探討企業(yè)檔案管理的制度建設(shè)

摘 要 在企業(yè)的發(fā)展過程中，完善企業(yè)檔案管理制度、規(guī)范企業(yè)管理工作是非常重要的，做好這兩項(xiàng)工作有利于推動企業(yè)的快速發(fā)展。本文就企業(yè)檔案管理的制度建設(shè)進(jìn)行了詳細(xì)的探討與分析，并提出了有效的管理措施。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案 管理 制度 建設(shè)

一、引言

比較先進(jìn)的管理制度對于企業(yè)的快速發(fā)展有著很強(qiáng)的推動作用，它不僅能很好地改善企業(yè)的工作環(huán)境，還能提升企業(yè)的生產(chǎn)效率和經(jīng)濟(jì)效益。所以，想要更好地發(fā)展自己的企業(yè)，就必須開展現(xiàn)代化建設(shè)。開展現(xiàn)代化建設(shè)就要求企業(yè)的管理制度與時(shí)俱進(jìn)，打破一成不變的模式，要建設(shè)一套規(guī)范、合理且完善的管理制度，這樣才有利于企業(yè)的發(fā)展與建設(shè)。

最近幾年，由于我國不斷改進(jìn)與發(fā)展企業(yè)的機(jī)制、業(yè)務(wù)組合等，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、員工和管理人員的管理模式等都發(fā)生了很大的變化。要想讓企業(yè)的傳統(tǒng)化管理與現(xiàn)代化管理互相融合，管理人員必須加快完善各項(xiàng)管理制度，在做到與時(shí)俱進(jìn)的同時(shí)不影響公司內(nèi)部的正常運(yùn)行，所以也需要加快優(yōu)化管理制度的速度。

二、建設(shè)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的重要性

在企業(yè)正常發(fā)展的過程中，是非常需要檔案工作進(jìn)行輔佐的。在筆者看來，企業(yè)剛剛開始運(yùn)行時(shí)，也就同時(shí)開始了檔案管理工作，所以企業(yè)的發(fā)展與企業(yè)的檔案管理工作具有不可分割的關(guān)系。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)將面對更加復(fù)雜的形勢，不僅在企業(yè)的平時(shí)管理中與日常的生產(chǎn)活動中要應(yīng)用到檔案管理工作，在與其他企業(yè)發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛案時(shí)還能夠維護(hù)自身的合法權(quán)益。所以，企業(yè)檔案管理制度是企業(yè)在未來的發(fā)展過程中不可或缺的一部分，建立一個(gè)完善的檔案管理制度也是保證企業(yè)快速發(fā)展的必要條件。

第一，檔案管理制度的不斷創(chuàng)新能夠促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展與改革。檔案就是企業(yè)保留重要信息的一個(gè)具體依據(jù)。

第二，市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，使社會對企業(yè)的檔案管理工作提出了更加嚴(yán)格的要求，同時(shí)也對企業(yè)的發(fā)展起到了很大的推動作用。

第三，現(xiàn)代化的企業(yè)制度對檔案管理制度的要求越來越高，所以企業(yè)的檔案管理部門要努力探討檔案管理工作的新思路，然后對企業(yè)檔案管理制度進(jìn)行相應(yīng)的改革，讓企業(yè)檔案管理制度最大限度地配合企業(yè)的發(fā)展。

三、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的作用

第一，隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷深入，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度更要將檔案化為公司的情報(bào)、信息，以便更好地為公司服務(wù)。各個(gè)企業(yè)不盡相同，每個(gè)企業(yè)都有自己的經(jīng)營與發(fā)展模式。同理，每個(gè)企業(yè)的檔案管理制度肯定也是有所區(qū)別的，企業(yè)一定要根據(jù)自己的實(shí)際情況，改變傳統(tǒng)的檔案管理制度，制定一個(gè)全新的現(xiàn)代企業(yè)管理制度，并且一定要與公司的發(fā)展相契合。同時(shí)，還要不定期地更新檔案管理制度，只有這樣才能真正做到與時(shí)俱進(jìn)。

第二，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展與建設(shè)，檔案的記錄內(nèi)容也是千變?nèi)f化的，一些檔案的基礎(chǔ)設(shè)施比較薄弱，而且相對落后，導(dǎo)致一些必要的工作無法開展，這些落后的檔案一般都處于比較封閉、偏僻的位置，所以在進(jìn)行檔案資源共享的過程中就會出現(xiàn)問題。這些問題需要企業(yè)檔案管理人員引起重視并加以解決，使開展檔案資源共享時(shí)企業(yè)不會再受到這些問題的困擾，最終實(shí)現(xiàn)公司檔案制度的有效應(yīng)用。

第三，現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理制度一定要遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則。檔案管理制度為企業(yè)提供了很多能夠促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展的制度，現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理制度更加規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，能夠極大地提升企業(yè)的市場競爭力。

第四，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度還會引進(jìn)一些效益觀念，對企業(yè)內(nèi)部用價(jià)值計(jì)算的服務(wù)水平，有利于企業(yè)制定合理的發(fā)展經(jīng)營路線，更好地建設(shè)檔案管理的信息化制度。

四、如何建立現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理制度

第一，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，是整個(gè)企業(yè)發(fā)展與管理的主要依據(jù)。檔案工作中所記錄的內(nèi)容可以為企業(yè)的生產(chǎn)與建設(shè)、宣傳與培訓(xùn)等方面提供很重要的數(shù)據(jù)或者參考，由此可以看出企業(yè)的檔案管理制度發(fā)揮了重要的作用。所以，企業(yè)應(yīng)該針對檔案工作傳統(tǒng)的管理方式、目標(biāo)對管理方案進(jìn)行相應(yīng)的修改，努力完善企業(yè)檔案管理制度，盡可能建立一個(gè)規(guī)范、科學(xué)且可持續(xù)發(fā)展的企業(yè)檔案管理制度。

第二，企業(yè)的綜合管理部門一定要加強(qiáng)對企業(yè)檔案管理建設(shè)的重視程度，專門設(shè)置一個(gè)部門來開展檔案管理工作，實(shí)施對企業(yè)檔案的完善管理。相比以前，企業(yè)檔案管理制度已經(jīng)發(fā)生了很大的變化。企業(yè)一定要摒棄傳統(tǒng)的思維方式，樹立一個(gè)新的觀念，那就是認(rèn)定檔案工作是直接為企業(yè)的生產(chǎn)與經(jīng)營服務(wù)的，要重視企業(yè)的檔案管理工作，要對檔案管理工作進(jìn)行重點(diǎn)強(qiáng)化與落實(shí)。在做好平時(shí)應(yīng)該做的工作的同時(shí)，一定要注意改革與發(fā)展檔案管理制度。另外，還要時(shí)常征詢企業(yè)工作人員的意見，然后根據(jù)群眾意見對檔案管理制度進(jìn)行合理的改造與完善，這樣才能提升企業(yè)在市場中的競爭力。

第三，企業(yè)要強(qiáng)化檔案的管理工作，盡快改造與發(fā)展檔案的服務(wù)體系，企業(yè)要能夠自主決定檔案的保存或者銷毀。相應(yīng)地，企業(yè)管理人員要改善檔案的服務(wù)條件，發(fā)展檔案的服務(wù)領(lǐng)域、改造檔案的服務(wù)體系，要盡量滿足新形勢下企業(yè)所需的條件，更好地配合企業(yè)的改革與發(fā)展。

第四，現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，科學(xué)技術(shù)日新月異。為了讓企業(yè)適應(yīng)新形勢下的發(fā)展機(jī)制，一定要通過分析新形勢的發(fā)展特點(diǎn)，然后結(jié)合檔案管理制度的發(fā)展與改革制定一個(gè)科學(xué)、安全、有效的應(yīng)急處理辦法。對一些紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的改革與管理，完善企業(yè)檔案管理，加大企業(yè)對檔案管理的資金投入，最大限度地完善企業(yè)檔案管理制度。同時(shí)，還要經(jīng)常對其進(jìn)行檢查，以免出現(xiàn)問題。另外，企業(yè)要加強(qiáng)對檔案管理工作人員的管理，制定嚴(yán)格的審查制度，必須持證上崗，不收兼職工。定期組織企業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)知識的培訓(xùn)，使工作人員與時(shí)俱進(jìn)，了解最新的企業(yè)檔案管理知識。只有這樣才能更好地開展檔案管理工作，才能夠更好地促進(jìn)企業(yè)的改革與發(fā)展。

第五，想要進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)管理制度的建設(shè)，就必須從優(yōu)化“管理層”入手。要提高管理層人員對企業(yè)檔案管理的重視程度，增強(qiáng)管理人員的檔案管理意識，在企業(yè)內(nèi)部樹立一個(gè)“檔案是企業(yè)的資產(chǎn)，具有實(shí)用效益”的整體觀念。在提高管理層對其重視程度的同時(shí)，相應(yīng)地還要提升檔案員的綜合素質(zhì)，嚴(yán)格要求檔案員并時(shí)常對其進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案員掌握的技術(shù)能夠與時(shí)俱進(jìn)。另外，還要保證檔案室的信息完整、豐富、正確，并便于各個(gè)職能部門隨時(shí)查閱，開闊管理人員的視野。

五、結(jié)語

建立一個(gè)完善的企業(yè)檔案管理制度是為了讓企業(yè)的檔案管理制度更加系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和程序化，使企業(yè)檔案能夠更加受企業(yè)管理人員的重視，形成一個(gè)完善的管理制度。有了企業(yè)檔案管理制度之后，企業(yè)管理也會更加方便、有效率。所以，想要更好地發(fā)展和壯大自己的企業(yè)，必須開展企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)，要將企業(yè)檔案管理制度進(jìn)行統(tǒng)一指揮、分級管理，這樣才有利于企業(yè)的發(fā)展與建設(shè)，同時(shí)還能提升企業(yè)的市場競爭力。

（作者單位為中鐵二局集團(tuán)有限公司檔案館）

[作者簡介：吳靜（1979—），女，本科，工程師，主要從事檔案管理。]

參考文獻(xiàn)

[1] 張靜.企業(yè)檔案管理制度建設(shè)之我見[J].中小企業(yè)管理與科技，2015（4）：43.

[2] 劉玉紅.企業(yè)檔案管理的制度建設(shè)[J].黑龍江史志，2012（8）：62.

[3] 林蘇.中小企業(yè)檔案管理存在問題與對策[J].經(jīng)濟(jì)師，2012（7）：274-275.endprint