯定和褒獎，提高大家的信息傳遞積極性，減少損失。對于個人，要嚴格要求自我，不以個體情感波動和喜好進行傳遞，客觀對待信息的真實性。

同時，信息加工質(zhì)量決定著信息損失的程度。通過精準的信息提煉和高質(zhì)量的信息加工，可以充分挖掘信息的附加值。所以，要對信息傳遞者進行必要的技能培訓，使其具備信息篩選、分析和判斷能力，強化其信息解讀能力，學會處理數(shù)字信息和文字信息。信息加工主要包括兩個方面：第一，理清思路，有效利用工具和手段，包括計算機軟件對數(shù)據(jù)的推理演算，基于不同條件下分析發(fā)展趨勢，制定不同的調(diào)整策略；第二，模擬分析找到風險點，提出并建立起合理的、貼近實際的調(diào)整策略，利用有效的方式解讀信息內(nèi)涵。

還要培養(yǎng)信息傳遞者對信息的敏感性，在接收到信息后及時處理，及時匯報，形成內(nèi)部團隊討論，并找有經(jīng)驗的人員進行探討、切磋，分析執(zhí)行過程中遇到的問題，通過階段性的信息傳遞進行分步控制。1周或2周一次將信息發(fā)給相關方，再閉環(huán)收集信息反饋，對一周前的信息進行系統(tǒng)核對。同時在完成信息解讀后，明確下一環(huán)節(jié)的接收者，有針對性地制作信息報告，培養(yǎng)信息溝通能力。endprint

（二）標準化信息處理工具

信息傳遞的有效性主要取決于人，對于人的個體基本能力依賴性比較強，結果因人而異。因此，就要減少信息傳遞的人為因素，保證口徑和規(guī)則的一致性，統(tǒng)一模板，完善信息傳達的規(guī)則和制度。在信息處理方面，可以通過創(chuàng)建模型和標準報告體系進行推演模擬和傳遞，避免誤讀和個性化的傳遞損失。以下是實踐工作中創(chuàng)建的幾種模型和標準報告體系：

實時生產(chǎn)監(jiān)測數(shù)據(jù)模型。該模型是檢測每一個生產(chǎn)區(qū)域中每小時生產(chǎn)完成的數(shù)量，通過數(shù)據(jù)模型，將計劃完成狀態(tài)和實際情況作比對，找到差異，主動發(fā)現(xiàn)問題。在生產(chǎn)管理中，經(jīng)常發(fā)生生產(chǎn)停線，有時候停線的信息不能及時向相關部門傳遞。通過生產(chǎn)監(jiān)測數(shù)據(jù)模型，實現(xiàn)對生產(chǎn)的實時控制，就能及時發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)的異常狀態(tài)，結合主動的信息核對，立即通過微信、郵件、電話等平臺發(fā)布預警信息，引起相關部門的關注，采取及時有效的補救措施或預防性措施，在盡可能短的時間內(nèi)解決問題或杜絕問題進一步惡化。

車身監(jiān)控報告體系。車身是汽車生產(chǎn)制造中很重要的一個部件，車身的監(jiān)控是在生產(chǎn)計劃部門觸發(fā)車輛訂單生產(chǎn)后實施監(jiān)控的。員工定期篩查和分析車身在工藝流程里的生產(chǎn)狀態(tài)，將超過正常工藝時間的車身納入監(jiān)控范圍，同時進行深入調(diào)查和協(xié)調(diào)，確認問題及原因后，交給責任方去解決，并升級到管理層，便于問題的解決。

訂單與車身柔性化匹配模型，即計劃符合率。通過引入生產(chǎn)計劃符合率考核體系，使得生產(chǎn)管理可以在訂單維度上進行控制。計劃符合率考核體系是對總裝車間的生產(chǎn)訂單實際生產(chǎn)順序和計劃生產(chǎn)順序的對比，一致性越高，說明生產(chǎn)計劃穩(wěn)定性越高，滿足計劃所需的成本越低。由于每一個訂單都對應著客戶的真實需求，所以生產(chǎn)計劃穩(wěn)定性的高低也直接影響到客戶的滿意度。保持生產(chǎn)計劃符合率的穩(wěn)定性可以減少庫存，減少車身滯留。

通過實時生產(chǎn)監(jiān)測數(shù)據(jù)模型和車身監(jiān)控報告體系，生產(chǎn)管理者可以及時發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，同時設立明確的規(guī)則（如預警值），統(tǒng)一信息傳遞語言，有效防止因為個體理解差異、語言和判別方法不標準、規(guī)則不清晰等問題而造成信息傳遞失效。

（三）完善信息傳遞平臺

在信息傳遞過程中，要增加信息傳播的平臺和媒介。信息傳遞者要善于利用這些工具，學會向相關關聯(lián)方傳遞信息。通過信息采集機制、手段、平臺，與電腦軟件結合，建立相關通道和流程，達成共識，將信息傳到平臺上。利用信息渠道，通過事件關聯(lián)方了解事件背景，分析對后續(xù)事件的影響，屏蔽掉不真實的信息，保留精力處理更多有用的信息。

信息傳遞者要合理利用電話、短信、郵件、微信等通信工具，進行全方位的信息傳遞管理。構建微信溝通平臺，加強郵件溝通渠道，結合電話溝通，根據(jù)不同事件采取不同的工具。短信和電話更多的是針對點對點的信息傳遞需要，更加直接快速地向當事人獲取事件信息，這就對于信息傳遞者提出了更高的要求，要求傳遞者具備高效識別和準確傳達信息的能力，在充分了解信息后再進行信息傳遞。而微信和郵件更多的是針對一點對多點的信息傳遞需求，同時微信更能夠發(fā)揮平臺的互動性，可以提供信息供大家分享，也可以多方位接收信息的反饋，通過多點互動有效避免信息被誤讀。

（四）健全信息傳遞機制

在對信息進行初步篩選后，分辨出虛假信息、非重要信息，聚焦于重大事件和重要信息，輔助信息傳遞者作出判斷，出現(xiàn)問題時，需要通告其他團隊和其他項目相關人，給予量化可執(zhí)行的操作流程和操作原則。信息傳遞在原則上應該是閉環(huán)傳遞，有始有終。信息傳遞報告一般是在問題得到解決后及時向上級反饋、匯報，說明問題從出現(xiàn)到解決的整個過程所花費時間及產(chǎn)生的影響，完成后，其他同事要根據(jù)影響程度進行跟進分析，提出應對措施，所以要形成信息閉環(huán)。

通過各種傳遞工具和數(shù)據(jù)模型的組合利用（見圖3），進行信息的實時跟蹤與全面監(jiān)控，保證信息傳遞的實時性、準確性和連續(xù)性。

五、結語

企業(yè)應該重點關注信息傳遞者和信息傳遞工具，加強信息傳遞者的意愿和能力，搭建平臺，有效地利用工具和媒介，結合標準化的信息傳遞模板，減少技術上的損失，提高信息傳遞的有效性、及時性、準確性，降低生產(chǎn)經(jīng)營成本，提高管理效率。

（宋鉆單位為北京奔馳汽車有限公司；李蕾單位為北京科技大學機械工程學院）

參考文獻

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[2] 何紹華，方清華.信息傳遞中的信息損失認知與技術分析[J].情報理論與實踐，2006，29（6）：764-766.endprint