做好公路工程檔案工作應(yīng)做到”四個(gè)保證”

廖秋香

摘 要：當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)取得了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，在公路工程建設(shè)方面也有了重大的進(jìn)步。在公路事業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，公路工程檔案管理工作是其中至關(guān)重要的組成部分，和公路工程建設(shè)質(zhì)量有著至關(guān)重要的緊密聯(lián)系，所以要高度關(guān)注其重要性和必要性，在公路工程檔案管理工作中充分做到“四個(gè)保證”，以此推進(jìn)公路工程檔案工作質(zhì)量和效率得到充分提升。結(jié)合這樣的情況，下文重點(diǎn)探討和分析公路工程檔案工作中需要做到的“四個(gè)保證”，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)從業(yè)人員提供一定的啟示。

關(guān)鍵詞：公路工程;檔案管理;“四個(gè)保證”

當(dāng)前，我國(guó)公路事業(yè)取得了持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展，公路工程檔案數(shù)量也進(jìn)一步增長(zhǎng)，這樣的情況也給我國(guó)公路工程檔案管理工作帶來(lái)了很大的壓力和挑戰(zhàn)，如果沒(méi)有真正意義上有效做好公路工程檔案管理工作，對(duì)于整體工程的質(zhì)量和性能都會(huì)造成十分嚴(yán)重的影響，所以要關(guān)注公路工程檔案管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容，創(chuàng)新管理策略，并在工作實(shí)踐中充分做到“四個(gè)保證”。具體而言，“四個(gè)保證”的內(nèi)容主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1 保證建立健全更系統(tǒng)完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

在實(shí)踐的過(guò)程中，相關(guān)管理部門(mén)要在構(gòu)建檔案管理部門(mén)的過(guò)程中，結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)一步構(gòu)建更系統(tǒng)完善的嚴(yán)密的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確保在實(shí)踐的過(guò)程中針對(duì)所有創(chuàng)建單位都實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，同時(shí)要結(jié)合實(shí)際情況設(shè)置相對(duì)應(yīng)的兼職文書(shū)，檔案管理員等，針對(duì)各個(gè)單位和管理人員的職責(zé)范圍進(jìn)行充分的明確，有效形成橫向到邊、縱向到底的無(wú)縫檔案管理網(wǎng)絡(luò)，使檔案管理的各項(xiàng)工作平穩(wěn)有序的推進(jìn)，并呈現(xiàn)出應(yīng)有的成效。與此同時(shí)，要充分發(fā)揮上傳下達(dá)的作用和價(jià)值，著重做好工程項(xiàng)目檔案的超前控制工作，相關(guān)的參建單位要確保檔案人員的穩(wěn)定性，盡可能避免人員的流動(dòng)或者變化。如果人員在特定的情況下出現(xiàn)流動(dòng)，要著重做好技術(shù)交底工作，并及時(shí)有效的通知相關(guān)的項(xiàng)目代表。

2 保證落實(shí)保證金制度，有效做好經(jīng)濟(jì)措施下的超前控制

在公路工程的檔案管理工作中，要真正意義上體現(xiàn)出經(jīng)濟(jì)杠桿的作用，結(jié)合實(shí)際情況更有效的利用經(jīng)濟(jì)手段的制約和規(guī)范作用，為超前控制文件和材料積累提供切實(shí)有效的保障措施。在項(xiàng)目建設(shè)管理單位的運(yùn)行過(guò)程中，參建單位會(huì)產(chǎn)生特別多的文件材料，對(duì)此，要針對(duì)資料管理人員的崗位職責(zé)進(jìn)行充分的明確，進(jìn)一步明確相關(guān)方面在文件材料形成積累過(guò)程中的權(quán)責(zé)，并有效落實(shí)獎(jiǎng)懲責(zé)任制。針對(duì)各個(gè)參建單位而言，在相關(guān)合同協(xié)議中，要針對(duì)合同金額進(jìn)行充分的明確，以此當(dāng)做工程檔案質(zhì)量管理的保證金。如果拆遷單位可以結(jié)合相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，實(shí)現(xiàn)做好檔案的整理和移交工作，可以退回工程檔案質(zhì)量保證金。不然的話(huà)，項(xiàng)目業(yè)主要對(duì)其進(jìn)行扣留，設(shè)立此類(lèi)責(zé)任保證金制度，這樣能夠?yàn)楣こ炭⒐ぶ?，檔案的完整性、準(zhǔn)確性以及系統(tǒng)性夯實(shí)基礎(chǔ)。

3 保證檔案管理工作和工程建設(shè)同步推進(jìn)

在實(shí)踐的過(guò)程中，要確保檔案管理工作和公路建設(shè)保持同步，共同推進(jìn)，這也是工程檔案管理的關(guān)鍵所在。同時(shí)，更是國(guó)家對(duì)于工程檔案管理提出的根本要求。結(jié)合國(guó)家相關(guān)方面的規(guī)定，以此為指引，要確保公路建設(shè)項(xiàng)目的建檔工作融入到公路建設(shè)和管理的相關(guān)程序之中，切實(shí)有效的體現(xiàn)出監(jiān)督管理作用，以此充分確保公路工程檔案的準(zhǔn)確性，完整性和全面性。

首先，要在工程開(kāi)工伊始參與單位進(jìn)場(chǎng)的時(shí)候，就要針對(duì)該工程項(xiàng)目的歸檔范圍和相關(guān)要求進(jìn)行充分的明確，相關(guān)建設(shè)單位要結(jié)合國(guó)家相關(guān)方面的文件規(guī)定和要求，從工程項(xiàng)目實(shí)際出發(fā)，制定出相對(duì)應(yīng)的公路工程文件材料立卷、歸檔的細(xì)則和指南，通過(guò)正式文件，以印發(fā)的形式下發(fā)到各個(gè)建設(shè)單位，并舉辦相對(duì)應(yīng)的公路工程文件材料收集以及整理培訓(xùn)班，使相關(guān)人員能夠充分明確項(xiàng)目檔案的整理方法，標(biāo)準(zhǔn)以及內(nèi)在要求，并在實(shí)踐的過(guò)程中以此為指引，充分做到有章可循，有據(jù)可依。與此同時(shí)，要有效指導(dǎo)相關(guān)參與單位做好日常資料的整理，分析和管理工作，以此為后期的工程竣工檔案編制夯實(shí)基礎(chǔ)。

其次，要著重把握重難點(diǎn)問(wèn)題和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，進(jìn)一步做好日常檢查的指導(dǎo)工作。因?yàn)橄嚓P(guān)拆遷單位的資質(zhì)和人員的素質(zhì)存在很大的差異，在執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的理解和執(zhí)行方面，也有著很大差別。針對(duì)這樣的情況，建設(shè)單位的檔案管理人員要針對(duì)工程的具體進(jìn)度和實(shí)際運(yùn)行情況進(jìn)行全面細(xì)致的了解和分析，著重把握重難點(diǎn)問(wèn)題和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，和工程管理人員，監(jiān)理人員，施工人員進(jìn)行有效溝通，密切聯(lián)系，進(jìn)一步著重做好現(xiàn)場(chǎng)的調(diào)查和研究工作，針對(duì)各項(xiàng)管理環(huán)節(jié)充分明確，把握整體工程的進(jìn)度，進(jìn)一步結(jié)合相關(guān)參建單位的具體情況做好相對(duì)應(yīng)的檢查和指導(dǎo)，以此為竣工檔案的齊全準(zhǔn)確夯實(shí)基礎(chǔ)。

第三，做好薄弱環(huán)節(jié)的跟蹤和控制工作。通常情況下，國(guó)家重點(diǎn)工程所呈現(xiàn)出的薄弱環(huán)節(jié)主要包括以下幾方面內(nèi)容：1）在前期的準(zhǔn)備和工程剛開(kāi)工的階段，這個(gè)時(shí)間段的相關(guān)機(jī)構(gòu)并不夠齊全完善，人員并沒(méi)有充分到位，時(shí)間跨度比較大，并沒(méi)有多余的精力來(lái)收集相應(yīng)的文件資料，甚至在這個(gè)階段內(nèi)出現(xiàn)前期工作的臨時(shí)機(jī)構(gòu)被合并或者撤離的問(wèn)題，人員流動(dòng)性特別大，相關(guān)工作不能及時(shí)有效的交接，出現(xiàn)某種程度的空檔。然而，這個(gè)階段所涉及的文件和材料特別繁雜眾多，而且特別關(guān)鍵，所以要著重做好該階段的材料整理以及收集等相關(guān)工作，對(duì)其質(zhì)量和數(shù)量進(jìn)行科學(xué)合理的控制。2）缺陷責(zé)任期階段。這個(gè)階段雖然工程已經(jīng)交工，但是并沒(méi)有真正意義上進(jìn)行竣工驗(yàn)收，在這個(gè)時(shí)候會(huì)出現(xiàn)很多資料以及文件，而且特別關(guān)鍵，這個(gè)階段內(nèi)，因?yàn)樗枷雽用嬲J(rèn)為工期結(jié)束，人員減少，工程也不會(huì)特別緊迫，所以往往忽視了材料和文件的重要性，由此導(dǎo)致該階段十分薄弱，所以必須加強(qiáng)控制。3）要著重針對(duì)與工程相配套的種類(lèi)多、量大的現(xiàn)代化程度高的機(jī)電設(shè)備進(jìn)行到貨開(kāi)箱驗(yàn)收。針對(duì)相關(guān)的中文外文資料的登記造冊(cè)工作要加以有效存檔，特別是對(duì)于孤本資料要進(jìn)行復(fù)印，通過(guò)電子化的手段，對(duì)其進(jìn)行有效保存，防止其丟失或者損壞。

4 保證所有單位工程檔案驗(yàn)收順利通過(guò)

針對(duì)重點(diǎn)工程的竣工驗(yàn)收，要確保國(guó)家政府和相關(guān)主管部門(mén)全面細(xì)致的檢查和驗(yàn)收各項(xiàng)投資效果，不僅驗(yàn)收工程的主體，更要全面細(xì)致的驗(yàn)收各項(xiàng)工程檔案和相關(guān)資料，因?yàn)橹攸c(diǎn)工程的規(guī)模特別大，有著特別長(zhǎng)的施工周期，所涉及的工程單位也特別多，所以要針對(duì)單位工程的竣工檔案進(jìn)行全面細(xì)致的驗(yàn)收，把好驗(yàn)收關(guān)，這樣才能充分保證整體工程檔案的驗(yàn)收能夠有序推進(jìn)，并呈現(xiàn)出應(yīng)有的精準(zhǔn)性和高效性。在這樣的情況下，要著重做好超前控制，使單位工程的預(yù)驗(yàn)收工作有序推進(jìn)，這是關(guān)鍵所在。

5 結(jié)語(yǔ)

總之，通過(guò)上文的分析，可以有效看出，當(dāng)前在公路工程建設(shè)過(guò)程中，檔案管理工作有著至關(guān)重要的作用，必須高度重視，樹(shù)立更加良好的工作態(tài)度，相關(guān)人員要具備相對(duì)應(yīng)的責(zé)任意識(shí)和使命意識(shí)，具備相應(yīng)的檔案管理能力，使業(yè)務(wù)水平進(jìn)一步提升，從而確保公路工程檔案管理工作實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化，規(guī)范化，創(chuàng)新化的發(fā)展，使管理模式進(jìn)一步優(yōu)化。同時(shí)，建立更科學(xué)完善的公路工程檔案管理制度，以此充分確保公路工程建設(shè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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